i_convention DE STAGE SKI 2008/2009

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1 i_convention DE STAGE SKI 2008/2009 1) Allez sur le site : 2) Cliquez sur «identification». Dans la fenêtre, entrez votre nom d utilisateur (login) puis votre mot de passe qui vous a été adressé par courrier puis cliquez sur OK. 3) La fenêtre suivante apparaît. Cliquez sur «convention de stage» afin de procéder à l établissement d une convention de stage. Note : Si vous avez sélectionné un stagiaire dont l attestation de stagiaire est périmée (déclaration d éducateur sportif stagiaire), l information vous sera systématiquement rappelée à chaque ouverture du site jusqu à la régularisation du stagiaire. Pôle national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme / TM I-CONV STAGE saison 2008/2009 1

2 4) Etape 1 choix des dates du stage : A ce stade, les informations nécessaires à l établissement d une convention de stage vont vous être demandées en 5 étapes distinctes. Renseignez l ensemble des rubriques (note : la date de début peut-être supérieure à la date du jour mais pas antérieure) puis cliquez sur Suivant 5) Etape 2 choix du conseiller. Les conseillers de stage agréés qui composent votre centre vous sont proposés. Vous en sélectionnez un puis cliquez sur Suivant Vous ne trouvez pas le nom d un de vos conseillers alors qu il est présent sur la liste de vos moniteurs. La date de fin du stage que vous avez définie à l étape 1 est supérieure à la date de validité de sa déclaration d éducateur sportif. Soit vous sélectionnez un autre conseiller, soit vous retournez à l étape 1 en cliquant sur Précédent et ajustez la date de fin de stage avec la date de fin de validité de déclaration du conseiller souhaité. 6) Etape 3 choix du stagiaire. A ce stade, si vous ne disposez pas de la copie du livret de formation ainsi que de l attestation de stage de votre stagiaire, il vous appartient de lui réclamer ces documents et de les archiver. Cependant, afin de ne pas retarder la procédure administrative, deux possibilités vous sont proposées. Soit vous tapez les premières lettres du nom de votre stagiaire dans la rubrique «Nom du stagiaire», vous cliquez sur Suivant, vous sélectionnez votre stagiaire parmi une liste restreinte de noms soit vous cliquez directement sur Liste Dans ce dernier cas, l ensemble des stagiaires gérés par CRASKI s affiche par ordre alphabétique. Vous sélectionnez le stagiaire recherché. Pôle national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme / TM I-CONV STAGE saison 2008/2009 2

3 Votre stagiaire est déclaré dans l un des départements gérés par CRASKI: Il apparait selon trois couleurs distinctes. Elles tiennent compte de la date de fin de validité du livret ou du crédit formation du stagiaire ainsi que de la date de fin de validité de l attestation de stagiaire (déclaration DDJS). Seuls les stagiaires dont les dates de validité sont compatibles avec les dates de stage que vous demandez à l étape 1 vous sont proposés sur fond blanc, disposition qui vous permet de continuer régulièrement la procédure. A défaut le stagiaire apparaît soit sur fond jaune soit sur fond rouge. a) Les stagiaires sur fond jaune ont une attestation de stagiaire dont la date de validité est périmée. Néanmoins ils peuvent être sélectionnés mais la durée de la convention sera automatiquement limitée à 15 jours et il ne devra pas être mis en situation pédagogique d encadrement. Durant ce laps de temps il vous appartient d aider le stagiaire dans ses démarches administratives de mise à jour (DDJS d origine de déclaration). Tout stagiaire non mis à jour au terme de la durée de la convention «basculera» automatiquement sur fond rouge b) Les stagiaires sur fond rouge ont un livret ou un crédit formation dont la date de validité est périmée ou un délai de conventions sur fond jaune dépassé. Vous ne pouvez pas le sélectionner et continuer la saisie sans retourner à l étape 1 pour modifier la date de fin du stage en tenant compte de la date de fin de validité du livret ou crédit formation de votre stagiaire. Votre stagiaire n est pas déclaré dans l un des départements gérés par CRASKI: vous disposez de son attestation de stagiaire. Vous cliquez sur «stagiaires hors fichier» dans le bandeau du menu. Vous renseignez l ensemble des rubriques qui vous sont proposées. Pour valider votre demande, cliquez sur Créer. Le nom du stagiaire sera ajouté à votre liste «liste des stagiaires en attente de validation» située en dessous du tableau «demande d enregistrement d un stagiaire». La validation du nom du stagiaire sera effectuée par la direction départementale de la jeunesse et des sports concernée après vérification de l attestation de stagiaire que vous lui aurez transmise par fax. Comme suite à la validation par la DDJS, le nom de votre stagiaire disparaitra de votre liste des stagiaires en attente de validation et apparaîtra sur fond blanc dans la liste des stagiaires proposés sur le site internet. Vous pourrez éditer la convention selon la procédure décrite à l étape 1. Pôle national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme / TM I-CONV STAGE saison 2008/2009 3

4 7) Etape 4 Validation. La convention de stage vous est proposée en tenant compte des informations données lors des étapes précédentes. MISE EN GARDE : vérifiez attentivement les informations que vous avez saisies. Dès que vous aurez cliqué sur Enregistrer il ne vous sera plus possible de modifier les termes de la convention sans avoir à faire appel à la DDJS concernée. Pour confirmer votre demande, cliquez sur Enregistrer 8) Etape 5 Enregistrement. Le numéro d enregistrement de la convention de stage vous est indiqué. Pour éditer la convention, cliquez sur Impression 9) IMPORTANT : Le formulaire officiel de convention de stage que vous avez en affichage reporte le numéro d enregistrement en lieu et place du visa du directeur régional de la Jeunesse et des Sports. Ce formulaire doit être impérativement imprimé par vos soins puis signé par le directeur du centre, le conseiller de stage et le stagiaire. Toute signature manquante entraîne la nullité du document qui pourra être invalidé. Un exemplaire sera remis à chacun des signataires. Le stagiaire devra être systématiquement porteur d un exemplaire qui lui sera demandé en cas de contrôle. Enfin, vous n avez pas à transmettre une copie de ce document auprès de la direction départementale de la Jeunesse et des Sports du lieu d implantation de votre centre. Cependant, l exemplaire du directeur du centre sera archivé et devra être produit lors des contrôles. Tout manquement pourra entraîner le retrait de l agrément en cours de saison ou un non renouvellement de l agrément pour l année suivante. Pôle national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme / TM I-CONV STAGE saison 2008/2009 4

5 10) La rubrique «liste des conventions» dans le bandeau du menu vous permet de visualiser l ensemble des conventions de stage que vous avez enregistrées. Ce document dresse la liste de toutes les conventions de stage enregistrées au sein du centre, au cours de la saison en cours ou des saisons précédentes, en sélectionnant au préalable celle désirée. Ligne par ligne, trois icônes précèdent le numéro de la convention (colonne «Ref») : a) L icône imprimante : permet d imprimer ou de réimprimer la convention de stage b) L icône cachet : permet de générer l attestation de stage correspondant à la convention de stage qui lui est dédiée. Après avoir cliqué sur ce dernier la fenêtre suivante apparaît. Vous renseignez le nombre de jours exact que vous souhaitez voir validés puis vous cliquez sur Créer. La fenêtre suivante apparaît reprenant la majorité des informations contenues dans la convention de stage. Vous renseignez les rubriques complémentaires telles que «rapport du conseiller» de stage ainsi que la partie réservée à la signature du directeur du centre d enseignement agréé puis vous imprimez le document. Ce dernier accompagné de la convention de stage sera adressé à la DDJS concernée pour validation. Pôle national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme / TM I-CONV STAGE saison 2008/2009 5

6 b.1) Lorsque l icône cachet est absent, cela signifie qu il ne s est pas encore écoulé au minimum 6 jours depuis le début du stage (Rappel : durée d une convention, mini 6 jours et maxi le 30/11 de l année) b.2) Lorsque le manche l icône cachet passe du rouge au vert : Une fois l attestation de stage validée par la DDJS concernée, la poignée de couleur rouge de l icône passera à la couleur verte. Cela vous indique que l attestation de stagiaire, qui a été adressée à la DDJS accompagnée de la convention de stage dûment signée par toutes les parties, a été validée. Cette validation rend l icône inactif. Si vous souhaitez modifier les termes de l attestation, il vous appartient de contacter votre administrateur départemental. c) L icône parchemin : permet le suivi individualisé de la formation des stagiaires. Lorsque vous cliquez dessus vous accédez à la fenêtre suivante : Vous renseignez intégralement les champs du tableau sous «Création» en sélectionnant les modules présentés par le stagiaire. Dès lors que vous avez finalisé votre saisie vous cliquez sur Enregistrer. Les informations s affichent sous la forme d une ligne permettant de visualiser le suivi individualisé du stagiaire. Dans la colonne «Résultat» une coche verte ( ) signifie réussite et une croix rouge (X) échec. ERREUR DE SAISIE? : Modification ou suppression? A) Modification : Vous avez fait une erreur de saisie et vous souhaitez modifier vos données. Vous cliquez sur le deuxième icône (feuille + crayon) de la ligne concernée. Vous accédez à la fenêtre suivante : B) Vous renseignez à nouveau intégralement le tableau «Création» en sélectionnant les modules présentés. Dès lors que vous avez finalisé votre saisie vous cliquez sur Modifier. Les nouvelles informations s affichent dans la ligne permettant de visualiser le suivi individualisé du stagiaire. Note : seules les créations générées par l école peuvent être modifiées par elle (l icône dans l espace dédié demeure disponible) Pôle national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme / TM I-CONV STAGE saison 2008/2009 6

7 C) Suppression : Vous avez fait une erreur de saisie et vous souhaitez supprimer vos données. Vous cliquez sur le premier icône (poubelle) de la ligne concernée. Vous accédez à la fenêtre suivante Pour confirmer la suppression des données, cliquez sur OK. La ligne dédiée est supprimée du suivi individualisé. Pour abandonner la suppression cliquer sur Annuler. Note : seules les créations générées par l école peuvent être supprimées par elle (l icône dans l espace dédié demeure disponible) IMPORTANT : IL VOUS APPARTIENT DE TENIR A JOUR LE SUIVI INDIVIDUALISE DE VOS STAGIAIRES. LES INFORMATIONS SONT DIRECTEMENT ET AUTOMATI- -QUEMENT INSEREES DANS LE TABLEAU RUBRIQUE «SUIVI DES STAGIAIRES» QUI SERA UTILISE LORS DE L ETUDE DE LA DEMANDE D AGREMENT PAR LA COMMISSION REGIONALE D AGREMENT. Pôle national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme / TM I-CONV STAGE saison 2008/2009 7

8 11) La rubrique «liste des moniteurs» dans le bandeau du menu vous permet de visualiser l ensemble des moniteurs de votre centre que vous avez indiqué dans votre dossier de demande d agrément, soit en alpin soit en ski nordique de fond. Pour afficher la liste correspondante cliquez sur Liste L affichage de la liste des moniteurs qui constituent le centre montre selon le cas : a) des noms de moniteurs sur fond blanc : ils sont à jour de leur obligation de déclaration b) des noms de moniteurs sur fond orange : ils n étaient pas à jour de leurs obligations de déclaration au 01/12 de l année, date de début de la période d agrément. c) des noms de moniteurs sur fond vert : ils n ont pas été validés soit par la DDJS de votre lieu de résidence. Soit vous n avez pas adressé la copie de la déclaration de votre moniteur auprès de la DDJS concernée par la validation, soit la DDJS n a pas pu valider votre demande, le moniteur n étant pas à jour de ses obligations de déclaration. d) des noms de moniteurs sur fond rouge : ils étaient à jour de leurs obligations de déclaration (au moins jusqu au 01/12 de l année, date de début de la période d agrément). A ce jour, la date de validité de leur carte professionnelle est expirée. Ils doivent procéder à la mise à jour de leurs documents. Note : Tout moniteur apparaissant sur fond orange ou rouge n est pas à jour de ses obligations de déclaration. En conséquence, il n est pas autorisé à enseigner contre rémunération sous peine de lourdes sanctions pénales. Des contrôles auront lieu sur les pistes cet hiver. Il vous est possible de continuer à ajouter et/ou créer des moniteurs sur votre liste en période d agrément. Ils ne seront retenus par défaut qu en renfort, ne pourront pas être conseillers de stage et ne modifieront pas les conditions d agrément en cours. Pour ajouter et/ou créer des moniteurs, se reporter au document i-craski. 12) La rubrique «Suivi des stagiaires» est une pièce importante du dossier de demande d agrément. Sélectionnez puis cliquez sur Ski alpin ou ski de fond selon votre choix en fonction de la saison : Pôle national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme / TM I-CONV STAGE saison 2008/2009 8

9 La fenêtre suivante s ouvre Ce document se complète automatiquement en fonction des informations individuelles que vous aurez renseignées pour chaque stagiaire que vous aurez sous convention de stage au cours de la saison. Il dresse un état «bilan» chiffré de l accueil des stagiaires au sein de votre structure agréée et des modules de formations qu ils ont présentés. Il fait partie intégrante du dossier de demande d agrément. Pôle national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme / TM I-CONV STAGE saison 2008/2009 9