Événements. Introduction Types d événements Direction d événements. 1. Introduction aux événements

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1 Événements Ce guide vous donnera une meilleure idée du type d événements que vous pouvez diriger dans votre circonscription et vous aidera à les planifier. Introduction Types d événements Direction d événements 1. Introduction aux événements Les événements sont une merveilleuse façon d éveiller un esprit communautaire chez les membres du Parti libéral, ses partisans, ses bénévoles et ses donateurs. Il est important que les bénévoles et les donateurs du Parti libéral ne les conçoivent pas comme un gouffre qui engloutit leur temps et leur argent, mais plutôt comme une cause qui mérite d être défendue et financée. Les événements sont une très belle façon d entretenir ces sentiments. L organisation d événement offre un excellent moyen de favoriser l engagement des bénévoles entre les élections. Établissez un comité voué à l organisation d événements et composé de bénévoles qui désirent participer à leur planification et à leur direction. Ce comité devrait être présidé par le président de l organisation. Vous pouvez aussi confier à un bénévole ou à un groupe de bénévole la direction d événements sociaux mensuels destinés aux membres tout en demandant à un autre groupe de bénévole d être disponibles pour contribuer au bon déroulement des événements du comité du financement. N oubliez pas d y faire également participer l exécutif. Quel que soit le type d événement, il est important que vous disposiez en tout temps de moyens d assurer la participation de nouveaux membres, de partisans, de bénévoles et de donateurs au Fonds de la victoire. Personne qui affiche un intérêt pour l événement en question ne devrait être empêché d y participer. 2. Types d événements Les événements peuvent prendre de nombreuses formes et se fixer une variété d objectifs. Vous pouvez diriger un événement consacré aux politiques dans le but de sensibiliser les gens à un certain domaine politique ou d élaborer des résolutions politiques. Vous pouvez également diriger une activité de financement ou un événement social destiné aux membres, aux partisans et aux donateurs. Par ailleurs, il est possible d organiser des événements à vocations multiples. Par exemple, un événement social peut aussi servir de collecte de fonds alors qu un échange portant sur les politiques peut également revêtir une dimension sociale. Événements sociaux Les membres seront plus susceptibles de rester membres actifs s ils nourrissent un sentiment d appartenance à une communauté au sein du Parti. Les événements sociaux tracent une voie idéale pour bâtir cette communauté. Lors de leur adhésion au Parti, les nouveaux s attendent à avoir l occasion d interagir avec d autres membres qui partagent des valeurs et des opinions similaires.

2 Il existe plusieurs types d événements sociaux, les uns étant plus formels que les autres. Une soirée de jeux de cartes est un exemple d événement informel alors qu une fête du Nouvel An sera plus formelle. Les événements sociaux devraient être annoncés à tous les membres de votre circonscription. Les événements de remerciement, soit un autre type d événement social, donne à votre association de circonscription une très belle occasion d en redonner à ceux qui vous appuient, qu il s agisse de donateurs, de membres du Fonds de la victoire ou de bénévoles. Événements communautaires Les événements communautaires offrent à votre association de circonscription l occasion de favoriser la participation de l ensemble de la communauté de votre circonscription. Vous pouvez créer votre propre événement, participer à un événement déjà existant ou y donner un coup de main. Un vaste éventail de personnes peuvent participer à ces événements, depuis les membres jusqu aux non-membres. Assurez-vous d y inviter des groupes communautaires existants qui sont déjà actifs dans le domaine. Ces événements donnent à votre association de circonscription une très belle occasion de gagner le respect des habitants de la circonscription. Entre autres événements communautaires, l exécutif de votre circonscription et ses membres peuvent participer à un kiosque dressé lors d un défilé ou à un repas festif destiné à une communauté culturelle. Parmi les événements que vous pouvez vous-même organiser pour votre collectivité figurent le nettoyage d un parc ou la tenue d un forum consacré à des politiques qui traitent d un enjeu local ou fédéral bien ancré dans les valeurs libérales. Événements de financement Les événements visant à amasser des fonds sont essentiels pour votre association de circonscription parce qu ils contribuent au financement dont vous avez besoin pour vos autres projets et aident votre candidat local à créer les conditions gagnantes. On peut relever deux types d événements voués au financement : les événements de grande envergure et ceux de petite envergure. Les événements de grande envergure sont ceux qui, formels, fixent à plus de 100 $ le prix du billet. Il s agit souvent de banquets, de galas, de concerts ou de spectacles. Bien que ces événements aient tendance à attirer moins de gens, c est-à-dire des individus qui peuvent se permettre un repas de plusieurs centaines de dollars, ils permettent d amasser des fonds considérables en raison du prix élevé du billet. La location d un restaurant local pour y tenir un déjeuner ou la tenue de vin et fromage dans une salle de conférence ou dans une maison figurent parmi les événements faciles à diriger au sein de votre circonscription. Les événements de petite envergure sont ceux dont le prix du billet est moins élevé. Il peut s agir de n importe quoi : un repas peu coûteux, un repas partagé, un barbecue, un carnaval, du patinage ou de la nage publics, une fête donnée dans une maison, etc. Ces événements ciblent un éventail plus vaste de participants que les événements de grande envergure.

3 Lors de tout événement voué au financement, les donateurs au Fonds de la victoire devraient profiter d un rabais sur le prix du billet. Cela permettra de mettre en valeur les avantages que présentent les dons versés au Fonds de la victoire et, du coup, d encourager les gens à s y inscrire. Il importe surtout de se rappeler que tout événement peut viser à amasser des fonds. Lors de tous vos autres événements, vous pouvez demander des dons ou fixer le prix de billet nécessaire pour amasser des fonds. Vous pourrez facilement faire de votre événement une activité de financement en faisant circuler votre chapeau pour recueillir des dons comptants de moins de 20 $. Bref, pour amasser des fonds, il n est pas nécessaire de désigner votre événement par le terme «collecte de fonds». Événements de remerciement destinés aux donateurs Vous devriez toujours vous assurer d honorer et de remercier les membres et de leur témoigner votre reconnaissance pour leur aide, et ce, en organisant des événements qui leur sont réservés. Ceux-ci peuvent n avoir lieu qu à l occasion, par exemple un repas festif, ou se tenir dans le cadre d un autre événement. Par exemple, on pourrait organiser un vin et fromage où prendrait la parole un conférencier invité une heure avant le début d un forum politique ou d un autre événement. Événements consacrés aux politiques Ce type d événement consiste à réunir des membres afin de discuter d enjeux et d idées. Il s agit avant tout de susciter un débat amical et de transformer les opinions exprimées en mesures concrètes. Les événements en matière de politiques peuvent être axés sur la rédaction de résolutions politiques ou viser à informer les membres au sujet d une question afin d ouvrir la voie à un échange connexe. Les réunions consacrées aux politiques devraient adopter la forme qui se prête le mieux aux besoins de votre circonscription : forums publics, tables rondes, débats auxquels participent des spécialistes d une question, etc. Si vous avez l intention de rédiger des résolutions lors d un événement, assurez-vous d abord de bien vous familiariser avec le processus d élaboration des politiques ( 3. Diriger votre événement Il faut suivre quatre principales étapes pour diriger avec succès un événement : Planification Publicité Exécution Suivi Ce guide fera un survol de chacune d entre elles et vous fournira les liens pertinents qui vous aideront à diriger votre événement. 1. Planification

4 Les événements sont un excellent type d activité de groupe. Travaillez avec un groupe de bénévoles au sein d un comité d événements ou collaborez, lors de la tenue d un événement précis, avec le comité compétent. Faites part de vos idées sur le type d événements que vous désirez organiser. Assurez-vous de bien écouter les idées de tout le monde et d encourager tous ceux qui désirent participer à l événement à contribuer à son organisation. La première étape de l organisation d un événement consiste à en fixer l objectif. Cela peut aller de la collecte de fonds à la simple tenue d un événement social en passant par la sensibilisation des membres au sujet d une question politique. Parlez-en avec votre association de circonscription afin de faire en sorte que les objectifs de votre activité cadrent avec les priorités établies dans le plan stratégique. Dès que vous avez établi l objectif de l événement, commencez à le planifier. Posez-vous les questions suivantes : qui, quoi, où, quand et pourquoi. Qui : quel est votre public cible? S agit-il d un événement réservé aux donateurs ou aux membres ou y invitez-vous toutes les personnes qui aimeraient y participer? Quoi : quelle forme prendra votre événement? S il s agit d un événement consacré aux politiques, s y prononceront-ils des discours ou s y dérouleront-elles des tables rondes? Quelles sont les exigences techniques de votre événement : accessoires, ressources, etc.? Où : trouver un endroit qui convient au nombre de participants prévu et qui vous permet de combler vos besoins en matière d aides techniques ou visuelles. Quand : à quelle date et à quelle heure l événement se tiendra-t-elle? Essayez de vous assurer qu il ne coïncide pas avec un autre événement de la circonscription. Pourquoi : comment allez-vous attirer l attention des gens et leur donner envie de participer à l événement? Vous devez également fixer le prix du billet. Si certains des événements peuvent être gratuits, la plupart d entre eux nécessitent un prix de billet suffisant pour couvrir les dépenses afférentes. Si des non-membres peuvent y assister, vous voudrez peut-être envisager un prix réduit pour les donateurs au Fonds de la victoire afin de faire la promotion de ce fonds. Voilà une façon très efficace d encourager l inscription de nouveaux membres et d inciter les membres existants à se joindre au Fonds de la victoire. 2. Publicité La publicité pour votre événement peut se faire de plusieurs façons. Choisissez les moyens les mieux adaptés à votre public cible. Bulletin d information : si votre association publie régulièrement un bulletin d information, vous pourrez y annoncer votre événement. Multidiffusion de courriels : utilisez Libéraliste pour envoyer des courriels aux habitants de votre circonscription selon les paramètres que vous vous êtes fixés. Vous pouvez acheminer vos courriels à tous les membres, à tous les partisans et à tous les donateurs, ou vous pouvez choisir de ne cibler que des groupes précis, tels que : les donateurs au Fonds de la victoire. Appels téléphoniques : utilisez Libéraliste pour créer une banque téléphonique virtuelle ou pour dresser la liste des personnes à joindre dans votre circonscription. Comme pour

5 la multidiffusion de courriels, vous avez la possibilité de choisir les individus dont vous désirez saisir les noms dans la banque téléphonique. Bien que cela risque de vous prendre beaucoup de temps puisque vous devrez téléphoner à chaque personne dont le nom figure sur votre liste, il peut s agir d un moyen plus efficace que des courriels qui ne seront jamais lus. Events.liberal.ca : affichez votre événement sur events.liberal.ca afin de permettre à tout participant éventuel de s y renseigner en effectuant une recherche par endroit. Médias locaux : plusieurs journaux locaux présentent des babillards sur lesquels vous pouvez afficher gratuitement des événements communautaires. Ainsi, afin de rejoindre un groupe plus vaste d individus non identifiés dans Libéraliste, recherchez ces babillards ou demandez de l espace publicitaire dans le journal de votre collectivité ou à la radio locale. Médias sociaux : Facebook et Twitter peuvent être fort utiles pour rejoindre les jeunes. Commencez par les sympathisants inscrits au groupe Facebook de votre association de circonscription et demandez-leur d annoncer l événement à tous leurs amis, ce qui vous permettra de rejoindre un énorme groupe de gens. Ou faites-en un événement secret auxquels n auront accès que des individus précis. 3. Exécution Lorsqu arrivera la date de votre événement, la plus grande partie du travail devrait avoir déjà été accompli. Assurez-vous que vous avez confirmé à temps toutes vos réservations et que vous disposez de tout le matériel nécessaire. Si des bénévoles se sont portés volontaires pour vous donner un coup de main lors de votre activité, essayez de leur offrir une orientation générale avant le début de l événement, même si ce n est qu une demie heure avant. Lors de l événement, il serait bon de donner aux nouveaux l occasion de s inscrire en tant que membres ou partisans ou de devenir donateurs aux Fonds de la victoire. 4. Suivi Confiez à une personne la tâche de recueillir les adresses électroniques des participants ainsi que leurs numéros de téléphone. S ils sont déjà membres, vous aurez fort probablement accès à ces renseignements dans Libéraliste, mais assurez-vous qu ils sont à jour et comblez toute lacune. La façon la plus facile de le faire consiste à dresser une table d inscription à l entrée. Dès que vous avez recueilli toutes les adresses électroniques, saisissez-les dans Libéraliste. Vous pouvez faire appel à une multidiffusion de courriels afin de remercier les gens de leur présence, de les renseigner au sujet d événements à venir ou de leur demander une rétroaction au sujet de votre activité. Un suivi constitue la meilleure façon de montrer aux gens que vous êtes reconnaissants de leur présence et que vous accordez de l importance à leurs opinions. Vous pouvez même incorporer à votre suivi un lien permettant aux gens de s inscrire au bulletin d information de votre circonscription, de se joindre à la page Facebook ou de vous suivre sur Twitter, et ce, afin qu ils puissent continuer de s impliquer et d exprimer leurs opinions. Conclusion Les événements offrent un excellent moyen de bâtir une communauté de libéraux au sein de votre circonscription et d aider votre candidat à créer les conditions gagnantes. Afin d en

6 apprendre davantage sur les événements, reportez-vous à la section qui s y rapporte dans le Guide de financement ( Le guide des associations de circonscriptions ( et celui qui traite des adhésions et du Fonds de la victoire ( pourront également vous être utiles.

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