Être acteur de la protection sociale complémentaire en entreprise. Guide des négociateurs

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1 Être acteur de la protection sociale complémentaire en entreprise Guide des négociateurs

2 La protection sociale complémentaire en entreprise Complémentaire santé prévoyance - retraite 2

3 Préambule L offre de soins se développe, les coûts augmentent et les taux de remboursements sont régulièrement revus à la baisse par l Assurance maladie, laissant une part importante des frais de santé à la charge des assurés sociaux. De même, pour faire face aux aléas de la vie (arrêt de travail...), avoir accès à une épargne et se préparer à la retraite est essentiel pour une protection complète et efficace. Au-delà d une couverture à titre individuel, une couverture collective mise en place dans les entreprises prend tout son sens en compensant les niveaux insuffisants prévus par les régimes obligatoires. Ce type de régime résulte d une volonté de l ensemble des partenaires, employeurs et salariés, de faire vivre au sein d une même branche ou de l entreprise, un carrefour d échanges et de recherche de consensus. En devenant créateurs de droit pour les salariés et l entreprise, les négociateurs jouent pleinement leur rôle de partenaires. Particulièrement attachés à ce qu ils perçoivent comme un avantage, les salariés ne s y trompent pas. Pour eux, la logique d adhésion est plus simple, le contrat collectif leur coûte moins cher qu une assurance individuelle. De leur côté, les employeurs apprécient la qualité des régimes mis en place par leur prestataire et mettent également en avant le contrat collectif comme un avantage donné au salarié par l entreprise, moins coûteux qu une simple augmentation de salaire et pour autant considéré comme un outil de fidélisation des salariés. La qualité du prestataire, en terme d accompagnement, est déterminante tant sur le suivi et le pilotage du régime que sur sa capacité à créer le consensus nécessaire au bon fonctionnement de l entreprise, parfois délicat à obtenir entre tous les partenaires. Comment obtenir le bon rapport qualité / prix / services tant pour les salariés que pour l entreprise, dans le respect d un partenariat réel et efficace des acteurs concernés? Au-delà des enjeux de la négociation d un régime complémentaire adapté, les règles pour bénéficier des avantages sociaux et fiscaux sont particulièrement définies. Références des principaux textes juridiques : loi Évin du 31 décembre1989, loi de CMU du 27 juillet 1999 (art. 22), loi Fillon du 21 août 2003 (art. 113), loi n du 25 juin 2008 portant modernisation du marché du travail, circulaire fiscale du 25 novembre 2005, circulaire sociale du 30 janvier

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5 Comment mettre en place un contrat collectif de protection sociale complémentaire? Choisir son organisme de protection sociale complémentaire Trois types d organismes sont habilités à mettre en œuvre un contrat de protection sociale complémentaire. Outre leur statut, ces organismes se distinguent par le fait qu ils sont ou non à but lucratif. Les mutuelles et les institutions de prévoyance Relevant respectivement du Code de la Mutualité et du Code de la Sécurité sociale, elles sont à but non lucratif. Seules les mutuelles sont de droit habilitées à gérer des régimes de bases. Les assureurs et courtiers d assurances Relevant du Code des Assurances, ils sont à but lucratif. Leurs statuts leur imposent de rémunérer leurs actionnaires. Le courtier mandaté par l employeur pour une mission d étude ou une action de suivi du régime complémentaire, est l interface entre tous les négociateurs, employeurs comme salariés, et l organisme assureur du risque. En tant qu intermédiaire, il perçoit pour son mandat des commissions de courtage qui s ajoutent aux frais de gestion. 5

6 Choisir son type de contrat Les régimes de protection sociale complémentaire de santé et de prévoyance se différencient en fonction de divers critères : adhésion facultative ou obligatoire, niveau des garanties, type de cotisations, etc. Le choix relève des négociateurs dans l entreprise. De ce choix dépendront les avantages sociaux et fiscaux applicables au régime mis en place. Contrat facultatif S il peut être mis en place à l initiative de l employeur, son caractère facultatif en fait un élément de l action sociale au sein de l entreprise. Il entre alors de plein droit dans les prérogatives du comité d entreprise (CE). Les salariés ont le choix d adhérer ou non au régime proposé. Les éventuelles participations de l employeur ou du CE sont soumises aux cotisations sociales et entrent dans le revenu imposable du salarié. Contrat obligatoire L entreprise peut opter pour un régime obligatoire pour l ensemble des salariés ou pour une catégorie objective et définie de personnel. Les garanties sont ouvertes à tous et l employeur (ou le comité d entreprise) prend en charge tout ou partie de la cotisation. Étant obligatoire pour tous, ce contrat évite tout phénomène de discrimination et d antisélection du risque. Les contributions versées par l entreprise (ou le comité d entreprise) sont exonérées de cotisations sociales, sous certaines conditions et dans une certaine limite. Les bénéficiaires La couverture complémentaire doit couvrir tous les salariés concernés, quels que soient les contrats de travail, l âge ou l ancienneté. Les ayants droit des salariés peuvent en bénéficier selon les conditions de prise en charge négociées dans l acte instituant le régime. Les anciens salariés, licenciés, retraités et les ayants droit d un salarié décédé, peuvent bénéficier d un contrat d accueil en conformité avec les 6

7 dispositions de la loi Évin (30 décembre 1989). L accord national interprofessionnel (ANI), entré en vigueur au 1 er juillet 2009, permet aux salariés licenciés le maintien* de leur couverture santé et prévoyance (art. 14) dont ils bénéficiaient dans leur entreprise. * Sous conditions. Les prestations Éléments visibles du régime, elles doivent être conformes aux attentes des salariés et à la réalité de l offre de soins sur le territoire de l entreprise. Les prestations sont versées en complément de celles des régimes obligatoires. Les régimes complémentaires remboursent les sommes restant à la charge de l assuré en fonction des garanties souscrites et à concurrence des frais réels engagés. Ils peuvent aussi prendre en charge des frais ou actes hors nomenclature en lien avec la santé (forfait hospitalier, chambre particulière, lentilles optiques refusées, ostéopathie...) Les cotisations Elles peuvent être exprimées forfaitairement en euros ou en pourcentage du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS), ou en pourcentage du salaire pour l ensemble du collège défini. La répartition du financement entre employeur et salariés résulte de la négociation propre à l entreprise ou à la branche. Identique pour tous les salariés, la part employeur peut être exprimée en pourcentage de la cotisation, ou forfaitairement. Elle peut aussi être modulée par rapport à la situation familiale, mais doit respecter les règles définies par les circulaires sociales et fiscales pour bénéficier des exonérations de cotisation ou d imposition. 7

8 Modalités de mise en place d un contrat collectif Selon le Code de la Sécurité sociale, les régimes collectifs dont bénéficient les salariés, et par extension leurs ayants droit et les anciens salariés, ne peuvent être mis en place que par voie de convention ou accord collectif, par référendum ou par décision unilatérale de l employeur. La convention collective ou accord de branche Dans certains secteurs d activité, les régimes de protection sociale complémentaire sont le résultat de négociations au niveau de la branche professionnelle. Dans ce cas, la convention collective intègre un régime dit conventionnel qui permet à toutes les entreprises de la branche d adhérer dans des conditions identiques à un régime mutualisé et solidaire. Le suivi du régime conventionnel est assuré par une commission paritaire de branche. L accord collectif Il se négocie entre l employeur et les délégués syndicaux représentatifs au sein de l entreprise, après information du comité d entreprise. Sont définis les prestations, la structure des cotisations ainsi que le choix de l organisme. L accord s applique sans distinction à tous les salariés du collège défini, sauf dérogations conformes aux dispositions des circulaires sociales pour la mise en place des régimes complémentaires (CDD, mutuelle obligatoire pour le conjoint...). Le référendum Il s effectue à partir d un projet écrit présenté par l employeur. Pour être adopté, il doit être ratifié à la majorité absolue des inscrits. L adhésion est ensuite obligatoire pour l ensemble des salariés de la catégorie concernée. Ils ne peuvent s opposer au précompte de la cotisation sur leur salaire. 8

9 La décision unilatérale de l employeur (DUE) Après information et consultation des instances représentatives du personnel, l employeur remet à chaque salarié un document explicatif du régime proposé. Dans ce cas, les salariés présents dans l entreprise à la mise en place du régime ont le choix d adhérer ou non. Par la suite, tous les nouveaux embauchés seront affiliés d office. L apparente simplicité de ce mode de mise en place ne doit pas occulter le strict respect des règles définies dans le cadre des circulaires d application de la loi Fillon. Le rôle des partenaires sociaux Si le cadre des exonérations sociales et fiscales est globalement attractif, il n existe qu une seule obligation, celle d aborder la mise en place d une couverture obligatoire en santé dans les entreprises de plus de cinquante salariés, ayant au moins un délégué syndical représentatif (art. 22 de la loi de CMU du 27 juillet 1999). Pourtant, les besoins des salariés en matière d incapacité de travail, d invalidité et de décès sont aussi importants à mettre en place pour sécuriser les salariés et leur famille. 9

10 Le rôle du comité d entreprise (CE) Pour la mise en place d un régime complémentaire obligatoire, le chef d entreprise est tenu de transmettre au CE (ou aux représentants des salariés) des informations précises sur le projet en cours : salariés concernés, garanties, coût, financement... Dans le cadre d un accord facultatif, le CE a un rôle primordial. L action sociale dans l entreprise est de son ressort. Même si l employeur prend l initiative, le CE peut revendiquer la gestion. Dans son rôle de décisionnaire, il peut s appuyer sur les compétences d un expert professionnel pour élaborer le cahier des charges, rédiger l appel d offres afin d identifier les besoins et construire un régime pérenne pour l entreprise. De par son rôle d acteur social dans l entreprise, l élu du CE doit s approprier ces sujets garantissant la sécurité des salariés et de leur famille. Le rôle du délégué syndical Dans les entreprises de plus de 50 salariés où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales représentatives, l employeur est tenu d engager chaque année une négociation sur les modalités d un régime de prévoyance maladie obligatoire. Le délégué syndical est le partenaire incontournable de la négociation de tout accord collectif. L employeur a obligation de le consulter dans certaines situations mentionnées dans le Code du Travail, notamment pour les modalités d un régime de prévoyance maladie, lorsque les salariés ne sont pas couverts par un accord de branche ou un accord d entreprise. 10

11 Quelques pistes de négociation Le syndicat a des moyens pour aborder la négociation et notamment, mettre les syndiqués et les salariés au coeur du débat sur les besoins et les attentes des salariés. Pour cela, le comité d entreprise et le CHSCT sont des sources privilégiées d information et de propositions. Le rapport de la médecine du travail, les éléments du bilan social (accidents du travail, maladie professionnelle...) permettent de recenser les axes essentiels à retenir comme propositions dans le cadre des négociations. Le comité d entreprise peut décider la mise en place d une commission de suivi des régimes complémentaires (questionnaires, débats...). Dans tous les cas, il doit être consulté et associé à la négociation. Il est important que l ensemble des élus, avec ou sans leur section syndicale, participe à l élaboration du cahier des charges, la discussion sur la répartition de la cotisation entre employeurs et salariés, le type de cotisation mise en place (famille, salarié, etc.), l appel d offres et le choix du prestataire. Le principe de la consultation des salariés, pendant et à la fin de la négociation, permet de les associer et de les responsabiliser à l intérêt de la mise en place des régimes de prévoyance complémentaire. 11

12 Harmonie Mutuelles, leader national de la protection sociale, individuelle et collective, met à votre disposition son service relations partenaires sociaux et ses spécialistes de la protection sociale collective. Forts de leur expérience, ils maîtrisent les besoins et les attentes de l ensemble des négociateurs. Totalement dédiés à cette démarche d accompagnement, ils sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et intervenir au sein de votre structure ou votre entreprise, afin de vous aider à bâtir votre régime de protection sociale. N hésitez pas à les rencontrer. Informations, formations, conseils relationspartenariats@harmonie-mutuelles.fr GUHM- RP document commercial - crédits photos : Corbis Photoalto Digitalvision - Polka Dot Jupiterimages Imprimé sur papier recyclé Contact 143, rue Blomet Paris Tél relationspartenariats@harmonie-mutuelles.fr Imprimerie Harmonie Mutuelles, union régie par le Code de la Mutualité et immatriculée au registre national des mutuelles sous le numéro Siège social : 143, rue Blomet Paris.