AMSEP en Proposition de budget

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1 AMSEP en 2. Proposition de budget Introduction Depuis 2012, l AMSEP se voit forcée de revoir ses économies à la baisse afin de se conformer aux règles d une organisation à but non lucratif. Ainsi, les derniers budgets ont fait état d un écart important entre les revenus et les dépenses. Afin de réduire les liquidités de l association, le CA a autorisé toutes les régions à organiser deux événements par année. Aujourd hui, les économies de l AMSEP ont retrouvé un niveau convenable, mais sont limitées. C est pourquoi le trésorier propose de réduire petit à petit l important déficit budgétaire des années précédentes. Le déficit budgétisé s est monté à euros en, par exemple. Le plan budgétaire pour prévoit encore un déficit de euros. Ce déficit se justifie car la perte effective en n a été que de ,83 euros grâce au paiement de la taxe de membre exceptionnelle de l Italie et d un gain comptable sur le compte en dollars. Le budget de l AMSEP pour tel que fixé à Rabat par le Comité exécutif est viable et réaliste, et reflète mieux les revenus et dépenses effectifs. Néanmoins, si aucune mesure n est prise, les économies de l AMSEP seront épuisées à moyen terme. C est pourquoi le trésorier propose de prendre plusieurs mesures afin d atteindre un budget équilibré ces prochaines années : - réduire les dépenses qui ne sont pas directement productives ; - augmenter les dépenses pour des services «productifs» à moyen terme (un site web moderne, une banque de données, des formations, des ateliers spécialisés, etc.) ; - introduire un suivi et un contrôle financier pour toutes les activités ; - recruter de nouveaux membres disposés à apporter d importantes contributions financières ; - créer de nouvelles activités pouvant attirer le secteur privé ; - réorganiser le Secrétariat exécutif (SE) et optimiser l utilisation de ses ressources humaines ; - demander un plus grand investissement aux membres du CA ou aux autres membres actifs. FR 5.2 Proposition de budget pour approbation de AG 1 / 9

2 I. Evénements Le nombre total d événements organisés durant l année dépend de la décision prise par le CA. Vu la situation financière de l AMSEP en, le CA n a autorisé qu un seul événement par région. Le budget proposé pour les cinq événements régionaux est de euros (frais de voyage, événements en ligne, traductions, Fonds de participation, etc.). Le budget réservé aux événements prévoit également une provision annuelle de euros pour l organisation du congrès mondial de proposé pour : euros (budget : euros). II. Communication L AMSEP n a pas encore terminé d optimiser son potentiel de développement en matière de communication. Plusieurs chantiers ont été ouverts, mais l AMSEP manque de soutien de la part de ses membres pour se doter d outils plus modernes et surtout performants. En, nous mettrons l accent sur : - l amélioration du site Internet et de son outil de recherche de documents internes ; - le développement du site Extranet pour les membres ; - la publication d études et de rapports d intérêt général produits par les membres ; - la création d une banque de données facile d utilisation. Internet Le contenu du site Internet et de sa partie Extranet sera réalisé par le responsable «Communication» de l AMSEP, dont le contrat a été prolongé. L aspect technique sera réalisé par l entreprise «Voxteneo 1». 1 Le mandat de Voxteneo est budgétisé à euros. La maintenance mensuelle du site se monte à 360 euros mais pourrait augmenter dès que le site sera amélioré. FR 5.2 Proposition de budget pour approbation de AG 2 / 9

3 Banque de données Actuellement, les études, recherches et autres documents d intérêt général publiés par les membres ne sont pas disponibles sur De plus les présentations faites lors de séminaires et autres colloques sont très difficiles à trouver dans la partie privée du site. Il est donc nécessaire de créer une banque de données. Un budget devra être alloué à la gestion des données si aucun des membres n acceptent de fournir une banque de données à l AMSEP. Aucun budget n a encore été fixé. Au terme du Comité exécutif, la République de Corée a accepté cette tâche. Autres frais Un budget de 1000 euros est proposé pour la publication de brochures et flyers. proposé pour : euros (budget : euros). III. Expertises Nous proposons de réunir les fonds «Coopération» et «Peer review», qui ont des objectifs et résultats attendus très similaires ainsi qu un public cible et des acteurs potentiels comparables, afin d optimiser la gestion de ces deux fonds. «Missions et représentations» ainsi que «Projets internationaux» seront également réunis en une même rubrique budgétaire, étant donné que le SE estime que la distinction entre ces deux activités est difficile à établir. Aucune enquête n est prévue pour, mais trois ateliers sur la stratégie de l AMSEP à long terme seront mis sur pied. proposé pour : euros (budget : euros [y compris CRADAT]) IV. Management Nous proposons : - la création d une rubrique budgétaire comprenant les frais de voyage du SE en lien avec les réunions de management ; - une augmentation du budget pour le CA et le SE. proposé pour : euros (budget : euros) FR 5.2 Proposition de budget pour approbation de AG 3 / 9

4 V. Frais de fonctionnement Nos propositions au CA : - la création de deux rubriques budgétaires pour le personnel, l une pour les experts détachés par des pays membres et l autre pour le personnel engagé par l AMSEP ; - le renouvellement du contrat de l expert en communication pour une année et la mise à niveau de son salaire (identique à celui des deux autres collaboratrices) ; - la création d une rubrique «Location immobilière et Matériel informatique» financée par VDAB pour un montant annuel de euros ; - la création d une rubrique pour les frais de déplacements qui ne sont pas en lien avec des activités ; - plus de clarté dans le libellé des autres rubriques ; - un recours plus systématique à la téléphonie par Internet et ainsi une diminution de 10% de la facture de Proximus. proposé pour : euros (budget : euros) Ce montant est ainsi supérieur à celui de, car il comprend la budgétisation pour un montant de euros du loyer des bureaux de VDAB. VDAB a décidé de ne pas facturer ce montant à l AMSEP. Nous recommandons néanmoins de le budgétiser, même s il s agit d un don. Le salaire des experts mis à disposition par la France, l Allemagne et la Turquie, ainsi que celui de la secrétaire exécutive belge ne sont pas inclus dans le budget de l AMSEP. Montant total des dépenses budgétisées pour Les dépenses budgétisées pour l année sont inférieures de euros à celles prévues en. Dépenses totales pour : euros (budget : euros) FR 5.2 Proposition de budget pour approbation de AG 4 / 9

5 VI. Revenus Nous avons constaté que : - de moins en moins de membres paient leurs cotisations. L exclusion de membres se poursuivra donc en ; - une contribution de VDAB avec la mention «Housing and hardware» a été prise en compte alors qu aucun budget correspondant n apparaissait dans la rubrique «Fonctionnement» des dépenses, d où la proposition de modification y relative. Revenus prévus en : euros (budget : euros) Déficit total pour Déficit budget : euros (budget : euros) Le déficit pour sera marqué par les tâches suivantes, qui permettront d améliorer la présence de l AMSEP en ligne : euros pour le développement du site Internet ; euros pour le poste d expert en communication à 100 %. A moyen terme (18-24 mois), d autres mesures devront être prises si les revenus n augmentent pas. Nous proposons d étudier d ores et déjà les pistes suivantes : - la diminution des frais fixes, notamment de personnel et /ou la revue des cahiers des charges (tel que recommandé dans le rapport d audit.04.13) de manière à déléguer aux membres une plus grande responsabilité pour l organisation de séminaires ou d autres activités ; - la facturation aux membres pour le recours à l assistance du personnel du SE pour l organisation de séminaires et d autres projets ; - la suppression du recours à des prestations externes ; - l ouverture des ateliers et autres séminaires entre experts au secteur privé et aux ONG. Le montant des frais de participation est encore à définir 1. 1 Cette option devra être présentée en détail au CA en. FR 5.2 Proposition de budget pour approbation de AG 5 / 9

6 I. BUDGET (en EUR) finalisé par le Comité exécutif à Rabat SEMINAIRES Dépenses Différence budget et Commentaires du trésorier sur le budget Séminaires régionaux (1 par région) avec une participation de EUR 12'500.- de l AMSEP Componsante interrégionale des séminaires: coûts des experts hors région / ONG /ONU Frais de voyages du secrétariat exécutif (SE) y compris les experts détachés par les membres au SE Activités de la région européenne (2 e séminaire) 87' ' ' ' séminaires à EUR 12' ' ' ' EUR par séminaire 40' ' ' ' ' ' ' Frais de voyages selon l'estimation du secrétariat exécutif Pas de 2e séminaire prévu en Réserve pour le congrès mondial de 2018 Séminaires en ligne (enregistrement et diffusion utlrérieure) Traductions en lien avec les séminaires 50' ' ' EUR 50'000 / an 14' ' ' ' ' ' ' ' Fonds de participation 40' ' ' ' Sous-total SEMINAIRES 276' ' ' ' COMMUNICATION Essai en pour les séminaires en ligne par l'expert en comm. Les coûts selon l'estimation du secrétariat exécutif Les séminaires en ligne devraient remplacer en partie le paiement des frais de voyage Publications, matériel de publicité Développement de ( Internet - Extranet - banque de données) Traductions en lien avec le site 10' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' proposé par Voxteneo: EUR 25' supérieur car développement du site impression (flyers + rapport) 5' ' ' Maintien du site Sous-total COMMUNICATION Nouvelle rubrique budgétaire dès 5' ' ' ' ' ' EU 360/mois selon contrat avec Voxteneo. FR 5.2 Proposition de budget pour approbation de AG 6 / 9

7 EXPERTISE Fonds de cooperation et Peer Review Frais de transport des experts détachés en lien avec le Fonds de coopération et le Peer review Traductions en lien avec les Fonds de cooperation et Peer Review Dépenses Différence budget et 70' ' ' Nouvelle rubrique budgétaire dès 4' ' ' Etudes et analyse de données 20' ' Traduction relative à l'étude annuelle 4' ' Commentaires du trésorier sur le budget EUR 80'000 pour Fonds de cooperation et Peer Review. EUR 24'000 trois ateliers de stratégie à long terme (y compris. Coût de Voyage et traduction du secrétariat exécutif) Frais de voyage du secrétariat exécutif (incl. experts détachés) aucune étude prévue en en raison de la situation financière aucune étude prévue en en raison de la situation financière Représentation de l'amsep et projets de coopération internationaux 8' ' ' Projets internationaux/ Partenariats 4' ' Dès : Rubrique fusionnée avec "Représentations " Peer Review (nouveau fonds) 25' ' Traductions en lien avec le fonds peer review 2' Dès : Rubrique fusionnée avec "Fonds de coopération" Dès : Rubrique fusionnée avec "Fonds de coopération" projet spécial CRADAT 12' ' projet spécial CRADAT Contribution ILO projet spécial CRADAT Contribution AASEP 13' ' Sous-total EXPERTISE 148' ' ' ' Project CRADAT seulement en FR 5.2 Proposition de budget pour approbation de AG 7 / 9

8 MANAGEMENT Comité d'administration et comité exécutif Dépenses Différence budget et 7' ' ' ' Commentaires du trésorier sur le budget Traduction pour CA / CE et AG 10' ' ' Expertises juridiques 4' ' ' ' Frais de voyage en lien avec CA / CE / AG dès 6' Sous-total MANAGEMENT 16' ' ' FRAIS DE FONCTIONNEMENT Frais de salaire 215' ' ' salaires Soutien financier des membres détachant un expert auprès du Sécrétariat exécutif Location des bureaux Matériel de bureau / poste / frais de téléphone IT (Hardware & Software) dès dès ' ' dès Frais de voyage du Secrétariat exécutif (n. c. experts détachés) Auparavant frais inclus dans les salaires du personnel du SE: en EUR 18'000 par expert AMSEP location de bureaux frais de téléphonie mobile Proximus et matériel fourni par VDAB : EUR 7500; Autre matériel, café, poste : EUR licence de logiciel (vdab, etc.) et remplacement de matériel informatique Traduction pour le sécretariat 2' ' Contrats de travail Perfectionnement prof. du sécretariat 3' ' EUR 1'000 par employé Housing and hardware 20' ' nouvelles rubriques: Location des bureaux et Matériel informatique Mandataires externes (KPMG +Megabyte) Frais de voyage du Secrétariat exécutif Exceptioneel 25' ' dès 27' Megabyte: 350 EUR/mois KPMG : EUR /h Les coûts sans lien avec séminaires/expertise Sous-total FRAIS DE FONCTIONNEMENT 268' ' ' TOTAL DES COUTS 735' ' ' FR 5.2 Proposition de budget pour approbation de AG 8 / 9

9 REVENUS Dépenses Différence budget et Cotisations des membres 455' ' ' Participation de nonmembres aux ateliers, Nouvelle rubrique budgétaire dès 2017 projets, etc. Frais de rappel Contributions Contribution pour les salaires Commentaires du trésorier sur le budget sans Ukraine, Espagne, Serbie, Grèce et membres qui devront quitter en y. c. Inde (nouveau membre) Contribution pour la location des bureaux 18' ' contribution de VDAB à la location des bureaux, chauffage, électricité Contribution du budget PPD de la région EU 16' Cette contribution PPD a été mise au déficit car ce montant fait déjà partie des économies de l'amsep Exceptioneel 46' Contribution ILO & AASEP 31' TOTAL REVENUS 489' ' TOTAL PERTES et PROFITS 246' ' LIQUIDITES ING Belgium SA: KBC Bank Brussel Schuman Belfius Bank NV BNP Paribas Fortis Schuman Belfius Bank NV (usd acc) EUR TOTAL DES LIQUIDITES (EUR) Provenance des liquidités au ' ' ' ' ' au ' Fonds PPD 22' Economies de l AMSEP 634' Berne, SECO-TC/WYR/BLY Oliver Schärli Trésorier FR 5.2 Proposition de budget pour approbation de AG 9 / 9