Evolution des pratiques achats

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1 Evolution des pratiques achats Enquête clients Juin 2012

2 2 Sommaire Introduction I - Utilisation générale de b-pack Modes d acquisition Volume d achats Modules et catégories d achats II - Process métier Fournisseurs Catalogues Demandes d achat Commandes / Factures Contrats Equipements Suivi budgétaire Conclusion

3 3 Introduction Cette enquête offre un aperçu des changements en termes de pratiques achats et d évolution des processus sur le marché français. Grâce à la participation de nos clients et en récoltant leurs réponses au moyen d un questionnaire en ligne, nous avons pu dégager des tendances, interpréter ses résultats et comprendre ces éléments afin de toujours mieux répondre aux besoins de nos clients actuels et futurs. Cette enquête est le fruit d une réflexion autour de l évolution des pratiques achats. Nous avons pu observer ces derniers temps des changements dans les pratiques achats et le paysage de ce secteur. Il nous semblait donc primordial d effectuer un état des lieux. Cette enquête a plusieurs objectifs. Tout d abord, nous souhaitions que nos clients aient une meilleure visibilité des pratiques du secteur et des possibilités offertes par notre solution. Ensuite, nous voulions obtenir leurs retours d expérience afin de répondre au mieux aux nouvelles problématiques qui pouvaient se dégager. Les retours concernant cette enquête ont été positifs grâce à un taux de participation de 56%. Le panel des participants est très hétérogène, regroupant des organisations publiques et privées, des PME et des grands groupes représentant différentes industries. Cela a également permis à nos clients d exprimer leur point de vue et leurs nouveaux besoins. Ces demandes sont désormais en cours de traitement par nos équipes. Chiffres clés 75% utilisent le module de suivi budgétaire pour gérer leurs dépenses en temps réel. 59% du volume annuel total d achats est gérer dans b-pack, achats directs inclus. Risque fournisseurs 63% des participants indiquent gérer leur fournisseurs dans b-pack. déclarent gérer la performance fournisseur dans b-pack. 31% des entreprises participantes utilisent le Punch-out. Ecart de pratiques 94% utilisent l pour envoyer leurs commandes. 88% utilisent le papier pour recevoir leurs factures. Méthode d enquête: b-pack a récolté ses résultats en envoyant un questionnaire en ligne. Le taux de réponse à cette enquête est de 56%.

4 4 I - Utilisation générale de b-pack Mode d acquisition 94% des clients ayant répondus à l enquête utilise notre solution sur site. La faible utilisation de notre solution en mode SaaS (Cloud) représente une grande opportunité pour nos clients actuels et futurs. En effet, il faut rappeler que ce mode d acquisition génère des économies d échelle et est donc disponible a prix très attractif. Cela permet à une organisation d effectuer un faible investissement et de disposer d une application personnalisable dont la mise à jour et la maintenance est assurée par b-pack. Ces résultats peuvent être expliqués par le fait qu historiquement, les clients de b-pack utilisent l application sur site, la version Cloud étant disponible depuis On note que sur ces deux dernières années, la part des nouveaux clients en mode SaaS représentent plus de la moitié. b-pack étant un produit très complet, axé finance et souvent intégré à un ERP, le passage en mode Saas / Cloud est encore peu ancré dans les moeurs par rapport à des produits ayant une couverture fonctionnelle plus restreinte. Volume annuel d achats En moyenne, le volume annuel d achats dans b-pack représente plus de 59% du volume annuel total d achats pour les participants ayant répondus de manière complète à cette question. Ce résultats sont positifs et démontrent une forte utilisation de b-pack chez nos clients, surtout lorsque l on prend en compte que ces résultats regroupent achats directs et indirects. Sur site 94% 59% Achats dans b-pack 6% Mode SaaS /Cloud 41% Achats hors b-pack

5 5 Modules utilisés On constate une forte pénétration des modules Core de b-pack en termes d utilisation. Des modules tels que la gestion des demandes, la gestion de catalogues et la gestion des commandes sont en effet des fonctions historiques de b-pack directement liés à l e-procurement. D autre part, on observe que les modules de suivi budgétaire, de gestion des contrats et de réconciliation factures sont majoritairement utilisés. Compte-tenu des évolutions des pratiques et des besoins, on peut anticiper une augmentation de l adoption de ces modules complémentaires permettant la gestion du cycle achat dans son ensemble (Purchase-to-Pay). Catégories d achats Les résultats de l enquête confirme que b-pack est en mesure de gérer tous types d achats. Parmi les catégories gérées dans b-pack, on note l omniprésence des fournitures de bureau (100%) et la forte présence des produits d entretien, des prestations de services et de la maintenance de site (respectivement 94%, 88% et 75%). Par ailleurs, on remarque la progression de la gestion des achats marketing (56%), besoin grandissant en termes de visibilité financière dans un contexte où chaque département se doit de participer à l amélioration de la performance achat. Enfin, un autre élément important est le fait que la majorité des entreprises participantes déclarent utiliser b-pack pour gérer l ensemble de leurs achats, y compris les achats directs. Demandes Catalogues Commandes Reception / litiges Budgets Contrats Factures Fournisseurs Autres Devis Ecritures / provisions Stocks Equipements Portail collaboratif Appels d offres (RFP) 31% 31% 25% 19% 6% 6% 6% 50% 50% 94% 88% 88% 81% 75% Fournitures de bureau Produits d entretien Services Maintenance de site EDF/GDF, Télécom Matériel informatique Autres Achats marketing Achats directs Leasing immobilier Flotte de véhicules Intérim Audit, taxes Missions, notes de frais 100% 94% 88% 75% 69% 69% 63% 56% 56% 50% 50% 50% 44% % des participants utilisant le module % des participants gérant la catégorie dans b-pack

6 6 II - Process métiers Gestion fournisseurs La gestion fournisseurs est un besoin qui reste au coeur des priorités de nombreuses entreprises. 63% des participants à l enquête ont indiqué qu ils géraient leurs fournisseurs dans b-pack. Ces chiffres expriment la volonté de simplifier les processus, de renforcer le contrôle et la conformité tout en favorisant la collaboration avec leurs fournisseurs préférés. Malgré ces résultats, on remarque que seulement des participants déclarent gérer la performance fournisseur dans b-pack. Alors que le risque fournisseur est une notion dont les entreprises sont pleinement conscientes, on constate que peu sont celles disposant de vrais moyens de prévention. Ces résultats sont aussi liés au fait que cette fonction est relativement nouvelle dans l application. Afin de rendre disponible des moyens de gestion de la performance plus efficaces, b-pack a investi énormément afin de développer des fonctions telles que la notification (scorecard) et la certification fournisseurs. Cela représente une grande opportunité et b-pack rendra prochainement disponible une fonction plus complète. 63% 37% Gestion fournisseurs dans b-pack Pas de gestion fournisseurs dans b-pack On peut également noter que les entreprises participantes comptabilisent en moyenne 46 nouveaux fournisseurs par mois, 15 étant la médiane. Gestion de la performance fournisseurs dans b-pack 87% Pas de gestion de la performance fournisseurs dans b-pack

7 7 Catalogues 88% des participants ont déclaré gérer leurs catalogues dans b-pack. On peut donc considérer que les 12% restants ne gèrent pas de catalogues négociés et gèrent des articles de types génériques en passant leurs commandes hors catalogues (ex : services). Par ailleurs, on remarque que plus de 31% des participants utilisent le Punch-out, méthode qui consiste à se connecter directement sur le catalogue en ligne du fournisseur à partir de son application b-pack, ce qui permet au demandeur d accéder directement au(x) catalogue(s) négocié(s). Un des avantages de ce mode de fonctionnement est l absence de charges liées à la publication et la maintenance du catalogue. La tendance actuelle confirme une utilisation plus fréquente du Punch-out, notamment pour les PME. 12% 88% Gestion de catalogues dans b-pack Pas de catalogues dans b-pack En ce qui concerne la part d achats sur catalogue (en nombre de demandes), cela ne représente qu entre 0 et 25% pour 65% des répondants alors que pour 23%, ces achats représentent entre 50 et 75% du nombre de demandes. Cette hétérogénéité peut être expliquée par la différence de pratiques en fonction de la taille de la société. Les PME ont en effet plus tendance à passer leurs demandes sur catalogues. 0-25% 50-75% % Part de demande sur contrats Demandes d achats D une part, les demandes sur contrats représentent entre 0 et 25% des demandes totales pour une majorité (56%) constituée principalement d entreprises privées. D autre part, les demandes sur contrats représentent entre 75 et 100% pour 25% des participants representés uniquement par des organisations du secteur public. On observe donc que la disparité dans ces résultats est liée aux différences de pratiques en fonction du secteur. 0-25% 25-50% 50-75% %

8 8 Commandes / Factures Le marché francais tend à la dématérisalisation et l élimination du processus papier mais il reste une marge de progression. Malgré la montée en puissance de l en tant que mode d envoi des commandes, celui-ci reste peu présent en tant que mode de réception des factures, notamment à cause des contraintes et la réticence des fournisseurs. Commandes L est désormais le premier mode d envoi de commandes (94%), vient ensuite le Fax/Scan (44%) puis le papier (31%) qui reste tout de même présent. Ces chiffres confirme le souhait des entreprises françaises de renforcer leur démarche de dématérialisation des processus achats. Au-delà des objectifs de développement durable et d élimination du processus papier, on peut noter que la tendance est à la réduction des coûts de traitements des documents notamment grâce à l utilisation de l EDI qui permet d éviter la ressaisie des commandes pour les fournisseurs. Factures En comparaison aux commandes, on note que le mode prédominant de réception des factures reste le papier pour 81% des participants, le second mode étant l (25%). Précisons que le mode d envoi des factures est majoritairement un choix du fournisseur. Au-delà des aspects pratiques, la dématérialisation des factures s expose également à des contraintes légales pouvant être perçues comme un frein, ce qui explique en grande partie son faible usage. Les directions achats doivent ainsi réussir à convaincre leurs fournisseurs. La facture électronique a donc du mal à percer et est pour le moment réservée à la grande distribution et aux industries gérant de grands volumes. Afin de répondre à cette problématique, b-pack vient de signer un partenariat avec ReadSoft et intègre désormais ReadSoft Online dans sa solution afin de faciliter la dématérialisation de factures. Fax / Scan Papier EDI* 94% Papier 81% 44% 25% 31% Fax / Scan EDI* 20% 40% 60% 80% 100% 20% 40% 60% 80% 100% *EDI: Echange de données informatisées (OCI / cxml)

9 9 Contrats Part d achats sur contrats Au travers de cette enquête, on apprend que 50% des participants utilise la fonction contrat de b-pack. En ce qui concerne les achats sur contrat, ceux-ci représentent entre 0 et 25% des achats globaux pour 75% des participants (secteur privé) alors que pour 19% (secteur public), ils représentent entre 75 et 100% des achats. Cet écart démontre à nouveau la différence des pratiques achats d un secteur à un autre. 0-25% 25-50% % D autre part, ces chiffres mettent en relief des niveaux de maturité différents dans la chaîne P2P liés à la structure plus ou moins poussée du processus achat, notamment en termes de catalogues (négociés ou non). Il existe donc une marge de progression afin d amener nos clients vers une meilleure utilisation des contrats. Equipements / Asset Seulement des participants utilisent la fonction de gestion d équipements de b-pack. On peut noter que ce module est relativement récent et a été conçu pour aller plus loin dans la gestion des actifs. Par ailleurs, certains de nos clients gèrent tout de même leurs équipements dans b-pack en utilisant les fonctions Core du produit. 87% Gestion d équipements dans b-pack Pas de gestion d équipements dans b-pack

10 10 Suivi Budgétaire 75% des participants ont déclaré utiliser la fonction budget de b-pack, fonction qui permet entre autres de gérer les cash-flows en temps réel. Ce pourcentage confirme le besoin toujours plus grand de mise sous contrôle des engagements et la pertinence de l outil proposé par b-pack, ce module étant au coeur du fonctionnement de l e-procurement d après la philosophie b-pack. Dans ce contexte économique complexe, les notions d optimisation des budgets et de suivi budgétaire sont primordiales. Une solution telle que b-pack permet d intégrer ces notions à un processus global en contrôlant les dépenses liées à l ensemble du cycle d achats. En ce qui concerne les différents types de budget gérés, tous les participants ont déclaré gérer des budgets opérationnels, 56% d entre eux gèrent des budgets liés aux projets et 50% gèrent des budgets d investissements. La solution b-pack est en effet un outil complet reconnu pour sa capacité a gérer tous types de dépenses. Par ailleurs, une autre statistique confirme les différences de pratiques en fonction des entreprises et des industries, notamment lorsque l on évoque les achats sur budgets. On remarque que pour 56% des participants, les achats sur budget constituent entre 75 et 100% de leurs achats globaux alors que pour 44% des participants, ils ne constituent qu entre 0 et 25% des achats. On peut rajouter que malgré l utilisation massive du module de suivi budgétaire dû à sa maturité, seulement 25% des participants déclarent utiliser la fonction d analyse des dépenses (reporting). Malgré la récence de cette fonction, celle-ci est devenue indispensable et de plus en plus demandée par les entreprises dans le but d accroître leur visibilité financière, notamment en termes de contrôle et de prévision. b-pack comprend les besoins liés à cette fonction et travaillent actuellement sur des nouveautés permettant de faciliter la création de rapports d analyse des dépenses en temps réel. Utilisation du module budget Parts d achats sur budgets 75% 25% 56% 44% utilisent la fonction budget n utilisent pas la fonction budget 0-25% %

11 11 Conclusion L évolution des pratiques achats sur le marché français est donc une réalité malgré les disparités existantes dues à plusieurs facteurs (secteur, industrie et taille de l organisation). Parmi les grandes tendances, on remarque le besoin grandissant de visibilité financière et de mise sous contrôle des engagements, l implication de tous les départements dans la recherche de la performance achat (ex: marketing) ainsi que la démocratisation de la dématérialisation des processus malgré la réticence des fournisseurs. Cette enquête nous a permis de dégager plusieurs tendances en termes d évolution des pratiques achats. Malgré les disparités notables dans ces chiffres, on constate qu une réflexion globale sur le métier des achats existe et qu elle concerne tout type d entreprises. Compte tenu de la situation économique, les directions achats sont plus que jamais sollicitées dans la recherche de la performance globale de l entreprise. La pression sur les coûts et l exigence de résultats quantifiables à court terme justifient le besoin toujours plus important de visibilité en temps réel, ce qui explique l évolution en termes de suivi budgétaire et de mise sous contrôle des engagements. Par ailleurs, on remarque que la dématérialisation des processus achats se démocratise en dépit de la réticence du côté fournisseurs. Cette démocratisation est en lien avec la recherche de réduction des coûts de traitement, d efficacité et de conformité. Le partenariat récent de b-pack avec le précurseur dans ce domaine, Readsoft, renforce notre position en tant qu éditeur de solutions permettant de répondre aux besoins d optimisation du processus achats dans son ensemble. b-pack se dirige donc dans la bonne direction en développant et proposant des outils collaboratifs en phase avec les problématiques actuelles du marché.

12 12 Nous contacter b-pack Software 92, rue d Amsterdam Paris +33 (0) infos@b-pack.com A propos de b-pack b-pack est un éditeur global de solution e-achats / Purchase-to-Pay spécialisé dans l automatisation et l optimisation de la gestion des achats. Grâce à une dynamique continue de Recherche et Développement et d innovation, b-pack est désormais classé dans le Top 5 mondial des éditeurs de solution eprocurement par Gartner dans multiples catégories. Disponible en mode SaaS ou sur site (On Premise), la solution b-pack est reconnue comme la plus flexible du marché, à la fois personnalisable et facile à intégrer à tout ERP. Grâce à sa présence internationale et un réseau de partenaires certifiés, b-pack est la solution pour vos projets achats.