CONTRAT DE SYNDIC GESTION COMPLETE

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1 CONTRAT DE SYNDIC GESTION COMPLETE ENTRE LES SOUSSIGNES : LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES de l'immeuble sis : représenté par, en sa qualité de Président(e) de Séance par décision prise en Assemblée Générale en date du.. d'une part, Et la SARL JPM IMMOBILIERE, représentée par son gérant Monsieur Jean Pierre MOURIES, sise à Champigny s/marne 9 rue Guittard BP 240, au capital social de Euros; titulaire de la carte professionnelle N délivrée par la Préfecture du Val de Marne en date du 29/03/2006, bénéficiant d'une garantie financière de accordée par la GALIAN 89 rue La Boétie PARIS, et d'une assurance RCP accordée par ALLIANZ - Police N Il est convenu et arrêté ce qui suit : d'autre part, Conformément à la loi du 10 Juillet 1965, au décret du 17 Mars 1967, en application de l'arrêté ministériel N / P du 27 Décembre 1979 et du communiqué d'agrément au Bulletin Officiel du 24 Septembre 1980, nous vous proposons de prendre votre ensemble immobilier aux clauses et conditions ci-après énumérées. DUREE Le présent mandat qui nous est conféré est fixé pour une durée moyenne de 18 mois selon dispositions arrêtées en Assemblée Générale. Son renouvellement interviendra lors de l'assemblée Générale Ordinaire devant statuer sur les comptes de l'exercice précédent ou à défaut, de majorité requise, lors de l'assemblée Générale qui se tiendra en 2 ème lecture. PRESTATIONS ET REMUNERATIONS Le syndic réalisera les prestations définies ci-dessous qui donneront lieu aux rémunérations indiquées ci-après : 1

2 PRESTATIONS imposé par l'avis Imputable facturable V = Vacation National de la copropriétaire R = Réel ENTRETIEN ET MAINTENANCE Visite de la copropriété en présence du conseil syndical pendant les heures ouvrables Hors heures ouvrables V Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l'échéancier dans le cadre du budget prévisionnel Gestion des diagnostics/dossiers obligatoires Appels d'offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d'une pluralité de devis ou de l'établissement d'un descriptif soumis à l'évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l'art. 45 du décret n du 17-mars-67 Gestion des travaux d'entretien et de maintenance CARNET D'ENTRETIEN (ETABLISSEMENT, MISE A JOUR) Pour les informations mentionnées aux art. 3 et 4 du décret n du 30/05/2001 Etendu à l'initiative du syndicat des F copropriétaires CONSEIL SYNDICAL - OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES Réception du président du conseil syndical ou des conseillers à leur demande Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou docu- ments se rapportant à la gestion du syndicat Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire ARCHIVES DU SYNDICAT Détention, conservation des archives "non dormantes" Gestion des archives "dormantes" Délivrance de copies à la demande et/ou pour F le compte d'un coprpriétaire Transmission des archives au syndic successeur Elaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur 2

3 PRESTATIONS imposé par l'avis Imputable facturable V = Vacation National de la copropriétaire R = Réel CONTENTIEUX Recouvrement des impayés : Relance simple Frais pour chèque ou prélèvement impayé R + F Mise en demeure R Remise du dossier à l'huissier F Remise du dossier à l'avocat F Inscription d'hypothèque F Négociation et signature d'une convention de règlement, conciliation et commission de F surendettement Constitution de dossier pour saisie immobilière F Signature de main levée d'hypothèque F Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat Suivi de procédure V Procédures : Actions en justice F Suivi des dossiers F MUTATION DE LOTS Etablissement de l'état daté F Opposition sur vendeur F Délivrance du carnet d'entretien F Délivrance des copies des diagnostics réalisés sur les parties communes Communication des informations nécessaires à l'établissement des diagnostics Actualisation de l'état daté FONCTIONNEMENT DU CONSEIL SYNDICAL Elaboration à la demande du conseil syndical des règles relatives à sa composition, à son organisation et à son fonctionnement, et les faire adopter ensuite par l'assemblée générale Assurer la publicité au fichier immobilier des R + V décisions prises TRAVAUX HORS BUDGET VOTES EN ASSEMBLEE GENERALE Suivi administratif et comptable : Obtention de l'avis du conseil syndical, en cas d'exécution de travaux urgents, pour obtenir le % versement d'une provision ne pouvant excéder le tiers du montant du devis estimatif Recensement et mise en concurrence des prestataires : maître d'œuvre, coordonnateur % SPS, D.O., contrôle technique, etc. 3

4 PRESTATIONS imposé par l'avis Imputable facturable V = Vacation National de la copropriétaire R = Réel Organisation des interactions entre prestataires intellectuels pendant les études techniques : CCTP, assurances, sécurité, etc. Appels d'offres, étude des devis et mise en concurrence pour les travaux hors budget Négociation et passation des marchés % Signature des autorisations d'urbanisme : permis de construire, déclaration de travaux, % etc. Obtention des déclarations d'ouverture de chantier, participation à l'élaboration des documents obligatoires (D.O., S.P.S., etc) % Participation aux réunions de chantier V Réception des ouvrages, signature des P.V., V levée des réserves D.O., coordonnateur, etc. Obtention sans réserve des dossiers de fin de % chantier Vérification des factures % Règlement et répartition des factures % Approbation du compte travaux et compte rendu de la délégation du choix des presta- % taires Suivi financier comprenant : Emprunt, subventions : ANAH, OPAH, etc. F Mandataire commun en cas de sub. Publiques % Appels de fonds sur travaux % COMPTABILITE GENERALE DE LA COPROPRIETE Compte du cabinet en cas de dispense Compte de prévoyance : placement des fonds, affectation des intérêts, garantie financière % apportée par le syndic Constitution de provisions spéciales : placement des fonds, affectation des intérêts, % garantie financière apportée par le syndic Etablissement du compte de gestion générale et des annexes conformément au décret n du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur Etablissement du budget prévisionnel en collaboration avec la conseil syndical En cas de changement de syndic, reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non F approuvé et/ou non réparti 4

5 PRESTATIONS imposé par l'avis Imputable facturable V = Vacation National de la copropriétaire R = Réel Remise au syndic successeur, de l'état financier, de la totalité des fonds, de l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat COMPTE COPROPRIETAIRE Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires Tenue des comptes des copropriétaires Appel des provisions sur budget prévisionnel Imputations des consommations individuelles d'eau lorsque les compteurs d'eau si relevé par un prestataire sur support magnétique Gestion des consommations, forfaits et régula- risations sur compteurs Aide aux déclarations fiscales Indication de la TVA (à la demande d'un ou plusieurs copropriétaires) Travaux à la demande d'un copropriétaire V COMPTE FOURNISSEUR FACTURES Vérification et paiement des factures Attestation T.V.A. 5,5% ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE Elaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre et des projets de résolutions (hors frais de recommandes) Travaux préparatoires au vote d'une résolution qui n'a pas recueilli un vote favorable et a nécessité des travaux de recherche, études et analyses (cession de parties communes, etc.) Notification de la convocation par remise contre émargement (gardien, conseillers syndicaux) TENUE DE L'ASSEMBLEE GENERALE Pendant les heures ouvrables (du lundi au vendredi de 9H00 à 12H00 et de 14H00 à 18H00) Etablissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs Tenue du registre des procès verbaux Rédaction du procès verbal Envoi et notification du procès verbal (hors frais de recommandés) Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatifs dans les conditions prévues à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet

6 PRESTATIONS imposé par l'avis Imputable facturable V = Vacation National de la copropriétaire R = Réel Présence du syndic ou de son représentant suivant les horaires définis dans le contrat Présence exceptionnelle d'un collaborateur Affichage dans les parties communes de la copropriété d'un procès verbal abrégé mention- nant les résolutions relatives à l'entretien de la copropriété et aux travaux Assemblée générale supplémentaire F CONSEIL SYNDICAL PRECEDENT L'ASSEMBLEE GENERALE Pendant les heures ouvrables (du lundi au vendredi de 9H00 à 12H00,de 14H00 à 18h00) Etablissement de l'ordre du jour Présence du syndic ou de son représentant suivant les horaires définis dans le contrat Présence exceptionnelle d'un collaborateur Rédaction du compte rendu à la demande du conseil syndical et envoi REUNION SUPPLEMENTAIRE DU CONSEIL SYNDICAL Pendant les heures ouvrables (du lundi au Vendredi de 9H00 à 12H00 et de 14H00 à 18H00) Présence du syndic ou de son représentant Présence exceptionnelle d'un collaborateur ASSURANCE Souscription des polices d'assurance au nom du syndicat Déclaration de sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes Déclaration de sinistres concernant les parties communes et/ ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties privatives Participations aux expertises Gestion des travaux Gestion et suivi des dossiers sinistres Règlement des indemnités aux bénéficiaires GESTION DU PERSONNEL Recherche et entretien préalable (hors coût de publication des annonces) Etablissement du contrat de travail et, le cas Echéant, de ses avenants Paiement des salaires, primes, indemnité, etc. 6

7 PRESTATIONS imposé par l'avis Imputable facturable V = Vacation National de la copropriétaire R = Réel Tenue du livre des salaires et édition des bulletin de paie Déclarations et paiements aux organismes fiscaux et sociaux Attestations et déclarations obligatoires Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité Mise en place du DUERSST et mise à jour Gestion de la formation du personnel Gestion de la prévoyance Préparation du dossier retraite Inspection du travail Contrôle URSSAF Licenciement Contentieux social AUTRES MISSIONS Représentation du syndicat aux assemblées d'une structure particulière (syndicats secon- V daires, unions de syndicats, ASL, etc) Publication des modifications du règlement de R + V copropriété au fichier immobilier Notification des travaux nécessitant l'accès aux parties privatives Actes d'acquisition de parties communes Location de parties communes % Constitution de syndicats secondaires R + V Scission de syndicat R + V Union de syndicats R + V Etudes particulières pour le syndicat des copro- priétaires sur le plan fiscal, juridique ou social Adaptation du règlement de copropriété R + V Gestion des urgences sur site (déplacements, mise en œuvre des mesures conservatoires) Consultation et renseignements aux locataires V et aux associations de locataires 7

8 REMUNERATIONS. HT PAR LOT PRINCIPAL ET PAR AN SOIT.. TTC SOIT POUR LOTS.. H.T. SOIT.. T.T.C. Les fonds du syndicat de copropriétaires sont versés sur un compte ouvert au nom du syndicat, les charges et les produits éventuels provenant de la gestion ou du fonctionnement de ce compte sont à la charge et/ou au bénéfice du syndicat des copropriétaires. Le syndicat des copropriétaires aura la possibilité de soumettre au vote de l assemblée générale l organisme détenteurs du compte de banque. Si cette banque est différente de celle du syndic, en plus des frais de banque, il conviendra de prévoir également les frais de mise en place du système de transmission des données et ce à la charge du syndicat REMUNERATION A LA VACATION POUR LES PRESTATIONS VARIABLES La vacation couvre le temps passé pour la prestation ainsi que la durée du trajet (départ/retour du cabinet) Pendant les heures ouvrables soit du lundi au vendredi de 9H00 à 12H00 et de 14H00 à 18H00 H.T. T.V.A. T.T.C. Le syndic ou son préposé 62,00 12,40 74,40 Assistant du syndic 55,00 11,00 66,00 Personnel nécessaire à la tenue de l'a.g. 36,00 7,20 43,20 En dehors des heures ouvrables de 18H00 à 23H00 H.T. T.V.A. T.T.C. Le syndic ou son préposé 90,00 18,00 108,00 Assistant du syndic 62,00 12,40 74,40 Personnel nécessaire à la tenue de l'a.g. 45,00 9,00 54,00 Après 23H00 H.T. T.V.A. T.T.C. Le syndic ou son préposé 108,00 21,60 129,60 Assistant du syndic 82,00 16,40 98,40 Personnel nécessaire à la tenue de l'a.g. 55,00 11,00 66,00 8

9 REMUNERATION AU FORFAIT POUR LES PRESTATIONS VARIABLES NON INCLUSES DANS LE FORFAIT ANNUEL H.T. T.V.A. T.T.C. Mise en demeure Facture avocat Remise du dossier à l'huissier 62,00 12,40 74,40 Remise du dossier à l'avocat 103,00 20,60 123,60 Inscription d'hypothèque 93,00 18,60 111,60 Négociation et signature d'une convention de règlement 83,00 16,60 99,60 Constitution de dossier pour saisie immobilière 160,00 32,00 192,00 Signature de main levée d'hypothèque 83,00 16,60 99,60 Vacation horaire pour suivi de procédure 72,00 14,40 86,40 Chèque ou prélèvement impayé 11,00 2,20 13,20 Etablissement du pré état daté 100,00 20,00 120,00 Etablissement de l'état daté 310,00 62,00 372,00 Opposition sur vendeur 103,00 20,60 123,60 Exploitation des comteurs d'eau 3,50 0,70 4,20 Exploitation des compteurs de calories 4,50 0,90 5,40 Duplicata de documents (minimum de perception) 11,00 2,20 13,20 Au dela frais de photocopie 0,15 0,03 0,18 Duplicata du règlement de copropriété 125,00 25,00 150,00 Diffusion du carnet d'entretien 21,00 4,20 25,20 Ouverture dossier pour demande de subvention (lot) 21,00 4,20 25,20 Ouverture dossier pour demande de prêt (lot) 11,00 2,20 13,20 Assemblée générale supplémentaire (lot) 8,00 1,60 9,60 Si obligation de reprise de la comptabilité de l'ancien Syndic (lot) 31,00 6,20 37,20 Avec un minimum de perception de 1 240,00 248, ,00 REMUNERATION AU POURCENTAGE POUR LES PRESTATIONS VARIABLES TRAVAUX Le syndic aura droit sur le montant des travaux H.T. à une rémunération définie en Assemblée Générale en % H.T. sur les montants appelés comprenant la gestion comptable et administrative et la gestion financière du compte travaux. Cette dernière sera dégressive en fonction des montants votés et appelés. GESTION DES OPERATIONS FINANCIERES Le syndic aura droit à une rémunération annuelle de 1% H.T. du montant des fonds placés comprenant le placement des fonds, affectation des intérêts et garantie financière apportée par le syndic. Les honoraires ci-dessus s'entendent valeur au 1 er Janvier 2015 et varieront chaque année, à même date, selon l'indice INSEE ou selon décision en Assemblée Générale. L Assemblée Générale autorise le Syndic à percevoir les honoraires de suivi d expertise dans le cadre des sinistres déclarés lorsque ceux-ci sont couverts par la compagnie d assurance. 9

10 Les honoraires, sauf prestations intéressant un copropriétaire, sont à répartir entre tous les copropriétaires, en charges communes générales ou en fonction du Règlement de Copropriété de l'ensemble immobilier et des textes en vigueur. Il est à noter qu un extranet est mis à disposition des copropriétaires à compter du 1 er Janvier 2015 conformément à la Loi du 24 mars Toute prestation complémentaire à la gestion courante de la Résidence devra faire l'objet d'un accord du conseil syndical. L'ensemble des prix et conditions ci-dessus mentionnés T.T.C. est calculé sur le taux de T.V.A. actuel de 20,00 %. Le présent contrat ne pourra être résilié pendant sa période de validité par le Syndicat que pour motif grave et légitime porté à la connaissance du syndic et de l'assemblée qui devra alors statuer à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 Juillet Le syndic pourra, pendant cette même période, mettre fin à ses fonctions, à condition d'en prévenir par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 3 mois à l'avance, en indiquant les raisons fondées et graves de sa démission, le Président du Conseil Syndical ou à défaut chaque copropriétaire. Fait à Champigny sur Marne LE SYNDIC Mention manuscrite "Lu et approuvé" Le. POUR LE SYNDICAT Mention manuscrite "Lu et approuvé" 10