Un nouvel outil pour évaluer la qualité des processus BCM à l admission

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1 Un nouvel outil pour évaluer la qualité des processus BCM à l admission Jennifer Turple ISMP Canada Alex Titeu Équipe responsable des mesures des Soins de santé plus sécuritaires maintenant! (Système des indicateurs de la sécurité des patients)

2 Objectifs Parler brièvement de la nécessité d améliorer la qualité des processus BCM à l admission. Procéder àla mise en œuvre d un outil qui permet aux équipes de recueillir des données à l échelle des patients à partir d indicateurs de la qualité spécifiques au BCM à l admission (pour les soins aigus et de longue durée). Démontrer comme il est facile de soumettre ces données et de les analyser à l aide du Système d indicateurs de la sécurité des patients.

3 Présence du formulaire BCM à l admission /MSTP dans le dossier Les processus «derrière le formulaire» sont ils de bonne qualité?

4 Lors de la réunion mensuelle de la direction d un grand centre hospitalier urbain, le responsable de la sécurité des patients annonce qu il y a eu un incident critique au cours de la semaine précédente. Une patiente a été réadmise deux jours après son congé de l hôpital en raison d une grave hypoglycémie. L équipe soignante lui avait donné son congé en lui prescrivant un nouveau schéma posologique d insuline sans savoir que la patiente prenait également de l insuline 30/70 chez elle. Cette dernière a donc continué de s administrer son ancienne dose tout en commençant la nouvelle, et a été retrouvée inconsciente par son mari. Elle est actuellement aux soins intensifs et souffrira probablement de séquelles neurologiques permanentes. Après maints soupirs de stupéfaction des directeurs autour de la table, le médecin en chef, incrédule, demande : «Comment se fait il que cela ait passé inaperçu au bilan comparatif des médicaments?» Et sans attendre la réponse, il ajoute: «Nous avons eu cet autre cas il y a six mois où un patient a reçu son congé sans renouvellement de son Coumadin, et il est revenu avec un AVC. Nous avons mis en place le bilan comparatif des médicaments l an passé. Pourquoi est ce qu une telle chose arrive encore?»? Source : Fernandes et al., Healthcare Quarterly, 2012

5 Pourquoi est ce si important à l admission?

6 Processus BCM de qualité à l admission : Permet de compléter de façon efficace, fiable et diligente chacune des étapes ci dessous : ÉTAPE 1 COLLIGER Utiliser un processus/une approche systématique pour constituer le MSTP ÉTAPE 2 COMPARER Comparer le MSTP (tel que colligé) avec les ordonnances à l admission (pour détecter les divergences) ÉTAPE 3 CORRIGER Au besoin, apporter les correctifs pour résoudre toute divergence entre le MSTP et les ordonnances de médicaments à l admission qui, ensemble, peuvent réduire l incidence d événements iatrogènes médicamenteux spécifiques, significatifs d un point de vue clinique, et qui sont évitables.

7 ÉTAPE 1 COLLIGER ÉTAPE 2 COMPARER Bilan comparatif des médicaments à l admission ÉTAPE 3 CORRIGER Chacun des cercles représente un processus unique

8 ÉTAPE 1 Colliger Le meilleur schéma thérapeutique possible (MSTP) consiste à dresser l historique pharmacothérapeutique à l aide de : 1) un processus systématique pour interviewer les patients ou leur prestataire de soins 2) l examen d au moins une autre source fiable d information pour obtenir et vérifier la liste complète des produits pharmacologiques que prend le patient (prescrits et non prescrits) 3) la documentation complète de tout médicament que prend le patient, y compris le nom du médicament, le dosage, la voie d administration et la fréquence. Le MSTP permet de brosser le portrait des médicaments que prend actuellement le patient, lesquels peuvent être différents de ceux consignés dans son dossier!

9 Collecte MSTP de qualité Dans un ouvrage publié en 2012 par un établissement qui a implanté le BCM, les schémas thérapeutiques constitués à l aide du processus BCM usuel ont été comparés àla liste des médicaments dressée par des chercheurs indépendants. Résultat primaire : Pourcentage de schémas thérapeutiques dressés avec exactitude. L exactitude était définie comme la correspondance stricte des deux listes en ce qui a trait aux noms de médicaments, àla dose, àla voie d administration et àla posologie. Résultats secondaires : taux d omissions, de commissions et constance de l information sur les allergies. Source : Miller et al., Hosp Pharm, 2012

10 Collecte MSTP de qualité Résultats Des 144 vérifications effectuées, le pourcentage des schémas thérapeutiques dressés avec exactitude était de 13 %

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12 Défis

13 ÉTAPE 2 Comparer Le processus de comparaison du MSTP et des ordonnances àl admission s effectue généralement de l une de ces deux façons/modèles : Decision to admit MSTP colligé MOMENT Ordonnances consignées à l admission Ordonnances consignées à l admission MSTP colligé La comparaison permet de relever les différences (ou divergences)

14 Défis Modèle proactif L étape «comparer»est intégrée au processus de consignation des ordonnances à l admission Garantit la prescription explicite (communication) de chaque médicament du MSTP Modèle rétroactif Perçu comme un surcroît de travail, parce que non intégré au flux de travail existant L étape «comparer» peut être plus ardue puisque l intention des prescripteurs n est pas nécessairement clairement énoncée dans les ordonnances à l admission/le dossier Ordonnances à l admission MSTP ECASA Metoprolol 325 mg po par jour 50 mg po bid Bradycardia ECASA 325 mg po par jour Metoprolol 50 mg po bid ECASA 325 mg po par jour?? Simvastatin 40 mg par jour

15 ÉTAPE 3 Corriger Lorsque des divergences sont décelées, un processus permet de résoudre celles ci avec le prescripteur (ou personne désignée).

16 Combien de fois faisons nous tout ce qu il faut?

17 L outil Veuillez vous reporter àl onglet apparaissant au haut de l écran WebEx pour voir ou imprimer un exemple de l outil de vérification.

18 Aperçu L outil : Permet aux établissements de soins aigus et de longue durée de mesurer qualitativement et quantitativement leur mise en œuvre des fondements du processus BCM à l admission. Les données agrégées leur sont utiles pour cibler les secteurs qui requièrent des améliorations du processus. Le format de l outil permet de recueillir des données à l échelle du patient, par le truchement d un examen rétrospectif du dossier (c. à d. une fois le processus BCM à l admission effectué) Allège les tâches de collecte et de soumission des données grâce à une technologie de reconnaissance optique du marquage Les résultats sont rassemblés et présentés à l intérieur de quelques minutes dans le Système d indicateurs de la sécurité des patients

19 Utilisation de l outil La dimension de l échantillon, la stratégie d échantillonnage, le choix du site de vérification et la fréquence des vérifications sont àla discrétion des utilisateurs. NB: Nous encourageons tous les participants à transmettre leurs resultats tous les mois (10 à 20 dossiers patient). La capacité de remplir l outil dépend grandement des pratiques organisationnelles de documentation des dossiers qui sont spécifiques aux tâches BCM.

20 Utilisation de l outil Idéalement, un vérificateur devrait : être une personne déjà familiarisée au processus BCM à l admission, aux formulaires utilisés et à l organisation d ensemble de dossiers jamais agir comme vérificateur de son propre travail être formé et conseillé (pour s assurer de l application uniformisée des critères spécifiques à l organisation)

21 Éléments constituants de l outil Identifier la «route»de l admission L établissement des critères pour obtenir une réponse affirmative àla question est àla discrétion de chaque organisation. Les données agrégées obtenues de cette colonne peuvent être utilisées comme mesure du «pourcentage (%) de patients ayant fait l objet d un BCM à l admission». Au moment d interpréter le résultat, prenez en considération la stratégie d échantillonnage utilisée. La comparaison des résultats de cette mesure avec ceux d autres unités ou établissements doit être faite avec précaution.

22 Éléments constituants de l outil Les autres sections de l outil visent à établir si les objectifs spécifiques ont été remplis à chacune des 3 étapes du processus BCM à l admission. Ces objectifs réunis permettent d évaluer la qualité d ensemble du processus du début àla fin. COLLIGER COMPARER CORRIGER

23 Étape 1 Colliger Les éléments constituants de cette section reposent sur des principes clés de cueillette et de documentation d un MSTP, tels que : L utilisation des sources d information sur les médicaments(c) La participation du patient/ l entrevue pour confirmer sa prise de médicaments actuelle (D) Le caractère complet de l information relative à chaque médicament (E)

24 Source d information sur les médicaments (C) «OUI»si le vérificateur note l utilisation de l une des sources cidessous : Dossier électronique de médication de la province/de la pharmacie de la communauté Flacons ou emballages des médicaments/dossiers de la pharmacie de la communauté Liste des médicaments du patient (manuscrite ou électronique) Liste du bilan comparatif des médicaments des services de soins à domicile Dossiers d admission précédents/résumés de congé d hôpital Référence du prescripteur/notes de consultation Dossiers de médication d une clinique ambulatoire Pour les patients admis provenant directement d un milieu de santé où les médicaments ont été administrés directement au patient : Le registre d administration des médicaments (RAM) le plus àjour Le meilleur plan thérapeutique possible au congé (MPTPC) «Non»si le vérificateur ne note aucune utilisation de l une de ces sources «Pas clair» si la documentation au dossier ne permet pas au vérificateur de se prononcer sans risque de se tromper

25 Prise actuelle de médicaments/entrevue avec le patient ou le prestataire de soins (D) Cocher : «OUI»s il y a eu vérification de la prise de médicaments par une entrevue avec le patient ou le prestataire de soins (OU si la source d information inclut un RAM ou un MSTP pour les patients provenant de milieux de soins structurés) «NON»si aucune vérification n a été effectuée par entrevue «Irréalisable» s il n était pas possible de faire une entrevue en raison d une incapacité du patient (par ex. patient non verbal, incapacité de prendre contact avec un prestataire de soins) «Pas clair» si la documentation au dossier ne vous permet pas de vous prononcer sans risque de vous tromper

26 Remplir tous les éléments pour chacun des médicaments inclus dans le MSTP et les ordonnances (E) «OUI» si l information requise est fournie sur les médicaments (c. à. d. le nom du médicament, la dose et la force, la voie d administration et la posologie) «NON»s il manque des éléments d information sur les médicaments Note : Àla discrétion de votre équipe, vous pourriez coder l information sur les médicaments et indiquer «NON» aux abréviations non approuvées

27 Comparer (F) Dans cette section, les vérificateurs doivent certifier si tous les médicaments apparaissant dans le MSTP ont été pris en compte dans les ordonnances à l admission

28 Comparer (F) «OUI»si tous les médicaments ont été pris en compte selon la comparaison effectuée précédemment entre les ordonnances à l admission et le MSTP (tel que colligé). «NON»si la comparaison a mis en relief des divergences non résolues entre le MSTP (tel que colligé) et les ordonnances d admission. Une divergence non résolue peut comprendre l absence : d une ordonnance à l admission explicite d interrompre, de suspendre ou de continuer la prise d un médicament apparaissant au MSTP OU d une raison/documentation claire* sur la divergence (par ex. l arrêt de la warfarine chez un patient admis avec une hémorragie) * La définition du mot «clair» est àla discrétion de l utilisateur et devrait intégrer un certain jugement clinique. Aucune référence à l intentionnel et au non intentionnel. Le nombre ou le type de divergences ne sont pas mentionnés.

29 Raison de l action (G) «OUI/non applicable» si tous les médicaments figurant au MSTP qui sont interrompus provisoirement ou ne sont plus prescrits dans les ordonnances à l admission sont accompagnés d une documentation justifiant l action OU s il n y a aucun arrêt de prescription ou interruption provisoire des médicaments du MSTP «NON»si aucun des médicaments du MSTP qui ne sont plus prescrits ou qui sont interrompus provisoirement n est accompagné de la raison de l action. «Pas clair» si la documentation au dossier ne vous permet pas de répondre «oui»ou «non»sans risque de vous tromper.

30 Étape 3 Corriger (H) Le vérificateur s assure d avoir la preuve/la documentation au dossier attestant que toute divergence décelée a été résolue. «OUI» s il y a une preuve suffisante (documentation telle que note de progrès ou ordonnance du prescripteur) que toute divergence identifiée entre le MSTP et les ordonnances à l admission a été résolue. «NON» s il reste des divergences qui ne semblent pas résolues. «Pas clair» si la documentation au dossier ne permet de se prononcer sans risque de se tromper.

31 Système des indicateurs de la sécurité des patients Alex Titeu

32 Sujets abordés Système d indicateurs de la sécurité des patients - Introduction Principales caractéristiques Feuilles de travail c. formulaires de collecte de données (FCD) FCD d évaluation de la qualité du BCM Personne(s)-ressource(s), unité et échantillon de patients, date Comment remplir le formulaire et transmettre le tout par télécopie Système d indicateurs de la sécurité des patients démonstration Comment s inscrire à la stratégie BCM des établissements de soins aigus et de longue durée Comment ajouter et générer les formulaires Comment voir les données et lancer les rapports

33 Système d indicateurs de la sécurité des patients - Introduction Principales caractéristiques : Outil de collecte des données et de rapport sur le nuage (cloud) Disponible en anglais et en français Convivial et facile d y naviguer Accessible sur site Web à l aide d une information d ouverture de session Permet le suivi de plus de 100 processus et la mesure de résultats de plus de 14 interventions Rapport en temps réel Facilite les tâches de collecte, de saisie et d analyse des données Accès aux rapports en mode ascendant ou descendant (c.-à-d. unité national) avec des organigrammes informatisés Capacité de personnaliser les indicateurs de mesure et les rapports

34 Feuilles de travail c. Formulaires de collecte de données Feuilles de travail pour la mesure Données agrégées - mensuellement Numérateur et dénominateur Formulaires de collecte de données (FCD) Données à l échelle des patients (sous l anonymat) chaque jour Éléments de données multiples Imprimer le formulaire Colliger les données télécopier le formulaire Déroulement séquentiel automatique aux feuilles de travail pour la mesure

35 MedRec Quality Assessment DCF 35

36 ATTENTION! Remplir les bulles complètement (idéalement avec des marqueurs Sharpie) Ne pas dépasser des contours Ne pas plier le formulaire Télécopier le formulaire en FINE RESOLUTION (réglage sur le télécopieur) Ne pas utiliser de feuille couverture Éviter toute autre marque sur le formulaire Pour annuler, remplir la bulle «ANNULER» Éviter de renverser quoi que ce soit sur le formulaire

37 Data Collection Forms - Reports DCF - MedRec-Acute QA - Patient Data (Form Format) Report by individual patients (No QA score) DCF - MedRec-Acute QA - Patient QA Score Report by individual patients DCF - MedRec-Acute QA - Monthly Form QA Score Aggregate report by patient population DCF - MedRec-Acute QA - Monthly Overall QA Score Overall organization score 37

38 Système d indicateurs de la sécurité des patients - démonstration Système d indicateurs de la sécurité des patients Équipe responsable des mesures Virginia Flintoft & Alexandru Titeu metrics@saferhealthcarenow.ca 38

39 Questions? 39

40 Merci ISMP Canada Jennifer Turple , poste 255 JTurple@ismp-canada.org Système d indicateurs de la sécurité des patients Équipe responsable des mesures de l ICSP Virginia Flintoft Alexandru Titeu metrics@saferhealthcarenow.ca