Termes de référence Création du Bureau de l'auditeur Indépendant de la Chaîne des Minerais au sein du Mécanisme de Certification Régional de la CIRGL

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1 EXECUTIVE SECRETARIATINTERNATIONAL CONFERENCE ON THE GREAT LAKES REGION SECRÉTARIAT EXÉCUTIF CONFÉRENCE INTERNATIONALE SUR LA RÉGION DES GRANDS LACS Termes de référence Création du Bureau de l'auditeur Indépendant de la Chaîne des Minerais au sein du Mécanisme de Certification Régional de la CIRGL à la Conférence Internationale sur la Région des Grands Lacs 1. Contexte La Conférence Internationale sur la Région des Grands Lacs (CIRGL), dont le secrétariat est basé à Bujumbura au Burundi, est une organisation intergouvernementale constituée de 12 pays situés dans la Région des Grands Lacs. Fondée sur la Déclaration de Lusaka du 15 décembre 2010, la CIRGL vise à opérationnaliser les six outils de l'initiative Régionale contre l'exploitation Illégale des Ressources Naturelles (IRRN) dans tous les États membres. Le Mécanisme Régional de Certification (MRC) est le principal outil de l'irrn, et le bureau de l'auditeur Indépendant de la Chaîne des Minerais (AICM) est une composante essentielle pour le fonctionnement et la crédibilité des Certificats de la CIRGL. L'AICM est une garantie majeure de la conformité régionale aux normes de la CIRGL, et du suivi du conflit et de l'évaluation continue des risques. L'AICM joue le rôle de médiateur et d'«enquêteur spécial» dans le système MRC. Entre autres fonctions, le bureau de l'aicm doit entreprendre de contrôler en permanence la conformité et l'observation des processus du MRC au niveau du système (y compris toutes les structures institutionnelles appropriées du MRC aux niveaux national et régional), et effectuer des évaluations continues de risques et des suivis de la chaîne d'approvisionnement de façon continue (par rapport aux normes pertinentes de la CIRGL), en particulier sur les questions difficiles à saisir à travers le système complémentaire d'audit des tiers de la CIRGL. Les enquêtes de l'auditeur de la Chaîne des Minerais de la CIRGL sont conformes aux Guides IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 1

2 OCDE sur le devoir de diligence relative à la vérification indépendante et à l'évaluation continue des risques. La CIRGL, avec l'appui des partenaires, s'emploie à renforcer et à mettre pleinement en œuvre le MRC en créant le bureau de l'aicm le plus vite possible. Il est important de créer l'aicm le plus tôt possible, car certains États membres de la CIRGL mettent rapidement en œuvre le MRC et dépendent fortement de la création des fonctions de supervision au niveau régional pour garantir la crédibilité internationale du MRC. Les responsabilités élémentaires de l'aicm et le cadre de référence sont définis dans la note conceptuelle de la CIRGL validée par le Comité Régional de l'irrn en 2012, laquelle constitue la base intégrale des présents Termes de référence. Dans le cadre de référence ci-après, les personnels qualifiés (désignés : «les Consultants») sont invités à soumettre les candidatures pour la «Création du Bureau de l'auditeur Indépendant de la Chaine des Minerais au sein du Mécanisme Régional de Certification de la CIRGL à la Conférence internationale sur la région des Grands Lacs» tel que précisé ci-après. Veuillez consulter l'appel à candidatures ci-joint pour plus de détails sur les exigences relatives à la présentation des propositions. 2. Programme de travail et résultat 2.1. Objectif L'objectif de cette mission est de créer un bureau de l'aicm permanent tel que spécifié dans la Note conceptuelle approuvée par le Comité Régional en Cette mission consistera à définir les procédures et le système de gouvernance du bureau, et à identifier les priorités, les défis, les risques et les solutions proposées pour les questions auxquelles l'aicm peut faire face Profil du consultant L'AICM est un bureau et/ou une fonction dirigée par un Africain. Un minimum de 5 ans d expérience dans un poste similaire est obligatoire. IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 2

3 Critères et attributs : Les critères et attributs ci-après s'appliquent à l'aicm et ses représentants : Excellente réputation, reconnu pour sa forte personnalité et/ou intégrité confirmée ; Engagement indéfectible pour la justice ; Ne fait l'objet d'aucun potentiel conflit d'intérêts avec le poste (par exemple, un propriétaire/exploitant/actionnaire d'une compagnie minière ou de commercialisation dans la Région des Grands Lacs ; une personne exerçant une fonction politique dans un État Membre de la CIRGL ; ou mettant en œuvre la vérification préalable ou des systèmes de traçabilité des minerais qui feront l'objet d'audits de l'aicm). Compétences : Les compétences ci-après s'appliquent à l'aicm et ses représentants : Connaissances soutenues dans l'exploitation minière artisanale et industrielle et les chaines d'approvisionnement des minerais désignés dans la Région des Grands lacs et au-delà, ainsi qu'une riche expérience de terrain ; Connaissances soutenues sur le MRC de la CIRGL et d'autres systèmes appropriés de traçabilité et de certification des minerais ; Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ; Excellente aptitudes à communiquer et à produire des rapports ; Flexibilité et disposition à voyager à court préavis ; volonté et disposition à voyager dans des régions éloignées ; Disposition à voyager dans des zones d'insécurité, potentiellement affectées par des conflits armés. Qualifications : L'AICM doit avoir les qualifications ci-après : Formation professionnelle de haut niveau (diplômes d'études supérieures ou équivalent) et compétences dans une discipline ou un domaine de recherche approprié(e) (par ex., droit, journalisme, élaboration des politiques, audit, sciences sociales, mines, etc) ; Maîtrise du français et de l'anglais indispensable ; le bilinguisme (français/anglais) et/ou Swahili ou d'autres langues de la CIRGL constitue un atout ; IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 3

4 Posséder une solide expérience professionnelle confirmée dans la conduite et la publication de rapport de recherche impartial, critique, détaillé, analytique et de haut niveau ; Expérience en suivi et/ou analyse de la dynamique du conflit armé ; Expérience en suivi et/ou analyse de la fraude et/ou des types de fraude ; Expérience en audit et en évaluations de risque ; Solide expérience de travail pour, avec ou en appui à la société civile locale, nationale, régionale et/ou internationale ; Solide expérience de travail avec plusieurs parties prenantes y compris les gouvernements des États membres, le secteur privé et la société civile. L'expérience de travail avec les acteurs régionaux est essentielle ; une expérience de travail supplémentaire avec les parties prenantes internationales est un atout Engagements de la CIRGL et des États-membres Conférence Internationale sur la Région des Grands Lacs : Le Secrétariat de la CIRGL et les coordonnateurs nationaux doivent fournir l'appui administratif et politique dont a besoin l'aicm pour l'exercice de ses fonctions, y compris dans toutes les situations nécessitant un suivi immédiat en raison des questions de nonconformité identifiées. Le Secrétariat de la CIRGL reçoit, examine et valide les rapports de l'aicm et ses recommandations, après un examen des commentaires de l'état Membre concerné ; Le Secrétariat de la CIRGL publie, en mettant sur internet, tous les rapports (rapports de contrôle de la chaîne de responsabilité ou rapports d'inspection, évaluations du risque de conflit sur la base du suivi et des rapports d'enquête en cours) dans un délai convenable. Le Secrétariat de la CIRGL partage régulièrement et selon la disponibilité, les rapports sur l'évolution de la mise en œuvre du projet de l'aicm et les rapports d'audit avec RESOLVE et Tetra Tech (pour le compte de l'app et de l'usaid) ; IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 4

5 Le Secrétariat de la CIRGL peut définir et appliquer des sanctions supplémentaires à celles proposées par l'aicm aux acteurs ou entités identifiés dans un rapport d'aicm comme ayant transgressé les lois et règlements d'un État membre ; Les États membres s'engagent à : Collaborer par tous les moyens et soutenir les enquêtes menées par l'aicm en fournissant à ce dernier tous les renseignements et documents demandés ou jugés nécessaires pour la conduite de ses enquête; cette obligation s'applique également aux entités non étatiques engagées dans des sujets relatifs à la certification régionale de la CIRGL sous l'autorité de ou en collaboration avec un État membre donné ; Conseiller l'aicm lorsque l'un de ses systèmes de chaîne de responsabilité est prêt pour l'audit et/ou l'inspection visant à déterminer la conformité aux normes de la CIRGL ; Avoir le droit de recevoir et d examiner tous les rapports de l'aicm dès qu'ils sont soumis au Secrétariat de la CIRGL. Les États Membres peuvent librement choisir d'infliger des sanctions supplémentaires aux acteurs ou entités identifiés dans un rapport de l'aicm comme ayant transgressé les lois et règlements d'un État Membre Tâches de la Consultation Conformément aux normes du MRC de la CIRGL et aux procédures et, le cas échéant, aux recommandations du Guide OCDE sur le Devoir de Diligence, l'aicm doit : Rendre compte directement au Secrétaire Exécutif de la CIRGL avec copies au Chargé du Programme Démocratie et Bonne Gouvernance et au Comité Régional sur l'irrn. Elaborer les procédures et systèmes, puis identifier et collecter les données nécessaires pour la réalisation des tâches définies dans les présents termes de référence et le système de gouvernance du Bureau ; Installer et entretenir le personnel d'appui ayant une expertise dans le secteur minier, la chaîne de responsabilité des minerais, le conflit et son financement, l'évaluation du risque et d'autres disciplines selon le cas ; Inspecter, enquêter, surveiller et évaluer régulièrement le risque (tel que décrit ci-haut), et rendre régulièrement compte sur les résultats dans IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 5

6 tous les secteurs appropriés (chaînes d'approvisionnement, chaîne de responsabilité nationale et processus de certification, conflits) ; Conseiller les parties prenantes appropriées sur la gestion des risques identifiés ci-haut ; Effectuer des évaluations au niveau du système et le suivi des éléments de mise en œuvre du MRC d'un État membre de la CIRGL (notamment les inspections des sites miniers et/ou les audits et le suivi des systèmes nationaux de chaîne de responsabilité, les procédures d'exportation et la gestion des données) selon le besoin (tel que décrit plus haut) ; Coordonner et collaborer avec le Comité d'audit de la CIRGL, le Secrétariat de la CIRGL et les États Membres de la CIRGL, en particulier au sujet des fonctions complémentaires au sein du cadre de référence national et régional du MRC et de l'irrn ; Enregistrer les risques, les défis et les solutions proposées pour surmonter ou atténuer les problèmes afin d'informer sur le fonctionnement de l'aicm ; Inspecter et/ou auditer les systèmes de suivi de la chaîne de responsabilité des États membres afin de s'assurer de leur conformité aux normes de la CIRGL (tel que défini dans l'annexe 4 et le Manuel de Certification de la CIRGL) ; lorsque les systèmes ne respectent pas la norme nécessaire l'aicm recommande et exige des modifications, selon le cas: o o L'État Membre (y compris le délégataire du système de chaîne de responsabilités) doit disposer d'une période de six mois pour conformer la chaîne de responsabilité à la CIRGL. Si, de l'avis de l'aicm, l'état Membre ne rend pas son système de chaîne de responsabilité conforme à la CIRGL pendant cette période de six mois, il perd le droit d'émettre des Certificats Régionaux de la CIRGL (tant qu'ils sont liés au système de chaîne de responsabilité en question), jusqu'au moment où ce système spécifique est jugé conforme à la CIRGL par l AICM. Au cas où le système de chaîne de responsabilité préalablement approuvé a subi d'importantes modifications, l'aicm doit réexaminer ce nouveau système et l'évaluer afin de déterminer la conformité aux normes de la CIRGL. L'AICM doit, de sa propre initiative, déterminer quand les modifications sont classées «importantes». L'État Membre ne sera autorisé à émettre des Certificats sur les matières suivies par ce système de chaîne de responsabilité qu'au moment où l'aicm aura confirmé la conformité IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 6

7 du système de chaîne de responsabilité modifié dudit État Membre aux normes de la CIRGL. o L'AICM peut librement choisir d'utiliser le Procédé d Analyse d Empreintes Digitales (AFP) et les rapports du mécanisme de dénonciation - rendus disponibles par le biais de la CIRGL et des partenaires - comme des outils facultatifs de vérification et de suivi de l'intégrité des systèmes nationaux de chaîne de responsabilité. L'AICM et d'autres auditeurs indépendants agréés par la CIRGL sont autorisés à réaliser le contrôle par échantillonnage de l'afp sur toute la chaîne. Mener des enquêtes indépendantes dans tous les aspects de la chaîne minière et du processus de certification qui, de l'avis de l'aicm, requièrent une attention particulière. Bien que l'aicm soit mandaté et approuvé par la CIRGL, il doit rester indépendant dans l'exercice des tâches ci-dessus mentionnées. Toutefois, il peut s'appuyer sur les structures administratives de la CIRGL pour soutenir son travail, le cas échéant. Dans les limites de la présente mission, l'aicm doit de manière indépendante planifier et gérer son budget, et recruter son personnel et/ou les membres de l'équipe (sur la base des critères et attributs énoncés dans la section 2.2) pour effectuer les tâches ci-dessus Méthodologie Les détails sur le MRC sont spécifiés dans le Manuel de Certification de la CIRGL et les annexes y relatives ; et ces documents constituent la principale base normative des tâches spécifiques de cette mission. L'AICM doit également développer des méthodologies indiquant son approche de travail dans l accomplissement de cette mission Programme d'activités L'AICM doit fonctionner pendant une période de douze (12) mois à compter de la date de signature du contrat avec le Secrétariat Exécutif de la CIRGL, avec une possibilité de prolongement. IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 7

8 3. Budget Le Consultant doit produire l'historique et justificatifs écrits de salaire pour les trois années passées ainsi que trois références professionnelles. 4. Résultats Attendus Dans le cadre de la présente mission, la CIRGL attend de l AICM les éléments ci-après : 1. Plan de travail : Au début du contrat, l'aicm proposera un Plan de travail visant à a) mettre en place les procédures et les systèmes, b) identifier les sources de données et les structures de communication, et c) mettre en place la gouvernance du Bureau nécessaire pour la réalisation des tâches définies dans les présents termes de référence. 2. Inspection/audit des systèmes de chaîne de responsabilité de l'état Membre : L'AICM doit soumettre ses résultats par écrit au Secrétariat de la CIRGL et au représentant des États Membres ; les rapports d'évaluation doivent clairement définir les questions de conformité et de non-conformité relatives aux normes applicables de la CIRGL et, en cas de non-conformité, inclure un plan pragmatique des mesures correctives (à suivre par l'aicm). 3. Enquêtes indépendantes : l'aicm doit rendre compte sur les enquêtes, par écrit, au Secrétaire Exécutif de la CIRGL avec copies au Chargé du Programme Démocratie et Bonne Gouvernance et aux États membres appropriés ; les rapports d'évaluation doivent clairement définir les questions de conformité et de non-conformité relatives aux normes applicables de la CIRGL et, en cas de non-conformité, inclure un plan pragmatique des mesures correctives (à suivre par l'aicm) 4. Évaluation des risques : l'aicm publiera régulièrement des rapports d'évaluation des risques. Le Secrétariat de la CIRGL mettra ces rapports à la disposition des compagnies installées dans la région, des États membres, et du public dans l'ensemble (les informations susceptibles de nuire aux personnes interrogées ne seront pas publiées). 5. Lorsque l'aicm a identifié une preuve d'éventuelles violations des lois d'un État Membre, il doit la signaler à cet État et recommander une IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 8

9 action légale appropriée. Dans son rapport annuel adressé au Secrétariat Exécutif (voir section 7 ci-dessous), l'aicm doit publier chacune de ces éventuelles violations, chacune des recommandations faites à l'état Membre en question, et chacune et toutes les mesures subséquentes (ou manques) prises par l'état membre ; 6. Rapports semestriels : L'AICM doit préparer des rapports mensuels pour toutes les activités réalisées, y compris tous les systèmes de la chaîne de responsabilité audités ou inspectés et toutes les autres enquêtes réalisées. Des rapports seront produits à partir du premier mois suivant le recrutement. Le Secrétaire Exécutif de la CIRGL, en concertation avec l'aicm, déterminera le format du rapport. Ce rapport sera soumis au Secrétaire Exécutif avec ampliation au Facilitateur d APP et de Tetra Tech à travers le Secrétaire Exécutif. 7. Rapport annuel : Chaque année, l'aicm produira un rapport sur toutes les activités menées, y compris les systèmes de chaîne de responsabilité évalués, d'autres éléments de mise en œuvre du MRC national, et toutes les autres enquêtes réalisées. Ce rapport sera soumis au Secrétaire Exécutif et au Facilitateur de l'app. Le rapport devra également identifier les risques et défis et contenir une proposition permettant d'atténuer ou de surmonter ces défis. Le degré de priorité de ces livrables sera déterminé lors des consultations entre l'aicm et le Secrétaire Exécutif de la CIRGL ainsi que le Comité Régional de l'irrn, avec un rapport sur les activités, les livrables et d'autres étapes de l'app (programme et étapes à décrire dans la convention de subvention conclue entre l'app et la CIRGL). Le Secrétariat de la CIRGL garantit que tous les rapports, audits, enquêtes et évaluations de risque de l'aicm sont disponibles aux gouvernements des États membres, aux industries, à la société civile et au grand public sur Internet et d'autres moyens, selon le besoin. (les informations susceptibles de nuire aux personnes interrogées resteront confidentielles.) En général, la qualité des rapports est capitale : rigueur, objectivité et cohérence doivent être garanties en définissant, avec le Secrétariat de la CIRGL, les normes de recherche et les normes de publication à respecter par l'aicm. IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 9

10 5. Processus de Soumission et de sélection Le candidat est prié de soumettre un dossier constitué d'une lettre de motivation, d un CV complet, des références et des attentes salariales, en anglais ou en français, au Secrétariat de la CIRGL à l'adresse jobs@icglr.org avec copie à tkennedy@resolve.org the Facilitateur PPA et à gerardnayuburundi@gmail.com de la CIRGL. Veuillez-vous référer à l Appel à Candidatures pour plus d instructions. Les candidats qui manqueront aux instructions indiquées ou omettront d inclure des renseignements demandés pourraient ne pas être considérés pour le poste. Le processus de sélection se déroulera comme suit : Pour les informations et exigences relatives à la soumission des candidatures, le contenu et les critères de sélection des candidatures, veuillez-vous référer à l'appel à candidatures ci-joint. 1. Les candidats devront adresser leurs dossiers en un seul document (en fichier Word or PDF) au Secrétariat de la CIRGL à l'adresse jobs@icglr.org avec copie à tkennedy@resolve.org, le Facilitateur d APP et a gerardnayuburundi@gmail.com du Secrétariat de la CIRGL au plus tard le 12 Octobre 2015 à 17h00 heure d Afrique Centrale (GMT+2). Toutes les candidats devront indiquer dans leurs dossiers deux contacts principaux pour besoin de correspondance relative à leur candidature. Les candidatures devront être envoyées par courriel aux contacts susmentionnés avec pour objet «Response to IMCA RfA», suivi du nom du candidat. 2. Un comité de présélection conjoint composé du Secrétariat de la CIRGL et du Comité de Gouvernance d'app (coordonné par RESOLVE et Tetra Tech) transmet les candidats présélectionnés au Comité Régional de la CIRGL sur l'irrn pour analyse, sur la base des critères de sélection définis dans les termes de référence, et de la disponibilité du financement ; 3. Le Comité Régional sur l'irrn recommandera les meilleurs candidats au Secrétaire Exécutif de la CIRGL ; 4. Le Secrétaire Exécutif consultera alors le RIMC pour la désignation du candidat. IMCA TORs_Final 22 Sept 2015 FR 10