La cartographie des processus

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1 Yvon MOUGIN La cartographie des processus Maîtriser les interfaces Préface de Olivier PEYRAT Directeur Général du groupe AFAQ, 2002 ISBN :

2 SOMMAIRE Chapitre 1 Préface Introduction L approche classique de l organisation par les processus De quoi parle-t-on? Qu est-ce qu un processus? Qu est-ce que l efficacité? Le coût de revient La productivité Le management de la qualité est nécessaire dans un environnement concurrentiel L approche processus doit permettre de comprendre les relations entre les parties de l organisation Le management par les processus composante du Management général des organisations Management et qualité, même combat? Y a-t-il un type de management? Définitions de base d un processus Pourquoi établir une cartographie des processus Les éléments du management par processus Les niveaux de précision d une cartographie La méthode actuelle d analyse des processus Le processus était jusqu à aujourd hui synonyme de modes opératoires L analyse des modes opératoires peut conduire à des impasses Les représentations graphiques habituelles ne permettent pas une compréhension globale de l organisation La cartographie des modes opératoires doit être remplacée par une cartographie des contrats Le client est le fil conducteur qui relie les processus

3 VIII LA CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS Chapitre 2 Privilégier désormais l approche processus par la voix du client Les processus sont les sous-systèmes d une organisation De l intérieur, notre perception de l organisation est souvent partielle Tous les processus sont liés entre eux dans un flux dynamique La voix du client doit se transmettre dans tous les processus La cartographie par l aval prend en compte la voix du client La clef des processus : le client, l usager, le bénéficiaire La mauvaise communication entre processus est source de dysfonctionnements Nous devons mettre en œuvre les mêmes principes de qualité en interne qu en externe Comment les attentes des clients peuvent-elles être perçues par un processus? Le principe de la relation client/fournisseur en interne La relation client/fournisseur est fondée sur le principe de responsabilité Les règles et principes de la relation client/fournisseur La mise en œuvre de la relation client/fournisseur en interne Les processus doivent être classés en fonction de leurs typologies Tout est processus Les processus d opération constituent la chaîne de base de l organisation Les processus de services servent à améliorer les performances de l organisation Les règles et les valeurs qui dirigent l organisme Le management doit-il être considéré comme un processus? Les missions et les projets sont des processus provisoires Les activités hors processus Stratégie et développement Le déploiement et les processus-clés

4 SOMMAIRE IX Les relations entre les processus, les interfaces Il faut établir des règles de communication entre les processus Les contrats d interfaces définissent les relations entre les processus Le contenu des contrats d interfaces Les différents types de relations entre les processus Les processus sont liés par des contrats La chaîne des processus est-elle seulement une relation de livreur à client? Le processus livré n est pas toujours le vrai client La relation donneur d ordres/fournisseur est la base de la cartographie Les clients internes sont les processus donneurs d ordres et les processus utilisateurs Un organisme sera efficace si la voix de ses clients ne s altère pas tout au long de la chaîne des processus La norme ISO et l approche processus L évolution des concepts de processus dans les différentes versions des normes Comment appréhender le manuel qualité de l entreprise avec la méthode de la voix du client? Devons-nous encore disposer de procédures écrites pour décrire nos méthodes de travail? Comment organiser le système documentaire de notre organisme? Chapitre 3 La méthode pour cartographier les processus selon la voix du client L inventaire des partenaires et des prestations Connaître nos partenaires extérieurs et nos prestations Utiliser une matrice à double entrée L exemple d une CCI L inventaire des processus d opérations et de services Les processus d opérations Les processus de services. Les règles et les valeurs

5 X LA CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS La méthode montre que certains processus sont inutiles Quelques exemples d analyse de processus et de cartographies Un cas classique Un processus de coordination Cartographier un produit «propriété du client» La création d un service «achats» Distinguer processus «commercial» et «administration des ventes» Un cas de communication directe : les courts-circuits Comment analyser un macro-processus La carte d identité des processus Caractériser un processus Dénommer précisément un processus L expression de la finalité d un processus L inventaire des données de sortie Les données d entrée Les indicateurs de performance Les objectifs Le propriétaire du processus Les ressources du processus Le document «carte d identité» Un exemple de carte d identité L établissement des contrats d interfaces Les principes de base de l établissement d un contrat Comment établir un contrat entre processus Comment traiter le problème général du respect des délais? Comment procéder à l identification des processus clients Le document de contrat d interfaces à utiliser Un exemple de contrat d interfaces Un exemple de contrat d interfaces Les interfaces avec les processus de service Les règles et les valeurs, les chartes de fonctionnement Le principe des règles et des valeurs Les règles et valeurs concernant les processus opérationnels Les règles et valeurs stratégiques

6 SOMMAIRE XI Comment distinguer les processus «Règle» des processus «Territoire»? TQM (Total Quality Management) et l approche processus. Référence à l EFQM et aux prix qualité Les modèles comportementaux L adoption de nouveaux modèles de comportements améliorera l organisation Comment évaluer l efficacité de la nouvelle organisation? 198 Chapitre 4 Exemples d application Des cas d école Le cas INGELEC Le cas GEKA SERVICES Le cas DARC INDUSTRIE Le cas CONSTRUBAT Le cas de TRANS MACHINES Le cas du bureau d études MOINEAU Quelques cas de problèmes soulevés par des cartes d identité et des contrats d interfaces La cartographie de EuroDough Chapitre 5 La cartographie et l amélioration permanente Le réaménagement des processus. L efficacité par l aval Conclusion et introduction à l amélioration Les tâches inutiles Le besoin du réaménagement La méthode de réaménagement Glossaire Bibliographie