Livre blanc. Technologies de l Information et des Communications (T.I.C.)

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1 Livre blanc Technologies de l Information et des Communications (T.I.C.) & Bonnes habitudes et mauvaises pratiques

2 SOMMAIRE I. INTRODUCTION...3 II. OBJECTIFS...4 III. SITUATION...6 a. Equipements...6 b. Impacts négatifs...6 c. Impacts positifs...7 d. Le marché...7 e. Mobilité...8 f. Fracture numérique...8 IV. HABITUDES ET PRATIQUES...9 V. LES CONTRAINTES VI. LES FREINS VII. AVANTAGES ET GAINS VIII. STRATEGIES IX. FACTEURS FAVORables X. ACTIONS ENVISAGEABLES XI. LE FUTUR XII. CONCLUSION XIII. L AUTEUR XIV. DEFINITIONS... 21

3 I. INTRODUCTION L avènement de la micro-informatique, au début des années 70, a sonné le début de la miniaturisation des produits électroniques. Cela a permis aux individus, mais également aux petites et moyennes entreprises, de s équiper en systèmes d informations. A l instar des grands groupes, qui jusque là, étaient les seuls à pouvoir profiter de solutions informatiques. Aujourd hui, la démocratisation des produits et services liés aux technologies de l information font qu ils deviennent indispensables à tous, sachant qu ils sont facteur de gains de productivité et donc de performance. La mondialisation a également accroit ces phénomènes. On peut prendre ainsi pour exemple le secteur de la téléphonie mobile qui a amené des solutions technologiques grâce à la miniaturisation des composants, entre autre. Cependant les entreprises ne sont pas toute à la même enseigne, car il est de notoriété publique que celles qui investissent dans des solutions innovantes résisteront mieux à la crise que nous subissons actuellement, que celles qui ne le font pas.

4 II. REMERCIEMENTS Je tiens à remercier mes proches qui m ont aidé à rédiger ce document et qui l ont relu avec a l œil du candide. Ainsi, que mes confrères de la Chambre de l Ingénierie et du Conseil de France (C.I.C.F.) qui m ont apporté leurs conseils et remarques avisées.

5 III. OBJECTIFS Le présent livre blanc a pour objectif d attirer l attention de tous, sur l apport et donc l intérêt des technologies de l information et des communications. Mais également des bonnes et mauvaises habitudes ou pratiques, quant à leurs mises en place ou leurs utilisations. Et ce plus particulièrement dans les petites structures, car elles ne sont pas aujourd hui exemptes de devoir prendre en compte les technologies de l information. Une mauvaise ou sous utilisation des solutions liées aux technologies de l information peut avoir des effets désastreux et peut même engager la pérennité de ces entreprises. Il est dorénavant admis que les technologies de l information et des communications ont un impact extrêmement positif dans notre quotidien individuel et professionnel. Elles pénètrent profondément l ensemble du tissu socio-économique.

6 IV. SITUATION Les collectivités et entreprises sont toutes plus ou moins équipées en matériel informatique, logiciels, équipement réseau et connexion à Internet. Bien souvent, celles-ci disposent déjà des outils (équipements, logiciels, etc.) de base leur permettant d avoir un bon fonctionnement, hors elles les sous-utilisent, ce qui représente des pertes de productivité flagrantes. a. Equipement On peut toutefois noter et regretter des disparités sur les points suivants, malgré des améliorations sensibles depuis quelques années : Matériels et logiciels anciens, voir obsolètes, dans certaines structures ; Pas de réelles politiques et stratégies liées à leurs utilisations ; Pas de renouvellement régulier des équipements et logiciels ; Mauvaises pratiques ou utilisations des outils par les collaborateurs et les dirigeants de ces entreprises ; Pas de politiques de formations des collaborateurs ; Peu ou pas d utilisation des outils de gestion, de collaboration et de communication ; Etc. b. Impacts négatifs Certaines études économiques montraient déjà un fort accroissement des achats et investissement en T.I.C. dans les P.M.E. et T.P.E. dès Les investissements dans les T.I.C. ont donc fortement progressés ces dernières années, accrus par l attrait d Internet, des nouveaux outils de communication et de mobilité. Toutefois, dans certains cas, cela s avère insuffisant. D autres analyses commandées par de grands constructeurs ou éditeurs, nous éclairent sur les pratiques et usages actuels.

7 Ainsi, une étude indépendante sur la sécurité des systèmes nomades (Source : commanditée par Intel, analyse le coût potentiel pour les structures de la perte ou du vol d ordinateurs portables, volés ou perdus. Cette étude établit que le coût moyen, de ces pertes ou vols, est estimé à pratiquement $. Elle tient compte de la valeur du matériel, mais également de la valeur liée à la perte des informations, qu il faudra éventuellement reconstituée. Elle met également en exergue, les pratiques, quant à la conservation et à la protection des informations. Il a également été démontré que jusqu'à 17,5 heures par semaine et par collaborateur peuvent être perdues, du fait d une mauvaise ou sous utilisation des outils. Et ce tout simplement par leur méconnaissance et manque de formation (source Zen Entreprise). Les pertes liées à une mauvaise utilisation des T.I.C. peuvent donc atteindre plusieurs milliers d euros par collaborateur et par an. c. Impacts positifs Il faut cependant se réjouir de celles qui mettent en avant et qui démontrent les gains économiques importants que les T.I.C. peuvent apporter à nos entreprises. La crise économique actuelle ne facilite pas l adoption des T.I.C. du fait de la diminution ou de l arrêt des investissements, lié à la baisse de l activité économique. d. Le marché Le marché des T.I.C. peut être décomposé en trois groupes différents couvrant : les grandes entreprises et collectivités ; les moyennes et petites structures (P.M.E. et T.P.E.) et petites collectivités ; les micro-entreprises. Ce marché est vaste et les offres en équipements, produits et services sont la plupart du temps matures. Cependant le marché lié aux microstructures, communément nommé «Soho» dans les pays Anglo-saxon, représente un potentiel économique extrêmement important mais qui est sousexploité pour les acteurs. Il faut en effet que constructeurs, éditeurs et prestataires tiennent compte des besoins de ces structures qui ne sont pas forcément ceux de leurs grands clients. Leurs produits ou services doivent, par conséquent, être différenciés, en tenant compte de la problématique financière.

8 e. Mobilité La mobilité dans les activités individuelles et professionnelles est une réalité. Dorénavant, Internet et les outils de communication modernes liés aux T.I.C. sont accessibles n importe où et n importe quand, bien que, en ce domaine, les entreprises ne soient pas toutes dans une situation identique. f. Fracture numérique Il est communément courant de parler de fracture numérique en France. Hors celle-ci est également présente dans le monde professionnel, car le nombre de structures peu ou mal équipées s avère problématique.

9 V. HABITUDES ET PRATIQUES Les technologies de l information et des communications peuvent apporter énormément aux P.M.E. et T.P.E. encore faut-il que leurs responsables en prennent conscience. Cela passe également par la pratique de ces outils et la formation de tous. Il est cependant malheureux de faire les constats suivants : Prenons l exemple d un dirigeant d une T.P.E. qui règle lui-même l ensemble des problèmes techniques lié aux T.I.C., et bien, cette pratique l empêche de se consacrer aux priorités de l entreprise, et à ses clients, sans parler de la perte de temps et du coût économique, parfois astronomique, que cela peut représenter. Ce phénomène va s accentuer avec le recrutement de collaborateurs pas forcément autonomes, car peu formés ; Le fait de ne pas faire appel à un prestataire professionnel, pour lui confier la gestion au quotidien, l exploitation de ces équipements informatique, afin d assurer un entretien préventif et d éviter un certain nombre d incidents pourra s avérer pénalisant ; L achat d équipements et logiciels non homogènes, chez le premier distributeur, non professionnel, venu ; Le non renouvellement du parc, de façon régulière ; Le fait de ne pas suivre les évolutions et mises à jour des logiciels utilisés ; Peu d utilisation des budgets disponibles, pour des formations sur les outils ; Certains responsables délèguent totalement l usage de ces outils à leurs collaborateurs. Ils en perdent donc la maîtrise. Ce qui peut les handicaper dans une situation de crise, de départ du collaborateur, etc. ; Des échecs répétés de certains investissements, pour certaines entreprises ; Certains créateurs s installent ou préparent leur création, sans prendre en compte des investissements nécessaires de ces outils. D ailleurs, ils sont généralement peu aidés et tout du moins, conseillés pour cela ; Etc.

10 Le constat des mauvaises pratiques, des contraintes et des freins à l adoption des technologies de l information et des communications n est pas exhaustif du fait de la complexité et de la multiplicité des situations!

11 VI. LES CONTRAINTES D autre part, un certain nombre de contraintes plus ou moins fortes sont également à prendre en compte pour leur adoption : Les problématiques de sécurité des informations et des systèmes ; Le choix dans des offres multiples, qui doit être adapté aux besoins ; La formation des utilisateurs ; La difficulté du choix parmi les solutions ; L obligation pour une entreprise utilisatrice de faire des appels à des prestataires dont elle ne peut mesurer la qualité ; Etc.

12 VII. LES FREINS L adhésion des T.I.C. dans les entreprises est soumise aux freins suivants : La position des dirigeants de l entreprise face aux T.I.C. En effet, la méconnaissance et le manque de pratique des outils technologiques, par les dirigeants et cadres d entreprises, peuvent être un frein à leur adoption. Il est en effet difficile de reconnaitre ce que l ont peut prendre pour une faiblesse, vis-à-vis d une collaboratrice ou d un collaborateur ; Les coûts ou surcoûts supposés, face aux investissements envisageables ; La supposé complexité des solutions, tant dans leur mise en place, leur exploitation et surtout leur utilisation ; La peur d utiliser des outils supposés techniques, par des utilisateurs n ayant pas la connaissance et la pratique. L exemple le plus flagrant, étant l utilisation des réseaux sans-fil et d Internet. Les «box» des fournisseurs d accès et les équipements Wifi n étant pas forcément simples à configurer et à utiliser, pour un simple consommateur ; La mauvaise image que les dirigeants d entreprises et les utilisateurs, peuvent avoir parfois des produits, fournisseurs et prestataires du marché ; Des professionnels qui ne s adaptent pas toujours à leurs interlocuteurs. Car, les utilisateurs et les dirigeants dans les entreprises, n ont pas ou très peu de compétences en la matière. Et seules les grandes structures peuvent disposer de collaborateurs compétents. Les acteurs n ont pas toujours d offres vraiment adaptées aux besoins réels de ces entreprises et plus particulièrement les T.P.E. ou les micro-entreprises ; Des offres techniquement très performantes, mais que les utilisateurs ne maîtrisent pas, par méconnaissance et manque de formation ; Etc.

13 VIII. AVANTAGES ET GAINS Toutefois, les avantages et gains à une bonne utilisation des T.I.C. contrebalancent les contraintes et freins cités précédemment. Ceux-ci peuvent être de l ordre suivant : La dématérialisation et donc l amélioration, la simplification des processus de l entreprise, mais également une économie de consommables ; Raccourcissement des délais de prise de décision ; Fluidification des échanges entre collaborateurs et avec les clients, fournisseurs ou partenaires de l entreprise ; Diminution des frais de structure par la mise en place du télétravail, par exemple ; Meilleur environnement pour les collaborateurs et assouplissement de leurs conditions de travail ; Simplification pour une synchronisation des tâches entre les personnes ; Amélioration de la flexibilité et les gains de productivité de chacun ; Renforcement de la qualification et mobilité facilitée ; La prise en compte des besoins (outils d encaissement, de gestion, de pilotage, etc.) dès le début du projet, par les créateurs d entreprises, peut les pérenniser ; Etc. Dans le cas ou l adoption des outils T.I.C. amène les collaborateurs à suivre des formations, ceux-ci verront leurs qualifications évoluer positivement, améliorant leur satisfaction et les possibilités de reclassement si cela s avérait nécessaire.

14 IX. STRATEGIES Les stratégies d adoption des T.I.C. dans les P.M.E., les T.P.E. ou bien les micro-entreprises peuvent être les suivantes : Recherche d amélioration dans l utilisation des outils existants, par la mise en place de formations professionnelles ; Mise en place de solutions innovantes (C.R.M., E.R.P., ) afin d améliorer la productivité ; Coaching des dirigeants, mais aussi des collaborateurs ; Mise en place de correspondants informatique, assurant un soutien de premier niveau à leurs collègues ; Mise en place d une politique d investissement cyclique ou par rotation, peu importe. Cela permet au parc de suivre les évolutions technologiques et ainsi, d éviter le passage de gap trop important ; Etc. Ces stratégies peuvent être regroupées dans le cadre d un projet global, permettent d atteindre les objectifs fixés. De manière générale, la recherche d économies et de gains de productivité est le principal objectif à définir.

15 X. FACTEURS FAVORABLES L adoption des T.I.C. dans les entreprises a été, peut, et va être favorisée par différents facteurs : Prise en compte par les pouvoirs publics de l incidence des T.I.C. dans l ensemble de l économie. La création d un secrétariat d Etat et le rapport Besson sur l économie Numérique en sont une preuve flagrante ; Baisse du coût des investissements ; Elargissement des offres de produits et services, avènement de nouveaux acteurs concurrentiels ; Le développement des aides publics aux T.P.E. et P.M.E. tel que le passeport pour l économie numérique, le programme YEN (Yvelines Entreprises Numérique) ; Amélioration de l enseignement scolaire sur les T.I.C. ; L amélioration des offres de formations continues ; Evolution du cadre règlementaire, obligeant un renouvellement des outils ; Législation donnant un cadre légal au télétravail ; L amélioration de la qualité des produits et services, de leur accessibilité et leur simplification ; Le développement des acteurs intervenant dans les très petites structures. Celui-ci étant lié aux développements services à la personne ; La professionnalisation des acteurs du marché et de leurs collaborateurs, qui passe également par un savoir faire, mais aussi un savoir être, afin de répondre aux attentes de leurs clients P.M.E., T.P.E. ou micro-entreprises ; L avènement de solutions dites «Open Source» dans les domaines de l infrastructure, mais également des outils de gestion horizontaux ou verticaux, ainsi des C.R.M., E.R.P. des P.G.I. ou bien dans le domaine collaboratif ;

16 L avènement de solutions dites «SAS» (software as service) rendant accessibles des solutions logiciels, qui peuvent être complexes, à des P.M.E. ou bien des T.P.E. sous forme locative ; Le développement du «Cloud Computing» offrant aux entreprises utilisatrices des solutions clés en main à coût fixe ; L imbrication des usages, tant au niveau professionnel que personnel ; Le renouvellement des dirigeants et la création d entreprises par de jeunes entrepreneurs favorisent le développement des usages des outils T.I.C. ; Etc.

17 XI. ACTIONS ENVISAGEABLES Les actions envisageables afin de favoriser l adoption des technologies de l information concernent naturellement l ensemble des acteurs économiques. Elles peuvent être les suivantes : Développement des solutions locatives dite «S.A.S.» et «Cloud Computing» ; Implication plus forte des réseaux de distribution ; Amélioration du niveau de formation et de qualification des collaborateurs ; Amélioration du niveau de formation à l utilisation dans l enseignement général et professionnel. Cela passe par une mise en utilisation de plus en plus poussé des outils, dès le plus jeune âge ; Etc. La formation des collaborateurs peut-être une solution pour améliorer l utilisation des outils T.I.C. Ceci, d autant plus que les systèmes de financement existent, ce qui peut réduire fortement les coûts. Les cycles de formation proposés par les prestataires agréés sont généralement de bon niveau, rendant immédiatement opérationnels les collaborateurs ayant suivis ces formations. La formation sur ces outils améliore également la qualification des collaborateurs. Les structures de conseils doivent être également plus impliquées et adapter leurs offres.

18 XII. LE FUTUR Les technologies de l information et des communications ont transformé nos sociétés en quelques décennies. Le rythme des évolutions ne faisant que s accélérer, nous pouvons supposer que ce rythme va continuer de s accroitre. Si elles savent les saisir au vol, les entreprises ciblées par le présent livre blanc disposeront de réelles opportunités de développement. Des secteurs d avenir tel que la domotique sont en voie de devenir matures et offrent des solutions technologiques intéressantes pour leurs usagers. L environnement est également fortement impacté par les évolutions dans les T.I.C., où elles ont un rôle majeur à jouer.

19 XIII. CONCLUSION Nous aurons donc compris, que nous avons, dans nos entreprises et plus particulièrement celles ayant un faible effectif, un certain retard dans l utilisation des T.I.C. et non pas sur les équipements, même si dans certains cas, ceux-ci peuvent s avérer obsolètes. Cependant, toutes les actions tendant à améliorer ces usages seront donc les bienvenues, encore faut-il que nous en prenions tous conscience. Sans cela, le retard pris n en sera que plus grand à rattraper, au vue des évolutions sociauxéconomiques mondiale à venir!

20 XIV. L AUTEUR Frédéric Libaud est depuis juin 2007 prestataire indépendant dans le domaine des nouvelles technologies de l information et des communications. Après avoir passé plus de dix ans sur des projets plus ou moins importants, il met à la disposition de ses clients et de leurs collaborateurs, toute son expertise dans l utilisation, l exploitation, les usages et la pratique des équipements et outils T.I.C. Il propose ainsi de l assistance, des prestations de dépannages, de conseils et de formations autour des technologies de l information et des communications, tels que la mise en service, la réparation, le nettoyage et l optimisation de systèmes.

21 XV. DEFINITIONS Ce document comporte un certain nombre de termes et abréviations, vous en trouverez cidessous les définitions : Cloud Computing : C.R.M. : E.R.P. : P.G.I. : P.M.E. : T.P.E. : Le lecteur trouvera une description complète du Cloud Computing sur Wikipédia. Les solutions C.R.M. pour «Customer relation management» sont des logiciels dédiés à la gestion de la relation des clients, pour les entreprises ; Les solutions E.R.P. pour «entreprise ressource planning» sont des logiciels dédiés à la gestion au sens large de l entreprise. Ces solutions sont souvent modulables pour couvrir les différents domaines d activité d une entreprise ; Les solutions P.G.I. pour «progiciel de gestion intégré» sont des logiciels de gestion intégrant l ensemble des fonctionnalités nécessaires à l entreprise ; Les petites et moyennes entreprises emploient moins de 250 salariés. Leur chiffre d'affaire doit être inférieur à 40 millions d'euros ou leur bilan annuel inférieur à 27 millions d'euros ; Les petites entreprises emploient entre 10 et 49 salariés. Elles doivent avoir un chiffre d'affaire annuel inférieur à 7 millions d'euros ou un bilan ne dépassant pas les 5 millions d'euros.

22 S.A.S. : T.I.C. : Les solutions dite SAS (software as service) sont des offres de service de location basées sur des logiciels standard Open Source ou propriétaire hébergé, en principe directement accessible depuis Internet ; Les technologies de l'information et de la communication définissent l ensemble des moyens pour le traitement et la transmission d informations. Elles regroupent l informatique, Internet et les systèmes de télécommunication moderne (source : Wikipédia) ; Et ce, afin d assurer la compréhension du lecteur de ce document. Dans le cas ou certaines terminologies, entre autre, du domaine des T.I.C. ne seraient pas définies, le lecteur peut consulter le portail Wikipédia et plus particulièrement le portail informatique de cette encyclopédie en ligne.

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