IGED - La Mémoire Documentaire -

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1 Un logiciel de Gestion Documentaire IGED - La Mémoire Documentaire - Version Luc Becker «La Dumanchère» Rougé et Concept Informatique 17 rue du Carillon Villeneuve d Ascq 1

2 -La mémoire documentaire - Avant propos : a- La conservation de documents papier a un avantage et de multiples inconvénients. L avantage consiste dans la pérennité du document puisque sa consultation ne nécessite aucun outil technique. Les inconvénients sont par contre multiples : fragilité, volume de stockage, difficulté de classement et surtout, délai nécessaire pour permettre leur consultation. b- La conservation de documents au format électronique permet de répondre aux inconvénients précédemment mentionnés. Cette technique n annule pas la nécessité d un archivage des documents originaux, mais leur dématérialisation permet un usage plus aisé et un accès simplifié à leur contenu. c- Il existe sur le marché de nombreux outils de «Gestion Electronique de Documents» (GED) mais les analyses que j ai pu faire d eux ont fait montre des points suivants : Soit ils sont «généralistes» et ils sont alors très onéreux, complexes à mettre en œuvre et ne permettent pas plusieurs types de documents pour une même entité. Soit ils sont simples et peu onéreux, ils sont alors spécialisés et ne répondent pas aux différentes questions que j ai été amenées à me poser. d- En conclusion de cet avant propos, l application IGED doit être assez souple pour répondre à toutes les configurations organisationnelles possibles, ce qui nécessite une capacité de paramétrage extrêmement large. Elle doit également permettre un interfaçage avec toute application extérieure imaginable. Pour exemple, IGED doit être en mesure de gérer simultanément les documents de plusieurs services d une entreprise (achats, facturation, DRH, compte rendus de réunion ), ainsi que communiquer avec les logiciels de gestion commerciale et de comptabilité, voire de paie. Les lecteurs non concernés par les fonctionnalités informatiques de l application peuvent se rendre directement au chapitre 5 de la notice (page 13) : Saisie des informations. Ils trouveront les informations pratiques et le mode d emploi de l application. De même, une série d exemples est proposée en fin de notice. Auteur : Luc Becker 2

3 Notice d utilisation 1- La logique de l application IGED Page 4 2- La connexion à l application. Page L entrée dans l application. 2-2 L accès aux services 3- Gestion des services (paramètres) Page Ajout d un service 3-2 Modification d un service 3-3 Suppression d un service 4- Gestion des utilisateurs (Paramètres) Page Saisie des documents (Saisie) Page Numériser un document 5-2 Numériser un lot 5-3 Assembler des pages 5-4 Renseigner un PDF 6- Consulter (Rechercher) Page Sélectionner les documents 6.2 Visualiser 6.3 Voir/Modifier 6.4 Copier vers 6.5 Archiver 6.6 Supprimer 6.7 Exécuter 6.8 Imprimer la liste 6.9 Imprimer les documents 6.10 Envoi mail 6.11 Fragmenter 6.12 Fragmenter et assembler 6.13 Dupliquer 7- Outils Page Export 7-2 Import 7-3 Moteur 8- Corbeille Page Vider la corbeille 8-2 Récupérer un document Exemples Page 28 Glossaire Page 29 3

4 1- La logique : L application IGED a pour objectif de permettre une «Gestion Electronique de Documents» pour des entités différentes (Usage personnel, service facturation d une société, assistants de direction, service du personnel, ) avec des structures de données différentes (critères de recherche totalement différents en fonction des services) et des utilisateurs ne cohabitant pas afin de sécuriser les accès aux données en fonction de son rôle dans la famille ou dans l entreprise. Afin de répondre à ces besoins, l application est construite en différenciant les environnements de chaque entité appelée «service» (répertoires de travail et de documents propres à chaque service) et s appuyant sur un système centralisé des critères de recherche (tables constitutives d une base de données unique). Les documents à enregistrer et à traiter seront en principe au format PDF tout en n excluant pas d autres types de fichiers tels que JPG, EML ou autre. Il est cependant nécessaire de garder en mémoire le fait qu un document archivé ne doit pas être modifié et que sa pagination fait partie de son intégrité. La recherche de documents doit se faire par sélection de différentes variables descriptives des documents, chaque variable pouvant correspondre à une valeur précise ou entre bornes. Pour exemple, un montant TTC compris entre 500,00 et 1000,00. A chaque service est associée une description des variables permettant de décrire les documents constitutifs de la banque de données. Trois type d utilisateurs sont possibles : Hyper-user qui a accès à l ensemble du système. Super-user qui est autorisé à travailler pour des services définis précédemment et qui a en particulier la possibilité de saisir les références des documents, les archiver et les supprimer. Usual-user qui peut consulter les documents, les copier et effectuer certains travaux prédéfinis. La notion première à retenir est qu un document est constitué de pages. Ces pages sont scannées avant d être «Assemblées» pour créer un document qui lui même donnera lieu à la saisie d informations permettant de le «Renseigner». Afin de permettre l utilisation de scanners de capacités différentes, 2 options de scan ont été prévues. Scanner un document. Scanner un lot. 4

5 Dans le premier cas, l utilisateur «scan» la totalité des pages du document et le programme ne génèrera que 1 document à partir des pages sélectionnées, les autre pages seront perdues. Dans le second cas, l utilisateur peut créer autant de documents que nécessaire aussi longtemps que des pages restent disponibles. La gestion des photos (jpg) ou des mail (eml) nécessite qu ils/elles soient mis à disposition dans le sous répertoire (scan) permettant leur accessibilité par la fonction «Renseigner». Une option complémentaire permet une intégration automatique de documents en associant à chaque document un fichier (index.spg) contenant les valeurs des différentes variables définies pour le service. 2- La connexion à l application. L entrée dans l application. Cet accès est automatique pour la version personnelle de l application (mono service). Dans ce cas, le service accessible est nommé : ivp : IGED Version Personnel. Pour les versions multi services, il est demandé à l utilisateur de se connecter avec un nom d utilisateur et un mot de passe, préalablement définis. Afin de simplifier l accès, le dernier code utilisateur utilisé est proposé. Afin de permettre un accès la première fois et la création des utilisateurs, un couple utilisateur-mot de passe standard est défini (admin ; admin). Il est fortement recommandé de le détruire après création d un nouvel Hyper-user et des utilisateurs propres à chaque service. 5

6 2-1 L accès au service L utilisateur, s il est défini comme pouvant se connecter à plusieurs services se voit demander le service auquel il souhaite accéder. Il est possible soit d en saisir le code, s il est connu, soit d afficher la liste à l aide de la flèche. Ainsi que mentionné précédemment, les utilisateurs ont des droits spécifiques. En particulier, les «hyper users» ont la possibilité d ajouter des services. 3- Gestion des services Cette gestion n est accessible qu aux «hyper users». 3-1 Ajout d un service. En prévision de l ajout d un service, il est nécessaire d avoir défini au préalable les différents paramètres qui seront mis en œuvre et utilisés par le système. 6

7 Nom du service est à titre informatif et sera affiché en entête des écrans de l application. Code service est l information informatique représentative du service. Il est alphanumérique sur 3 caractères. Login d accès à la table et mot de passe sont pour un usage ultérieur. Répertoire : correspond à celui qui contiendra les documents gérés par l application pour ce service. Séparateur est un caractère utilisé pour la gestion «batch» du système ainsi pour la structure du fichier index des archives (voir le paragraphe archivage). Les «variables» sont décrites par : Un libellé : Il sera toujours traduit en minuscules. Les types sont : N=numérique, A=alphanumérique, Z=alphanumérique pour recherche multi-variables, D=date (jj/mm/aaaa), E=date avec proposition automatique de la date du jour, X=suffixe type de fichier, B=booléen. La longueur : maximum de la variable. La position : (Voir Archivage ou Moteur). Si le séparateur défini est à blanc, alors, elle est la position du début de zone dans l enregistrement index (.spg) associé à un document. Si le séparateur est défini, il s agit du numéro de champ à utiliser dans le même enregistrement. Obligatoire : Est à cocher si la variable doit être renseignée. Répertoire du service. Il est constitué des sous répertoires suivants : archive est utilisé par l option du même nom corbeille est utilisé en cas de destruction d un document data contient les documents aux formats pdf, jpg ou eml, etc exec contient les fichiers de commandes spécifiques pour exécution à la demande lot contient les pages scannées via la fonction Numériser un lot scan contient les documents (spg, jpg ou eml) en attente de renseignement spg contient les documents en attente d intégration automatique (Moteur) temp contient les pages scannées via la fonction Numériser un document Dans le cas d un environnement «Client-Serveur», ces sous répertoires sont distribués soit sur le serveur, soit sur le poste local en fonction du paramétrage défini dans l onglet «chemin des répertoires». 7

8 3-2 Modification d un service. Les modifications possibles concernent le séparateur, les colonnes longueur, position et obligatoire ainsi que la possibilité d ajout de variables avec leurs descriptions. 8

9 3-3 Suppression d un service. Avant de supprimer un service, un archivage du contenu est proposé afin de garantir la pérennité des documents restants. Il est possible de sortir de ce choix sans action grâce au bouton «Quitter.» Une réponse Oui fera en sorte que le répertoire «archive» soit conservé, les autres répertoires du service étant détruits ainsi que toutes les informations le concernant. Une réponse Non provoque la destruction de toutes les informations et tous les documents. 9

10 4- Paramétrage 4-1 Gestion des utilisateurs. Le bouton permet d ajouter un utilisateur Après la création d un utilisateur, il est nécessaire de l associer à un, voire des services avec les droits correspondants. Ces droits sont : h = hyper user s = super user u = user courant. 10

11 Hyper user. Peut accéder à la totalité des fonctions : pour la totalité des services définis. Super user. Peut accéder à toutes les fonctions sauf Paramétrer et ce pour les seuls services qui lui sont associés. Il est en particulier autorisé à scanner les documents, et saisir les informations descriptives. User courant. Il ne peut que consulter les documents, les copier, ou les imprimer. 11

12 4-2 Définition de la racine de stockage : Le chemin de référence pour le stockage des informations de l application est paramétrable. Ce paramétrage, en standard est C:\I-GED\. Il est modifiable par appel à la fonction : Fichier > Chemin vers les répertoires. Saisir les chemins racines souhaités. Tous les répertoires des services seront créés sous ces racines. Cette possibilité permet en particulier de définir des chemins sur des disques «remote» (T:\, X:\ etc) Dans le cas d une utilisation en mode client-serveur, cette possibilité est indispensable pour permettre le regroupement des données sur le serveur. Le répertoire local permet de définir où seront définis les sous répertoires propres aux fonctions scanning, assemblage et renseignement. Il peut en effet être utile de séparer les espaces de travail des espaces de stockage. 4-3 Scanner par défaut. Permet de définir, dans la liste des scanner (ou caméra) connus du poste de travail, celui le plus généralement utilisé 12

13 5- Saisie des documents 5-1 Numériser un document : Permet de scanner 1 document de une ou plusieurs pages. Cette option propose les différents scanners disponibles. Ceux ci peuvent être monopage ou multipages. Choisir le scanner à utiliser et lancer la récupération de la/les pages par le bouton 13

14 Dans le cas de l utilisation d un scanner multi-pages, cette action cessera lorsque le chargeur sera vide. Recommencer l opération de récupération d image autant de fois que nécessaire pour que la totalité du document soit disponible. Le document est alors prêt à être traité. Les option de traitement sont : Annuler permet de quitter la fonction sans action. scannées seront supprimées du répertoire temp. Attention : Toutes les pages Renseigner permet de se dérouter sur le module de saisie des informations. Voir le paragraphe 5-4 «Renseigner». Assembler permet de se dérouter sur le module d assemblage des pages préalablement stockées en attente de traitement. Voir le paragraphe 5-3 «Assembler». Un bouton Supprimer permet également de détruire des pages scannées par erreur. Attention : L appel à l une des 3 boutons préalablement définis supprimera les pages fraîchement scannées. Il ne sera donc pas possible de revenir sur la liste des pages. 14

15 5-2 Numériser un lot : Permet de scanner un ensemble de pages constituant plusieurs documents. Cette option propose les différents scanners disponibles. Ceux ci peuvent être monopage ou multipages. Cette fonction agit comme la saisie d un document. Elle n offre par contre que l option d assemblage de pages pour la constitution de documents. Voir le paragraphe «Assembler» ci dessous 15

16 5-3 Assembler Cette fonction permet de sélectionner des pages préalablement chargées afin de constituer un document. Une fois constitué, celui ci est soit stocké pour être renseigné ultérieurement (Enregistrer), soit les pages sélectionnées sont supprimées. Il est possible de visualiser une page en double cliquant dessus. En bas d écran, sous chaque tableau est indiqué le nombre de pages en attente ou sélectionnées Le transfert des pages constitutives d un document se fait à l aide des flèches entre les 2 colonnes. Les flèches >> et << permettent un transfert de l ensemble des pages. Les flèches de droite (up et down) permettent de réorganiser l ordre des pages du document en décalant la page en cours. En fin de constitution des documents, les pages non traitées restent disponibles pour un traitement ultérieur. 16

17 La sous fonction «Fragmenter un PDF» permet de rechercher un fichier PDF existant sur le poste et de l éclater en pages disponibles pour un nouvel assemblage. Après fragmentation, il est possible de supprimer (ou non) le fichier origine. 17

18 5-4 Renseigner La fonction Renseigner permet de saisir les informations nécessaires à la consultation des documents. L écran est constitué de 3 parties : La partie de gauche affiche en miniature la première page des documents pour lesquels il est nécessaire de saisir les informations. La partie centrale permet de consulter l intégralité du document sélectionné. La partie de droite est un tableau permettant de saisir les informations. Dans la première colonne de ce tableau s affichent les noms des variables définies pour le service (voir paragraphe 3-1) Les variables sur fond parme sont des variables obligatoires. 18

19 Cet écran contient 5 boutons : Enregistre le document et les informations le décrivant. Annule la saisie avec retour au menu. Permet de supprimer le document (pdf) sélectionné. Permet de rechercher et mettre à disposition tout document disponible sur le poste de travail Permet une réinitialisation des valeurs des variables Pour la version et au delà, 2 boutons supplémentaires ont été créés : L activation de ce bouton permet, après validation de la saisie des valeurs, de conserver ces valeurs pour renseigner un nouveau document sélectionné. L activation de ce bouton permet, après validation de la saisie des valeurs, de conserver le document pour une saisie complémentaire des valeurs. Cette possibilité est particulièrement intéressante dans le cas de dispatching d une facture d achat entre plusieurs clients ou plusieurs sections analytiques. Les 2 boutons peuvent être utilisés conjointement, ce qui permet une saisie d informations complémentaires pour le même document. 19

20 6- Consulter (Rechercher) Les simples users, à la différence des autres utilisateurs, n ont accès qu a cette fonction. Son rôle est de permettre la recherche de documents renseignés en fournissant les informations sur une, voire plusieurs variables Le tableau permettant de décrire le document recherché est constitué de 3 colonnes. Colonne 1 (Variable). Indique les variables sur lesquelles une sélection est faisable. Colonne 2 (Est entre). Permet d indiquer la borne inférieure (incluse) de la valeur de la variable. Colonne 3 (Et). Permet d indiquer la borne supérieure de la valeur de la variable. Exemple : qui >= b et qui <= e permet de retrouver tous les documents dont la variable «qui» commence par b, c, d ou e. Remarque : Si seule la colonne 2 est renseignée, alors la colonne 3 prend la même valeur permettant ainsi de définir une valeur précise. 20

21 Le bouton Rechercher permet d afficher le résultat de la sélection. Le bouton Réinitialiser permet d effacer les critères déjà renseignés. Equivalent à Fermer, ce bouton permet de quitter la fonction «Consulter». Une liste des valeurs disponible est accessible pour chaque variable en utilisant la flèche située à droite de chaque case. Résultat de la recherche : Pour chaque document trouvé et répondant aux critères de sélection, sont affichées les variables le décrivant. Ex : qui, quoi,. Millésime. 21

22 Sélectionner à l aide des fonctions habituelles (ctrl + clic) les documents sur lesquels une des actions sera effectuée. Visualiser : sélectionné. Voir/Modifier : les informations le décrivant. Affiche plein écran le document (il doit être seul) Affiche le document sélectionné et permet de modifier Copier vers : permet de sélectionner un répertoire avant d effectuer la copie des documents sélectionnés dans ce dit répertoire. Pour permettre un transfert entre cette copie et toute autre application (y compris une autre installation de IGED voir la fonction Import-), cette copie est accompagnée d un fichier «index.spg» constitué d enregistrements contenant les valeurs des variables descriptives des documents copiés. 22

23 Archiver : (réservé aux super users) Permet de déplacer (Ne pas confondre avec copier) les documents sélectionnés dans un répertoire d archive (sous répertoire date de l archivage) et de créer dans ce même sous répertoire un fichier «index.spg» constitué d enregistrements contenant les valeurs des variables descriptives des documents. Supprimer : permet de mettre à la corbeille les documents sélectionnés. Les documents supprimés sont récupérables tant que la corbeille n a pas été vidée. (Voir le paragraphe Corbeille). Exécuter : usage ultérieur. Lister : une extraction des données pour les documents sélectionnés. Cette extraction crée un fichier «index.spg» qui permet un traitement dans toute application aval. Imprimer : Permet d imprimer les documents sélectionnés. Envoi mail : Permet d envoyer par mail les documents sélectionnés. Il est au préalable nécessaire que le paramétrage de messagerie ait été fait (onglet fichier). 23

24 Afin de permettre la conservation d une trace de ce mail, celui-ci est également envoyé à l expéditeur défini dans le paramétrage de la messagerie. Il est possible : Soit de renseigner directement l adresse électronique du destinataire. Soit de sélectionner un destinataire enregistré en le renseignant dans A. L enregistrement des destinataires se fait par la fonction : «Paramétrer>Contact mail» Fragmenter : Permet de fragmenter le document sélectionné en fichiers pdf élémentaires (1 fichier par page) et de les mettre à disposition pour un assemblage. Fragmenter et assembler : Permet de fragmenter le document sélectionné en fichiers pdf élémentaires (1 fichier par page), de les mettre à disposition pour un assemblage et de basculer automatiquement dans la sous fonction «Assembler». Dupliquer : Copie le document sélectionné dans le répertoire «scan» puis exécute la sous fonction «Renseigner» en initialisant les variables aux valeurs descriptives du document. 24

25 Boutons de bas d écran : Les 3 boutons courant, archivé et détruit sont cumulatifs. Ils permettent d afficher, en correspondance avec les critères de sélection précédemment décrits, les documents disponibles, et/ou archivés et/ou détruits. En cas d activation d un des boutons archivé et détruit, 3 colonnes supplémentaires sont affichées. Elles contiennent les informations suivantes : Nom du fichier Statut (A = Archivé, D = Détruit) Date de l opération. Pour les documents courants, cette date est celle de l enregistrement des informations, donc de la mise à disposition «IGED» du document. 25

26 7- Outils : 7-1 Export Permet d exporter la totalité des documents du service vers un répertoire choisi. Cet export est accompagné d un fichier «index.spg» contenant les informations descriptives de ces documents. 7-2 Import Permet d importer des documents depuis un répertoire extérieur à l environnement IGED. Ces documents doivent être accompagnés d un fichier index.spg (voir doc technique) Pour des raisons de cohérences de structures de données, le code service, en tête de chaque enregistrement est comparé avec le service ouvert. En cas de discordance, l import est refusé. 7-3 Moteur Lancement de l outil complémentaire IGED-Batch. Cet outil permet d intégrer automatiquement des documents en provenance d applications amont de IGED. Permanent, il analyse les répertoires spg de chaque service. En cas de présence d un (ou de) fichiers «.spg», il effectue un import automatique des documents PDF et de leurs descriptifs. 7-4 Sauvegarde. Exécution d une sauvegarde de la base de données contenant les informations de tous les services définis dans l application I-GED. 26

27 8- Corbeille : Est constitué de 2 sous menus : Vider la corbeille. Récupérer un document. 8-1 Vider la corbeille. Supprime définitivement tous les documents présents dans la corbeille. 8-2 Récupérer un document. Permet de remettre disponible un document détruit par erreur. Cette action n est possible que si la corbeille n a pas été vidée. Sélectionner le document souhaité (avec possibilité de le visualiser en plein écran) puis valider. 27

28 Exemples de définition de service : IVP = Iged Version Personnel Dans cet exemple nous retrouvons en le nom du service et son code : ivp. Nous retrouvons également le nom du répertoire dans lequel les «données» seront stockées : Iged-Personnel. Nous retrouvons dans la colonne Libellé le nom de la variable exemple : date de document. Pour chaque variable sont fournies les informations nécessaires à son traitement : Format : E pour format date du jour Longueur : (jj-mm-aaaa) donc 10 caractères Position : Position de l information dans l enregistrement du fichier Index.jpg en cas de copie Obligatoire : Coché si cette variable doit être OBLIGATOIREMENT renseignée. 28

29 Exemple suite. L administrateur a défini un second service pour répondre aux besoins de gestion de photos. Le nom du service est : photos Le code du service est : jpg (du nom du format photo utilisé) Les photos gérées sont stockées dans le répertoire : photo-iged La description des variables est totalement différente de celles du service ivp. Il peut lui être ajouté des variables telles que : liste des personnages ou auteur de la photo. Dans cet exemple, la première variable : type a été pensée pour permettre une recherche plus aisée et plus sélective par exemple : paysage, portrait, architecture ou voiture. Il s agit d un critère de regroupement. 29

30 Exemple de consultation : Dans cet exemple, il est demandé de rechercher tous les documents dont la date est comprise entre le 18/02/2011 et le 28/04/2011. Il aurait été possible d ajouter un critère de sélection supplémentaire en renseignant la variable dossier avec la valeur «banque» ou la variable qui avec «ca». Dans ce cas, seules les informations souhaitées seront proposées. 30

31 Glossaire : PDF : Portable Document Format (communément abrégé PDF) est un langage de description de pages d'impression créé par Adobe Systems. La spécificité du PDF est de préserver la mise en forme (polices d'écritures, images, objets graphiques ) telle qu'elle a été définie par son auteur, et ce quelles que soient l'application et la plateforme utilisées pour imprimer ou visualiser le dit fichier. GED : La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Il met principalement en oeuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents (exemple d utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Scanner : Appareil permettant de numériser une image sur support papier, le plus souvent par balayage de l'image. Verbe : Action de numériser une image sur support papier. JPG : De l'anglais Joint Photographic Expert's Group (JPEG), c'est un standard de représentation d'images utilisant des algorithmes de compression très efficaces. L'extension de ce type de fichier est.jpg. EML : Fichier contenant un . 31

32 Actions particulières : Récupération d un mail : Via Outlook express ou windows mail, se positionner sur le mail à récupérer puis, Fichier > Enregistrer sous. Choisir le sous répertoire «scan» du répertoire du service. En standard, ivp\scan. Récupération de photos : Les photos à intégrer dans la banque de données sont également à charger dans le sous répertoire «scan». En standard, le service ivp (IGED version personnelle) contient une variable «type» qui est destinée à être renseignée afin de différencier les 3 types de documents pdf, jpg ou eml. La fonction «Sauvegarde» ne sauvegarde que la base de données IGED. Afin de sécuriser le système, il est nécessaire de copier sur un support externe le résultat de cette sauvegarde ainsi que les répertoires des services. 32

33 Auteur : Luc Becker Concepteur : Luc Becker Support technique : Pascal Martin Concept Informatique Développeur : Jean François Thuillier Remerciements à I, Jens Langner pour l image du cerveau. INPI 33