La centrale de marchés Mercure : une approche pluridisciplinaire des achats hospitaliers de fournitures et de services. Guy HEBERT

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1 La centrale de marchés Mercure : une approche pluridisciplinaire des achats hospitaliers de fournitures et de services Guy HEBERT Président C.M. MERCURE Directeur Achats & Logistique - Cliniques universitaires Saint Luc Secrétaire général Association belge des hôpitaux (14 octobre 2011)

2 Plan de l exposé La matrice des achats Les groupements des achats Le prix ou le coût? Les leviers des groupements d achats Différents types de groupements d achats Mercure Centrale de marchés inter-hospitaliers Les grands principes d une CMH L acte d achat Le nouveau profil de l acheteur Les plus-values apportées par l acheteur Collaborer, en interne, autour des achats Une approche globale Une approche structurante Une approche pluridisciplinaire

3 La matrice des achats./. complexité COMPLEXITE TECHNIQUE MATRICE DES MARCHES Marchés techniques Marchés turbulents Marchés placides Marchés commerciaux COMPLEXITE COMMERCIALE

4 RISQUE COMMERCIAL FAIBLE FORT COMPLEXITE TECHNIQUE F O R T E Le technicien a un rôle prépond pondérant Acheteur, techniciens et responsables de politique générale g doivent se concerter F A I B L E Le rôle de l acheteur est important Acheteur et responsables de politique générale g ont un rôle important guy.hebert@uclouvain.be 28

5 La matrice des achats./. risque MATRICE DES ACHATS INDICE STRATEGIQUE Achats lourds Achats simples Achats stratégiques Achats risqués INDICE DE RISQUE OU DE MARCHE

6 Les groupements d achats L heure est plus que jamais à la compression des dépenses. Il s agit de repenser la finalité des achats et l ensemble des relations avec les fournisseurs. Les directions des achats d institutions de soins ne peuvent plus se contenter d une simple mission de négociation avec les fournisseurs pour obtenir les prix les plus bas! Ils doivent avoir une vision du «coût à l usage» ou TCO Voilà que dans ce contexte déjà tendu, la Belgique est poussée par la Commission Européenne à traduire en droit belge une nouvelle Loi sur les marchés publics qui concerne depuis 2008! toutes les institutions de soins. Pendant le même temps, certains hôpitaux se structurent pour mettre en place des groupements d achat en oubliant que notre législateur a légiféré sur la reconnaissance de centrales d achats ou de marchés

7 Le prix ou le coût? Le Coût global d usage (TCO) est la somme du coût d acquisition = ACHAT + du coût de possession = STOCK + du coût d exploitation = PERFORMANCE + du coût d élimination = DECHET Objectif : optimiser le coût global d usage Attention! - l optimum de la somme n est pas la somme des optima : - besoin d arbitrage entre les objectifs et les acteurs

8 TCO d achats de fournitures Coût d acquisition Prix dans l OFFRE Coût de possession Coût d exploitation Frais de manutentions et de non-qualité Coût d elimination

9 TCO d achats d équipements Coût d acquisition Coût de fonctionnement Coût de distribution du produit Coût d entretien Coût d inventaire Coût des données techniques Coût de formation Coût de cessation de l exploitation

10 Les leviers des groupements d achats Le pooling des commandes (- 11 %) La standardisation des fournitures (- 23 %) La réduction du nombre de fournisseurs (- 4 %) La fourniture directe sans intermédiaires (- 3 %) Un partenariat avec un fournisseur (- 1 %) (1) Données BCG : échantillon aléatoire de 10 grands hôpitaux allemands de lits en moyenne (1999) Une approche logistique dissociée (- 8 %)

11 Différents types de groupements d achats Marchés conjoints : deux ou plusieurs hôpitaux achètent ensemble Centrales d achat : un hôpital (p.adj.) achète pour d autres hôpitaux Centrales de marchés : un hôpital est chargé, par d autres hôpitaux, de gérer le marché, du CsCh jusqu à la sélection d un ou de deux fournisseurs

12 Positionnement sur la matrice des achats

13 Mercure - centrale de marchés inter-hospitaliers Mercure (en latin Mercurius) est le dieu du commerce (1), des voyages et messager des autres dieux dans la mythologie romaine. Ses attributs traditionnels sont la bourse, le plus souvent tenue à la main, le pétase, le caducée,

14 Les grands principes d une CMH (en collaboration avec le bureau d avocats CMS-DeBacker Maître THIEL) La Centrale de Marchés Hospitalier est régie par une convention Cette convention a pour objet de régler les rapports entre les membres de la Centrale de Marchés en ce qui concerne la passation de marchés de fournitures (non médicales et/ou médicales stériles et non stériles) et/ou de services, dans le cadre d une centrale de marchés au sens de l article 2, 4 de la Loi du 15 juin 2006 sur les Marchés Publics. Dans ce cadre, la Centrale de Marchés agit comme un pouvoir adjudicateur qui passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres au nom et pour le compte d autres pouvoirs adjudicateurs, à savoir les membres de la Centrale de Marchés.

15 La Centrale de Marchés représente plusieurs entités hospitalières. Pour représenter une entité, il faut pouvoir se prévaloir d une représentativité de six cents à mille deux cents lits hospitaliers Chaque entité désigne trois personnes avec pouvoir de signature sur l achat de fournitures et/ou de services qui représenteront son entité auprès de la Centrale de Marchés Ces personnes forment le Comité de gestion de la Centrale de Marchés.

16 Sous réserve du respect de la législation sur les marchés publics, le Comité de gestion de la Centrale de Marchés aura pour principales missions : - La désignation de l entité qui assume le rôle de pouvoir adjudicateur du marché. (Toutes les entités sont susceptibles d assumer ce rôle) - La stratégie des besoins et donc du CsCh - La définition des critères de sélection - La prospection du marché - L organisation générale des études comparatives en sous-groupes - La rédaction d'un cahier spécial des charges - Les mesures de publicité d'un marché - La sélection des fournisseurs

17 La désignation des négociateurs (+ technicien(ne)s) de référence par marché - La négociation finale avec les fournisseurs - L attribution des marchés La mission de la Centrale de Marchés s'arrête lorsque le marché a été notifié à un ou plusieurs adjudicataire(s). La Centrale de marchés intervient principalement pour les marchés de fournitures, des marchés de dispositifs médicaux stériles et non stériles, des marchés de services; dans les limites imposées par les Comités médico-pharmaceutiques et les Commissions de matériel médical des institutions hospitalières

18 Les membres reconnaissent expressément que l'obligation de confidentialité est une condition essentielle à son statut de membre. On entend par confidentialité : - Toutes les données médicales en possession d'un des membres - Toutes conditions financières obtenues lors de l analyse ou de la passation des marchés par la Centrale.

19 L acte d achat L acte d achat ne se limite pas au respect du cadre administratif et juridique, il doit être créateur de valeur pour les hôpitaux Cette valeur se mesure autant en termes d économies réalisées, que de gains de qualité et d amélioration de l organisation La professionnalisation de l acte d achat au sein des hôpitaux permet de s assurer que l ensemble de ces dimensions est prise en compte lors de l achat Elle consiste à mettre en place des méthodes, des outils et des compétences achat nécessaires pour satisfaire le juste besoin au juste coût dans le respect des législations (normes EU, marchés publics, )

20 Le nouveau profil des acheteurs Il est chargé d obtenir des fournisseurs de fournitures et de services les meilleures solutions en termes de coûts-qualité-délaisdéveloppement durable (TCO) pour répondre aux besoins fonctionnels exprimés par les clients internes/prescripteurs, dans le respect des règlementations en vigueur Il est responsable de : 1. l analyse des besoins et du marché fournisseur (+ support office) 2. La formalisation d une stratégie d achat décrivant les objectifs à atteindre et la marche à suivre pour obtenir les meilleures conditions du marché fournisseur 3. L analyse des offres au regard des prix du marché et du budget fixé. L analyse des offres techniques est du ressort du prescripteur

21 4. La conduite des négociations quand celles-ci sont autorisées par la législation sur les marchés publics 5. La revue des performances des fournisseurs (+ support office) 6. Reporting financier et qualitatif (TCO) (+ support office) 7. L acheteur maîtrise la réglementation sur les marchés publics SANS en être un expert 8. Il est de niveau universitaire 9. Il a des capacités analytique, un esprit critique, autonome, A partir du 01/04/2011 (?), généralisation des procédures «marchés s publics» dès s le premier euro!

22 Les plus-values apportées par l acheteur Il participe à la définition du juste besoin, c est-à-dire ce pour quoi la fourniture ou le service à acheter sont prévus 1. Décrire le besoin de façon claire et précise, en termes de fonctions attendues et non en termes de solutions techniques 2. Hiérarchiser ces fonctions attendues en ordre d importance et de priorité entre elles. Ne retenir que celles qui sont jugées nécessaires et suffisantes pour le prescripteur 3. Comparer la valeur perçue par le prescripteur aux coûts de fonctionnement, afin d optimiser le rapport coût-qualité Il est en charge de cette démarche, en coordination étroite avec le ou les prescripteurs du besoin Les fonctions issues de cette démarche viennent alimenter le cahier des charges du marché (cfr. marchés publics)

23 Il raisonne en coût complet à l usage, aussi appelé «coût total de possession (TCO)». Cette approche permet de valoriser la totalité des coûts (directs et indirects) liés à l acquisition d une fourniture ou d un service. Il analyse le cycle de vie d une fourniture ou d un service pour identifier à chaque étape les coûts associés et les valoriser ensuite. Il suit l évolution du coût véritable Il valorise de manière exhaustive les gains financiers et qualitatifs obtenus après l achat

24 Collaborer, en interne, autour des achats Les achats dans un hôpital se caractérise par une grande diversité d acteurs 1. Diversité des acteurs en charge d achats : direction financière & budget, service des achats, pharmacie, DRH-Com, service technique, 2. Diversité des prescripteurs : services médicaux, personnel de soin, laboratoires, département informatique, groupes pluridisciplinaires, La qualité et l efficacité des liens entre ces acteurs est un point-clé de la performance d une démarche d achat

25 Dialogue entre l acheteur et le prescripteur; le plus en amont possible pour qualifier au mieux le besoin. L objectif est de susciter une réponse mieux adaptée par un plus grand nombre de soumissionnaire et ainsi bénéficier de la concurrence existant sur le marché Constitution de groupes pluridisciplinaires en charge de définir le besoin et d évaluer les offres (techniques) des fournisseurs. L intégration d un acheteur dans ces Commissions (Comité Médico-Pharmaceutique, Comité du Matériel Médical, Commission Achats, ) contribue(ra) à professionnaliser l acte d achat (mise en conformité des marchés publics, mise en évidence des gains qualitatifs, économiques et d efficience engrangés, ). Une collaboration efficace entre prescripteur, expert technique et acheteur, basée sur la confiance et le respect des valeurs ajoutées de chacun.

26 Une approche globale! FRONT OFFICE ACHETEURS (analyste, stratège, négociateur, reporting) SUPPORT OFFICE Contacts CLIENTS/FOURN. (desk) JURISTE B.DONNEES Fournisseurs Articles Catalogues ANALYSTE optimisation PERFORMANCE Fournisseurs RISK Management Opérationnalisation CONTRATS REPORTING financier & qualitatif des MARCHES BACK OFFICE Edition BONS DE COMMANDE SUPPORT ADMINISTRATIF

27 Une approche structurante! Définition du besoin (CsCh) Avis de marché CMM CMP Analyse des offres, tests Attribution du marché Réception et contrôle factures Paiement des factures Analyse performances Analyse performances Gestion des litiges

28 Les acteurs du processus Expression du besoin (CsCh) : le prescripteur ou client interne Avis de marché : «bureau» CMM ou CMP + l acheteur Analyse des soumissions : pharmacien, «bureau» CMM ou CMP Tests, essais, : membres CMM ou CMP Négociation : acheteur + «bureau» CMM ou CMP Attribution du marché : fonctionnaire dirigeant Notification du marché : pharmacie ou service achats Réception quantitative : le réceptionnaire Destination du besoin : l utilisateur Contrôle qualitatif : l utilisateur Contrôle facture & paie : le comptable Analyse des performances : le service achats Gestion des conflits : le juriste

29 Une approche pluridisciplinaire! Comité du Matériel Médical Stérile & NON Stérile Identification des besoins Standardisation et/ou massification Réduction des coûts Réponses adéquates Approche commune stérile & non-stérile

30 «Dans la vie, il n y a pas de solutions. Il y a des forces en marche. Il faut les créer, et les solutions arrivent!» Antoine de Saint-Exup Exupéry

31 Guy HEBERT Président de la Centrale de Marchés MERCURE Directeur Achats & Logistique Cliniques universitaires Saint Luc 10, Avenue Hippocrate 1200 BRUXELLES Belgique

32 Association Belge des Hôpitaux a.s.b.l. Belgische Vereniging der Ziekenhuizen v.z.w. 28 e C O N G R E S Jeudi 20 octobre 2011, de 9h00 à 17h30 Donderdag 20 oktober 2011, van 9u00 tot 17u30 Les services hospitaliers de support en pleine réflexion : Autogestion, externalisation, mutualisation? Nadenken over de toekomst van de ondersteunende diensten : Insourcing, outsourcing, mutualisering?