GUIDE DE PRISE EN MAIN RAPIDE

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1 Imm PACT progiciel diag LE PROGICIEL QUI S ADAPTE À VOS PRATIQUES GUIDE DE PRISE EN MAIN RAPIDE V00.Rev 00-22/10/2015 Ce document est la propriété exclusive d ITGA

2 SOMMAIRE 1 Lancement du Progiciel Principes généraux de navigation et d action dans le Progiciel Contenu des menus Menu «Gestion» Menu «Paramètres» Menu «Mes actions» Menu «Mes photos» Ecran principal «liste des dossiers» Création d un nouveau dossier Modules techniques...9 Imm PACT, est l outil au service des diagnostiqueurs immobiliers depuis 10 ans. Ce progiciel permet de gérer l ensemble de vos activités, de la gestion du fichier clients à l émission des rapports sur la globalité des prestations réglementaires, en passant par la saisie sur le terrain. Le présent guide de prise en main rapide a pour objet de permettre au nouvel utilisateur d Imm PACT d utiliser le progiciel dans ses grandes fonctionnalités. Tous les points abordés ici sont détaillés dans le «Guide Utilisateur». 1 LANCEMENT DU PROGICIEL Le lancement du progiciel Imm PACT se fait au moyen du raccourci créé sur le bureau de votre ordinateur. La première étape consiste à s identifier, afin de pouvoir accéder à l écran principal. Pour cela, il vous est demandé de saisir un login et un mot de passe : Le login et le mot de passe sont propres à chaque utilisateur du logiciel, et peuvent être paramétrés depuis le menu gestion/collaborateurs. 2 PRINCIPES GÉNÉRAUX DE NAVIGATION ET D ACTION DANS LE LOGICIEL Tous les écrans d Imm PACT ont été développés en collaboration avec un ergonome. Ils sont construits selon une même trame, ainsi vous pouvez retrouver les différentes fonctions ou zones d action aux mêmes endroits : Zone : 1- Bandeau, ou «header», où sont placés les menus et fonctionnalités transversales à l ensemble du Progiciel. Ce bandeau est toujours présent pour chaque écran. A droite du bandeau se trouve un bouton permettant d optimiser l affichage du progiciel en fonction du mode d utilisation (PC de bureau ou tablette tactile) et passer à une sélection par simple clic. Imm PACT - Guide de prise en main - V00.Rev 00 page 3

3 2 - Zone de boutons d action, contextuelle selon l écran en cours. Le bouton «+» permet de créer une nouvelle entrée dans les différents menus ou écrans (nouveau collaborateur, contact, dossier, etc.) 3 - Bandeau de l écran en cours : permet d accéder aux fonctions, onglets, etc. spécifiques à l écran en cours. 4 - Zone d affichage ou de saisie, selon l écran en cours. Si des données sont en cours de saisie dans la zone, des boutons «annuler» et «sauvegarder» sont présents en bas à droite. 5 - Bouton «chevron» affichant le nombre de dossiers enregistrés dans le progiciel. Ce bouton est toujours présent et permet d accéder rapidement à l écran principal «liste des dossiers», depuis n importe quel écran. 3 CONTENU DES MENUS Imm PACT est aujourd hui, votre atout professionnel, tant dans la réalisation de vos diagnostics que dans la gestion de votre entreprise 3.1 MENU GESTION Le menu «Paramètres» est composé de quatre sous menus : 1. Options avancées : permet de gérer les paramètres suivants : Répertoire des jeux de données (emplacement de la base de données) Chemin des documents (emplacement sur le poste de l utilisateur de tous les documents édités par le progiciel, tels que rapports, factures, contrats de mission, etc.) Attribution automatique d un code dossier (le premier dossier créé portera le numéro «1») 2. Facturation : regroupe tous les paramétrages liés aux fonctions de facturation dans le logiciel, avec : Paramétrage = permet de gérer différents paramètres des factures, avoirs et devis : - Activer la franchise de TVA - Numérotation automatique des factures, avoirs et devis - Format du numéro de facture et origine de la numérotation - Les mentions légales concernant l escompte et les retards de paiement Taux de TVA = permet de gérer plusieurs taux, paramétrés par l utilisateur Tarifs = permet de constituer et d administrer le catalogue des tarifs de l entreprise Comptes comptables = permet de constituer et d administrer la liste des comptes comptables de l entreprise Le menu «Gestion» est composé de cinq sous menus : Entreprise = Saisir toutes les données propres à votre entreprise (logo, cachet, SIRET, coordonnées, etc.) Collaborateurs = Saisir tous les collaborateurs de votre entreprise amenés à utiliser Imm PACT, leur affecter un rôle (Technicien, Administratif, Etc.) et saisir les informations liées à leurs certifications. Groupes de collaborateurs = Créer des groupes de collaborateurs selon leurs certifications et/ou leurs rôles dans Imm PACT, mais aussi selon tous critères de votre choix, tels que des compétences particulières, la localisation géographique, etc. (Exemples : Agence de Rennes, Techniciens spécialisés en repérage amiante avant travaux, DPE avec mention, etc.) Contacts = Saisir toute personne morale ou physique ayant une fonction dans un dossier (propriétaire, locataire, notaire, agence immobilière, etc.) et lier ensemble des personnes physiques à une personne morale (par exemple, les différents notaires d une étude notariale). Planification = Visualiser le planning d un ou plusieurs utilisateur(s) simultanément (filtres), éditer la feuille de route de la tournée de RDV quotidienne d un collaborateur et le contrat de mission d un RDV en particulier. 3.2 MENU PARAMETRES 3. Paramétrage PRAT* (uniquement disponible pour les utilisateurs ayant souscrit à l option PRAT) = permet de constituer et d administrer plusieurs «bibliothèques» : Programmes de repérage types (PRT) : il s agit des composants/parties de composant à rechercher pour un scénario type de travaux Occurrences de règles de prélèvement : il s agit des éléments servant à construire les consignes de prélèvement, tels que «tous les 10 mètres», «par couleur», «si hétérogène», etc. Une liste d occurrences est paramétrée par défaut. Règles d échantillonnage : il s agit de la liste de composants pour lesquels on souhaite associer un taux d échantillonnage, variable en fonction du nombre de lots auquel il s applique (exemple : colle de carrelage, 50% pour plus de 20 lots) Localisation des prélèvements : il s agit de la liste des localisations que l on souhaite associer aux prélèvements (exemple : «toutes pièces humides», «sous-face de l évier», «acrotères», etc.). Une liste de localisation est paramétrée par défaut Composants/Parties de composants hors liste : il s agit de la liste des matériaux ou produits ne figurant pas dans les listes réglementaires ou normatives mais que l on souhaite créer et enregistrer (exemple : «mastics vitrier», «calicot des jointoiements des plaques de plâtre», etc.) 3. Signer un document permet d utiliser la signature électronique (à partir du certificat de signature électronique enregistré dans le menu «gestion/entreprise») pour signer n importe quel document, au format.pdf,.doc ou.docx. *PRAT : Préparation aux Repérages Avant Travaux. Le 1er et le seul module du marché qui permet de traduire un programme de travaux d un donneur d ordres en programme de repérages spécifique appliqué uniformément sur le terrain par tous les techniciens. page 4 Imm PACT - Guide de prise en main - V00.Rev 00 Imm PACT - Guide de prise en main - V00.Rev 00 page 5

4 3.3 MENU MES ACTIONS 3.3 MENU MES PHOTOS Le menu «Mes actions» est la plateforme d échange entre utilisateurs sédentaires (travaillant sur la base de données centrale) et les utilisateurs nomades (travaillant chacun sur leur base de données nomade). L Intranet permet de simplifier les échanges avec vos collaborateurs. Le menu «Mes photos» constitue le point d entrée unique de toutes les photos qui seront utilisées dans les différents modules techniques et éditées dans les rapports de diagnostic. Le principe de fonctionnement est le suivant : 1. L utilisateur sédentaire «S» choisit une «action» à envoyer à un utilisateur nomade «N» (il ne peut s agir que d un RDV sur une adresse ou un élément d adresse, comportant une ou plusieurs missions de diagnostics) 2. N est notifié qu une «action» est disponible : l icône «Mes actions» est indicée en rouge du nombre d actions disponibles (à la manière d une icône de réseau social). N ouvre le menu «Mes actions» et l onglet «Actions disponibles» s affiche. 3. N sélectionne la ou les action(s) qu il souhaite récupérer et clique sur «récupérer». Le téléchargement des actions se lance. Chaque action récupérée est affichée dans l onglet «Actions en cours». 4. N travaille sur ses actions et saisit des informations dans les modules techniques, photos, croquis, etc. 5. Une fois son travail terminé, N décide de renvoyer son travail à S. Il va dans le menu «Mes actions» et dans l onglet «Actions en cours», sélectionne les actions qu il souhaite renvoyer et clique sur «Envoyer». L action part vers S. 6. S est notifié qu une «action» est disponible : l icône «Mes actions» est indicée en rouge du nombre d actions disponibles (à la manière d une icône de réseau social). S ouvre le menu «Mes actions» et l onglet «Actions disponibles» s affiche. Il sélectionne la ou les action(s) qu il souhaite récupérer et clique sur «récupérer». Le travail de N est alors revenu chez S. Au travers de ses différents onglets, ce menu permet de : Onglet «Appareil photo» : prendre des photos avec l appareil photo natif de l ordinateur ET/OU Onglet «Import» : charger des photos existantes, depuis un répertoire défini. Onglet «Photos disponibles» permet d administrer la liste des photos Onglet «Préparation» : permet de préparer une copie de la photo en modifiant des paramètres de la photo (taille, poids, cadrage, etc.), mais aussi en l annotant (numéro de prélèvement, localisation, etc.) avant de l affecter à un élément technique d un diagnostic L affectation de la photo à un élément technique (matériau amianté, trace de parasite, anomalie électrique ou gaz) se fait depuis chaque module technique. La procédure à suivre consiste à : 1. «Copier» une photo depuis le menu «Mes photos» 2. «Coller» la photo dans le module technique, à l endroit souhaité, via un bouton «photo» 4 ECRAN LISTE DES DOSSIERS Une fois que vous vous êtes identifié, le logiciel s ouvre sur l écran «Liste des dossiers», qui est l écran principal du Progiciel : 7. Si N souhaite modifier son travail, il demande à S de lui renvoyer. La fonction principale de cet écran est de présenter la liste des dossiers créés dans Imm PACT et non archivés. Un tri est possible sur chaque colonne. On peut ouvrir un dossier en double cliquant dessus. Cet écran permet aussi la création d un nouveau dossier via le bouton «+» en haut à droite. Un champ de recherche permet aussi de chercher un dossier dans la liste. Des fonctions de filtre sur chaque colonne permettent de trier la liste des dossiers. page 6 Imm PACT - Guide de prise en main - V00.Rev 00 Imm PACT - Guide de prise en main - V00.Rev 00 page 7

5 5 CRÉATION D UN NOUVEAU DOSSIER Lors de la création d un nouveau dossier, le premier écran qui apparait est le suivant : L onglet «Intervention» permet, pour chaque nœud de l arborescence du patrimoine immobilier sur lequel un RDV a été créé, de lancer les modules techniques (amiante, plomb, DPE, etc.) correspondants aux diagnostics à réaliser et permettant de saisir les données terrain et réaliser les rapports. L onglet «Facturation» permet d éditer des devis, des factures et avoirs et d enregistrer les règlements perçus. Dans certains cas, deux autres onglets peuvent apparaître : Cet écran permet de saisir : Le code dossier (en mode «automatique», le champ est désactivé). La date d intervention, qui est par défaut la date du jour, mais peut être changée La date de rendu souhaité, vide par défaut. Une fois le dossier créé, l écran de gestion du dossier s affiche : L onglet «PRAT», pour Préparation des Repérages Avant Travaux. Cet onglet apparaît uniquement si une mission de diagnostic «Amiante avant travaux (avec PRAT)» a été sélectionnée dans l onglet «Diagnostics». L onglet «Analyses». Cet onglet permet de gérer l ensemble des fiches de prélèvement réalisées pour le dossier en cours, afin de passer des commandes directement auprès des laboratoires ITGA, suivre leur avancement et visualiser les résultats. Cet onglet n est présent que lorsque des prélèvements ont été réalisés dans le module technique amiante. 6 MODULES TECHNIQUES Dans un dossier, si un RDV existe et depuis l onglet «Interventions», il est possible de lancer les modules techniques correspondants aux missions de diagnostic à réaliser. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton de la mission que l on souhaite lancer : Imm PACT est conçu pour gérer des dossiers portant sur des demandes simples, jusqu a à la modélisation d un patrimoine complexe, pour des donneurs d ordre de type OPH, Gestionnaire de biens, etc. Cet écran comprend 5 onglets : L onglet «Adresses» pour saisir toutes les informations concernant le patrimoine immobilier objet du dossier. Il est possible de saisir une seule adresse, ou plusieurs, comprenant elles-mêmes des sous-éléments, tels que des bâtiments, des étages, des lots, des parties communes, etc. Le patrimoine immobilier est organisé sous forme d arborescence. Cette notion de patrimoine immobilier, modélisée sous forme d arborescence est très centrale dans le logiciel Imm PACT. Elle se retrouve sur chacun des onglets suivants (Diagnostics, Rendezvous, Intervention, Facturation) ainsi que sur l Extranet du client. L onglet «Diagnostics» pour sélectionner les diagnostics à réaliser pour le dossier et les déployer sur tout ou partie de l arborescence du patrimoine immobilier défini dans l onglet précédent. L onglet «Rendez-vous» permet, pour chaque élément de patrimoine immobilier, de créer des «appels» pour en garder la trace, et des «Rendez-vous» contenant toutes les informations pour une intervention (contact, lieu, heure, durée, diagnostic(s), etc.). Le RDV peut être envoyé à un utilisateur nomade grâce au bouton. Une fois le RDV envoyé, il figurera dans le menu «Mes actions» du destinataire. page 8 Imm PACT - Guide de prise en main - V00.Rev 00 Imm PACT - Guide de prise en main - V00.Rev 00 page 9

6 Le module technique choisi se lancera dans une nouvelle fenêtre (exemple du module Etat parasitaire). Chaque module technique possède son propre guide utilisateur. Certains boutons sont toutefois similaires : permet d enregistrer le travail en cours permet de lancer le logiciel de croquis/plan interfacé avec Imm PACT permet de récupérer les croquis/plan réalisés dans le logiciel de croquis permet d éditer le rapport Les rapports sont édités à partir de trames Word, modifiables tant que l on respecte la syntaxe des balises (parties de texte située entre «%», exemple : %code_dossier% est une balise faisant référence au code dossier). Pour les documents suivants : - Feuille de route - Contrat de mission - Bon de commande Mad RA - Rapport ANC - Rapport piscine Ces documents sont modifiables tant que l on respecte la syntaxe des champs de fusion (partie du texte située entre guillemets, exemple : «Date Dossier») page 10 Imm PACT - Guide de prise en main - V00.Rev 00