Appel à Projets : JoomlaDay 2016

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1 Appel à Projets : JoomlaDay 2016 Vous désirez organiser un JoomlaDay, car vous pensez que votre ville ou votre région serait l'endroit idéal pour réunir la communauté francophone autour de cet évènement majeur. Bravo, et si vous avez ce document sous les yeux, c'est que vous déjà pris la bonne décision de participer avec l'afuj à son organisation et faire connaître la dynamique de votre territoire! Il va vous falloir présenter au Conseil d administration de l AFUJ un dossier pour proposer votre candidature. Ce dossier comprendra plusieurs volets, car un JoomlaDay c'est en effet beaucoup de paramètres : le lieu et les locaux ; la restauration et l hébergement ; l accessibilité, voiture, avions, trains, et piétons ; les dates possibles ; la communication locale ; le sponsoring local et la présence d un libraire ; les éléments financiers. Pour vous aider à construire votre dossier, ce document va vous présenter les différents chapitres, incontournables pour la préparation et la présentation de votre dossier. Table des matières : APPEL à PROJET pour 2016 La charte du JoomlaDay Éléments à prendre en compte pour l organisation Le samedi : Le dimanche A/ Le lieu Configuration et desserte Wifi et électricité Restauration L'hébergement Le calendrier L équipe d organisation B/ La communication locale L affiche de l événement Le dossier de presse Les supports médias

2 C/ Éléments financiers Les recettes Les dépenses 2/ Planning de mise en oeuvre La charte du JoomlaDay Un JoomlaDay est un évènement ouvert à tous et seules les recettes dégagées devraient être nécessaires pour couvrir les coûts. Les journées JoomlaDay ne doivent pas servir à lever des fonds comme pour une entreprise commerciale à but lucratif. Le but d'un JoomlaDay est de fournir une occasion pour les utilisateurs de Joomla! de se rencontrer et d'apprendre ensemble. Éléments à prendre en compte pour l organisation Le JoomlaDay se déroule sur 2 jours, sur un week end. Le samedi est généralement réservé aux membres de l AFUJ et le dimanche ouvert à tous. Sur la journée du dimanche, il faut compter entre 200 et 350 personnes (membres de l organisation compris) présentes sur l une ou/et l autre des journées, la journée du samedi pouvant potentiellement atteindre ces chiffres. L organisation des journées, le programme des conférences et les ateliers sont de la responsabilité de l AFUJ et comprennent au minimum : Le samedi : Entre 4 et 5 salles pour les ateliers du matin (10h 12h) et de l après midi (14h 16h). Elles seront de tailles différentes, mais il est impératif qu elles soient différenciées et d une capacité de 25 à 40 personnes. Elles ont toutes besoin d un vidéoprojecteur et d un écran. Une initiation «grand débutant», sur deux jours dans une salle avec blocs électriques permettant le branchement de 20 personnes munies de leur ordinateur portable. Les participants seront dans la même salle durant toute la journée; une seule connexion Internet étant à prévoir pour les intervenants. En fin d après midi du samedi, il faut prévoir l assemblée générale de l AFUJ, salle de plénière (environ 300 personnes). Compte tenu du grand nombre de personnes, la salle plénière devra idéalement être équipée d une estrade, un (ou des) micro(s), un vidéoprojecteur et un écran. Prévoir un espace pour l apéritif convivial de fin d Assemblée Générale (exemple esplanade s il fait beau, hall déambulatoire). L apéritif sera aux frais de l AFUJ, mais sa préparation sera assurée par l équipe locale.

3 Le soir un repas associatif (payé par chaque participant) doit être prévu soit dans un restaurant à choisir dans votre ville, soit dans une salle permettant l échange entre les participants. Attention, dans le cadre de la seconde solution, prévoir le traiteur, le service, les ustensiles, etc. Un espace pouvant accueillir des stands serait un plus sachant qu il en faudra au moins un obligatoirement pour le libraire (environ 10m²). L idéal est que cet espace soit central, desservant les différentes salles. Un bar et pour les «repas», un lieu de distribution et des tables pour manger. Un espace extérieur peut être une solution mais attention à la météo. Le dimanche Des conférences en salles de tailles variables (par exemple une de 25, une ou deux de 80, une ou deux de 100 et une de 300 personnes (plénière). Elles ont toutes besoin d un vidéo projecteur, d un écran, les plus grandes (dès 80 personnes) d une sono et d une estrade. N oubliez pas la salle de personnes pour l initiation débutant (voir le samedi). Un espace pouvant accueillir des stands serait un plus sachant qu il en faudra au moins un obligatoirement pour le libraire (environ 10m²). Idem que pour le samedi. Un bar et pour les «repas», un lieu de distribution et des tables pour manger. Un espace extérieur peut être une solution mais attention à la météo. A/ Le lieu Configuration et desserte L évènement doit être concentré sur un même bâtiment, voire 2 très proches, le temps de transfert entre deux conférences ne devant pas être trop contraignant (moins de 2 min de marche), les pauses prévues entre les conférences étant d un quart d heure environ (sortie des conférence, discussions, déplacement). Il doit être impérativement accessible aux personnes à mobilité réduite. Le lieu doit être accessible en transport en commun urbain ou interurbain, en voiture avec des parkings très proche. Des solutions de navettes peuvent être mises en place pour pallier les manques de l un ou l autre point. Nous avons depuis plusieurs années utilisé des campus universitaires, solution simple permettant d avoir des dessertes de transport en commun, des parkings et des locaux

4 suffisants pour l évènement. Pensez à demander aux universités, facultés, iut, grandes écoles de votre ville, ils ont très souvent une offre de location de locaux à tarifs très avantageux. WiFi et électricité Le lieu doit permettre des accès WiFi dans toutes les salles. Le nombre de connexions possibles sur l ensemble du site ne pouvant pas être inférieur à 25 (intervenants et organisation). Les branchements électriques doivent aussi être suffisants et sécurisés pour les différents ordinateurs, video projecteurs, etc., qui seront branchés simultanément. Restauration Par expérience, nous savons que le public présent est essentiellement composé d'informaticiens qui viennent surtout pour se nourrir d'information. La restauration des repas de mi journée sera sous forme de lunch box ou self service. Un «bar» délivrant des cafés et autres boissons, des viennoiseries, est un élément de convivialité important, pour les temps de changement de lieu et les incontournables échanges informels. Attention tout de même à tenir compte des différentes populations si vous tenez à passer par un traiteur et/ou un restaurant : vos visiteurs peuvent être végétariens, avoir des interdits alimentaires, alergiques,, etc. Dans la mesure du possible, évitez les restaurations universitaire qui ne sont pas réputées pour leur gastronomie (rapellez vous vos années d étudiants). L'hébergement Dans la mesure où la manifestation se fait sur deux jours, une partie des participants aura besoin de se loger. Il doit donc y avoir obligatoirement des solutions d hébergement du type hôtel, mais aussi mobil home ou auberge de jeunesse, voir internat. Cependant, vérifier les conditions de circulations entre lieu d hébergement et lieu de congrès. L AFUJ vous sollicitera pour loger une quinzaine d intervenants et les membres du CA en charge de l organisation (même s ils paient leurs nuits) dans des hôtels de type Ibis ou Best Western Union (2 ou 3 étoiles, WiFi obligatoires). Si vous avez la possibilité de négocier les prix des chambres très en amont, ce sera pour le bien de tous. Le calendrier

5 Il vous faut trouver un lieu aussi en fonction des disponibilités de dates. L AFUJ a toujours pris le parti de faire cette rencontre sur un week end en tenant compte des périodes de congés scolaires. Si vous devez faire une proposition en dehors de ces critères, merci de préciser si une alternative est envisageable dans le respect des critères. Il y a un impératif : l assemblée générale doit être faite avant le 30 juin, conformément au statut de l association. L équipe d organisation Il vous faudra nous faire une présentation rapide des membres de l équipe d organisation, leurs fonctions, leurs compétences ; Il vous faudra aussi prévoir une équipe plus étoffée pour le temps de la manifestation, notamment sur les postes suivants : accueil, repas, vestiaires, information. B/ La communication locale La stratégie de communication reste sous la responsabilité de l AFUJ mais la participation des organisateurs locaux est vivement souhaitée. L affiche de l évènement Elle comporte une photo qui doit mettre en avant votre ville, ou territoire, prévoyez donc les possibilités de clichés de très haute qualité pour les impressions. Le dossier de presse C est un élément important que nous transmettons à tous les sponsors connus ou nouveaux. Il est à la charge de l AFUJ, mais il comprend une partie présentation des atouts de la ville «hôte». Il vous faudra donc prévoir du rédactionnel pour vendre votre territoire. Les supports médias La couverture médiatique est essentielle pour la réussite de votre JoomlaDay. Dès le montage du dossier, il vous faut nous aider à préparer la communication, par exemple : En amont de l'évènement par tous les supports existants, presses locales (en fonction de vos contacts), mais aussi, pour la partie grand public prévoir un contact vers les MJC, écoles ingénieurs, collèges, lycées et autres ateliers informatiques. Pendant l'évènement, il est possible d avoir les organes de presse pour couvrir l'évènement (radio, télévision locale), et les institutionnels s ils participent financièrement.

6 Par un travail d interviews des intervenants et des participants. Mais ATTENTION, ce travail est un gros boulot, sur la journée et pour l exploitation et la mise en ligne. Il ne peut être bénévole, les délais sont trop aléatoires et forcement long. À ne prévoir que si vous pouvez contacter une école ou une faculté de communication ou de journalisme qui se chargera, dans le cadre d un projet pour leurs étudiants, de faire la préparation des interviews, les prises de vues et de son, et les montages. Si vous avez un contact de ce type, l AFUJ pourra vous fournir le cahier des charges correspondant aux prestations attendues. C/ Éléments financiers Si l ensemble du budget reste sous la responsabilité de l AFUJ et de son trésorier, il n en reste pas moins que vous devez présenter un certain nombre d informations pouvant permettre à l AFUJ de l établir. Le budget devant être impérativement équilibré, les éléments financiers vous concernant (lieu de congrès, coût des hébergements) seront un élément déterminant dans le choix du dossier final. Les recettes Elles se composent des participations des inscrits, des recettes de sponsoring, des aides institutionnelles. Pour les inscriptions, le montant sera déterminé par le CA de l AFUJ, en fonction des coûts engendrés par l'évènement. Le tarif non membre ne devant pas excéder 30 euros par personne. En ce qui concerne les repas, que ce soit ceux de midi ou celui du samedi soir, l inscription est obligatoire mais le prix demandé ne doit pas engendrer de bénéfice pour l association. Suite aux nombreux JoomlaDay que nous organisons, nous avons établis qu un tarif de repas pour une lunch box (tout compris) d environ / personne est idéal. Le tarif du repas du soir doit être d environ (boissons non comprises). Le sponsoring est une ressource très importante. Il s agit des professionnels qui de près ou de loin ont un lien avec Joomla! et qui souhaitent prendre des espaces publicitaires ou installer un stand vitrine. Un contrat de sponsoring est alors signé entre l association AFUJ et le professionnel. Nous engageons les équipes organisatrices à trouver des entreprises locales désirant se faire connaître et/ou avoir une visibilité ce jour là. Pour les partenaires institutionnels, mairie, département, région ou autre structure qui souhaiterait nous soutenir. Cela peut se manifester par le versement d une subvention ou la mise à disposition gracieuse de locaux, matériels, personnels ou autres. Même si avoir des contacts type institutionnels serait un plus dans votre dossier de candidature, ces éléments

7 ne représentent pas un poids décisif dans le choix du lieu de l'évènement. Les demandes de subvention sont à prévoir très rapidement, car elles se font avant les votes de budgets (généralement au début de l année civile) par les collectivités territoriales. Les dépenses Elles comprennent : les frais de location du lieu de congrès les frais de matériels supplémentaires les frais de transports et d hébergement de certains intervenants dans les conditions définies par le CA (AFUJ) les frais de communication (AFUJ) les divers frais administratifs d organisation (AFUJ) les frais de repas commandés par les inscrits augmentés des repas des intervenants et d un certains nombre pour les acteurs de l organisation N hésitez pas à vous mettre en relation avec le trésorier de l AFUJ ( tresorier@joomla.fr ) qui gère ces éléments pour de plus amples précisions et vous aider à boucler votre proposition. 2/ Planning de mise en oeuvre L AFUJ lance ce jour, le 28 Septembre 2016, son appel à candidature par les réseaux sociaux, le forum, et une newsletter aux adhérents. La sélection du dossier par l AFUJ doit être faite avant la fin du mois de Novembre Votre dossier sera donc obligatoirement transmis à bureau@joomla.fr avant le 13 Novembre Il reprendra les points suivants : Le lieu Configuration et desserte Nom, adresse des locaux plan des locaux, superficie et nombre de personnes autorisées par les services de sécurité Plan d accès à l équipement Présentation des moyens d accès dans la localité (routes, autoroutes, aéroport, gare SNCF) WiFi et électricité

8 Capacité à répondre à la demande en donnant la puissance électrique globale et le nombre de connexions possibles. Restauration Capacité à distribuer des repas dans l enceinte du lieu prévue (solution hors prestataire) Capacité à trouver un prestataire qui fasse un bon repas pour 12 euros environs (samedi midi et dimanche midi) Pour le samedi soir présentation du choix de repas organisé pour un coût maximum de 28 euros par personne. Existence d un bar L'hébergement Nombres d hébergements possibles dans les alentours immédiats. Si éloignement, modalités de transports locaux ou mise en place de navettes. Le calendrier Dates disponibles certaines, n hésitez pas à poser des options et à nous fournir la date limite de consolidation de la réservation. Impératif : l assemblée générale doit être faite avant le 30 juin, conformément au statut de l association. L équipe d organisation Il vous faudra nous faire une présentation rapide des membres de l équipe d organisation, leurs fonctions dans l équipe, leurs compétences. La communication locale L affiche de l évènement Donnez nous une idée de ce qui pourrait être ultérieurement proposé en terme d image représentative de votre région. Texte d introduction à votre région Rédactionnel pour vendre votre territoire. Les supports médias

9 Nom de la presse locale, et si vous y avez des contacts (radio, télé locale, presse écrite, etc) Existence d une école de journalisme ou de communication dans votre région susceptible d intervenir Nom et contact de votre coté et du leur si possible. Éléments financiers Les recettes Pour les sponsors, Vous devez trouver au moins un libraire, qui tiendra un stand sur toute la durée de l évènement. Les éléments de livres vous seront donnés 2 à 3 moins avant la date de l évènement. Pour les partenaires institutionnels Avez vous la possibilité de contact avec mairie, département, région, EPCI ou autre structure qui souhaiterait nous soutenir. Connaissez vous déjà les apports qui peuvent nous être faits? Les dépenses Informations impératives : les frais de location du lieu de congrès et des matériels nécessaires (vidéoprojecteurs, écran, sono, tables, chaises, etc.) devis détaillés nécessaires. Coût moyen des hébergements et des transports en commun de votre région Première estimation des coûts de restauration