CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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1 Délégation Interministérielle à l Aménagement et à la Compétitivité des Territoires (DIACT) Représentée par son délégué en exercice nommé par Décret du 30 avril 2008, paru au JO du 2 mai 2008 CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES en date du 28 mai 2008 Lot 2 : Logistique du séminaire de lancement du réseau rural français Marché conclu en application des articles 33 et 57 à 59 du code des marchés publics Service responsable de la passation du marché Secrétariat Général / Service Juridique 8, Rue de Penthièvre PARIS cedex 08

2 1. Contexte 1.1 Qu est-ce que le réseau rural? Le règlement de développement rural (qui définit les modalités d utilisation d un fonds européen permettant de soutenir des projets) prévoit la mise en place, au niveau européen et dans chaque Etat-membre, d un réseau qui regroupe les différents acteurs impliqués dans le développement rural. En France, le réseau est structuré à deux niveaux : un réseau national 26 réseaux régionaux (21 dans l hexagone, 1 en Corse et un dans chacun des 4 DOM) Le réseau national est co-piloté par le Ministère de l agriculture et de la pêche (MAP) et la Délégation interministérielle à l aménagement et à la compétitivité des territoires (DIACT). Les Préfets de région et les présidents des Conseils régionaux sont chargés de la mise en place des réseaux régionaux. Ce sont les copilotes régionaux. Les actions du réseau seront cofinancées par le Fonds Européen Agricole pour le Développement Rural (FEADER). Ces actions sont de plusieurs ordres : - communication et échange d informations entre les membres du réseau rural au niveau national et régional ; - études sur des sujets d intérêt commun aux acteurs du réseau rural ; - séminaires sur le développement rural ; - valorisation des projets financés par le FEADER ; - etc. OBJECTIFS DE LA PRESTATION Au cours de l année 2008, le réseau rural se met progressivement en place au niveau national et régional. Son lancement officiel doit se dérouler les 9 et 10 décembre au cours d un séminaire national qui se déroulera à Bordeaux (Conseil régional d Aquitaine). 250 personnes (dont 30 à 60 intervenants) participeront sur deux jours (début jour 1 à 9h et clôture jour 2 à 17h). La prestation a pour objet d organiser au plan logistique ce premier séminaire du réseau rural. L animation préparatoire à ce séminaire et durant le séminaire fait l objet du lot n 1 du présent appel d offres. Une coordination par les co-pilotes (MAP-DIACT) entre le prestataire chargé de la préparation et de l'animation et celui chargé de la logistique (si les marchés sont attribués à des prestataires distincts) sera organisé. Dans des limites définies par les copilotes, les 2 prestataires auront des relations directes. Il est possible qu'un même prestataire réponde et se voit attribuer les deux lots du présent appel d'offres. OBJET DU MARCHE La prestation demandée comprend : 1. L édition, la diffusion du programme du séminaire et des autres documents 1.1. Le programme

3 Le message, le contenu, la mise en forme du programme et des listes de destinataires seront remis par les copilotes (DIACT/MAP) au prestataire. Le prestataire aura à sa charge la mise en page des informations relatives à l accès (train, voiture, avion), l accueil, la réservation hôtelière et l inscription. L édition papier du programme est à la charge du prestataire du présent lot sur base d un document 4 pages quadrichromie format C5 ou A4. Edition à 300 exemplaires (diffusion lors de l accueil participant dans le dossier participant) Le dossier participant Le dossier participant remis par les copilotes sera édité par le prestataire du présent lot sur la base d une édition de 300 exemplaires au format papier de 10 à 30 pages recto vers A4 noir et blanc avec page de garde en quadrichromie. La mise en valisette (remise par le conseil régional Aquitaine) du dossier participant, du programme et, le cas échéant, de documents touristiques est à la charge du prestataire. Un badge par participant sera conçu et édité par le prestataire (couleur basée sur la charte graphique du FEADER dont logo FEADER, comportant : nom, prénom, qualité et structure) Le dossier de presse Le dossier de presse sera remis par les copilotes et sera édité par le prestataire du présent lot sur la base d une édition 10 pages noir et blanc sauf page de garde quadrichromie Chevalets Le prestataire prendra en charge la confection de chevalets comportant nom, prénom des intervenants en séance plénière (base 25 à 30 personnes) Document «Morceaux choisis» Un document «Morceaux choisis» sera remis par les copilotes et sera édité par le prestataire du présent lot sur la base d une édition à exemplaires de 10 à 15 pages quadrichromie comportant des photographies (format A4 ou C5). Cette édition sera à assurer post séminaire (début janvier 2009). Le prestataire aura la charge de la diffusion postale de ce document (environ 800 exemplaires à expédier par lot de 15 unités vers 26 régions et à l unité vers 200 contacts, remise des 200 exemplaires restants aux copilotes). 2. Gestion des inscriptions Le prestataire ouvrira une possibilité d inscription des participants au séminaire en ligne ou par fax ou par mail ou par courrier. Le prestataire négociera des pré-réservations et des tarifs préférentiels auprès des hôtels à proximité Participants (estimation de 190 personnes) Le prestataire doit dresser une liste des inscriptions reçues par inscription en ligne ou par fax ou par mail ou par courrier. La liste des inscrits (comportant a minima nom, prénom, qualité, organisme représenté, plage de présence, ) doit pouvoir être produit à toute demande des copilotes (prévoir 4 à 6 remises de listes aux copilotes par fichiers informatiques transmis par mail). Les intervenants (voir 2.2.) devront figurer sur la liste des participants Le prestataire doit assurer la gestion des inscriptions en recueillant les informations utiles pour compléter l information des participants à l approche du séminaire (information sur les ateliers mis en place puis gestion des inscriptions sur ces ateliers). Durant la période d inscription (ouverture au 20 septembre jusqu au 5 décembre 2008), le prestataire doit pouvoir apporter par mail ou téléphone toute information logistique utile aux participants (liste d hôtels avec indication de prix, mode d accès au site du séminaire, détail du programme, ) 2.2. Intervenants (estimation de 30 à 60 personnes)

4 Le prestataire doit assurer la réservation et le paiement des déplacements des intervenants et des hébergements (pour 40 intervenants environ) dont la liste évolutive lui sera communiquée par les copilotes. Un représentant par DOM (Guadeloupe, Guyane, La Réunion, Martinique) sera pris en charge dans les mêmes conditions. Les déplacements seront remboursés sur base de déplacement train en 2 nde classe ou avion (tarif économique), sur base du tarif fonction publique. Les déplacements automobiles sur base du tarif fonction publique. Les hébergements seront sur base d hôtels 2, 3 voire 4 étoiles. 3. Site du séminaire 3.1. Repérage du site Le prestataire assurera une visite sur le lieu du séminaire pour remettre des propositions d aménagements pour le déroulement du séminaire. Les frais de location de la salle ne sont pas à la charge du prestataire Aménagement du site Le prestataire remettra des propositions aux copilotes pour le balisage sur site, la tenue des vestiaires, décoration de la salle plénière et des espaces d accueil. Ces propositions devront avoir fait l objet d un accord du propriétaire du site. L ensemble de ces frais d aménagement est à la charge du prestataire. La location et/ou la fourniture et la pose des éléments de signalétique, de décoration, de sonorisation, de traduction (selon propositions retenues) sont à la charge du prestataire. 4. Accueil lors du séminaire 4.1. Acheminement gare aéroport vers le séminaire. L acheminement des participants et intervenants depuis la gare SNCF et l aéroport le plus proche doivent être prévus et annoncés aux participants. La proposition du prestataire devra comporter les 2 options suivantes : Option 1. Les transports collectifs existants Option 2. La mise en place de navette spécifique depuis l aéroport prise en charge par le prestataire Des taxis devront être mobilisés et payés par le prestataire pour des arrivées hors horaires réguliers des transports mis en place par les options 1 ou 2 pour les intervenants Accueil lors du séminaire Le prestataire mobilisera une équipe d au moins 4 hôtesses pour l accueil des participants. Leur rôle sera : - d encadrer l émargement des participants pour bâtir la liste des participants à remettre postérieurement aux copilotes. - de remettre le dossier de séance et leur badge aux participants. 4 hôtesses resteront disponibles tout au long du séminaire pour orienter les participants. Parmi celles-ci, 2 hôtesses seront à disposition des copilotes pour porter les micros aux intervenants durant les séances plénières Traduction des échanges Un dispositif de traduction sera pris en charge par le prestataire. La proposition du prestataire devra comporter les 2 options suivantes : - Option 3 : traduction anglais français en chuchotage avec sonorisation - Option 4 : traduction anglais français avec cabine traducteurs et sonorisation Pour les deux options, la traduction devra couvrir la totalité des séances plénières, deux ateliers et une visite de site.

5 4.4. Option 5 : Acheminement vers le ou les sites de visite Un dispositif de navette devra être pris en charge par le prestataire pour acheminer 50 à 100 participants vers 1 ou 2 sites différents situés à une 100 de km maximum du lieu du séminaire. Les visites se dérouleront sur une demi journée (matin ou après midi). 5. Restauration Il doit être délivré pour 250 personnes : un buffet d accueil le premier et le deuxième matin 4 pauses café (une matin et une après midi sur deux jours) Deux repas (deux buffets déjeuners sur base entrée/plat principal/fromage/dessert/café/vin) La restauration (comparaison de prix de traiteurs, restaurants, réservation, paiement ) est à la charge du prestataire. Les temps des déjeuners seront contraints, la prestation devra être assurée en 1h45 maximum. Plusieurs menus par repas, la composition des pauses café sont soumis pour avis aux copilotes. 6. Coordination générale Le prestataire est chargé de la coordination de l ensemble de la logistique du séminaire. Il est responsable de la qualité et de la ponctualité des prestations délivrées prévues au présent cahier des charges. MODALITES D EXECUTION DES PRESTATIONS Calendrier prévisionnel Date prévisionnelle du début de la prestation : 20 juillet 2008 Date de remise pour validation avant diffusion des éléments liés au programme, aux inscriptions, aux transports et aux hébergements : 10 septembre 2008 Date de diffusion du programme et modalité d inscription : 15 septembre 2008 Remise de listes d inscription au format électronique : Du 30 septembre à la date de tenue du séminaire sur demande des copilotes (y incluant les choix d atelier des participants après ouverture des inscriptions ateliers). Date de diffusion des programmes des ateliers et d ouverture des inscriptions sur ces ateliers : 30 octobre 2008 Date de proposition de menus, pauses café, décoration et aménagement sur site : 15 octobre 2008 Réunion de calage logistique avec les copilotes et le prestataire du lot Animation Mi novembre 2008 Présence des hôtesses et des équipes techniques requises pour le déroulement du séminaire à Bordeaux 9 et 10 décembre 2008 Remise de la liste des participants post émargement 10 décembre 2008 au soir

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