Organiser l achat groupé de produits, services ou marchandises

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1 Organiser l achat groupé de produits, services ou marchandises Objectif Assurer un des achats utiles, efficaces et respectueux de l environnement pour des produits, des services, des marchandises ou des fluides comme l énergie par le biais d achats groupés entre entreprises d une même zone d activités. Introduction Ce document résume l organisation d achats groupés entre différentes entreprises d une même zone d activités. Il s inscrit dans le cadre du projet européen goeco et au-delà. Il présente le cadre pour organiser des grouper des achats et acquérir conjointement des produits, des services, des marchandises ou des fluides comme l énergie. Achat de produit, de biens ou de service Justification L objectif est de développer un cadre pour favoriser l acquisition conjointe de produits, de biens ou de services (comme l énergie) entre entreprises ou organisations qui composent les zones d activités étudiées dans le projet goeco. Ce cadre doit permettre aux acteurs de s inscrire dans une démarche à long terme, au-delà de la fin du projet goeco, pour développer un approvisionnement commun sur certains produits ou services. Les achats groupés permettent de réduire les coûts en augmentant les volumes d achat, tout en réduisant et en partageant les risques et en accédant à de nouveaux marchés et fournisseurs. Chaque entreprise bénéficie des gains engendrés par la mise en place d achats groupés sans avoir de contrainte administrative supplémentaire. De plus, le cadre des achats groupés est assez simple et consiste à définir un accord entre plusieurs entreprises intéressées, dans une structure juridique adéquate, qui couvrira à minima les champs suivant : - Liste des produits (éléments qualitatifs, caractéristiques, etc.) - Qualité des produits - Calendrier de livraison et de paiement - Modalités, méthodes et garantie des paiements - Responsabilités dans le groupement Achat de produits ou d énergie et assistance fournie au cours du projet goeco Les coordinateurs nationaux du projet européen goeco jouent le rôle de facilitateur dans le processus de création du cadre des achats groupés de produits, biens ou services. Ce rôle peut se matérialiser par les activités suivantes : - Présentation du concept aux entreprises (workshop 1) - Identification des produits, biens ou services adéquats (par entreprise ou au niveau de la zone d activités (ex énergie))

2 - Définition du mécanisme d achat groupé - Organisation et animation des échanges entre entreprises - Aide à la conclusion de l accord (workshop 2) Les entreprises peuvent jouer plusieurs rôles dans cette démarche : 1. Choix des achats 2. Définition et organisation de l appel d offre (toutes les entreprises utiliseront les mêmes conditions) 3. Création d une centrale d achats sur la zone d activités 4. Choix d une centrale d achats existante (société de service spécialisée). Achat de produits écologiques Introduction La sélection d offres d achats écologiques se fait en intégrant les impacts du cycle de vie du produit, du bien ou du service dans les critères de choix en plus du critère économique. Bien qu ils puissent être légèrement plus chers à l achat, les produits, biens ou services écologiques s avèrent plus économes sur le long terme. En effet, l analyse globale de leur cycle de vie et des coûts associés permettra de mettre en lumière des réductions notamment pour les coûts de fonctionnement ou de maintenance. Les achats écologiques aident aussi à résoudre des problèmes environnementaux et réglementaires comme l utilisation de produits toxiques ou les émissions de gaz à effet de serre. L utilisation de produits, des biens ou des services écologiques permet de réduire les émissions de substances dangereuses dans l atmosphère et le prélèvement de ressources naturelles. L impact sur la santé est également diminué. La fonction d achat est un outil important qui peut être utilisé par les collectivités locales and par les entreprises pour réduire leur émission de CO2 et atteindre leurs objectifs environnementaux. Le graphique ci-dessous résume le principe et les bienfaits des achats écologiques : Vous pourrez retrouver plus d informations en suivant les liens ci-dessous :

3 Mettre en place un groupement d achats (produits, services ou marchandises) Méthode 1. Déterminer les produits, services ou marchandises les marchandises qui pourraient être intégrées o Les techniques comme l audit énergétique, l analyse des flux ou l analyse SWOT permettent de mettre en lumière les opportunités présentent dans l entreprise à la fois pour les installations d énergies renouvelables, les actions de maîtrise énergétique ou les remplacements du ou des fluides énergétiques. o De nombreuses similitudes existent entre les entreprises d une même zone d activités. Les analyses initiales vont permettre de mettre en lumière les potentiels pour le groupement d achat. o Il faut montrer aux entreprises concernées les économies financières, d énergie ou la réduction des impacts environnementaux qu elles peuvent réaliser avec les technologies identifiées et souligner les avantages des démarches groupées. 2. Création d un groupe de travail intégrant à minima un représentant de chaque entreprise intéressée. o Les entreprises doivent s organiser en groupe de travail pour définir leurs besoins communs, développer toutes les étapes et entamer des discussions avec les fournisseurs, etc. o Le coordinateur national du projet goeco peut fournir une assistance pour développer le projet et aider à monter le ou les groupes de travail. 3. Les relations entre les entreprises sont définies par un accord-cadre signé par toutes les parties. o Cet accord cadre stipulera notamment que chaque entreprise doit supporter une partie des dépenses (financière ou temps «homme») proportionnellement aux bénéfices escomptés. L ensemble des taches à réaliser doivent être définies précisément pour éviter tous les malentendus par la suite. 4. Les formes juridiques des achats groupés o Deux situations peuvent être envisages : i. Les entreprises s associent à une collectivité locale Dans ce cas, la forme juridique des achats groupés devra répondre aux exigences et aux règles des marchés publics. ii. Le groupement d achat n intègre que des acteurs privés Dans ce cas, les entreprises pourront se rapprocher d un groupement existant (prestataire de service) capable de leur fournir les biens ou servies identifiés ou elles devront créer un groupement spécifique (plusieurs formes juridiques peuvent être envisagés dans ce dernier cas).

4 5. Définir la liste des produits, biens ou services à acheter o Il est très important de bien séparer les dépenses et les économies réalisées entre chaque article et chaque entreprise pour que chacun puisse comprendre les coûts qui imputent sa structure et mesurer les bénéfices qu il pourra retirer de l achat groupé. 6. Le workshop sur le financement et les achats groupés pour toutes les compagnies du parc d affaires. o Le coordinateur peut organiser un workshop spécifique sur le financement et les achats groupés pour présenter toutes les spécificités légales, financières et liées à l organisation de ce type de démarche [Activité du projet goeco] 7. S adresser aux fournisseurs sélectionnés o Les entreprises peuvent s adresser individuellement aux fournisseurs ou choisir un représentant dans le groupement d achat. L accord carde doit définir les modes de communication entre entreprises. 8. Les résultats du ou des marches initiés par le groupement o Chaque entreprise du groupement d achat doit donner son accord pour les produits, les technologies ou les services qui la concernent. o Le coordinateur national du projet peut fournir des recommandations et accompagner les entreprises dans l évaluation des offres [Activité du projet goeco]. 9. Les activités après la réalisation du groupement d achat o La livraison et/ou l installation et/ou la mise en service du produit, de la technologie ou du service est réalisée selon le contrat qui a été défini avec le fournisseur (cet aspect est à garder en tête). o La diffusion de tous ces éléments cruciaux très amont de la démarche constitue un facteur de réussite. Le coordinateur national du projet doit accompagner les entreprises dans leurs efforts pour réaliser un ou plusieurs groupements d achat sur les technologies, les services et les marchandises identifiés. La suite à donner à l issue du premier groupement d achat, et notamment la participation du coordinateur national, dépendra d un accord entre le consortium d entreprises et le coordinateur.

5 Schéma de l organisation du concept d achats groupés entre les entreprises d une zone d activités dans le cadre du projet européen goeo Rôle du coordinateur Etape Etape du projet goeco Analyse initiale des besoins (pré-diagnostic, SWOT) Sélection des technologies, services ou marchandises pour la mise en œuvre de l achat groupé WP3, Coordination du groupe de travail Création du groupe de travail Coordination et animation de réunions Définition de l accord cadre Définition de la forme juridique des achats groupés Avec la participation d une entité publique Seulement entre entreprises privés Définition de la liste des achats Workshop financiers et sur les achats groupés Coordination et animation de reunions Contact avec les fournisseurs sélectionnés Conseils et recommendations Analyse des résultats Mise en oeuvre et utilisation des technologies, services ou marchandises Définition de la suite du projet