Formation à distance : l exemple de la prise de poste dans les métiers du web en 2005

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1 Version intégrale du texte paru dans En Lignes n 34 Formation à distance : l exemple de la prise de poste dans les métiers du web en 2005 Depuis quelques années, les actions de formation mises en œuvre au sein du ministère intègrent régulièrement les technologies de l information et de la communication (TIC). Elles complètent et enrichissent la palette des outils pédagogiques qui sont à la disposition des formateurs, tout en permettant de s affranchir de certaines contraintes matérielles telles que les déplacements et séjours plus ou moins long hors du service : grâce à leurs progrès spectaculaires, les outils en ligne offrent aujourd hui la possibilité de créer des conditions d apprentissage agréables et surtout efficaces. La session 2005 de la formation prise de poste dans les métiers du web, encore appelée «prise de poste des webmestres», a ainsi largement fait appel à des modalités de travail collaboratif et de formation à distance. Le dispositif a été conçu avec le concours de Sophie Pène, (IUT de Paris - Université René Descartes Paris V), à la fois intervenante, sur les thématiques de l écrit pour l écran et de la politique éditoriale, et gestionnaire de l outil technique utilisé : une plate-forme de formation à distance 1, ou «campus numérique», intitulée COMOR (COMmunication coopérative dans les ORganisations) Créée en 2002 par l université de Paris V, la plate-forme est utilisée dans le cadre des formations «web» mises en œuvre par l IUT de Paris. En 2003, une première collaboration avec le ministère de l équipement a permis de définir un référentiel de compétence des métiers du web (à consulter sur intranet : ainsi que le cahier des charges de la formation de prise de poste des webmestres du ministère, sous maîtrise d ouvrage DPSM/SI et avec le concours du SIC. Le CIFP d Aix-en-Provence assure la maîtrise d œuvre. Cet article est consacré aux modalités de formation à distance utilisées dans le cadre de cette action. Il vise a décrire les caractéristiques des outils et à souligner les avantages de cette approche ainsi que ses difficultés de mise en œuvre. 1 accès au site : CEDIP 327 rue du Moulin de Sémalen Montpellier téléphone : télécopie : courriel : cedip@equipement.gouv.fr

2 A -Les objectifs de la formation L ensemble des objectifs de la formation de prise de poste visent à professionnaliser les participants, qui devront être capables de : - se positionner dans l organisation du service, - adapter ses interventions aux grandes étapes de la vie d un site web : création, administration, mise à jour, - animer un projet web, - diffuser de bonnes pratiques au sein du service, - identifier et mettre en œuvre, faire mettre en œuvre les ressources techniques recommandées, telles que plate-forme et architecture, gestion des contenus, - évaluer et faire évoluer un site web. Un objectif était plus particulièrement consacré au fonctionnement en réseau et aux technologies : - développer les méthodes de travail en réseau en mobilisant les nouvelles technologies de l information et de la communication, par exemple, les communautés de métiers, les communautés virtuelles, le travail collaboratif. B -Le dispositif pédagogique A partir de ces objectifs, le dispositif pédagogique qui a été conçu par le maître d œuvre, en liaison étroite avec la maîtrise d ouvrage et l IUT de Paris V, a fait appel à une approche de type formation-action, avec des modalités variées dont la formation à distance. 1 Une formation centrée sur l activité professionnelle des participants Toute inscription à la formation était subordonnée à l existence d un projet professionnel précis et validé par le service d origine des participants. Ainsi, chacun était conduit à mettre en œuvre les acquis de la formation tout au long de son déroulement, pour construire ou développer un projet réel : mise en œuvre d un site intranet ou internet, création d une lettre électronique, transfert d un site existant vers le nouveau dispositif GISEH 2 2 Une architecture d ensemble structurée en 4 phases La progression pédagogique d ensemble était articulée en 4 phases : Une phase de lancement Organisée le 16 mai 2005 à Paris, une journée avait pour but de constituer une communauté de pratique, présenter le dispositif, les intervenants et les modalités prévues, les participants et leurs projets personnels. Une première phase d apports : stage au CIFP Une semaine en présentiel au CIFP d Aix-en-Provence, du 23 au 27 mai 2005, a permis aux participants d acquérir «l outillage» nécessaire à leur activité. Il s agissait notamment de former les stagiaires à l utilisation des outils de gestion de contenu prévus par le projet GISEH, solution retenue pour la création de sites intranet et internet du ministère (basés sur SPIP, logiciel libre de développement de sites). Des apports relatifs aux ressources documentaires ont également été réalisés, ainsi qu une préparation à l utilisation des outils de formation à distance nécessaires à la phase suivante. 2 Gestion d Information sur Système Editorial Hypertexte

3 Une phase de formation à distance Au cours du mois de juin, plusieurs séquences en formation à distance ont permis de diffuser des contenus thématiques relatifs aux principaux aspects éditoriaux, ergonomiques et rédactionnels d un site web. Ces apports étaient accompagnés de la réalisation de travaux en ligne : exercices individuels ou collectifs, échanges en direct sous forme de causette 3 («chat») avec les intervenants et les autres participants. Entre les séquences de «direct», les participants poursuivaient leurs travaux personnels, dont ils déposaient le résultat sur les forums prévus à cet effet, en vue d un retour formatif de la part des intervenants. Tout au long des mois de juillet et août, des rendez-vous ponctuels avec un tuteur permettaient à chacun de recevoir une aide personnalisée en fonction de l avancement de son projet professionnel. Une phase d apports complémentaires et de synthèse La dernière phase de formation rassemblait à nouveau tout le monde au CIFP d Aix-en- Provence. Elle a permis de réaliser quelques apports complémentaires (structure et fonctionnement des réseaux web du ministère, autres éléments techniques spécifiques) et surtout de présenter les projets professionnels de chacun face à un auditoire composé de quelques intervenants et acteurs des services. Cette dernière phase donnait ainsi lieu à des retours formatifs ciblés par rapport à chacun des projets individuels. 3 La formation à distance : à la fois modalité pédagogique et contenu à acquérir La formation à distance apparaît donc ici en tant que réponse technique aux besoins et aux contraintes du dispositif d ensemble de la formation, mais aussi en tant que «contenu» spécifique et nécessaire aux futurs responsables de sites web : il s agissait de «donner à faire» de façon à démontrer l intérêt des outils utilisés en tant que supports à la formation et dans le cadre d un travail à réaliser collectivement. Cette double finalité de la formation à distance telle qu utilisée pour cette formation a permis de combiner un approfondissement voire, pour certains, la découverte des outils proposés, de vérifier leur efficacité comme leurs limites mais aussi leur complémentarité avec les autres réponses pédagogiques que constituent le stage, l autoformation et la formation-action. C -Les caractéristiques des séquences de formation à distance Les séquences de formation à distance se sont déroulées au cours d une période d un mois et ont fait appel à plusieurs modalités pédagogiques : des «cours», diffusés et commentés en direct par les formateurs, des exercices individuels et collectifs, des échanges en ligne sous forme de «chat» et enfin des phases de tutorat pour aider les formés à progresser sur le projet professionnel support de leur formation. Pour chaque séquence de formation, un espace dédié (sous forme de forum) était prévu sur la plate-forme COMOR. Trois types de processus étaient mobilisés, chacun faisant appel à plusieurs outils spécifiques, comme le précisent les responsables de la plate-forme de formation à distance : Processus de production et de diffusion du contenu : o Articles, Wiki 4, Vidéos (ex: PowerPoint + voix) 3 le mot causette est l équivalent retenu en français pour «chat» (JO du 16/03/1999) 4 type de site sur lequel tout le monde peut collaborer au contenu. L expression «Wikiwiki» signifie «vite» en langage polynésien.

4 Processus de gestion du «quotidien» : o news, calendrier, commentaires, notifications Processus de collaboration : o outils synchrones : causette (chat), voix sur IP o outils asynchrones: forums, Wiki, commentaires, messages privés Le déroulement type d une séquence de formation à distance était le suivant : Le matin ou la veille En amont de la «rencontre en ligne», les participants se procurent les supports de cours de l intervenant sur le site de formation à distance, ainsi que ses éventuelles consignes (selon le cas, ces consignes sont écrites, orales ou audiovisuelles). 14h 14h30 Rendez-vous des participants en ligne (la présence de tous est requise) Précisions sur les consignes de l intervenant 14h30-16h30 Débat en ligne (causette) entre participants et avec l intervenant : précisions sur les apports, les questions posées, (le pourquoi, le comment ) ; Production individuelle ou collective, à «livrer» sur la plate-forme. 16h30-17h Discussion sur les résultats L intervenant reste joignable pendant toute la séquence (causette, courriel ou téléphone). D une façon plus détaillée, les différentes ressources utilisées pour l apprentissage à distance ont permis d apporter des connaissances, de proposer des exercices individuels, d organiser des travaux collectifs et d assurer le suivi des projets individuels. 1 Les cours en ligne Ils sont constitués de façon «classique» par des contenus structurés et présentés sous forme de texte ou de support de type PowerPoint. Le recours aux liens hypertexte est fréquent, pour illustrer le propos à l aide d exemples : sites à visiter, ressources spécifiques pour le «métier» considéré (exemple : évaluation de la qualité d un site). Une utilisation de fichiers audiovisuels a été expérimentée : l un des intervenants s adresse aux participants dans une séquence vidéo. Certaines limites techniques ont été constatées, notamment en raison de l incompatibilité de certains formats utilisés ou des lenteurs dues au fonctionnement du réseau intranet dans certains services. 2 Les exercices individuels Chaque participant exécute les consignes indiquées. Il s agira par exemple de l analyse d une page web précise, réalisée à l aide d une grille proposée par l intervenant. Chacun «poste» ensuite son travail sur le forum prévu à cet effet. L intervenant et les autres participants peuvent ainsi prendre connaissance des travaux de chacun, pour en «discuter» ensemble par la suite. 3 Les travaux collectifs Des activités collectives conduisaient les participants, préalablement répartis en sous-groupes pour faciliter les échanges, à examiner ensemble un problème ou une question, à rechercher un compromis sur les solutions ou les réponses à apporter, puis à formaliser cette réponse. Le

5 résultat était ensuite déposé sur l un des forums prévus, avant de donner lieu à des échanges collectifs lors du «corrigé» de l exercice. 4 Le suivi des projets individuels Chaque participant avait à conduire un projet personnel. La définition et la validation du cadre de ce projet, déjà évoqué lors de la journée de lancement puis lors du premier rassemblement en CIFP, ont été précisées avec les intervenants. Chaque étape du processus prévu donnait lieu à la remise (toujours en ligne) des documents requis : étude de faisabilité, cahier des charges, organisation mise en place dans le service de l intéressé Au cours de la période de juillet à septembre, des rendez-vous réguliers étaient organisés avec une personne ressource de l IUT de Paris ou avec le maître d œuvre de la formation, pour aider les apprenants dans leur progression, la finalité étant de les conduire à présenter un travail suffisamment avancé lors de la dernière phase de la formation. D -Les avantages et les limites de la formation à distance Au cours du déroulement de la formation, chacun a pu mesurer les avantages mais aussi les difficultés liées à un tel dispositif. Trois types de commentaires peuvent être formulés, sur les plans organisationnels, techniques et pédagogiques. 1 Les aspects organisationnels La description qui précède démontre que la mise en œuvre d un tel dispositif est forcément complexe. La progression pédagogique est rigoureuse et laisse peu de place à d éventuelles adaptations. Les séquences de formation à distance impliquent un respect absolu des rendez-vous prévus. Les rôles des différents intervenants doivent donc être définis avec précision, tout comme l ordre chronologique des interventions. Avantages Au titre des avantages évidents, il y a bien sûr l abolition des contraintes de déplacement, pour les intervenants comme pour les formés. La formule permet économie de temps et d argent, tout en laissant aux intéressés la possibilité de poursuivre leurs autres activités professionnelles en dehors des séquences de formation. Pour les services les plus éloignés, comme les départements d outre-mer, ce type de solution est évidemment séduisante, sous réserve de gérer les contraintes de décalage horaire éventuel. Autre avantage : la possibilité de morceler facilement la formation, et de définir des séquences courtes, de l ordre de la demi-journée voire moins : rien n interdit par exemple d organiser un rendez-vous d une heure pour une mise au point ou un rappel des consignes. Limites L une des difficultés rencontrées par plusieurs participants tient au fait d être en formation «sur le lieu de travail» : même si toutes les dispositions avaient été prises au niveau du service, dont la hiérarchie avait formellement validé le processus de formation, la séparation absolue des deux types d activité n est jamais totale. Il n est en effet pas évident d empêcher le téléphone de sonner, d interdire sa porte à des collègues en difficulté ou de refuser de traiter l urgence qui se présente. On peut penser que cette pression de l environnement professionnel ne se retrouve pas avec un public d étudiants, dont la disponibilité est sans doute plus importante. Les intervenants eux-mêmes n ont pas toujours échappé à ces contraintes, et ont parfois dû faire face à des obligations imprévues liées à d autres missions. La période d été a introduit d autres difficultés, liées aux congés annuels des uns et des autres, évidemment très difficiles à coordonner.

6 Pour la maîtrise d œuvre de formation et les intervenants, une autre difficulté est inhérente à la disparité des situations des apprenants : alors qu en présentiel, chacun bénéficie du même «traitement», du même matériel, du même temps disponible, dans une formation à distance chacun fonctionne dans un environnement spécifique, avec ses propres contraintes, son équipement informatique ). 2 Les aspects techniques Dans ce type de dispositif, les aspects techniques sont souvent les plus visibles, parce que leur fonctionnement est au cœur de l ensemble de la formation. Les participants ont ainsi découvert et manipulé différents outils parfois pour la première fois. Avantages Aujourd hui, le niveau atteint par les outils proposés permet de travailler dans de bonnes conditions techniques, avec un taux d incidents finalement très faible. La richesse des solutions techniques utilisées a permis d échanger sur différents types de supports, avec la possibilité d accéder à la plate-forme de formation depuis tout lieu relié au réseau internet. Pour la majorité des participants, plusieurs de ces outils étaient inconnus auparavant et leur utilisation a permis d élargir leur propre choix en matière de solutions professionnelles. En outre, cette manipulation des outils techniques, avec peu ou pas de prise en main organisée, a plongé d emblée les participants dans une problématique de précarité des savoirs, omniprésente dans les TIC. Limites Les outils ont, comme souvent, occupé beaucoup de place dans le processus de formation à distance. Pour ceux qui n en étaient pas du tout familiers, leur apprentissage a nécessité un investissement important. Ce constat s applique autant aux apprenants qu à certains des intervenants, qui utilisaient pour la première fois la formation à distance. Certaines limites liées aux débits des réseaux intranet ou internet ont parfois généré des dysfonctionnements : difficulté ou interruption de connexion, perturbations et lenteurs au cours des échanges. Le volume des documents échangés était lui aussi limité, ce qui entraînait des pertes de temps parfois dommageables : impossibilité d accéder à temps aux supports des intervenants. Enfin, malgré les progrès importants constatés depuis quelques années, les solutions adoptées sont encore très éloignées d une véritable communication interactive comparable à ce qui peut se passer en situation de face à face pédagogique, d où une sensation d artifice et de manque de spontanéité dans les échanges. 3 Les aspects pédagogiques Ils sont évidemment liés aux contingences organisationnelles et techniques déjà évoquées. Si la disponibilité effective des intervenants apparaît encore plus nécessaire qu en situation de face à face pédagogique, il est également possible d introduire une grande variété de rythme et de types d activités cognitives. Avantages Pour la prise de poste dans les métiers du web, le choix de la modalité «formation à distance» est tout à fait pertinente : alliance d un choix technique correspondant aux activités professionnelles des formés et d une modalité pédagogique facilitant la gestion d un dispositif de formation de portée nationale. La formation à distance offre de nombreuses possibilités pédagogiques

7 Adaptation des rythmes de travail aux contraintes des apprenants, qui ont la possibilité de s organiser en fonction de leur disponibilité ; Des supports qui permettent de capitaliser les apprentissages réalisés, individuellement et, encore mieux, collectivement : la collaboration autour d un projet commun peut donner lieu à une production progressive, dont chaque étape sera conservée et pourra être analysée ; Un accès à de nombreuses ressources existantes : l utilisation pertinente de liens hypertextuels, qui permettent d enrichir à l infini les contenus proposés ; l articulation des séquences et des types d activités, pour soutenir l attention des participants. Elle modifie profondément les rôles habituellement observés en formation présentielle, en privilégiant la communication entre les apprenants et en plaçant le formateur dans un rôle de facilitateur, chargé de mettre des ressources à disposition. La relation «maître élève» tend à disparaître au profit d un échange plus équilibré avec les détenteurs du savoir. Limites L isolement des participants reste l un des inconvénients majeurs de la formation à distance. Dans l exemple de la prise de poste des métiers du web, cet inconvénient a été largement réduit par les rassemblements organisés à trois reprises, dès le lancement de l action, puis au début et en fin de processus. Cet isolement est d abord physique, conséquence de l éloignement de chacun, mais il a parfois été accentué par les limites techniques des outils, qui se traduisent par des échanges non naturels ou manquant de spontanéité. Certaines autres difficultés sont de nature comportementale : en effet, lors d une séquence de formation à distance, la concentration requise est particulièrement élevée. La participation active à une causette en ligne, surtout quand le nombre de personnes connectées est élevé, exige une attention permanente pour ne pas perdre le fil des échanges, qui sont parfois très rapides. Cette participation implique également l adoption d un «code de conduite» spécifique pour faciliter les échanges : règles de «prise de parole», autodiscipline pour éviter les digressions, respect des autres interventions La régulation des échanges est donc impérative. Ce rôle ne peut pas être totalement assuré par l intervenant, lui-même concentré sur les contenus à diffuser et les réponses à apporter à chacun. Le recours à un régulateur tiers est parfois nécessaire. De nouveaux rôles doivent donc se mettre en place : le tuteur, centré sur l aide à l apprentissage, et le coordonnateur de la plate-forme, chargé de gérer et de réguler les flux de communication en «direct». Cet acteur, qui s apparente à un webmestre très spécifique, a pour fonction de gérer la dynamique globale du site pour les stagiaires et les intervenants. Ces rôles font appel à des compétences spécifiques, qu il est indispensable de posséder pour assurer l efficacité du dispositif. Les responsables de l action (maître d ouvrage et maître d œuvre) sont eux aussi conduits à se doter des mêmes compétences, pour être en mesure de préciser la commande et de la mettre en œuvre de façon adaptée. E -Conclusion L exemple présenté de la formation de prise de poste dans les métiers du web permet de mesurer tout l intérêt de la formation à distance lorsqu elle est intégrée à un dispositif d ensemble cohérent. Solution complémentaire aux autres modalités pédagogiques, la formation à distance

8 ne peut que difficilement se concevoir comme une approche exclusive, notamment en raison des paramètres organisationnels et techniques à considérer, mais aussi parce que la formation est avant tout une aventure humaine qui implique des interactions immédiates qu aucune solution «virtuelle» ne peut encore aujourd hui apporter. Patrick Duigou CEDIP