Etude de la demande SDN P2 Etape 1 «Interne»

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1 Etude de la demande SDN P2 Etape 1 «Interne» Université Paris-Sud - Maison des Etudes - Service de Pédagogie Numérique Juin 2013

2 Responsable de l étude Auteurs Animation des ateliers Nom et prénom Briantais Eric Briantais Eric Lindor Yannick Ramage Marie-Joëlle Fonction Responsable MOAD Responsable MOAD Ingénieur pédagogique Chargée de Mission Pédagogie Numérique Référence du document Etude de la demande SDN P2 Nom de fichier Etude_demande_SDN_P2 Version 1.1 Dernière révision 20/06/2013 Statut Validé Diffusion Large Nombre de pages 83 Nom(s) Date Validation Auteur(s) Briantais Eric Lindor Yannick Approbateur(s) Lydiane Nabec Colette Voisin Christine Arnulf- Koechlin 14/06/ /06/2013 Visa x x Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 2/83

3 Lettre de mission MOAD Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 3/83

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5 Objectif et périmètre de l étude de conception détaillée : Pour l université Paris-Sud, l objectif de cette étude est de définir son projet de mise en œuvre d un environnement numérique intégré pour la formation, en présence, à distance et mixte, pour les apprentissages formels et informels, en considérant quatre visions : - Métier ; - Fonctionnelle ; - Applicative ; - Technique. Ce travail avant-projet est destiné à : - Comprendre les usages propres à l Université ; - Définir les services prioritaires ; - Proposer et évaluer un scénario cible ; - Tester les solutions techniques. L étude doit garantir la pérennité des choix technologiques et assurer l adéquation entre besoins et solutions afin de réduire le risque de rejet par nos publics cibles en proposant des solutions appropriées à la communauté universitaire élargie (UNR et Campus Paris-Saclay). L étude de cadrage et de conception permettra également de valider et d affiner l allotissement des différents projets de 2013 à 2016 suite à une validation du scénario proposé au Comité Stratégique SDN de novembre Les livrables attendus sont du niveau d une étude de cadrage et de conception générale, et doivent couvrir les 4 étapes suivantes: Etape 1 : Analyse de la demande - Analyser les scénarii d usage, en tenant compte des pratiques pédagogiques réelles et attendues du Domaine TICE, suite à une expression des besoins propre à l Université Paris-Sud, complétée par l éclairage prospectif de la littérature en sciences de l éducation ; - Cartographier les processus de contribution et d échange entre les principaux acteurs afin de proposer une modélisation sous la forme de logigrammes des «workflow» optimisés et paramétrables ; - Décrire et prioriser les fonctions attendues. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 5/83

6 Etape 2 : Benchmark des solutions à partir des besoins métiers qualifiés - Définir l architecture applicative de l environnement pédagogique intégré à partir des trois visions restituées dans l étude de la demande (stratégique, fonctionnelle, organisationnelle) en respectant les règles d urbanisation du système d information de l université ; - Effectuer un benchmark des solutions numériques disponibles «sur étagères» issues des communautés open source et universitaire, des éditeurs privés, à partir d un état de l art des logiciels et des principales solutions mises en œuvre pour la pédagogie universitaire ; - Définir le cadre d interopérabilité technique, en conformité avec le système d information global de l enseignement supérieur (UNR, UNT, Université Paris-Saclay), les formats d échange de données et les mécanismes d authentification des utilisateurs (fédération d identité). Etape 3 : Evaluation du scénario cible pour proposition au COS SDN - Proposer un scénario cible applicable à l Université Paris-Sud ; - Présenter les solutions possibles pour validation par un groupe utilisateurs interne à l université identifié et animé par la MOAD ; - Faire une évaluation financière du scénario retenu, en comparant les différents modèles économiques prenant en compte le coût total de possession (TCO) et en précisant la stratégie de déploiement des licences logicielles proposées : o Internalisation totale ; o Hébergement mutualisé (UNR, Paris-Saclay) ; o Mode SaaS chez un éditeur. - Rédiger un document d aide à la décision validé par la MOAD pour soutenance au Comité stratégique de la fin d année Etape 4 : Test utilisateurs (après validation du scénario cible par le COS) - Mettre en place un panel ; - Présenter les solutions possibles du scénario cible ; - Accompagner l évaluation fonctionnelle et technique du panel. - Formaliser les résultats Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 6/83

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8 Les résultats attendus de l Etape 1 «Analyse de la demande» Cette première étape, réalisée en interne, est le préalable à l analyse comparée des solutions qui sera menée par une société de service externe. Elle permet d avoir : - Une réflexion stratégique de la MOA concernant la place de la pédagogie numérique à l université Paris-Sud à moyens termes (3 à 5 ans) ; - Une qualification des besoins métier à partir d une analyse des scénarii d usage, en tenant compte des pratiques pédagogiques réelles et attendues du Domaine TICE, suite à une expression du besoin propre à l Université Paris-Sud ; - Une cartographie des processus de contribution et d échange entre les principaux acteurs afin de proposer une modélisation sous la forme de logigrammes ; La restitution sera faite à partir des trois visions complémentaires élaborées par la MOAD : > Vision stratégique de la gouvernance de l université Paris-Sud > Vision Fonctionnelle des enseignants chercheurs et des étudiants > Vision Organisationnelle des fonctions de soutien à la pédagogie Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 8/83

9 Groupes de travail : Nous adressons nos remerciements aux personnels de l université, enseignants, enseignants chercheurs, BIATSS, qui ont très naturellement accepté de participer aux groupes de travail et aux ateliers de réflexion. - Guinand Yves IUT Cachan - Rodriguez Sergio IUT d Orsay - Spindler Jean-Marc IUT Sceaux - Mounier Hugues Polytech - Ferrand-Nagel Sabine UFR Jean-Monnet - Loubaresse Elodie UFR Jean-Monnet - Deffieux Xavier UFR Médecine - Chaumet-Riffaud Philippe UFR Médecine - Dubernet Catherine UFR Pharmacie - Louarn Essylt UFR Sciences - Poulain Thierry UFR STAPS - Le chenadec Jean-Yves MDE - Laget Baptiste Etudiants - Laqua Jean-vincent Etudiants - Lefèvre Christophe DI - Ramage Marie-Joelle SPN - Briantais Eric SPN - Lindor Yannick SPN - Siery Laure MDE - Le Maréchal Pierre MDE - Serre Joël IUT Orsay - Michel Brigitte SCD - Le Galèze Patricia SCD - Roland Jean-Michel UFR STAPS - Chevrier Marie-Line IUT Orsay - Goulvestre Monique UFR Médecine - Pheulpin Florence PACES Orsay - Buffat Patricia UFR Pharmacie Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 9/83

10 Livrables de l étape 1 «Analyse de la demande» : > Vision stratégique - Synthèse des entretiens réalisés auprès de la gouvernance de l université Paris Sud > Vision Fonctionnelle - Synthèse des ateliers du groupe utilisateurs - Enquête sur les besoins et les attentes des étudiants de Paris-Sud > Vision Organisationnelle - Synthèse de l atelier du groupe fonctions de soutien Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 10/83

11 Table des matières Vision stratégique de la gouvernance Avant-propos Alignement de Paris-Sud Restitution des entretiens Synthèse des conclusions Vision fonctionnelle des enseignants chercheurs Avant-propos Carte conceptuelle des tâches ou des activités Qualification du besoin et priorisation des fonctions Synthèse des conclusions Vision fonctionnelle des étudiants Avant-propos Représentativité de l échantillon Résultats de l enquête Synthèse des conclusions Vision organisationnelle Avant-propos Macro-Processus et Sous-Processus Synthèse des conclusions Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 11/83

12 Etude de la demande SDN P2 Programme 2 Optimiser la gestion du patrimoine numérique Vision stratégique de la gouvernance Synthèse des entretiens réalisés en interne Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 12/83

13 Remerciements à Colette, Lydiane, Christine, Nelly, Patrice, Elisabeth, Yannick et Marie-Joëlle qui se sont prêtés au jeu des questions. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 13/83

14 Entretiens réalisés auprès de Mme Voisin Colette Vice-Présidente du Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire Mme Nabec Lydiane Vice-Présidente Organisation, Politique numérique et Systèmes d'information Mme Arnulf-Koechlin Christine Directrice Générale des Services Mme Bensimon Nelly Directeur de Composante Mr Prognon Patrice Vice-Doyen pédagogie Mr Fabre Yannick Vice-Président étudiant Mme Dufour-Gergam Elisabeth Responsable des formations de la Fondation de Coopération Scientifique Paris-Saclay Mme Ramage Marie-Joëlle Chargée de Mission auprès des Vice-Présidents Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 14/83

15 Avant-propos - Objectif : Restituer la vision stratégique de la MOA concernant la place de la pédagogie numérique à l université Paris-Sud à moyen terme (3 à 5 ans) ; - Méthode : Réaliser des entretiens individuels semi-directifs de 30 minutes auprès des personnalités politiques de l université (cf. guide d entretien en annexe) ; - Périmètre : Pédagogie, vie universitaire, organisation des fonctions soutien en central et dans les composantes ; Les entretiens sont réalisés dans le cadre de l étude plus large de la demande pour les services numériques à mettre en œuvre dans la feuille de route du SDN : - Une vision fonctionnelle et organisationnelle est en cours de définition dans des ateliers de travail associant un groupe utilisateurs - Un recueil du besoin est également en cours auprès des étudiants par voie de questionnaire en ligne Il s agit de dresser un panorama des attentes et des rôles attendus du numérique à l université Paris-Sud en s appuyant sur le point de vue des personnalités faisant partie de la gouvernance de l université : Vice-Présidents, Directeurs de composante, Directrice Générale des Services, Vice-Doyens, Chargés de mission. Le choix des entretiens a été fait par la MOAD avec le souhait de donner un droit d expression aux différents acteurs de la communauté universitaire. Cependant, le panel n a pas vocation à être représentatif de tous les courants d expression de l université Paris-Sud. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 15/83

16 Alignement de Paris-Sud Un bilan du numérique au service de la formation dans les universités a été publié par la MINES en mars 2013 à la demande du Comité Numérique de la Conférence des Présidents d Université (CPU). Le positionnement de l université Paris-Sud parmi les 44 établissements ayant répondu à l enquête est résumé dans les 5 graphiques en secteur ci-dessous. A. Mise en œuvre d un schéma directeur du numérique (SDN) ; SDSI 28% Non 44% UPS SDN 28% L université Paris-Sud s est donné une ambition forte en lançant à l échelle de l établissement un projet structurant ayant pour objectif de faire évoluer son système d information dans les domaines de la gestion, du pilotage, de la formation et de la recherche. Seulement un quart des universités se sont lancées dans cette démarche globale. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 16/83

17 B. Service spécifiquement dédié à la pédagogie numérique ; UPS Pada Num 22% SUP + TICE 14% Ing Peda 7% TICE 57% La création d un service dédié à la Pédagogie Numérique à Paris-Sud il y a trois ans, a permis d affirmer la volonté de la Présidence de rapprocher innovation et pédagogie en ayant une réflexion en amont des dispositifs techniques. 14% des établissements structure leur démarche d accompagnement de l innovation pédagogique dans un Service Universitaire de Pédagogie. C. Positionnement du service de pédagogie numérique hors une DSI (MDE) ; UPS Dir Num 13% Politique 18% DSI 40% Commun 29% Dès sa création, le Service de Pédagogie Numérique a été positionné au sein de la Maison des Etudes, aux côtés des services centraux et services communs dédiés à la formation et à la vie étudiante, sous le pilotage politique direct du CEVU. 48% des établissements hébergent un service TICE au sein d une DSI. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 17/83

18 D. Encadrement BIATSS (moyenne 1 ETP pour 219 enseignants chercheurs) Entre 5 et 10 33% Plus de 10 31% Moins de 5 36% UPS Avec enseignants-chercheurs répartis sur plusieurs sites géographiques, l université Paris-Sud a un taux d encadrement BIATSS inférieur à la moyenne. Pour rattraper la moyenne nationale, le service de Pédagogie Numérique devrait compter 11 équivalents temps plein (ETP) en central. E. Mise en place de mesures incitatives en faveur du numérique ; Label 14% Primes 15% Appel à projets 71% UPS L université Paris-Sud a mis en place plusieurs incitations au développement du numérique via les Appels à projets pédagogiques et l Appel à projets pour la production de ressources numériques. L université prend en compte certaines activités spécifiquement liées au numérique dans un référentiel d activités (44% des universités le font également). Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 18/83

19 Restitution des entretiens Les deux premières questions portent sur les objectifs à atteindre et les axes de développement prioritaires dans les 3 à 5 ans ; Tous partent du même constat. Le premier moteur est la demande forte des étudiants pour le numérique. Il semble impossible d en faire l impasse. Le risque pour Paris-Sud de ne pas investir dans la pédagogie numérique serait de se marginaliser face à ses publics, de perdre de son attractivité. L un d entre eux, estime que le phénomène est d une telle ampleur, notamment avec les MOOC, qu il est capable de remettre en cause la fonction sociale de l université ; «On n a pas le droit d être à côté de ce mouvement irréversible. Le risque serait de perdre en attractivité.» «Suicidaire! Il y a une obligation de s adapter. Ne pas le faire peut aller jusqu à mettre en cause la justification d une université.» Le danger de rupture avec les publics étudiants, voire de fracture générationnelle avec ceux que l on appelle la génération Y, est le premier risque mis en avant par la plupart ; «Il faut rester dans la course en séduisant les étudiants qui ont une pratique et des outils numériques personnels de plus en plus développés : la génération Y qui s auto-organise avec ses propres outils (Google ) si l université ne leur propose rien (idem pour la communication)» Quatre personnes évoquent le numérique comme un vecteur de cohésion et de lien social entre les acteurs. Le numérique est cité comme un moyen de mieux répondre aux missions de l université ; «L évolution numérique est essentielle. Il y a un écart dangereux entre les pratiques des étudiants et des enseignants qu il faut réduire. Le numérique devient un critère de choix pour l étudiant. Enfin, il doit y avoir une continuité entre la vie privée et la vie universitaire de l étudiant.» «La pédagogie numérique est un outil (pas le seul mais un des plus importants) au service des pédagogies innovantes dans lesquelles on doit s inscrire si on veut correctement répondre aux missions de l université : Accueillir des publics très diversifiés, avec des attentes différentes, qui ont une culture du numérique.» Pour six d entre eux, la pédagogie numérique apparait comme un levier important de réussite pour l université du futur et porteur de la construction de Paris-Saclay ; Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 19/83

20 «Premièrement, le numérique peut être un vecteur fort de cohésion des équipes pédagogiques travaillant en inter-établissement. Deuxièmement, c est un outil pour faire en sorte que les étudiants s accrochent car beaucoup d entre eux sont réfractaires aux méthodes usuelles. Les étudiants changent et sont habitués au numérique (digital native). Ils sont très demandeurs, mais il faut utiliser l outil numérique avec intelligence (ce n est pas qu un jeu).» L importance de stimuler l innovation pédagogique en amont des dispositifs numériques a été citée par trois d entre eux. C est un élément de réflexion original qui ne ressortait pas de l enquête de la CPU ; «Les outils de pédagogie numérique sont des outils d accompagnement à la réussite. La question de la façon d enseigner doit être posée en amont. Il ne faudrait pas que les pédagogies dites numériques soient finalement un alibi pour ne pas se poser les bonnes questions sur ce que doit être une pédagogie pour les publics diversifiés de l université d aujourd hui. Ainsi, recourir à des pédagogies numériques impose nécessairement de repenser complètement sa pédagogie. C est pour cela qu il y a la place pour une vraie réflexion sur l ingénierie pédagogique dans le cadre d un service de pédagogie universitaire par exemple.» Tous reconnaissent qu il est primordial de mettre en œuvre une stratégie de conduite du changement et d accompagner les collègues face aux évolutions du métier d enseignant chercheur ; «Le numérique va impacter le métier d enseignant chercheur. Je vois la fin programmée du professeur dans son amphi avec une évolution des modalités à l anglo-saxonne : un renforcement du tutorat par des doctorants et un apprenant qui devient acteur de son enseignement (modèle constructiviste). Je fais le parallèle entre la thérapie active (éducation thérapeutique) et la pédagogie active dans laquelle l apprenant devient acteur de son apprentissage comme le patient est acteur de sa guérison.» Certains conditionnent la réussite de la conduite du changement à l existence d une structure de portage visible et pérenne sur les fonctions d ingénierie pédagogique ; «Le binôme «enseignants / ingénieurs TICE» est indispensable dans le domaine de la formation. Il faut qu il y ait une vraie complémentarité. Les rôles sont assez évidents : Les enseignants ont leurs compétences disciplinaires nourries par la pratique de la recherche ; on n enseigne pas à l université comme on enseigne en classe prépa. Ils possèdent également une connaissance des différents publics auxquels ils enseignent, ce qui est nécessaire pour la pédagogie numérique. Les ingénieurs TICE ont la «science de la technique pédagogique». Ils connaissent les potentialités des outils qu ils mettent en œuvre.» Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 20/83

21 Les quatre questions suivantes portent davantage sur la définition des moyens à mettre en œuvre dans le cadre de la feuille de route dans les 3 à 5 ans ; Bien que tous n aient pas le même niveau de connaissance de la pédagogie numérique, l ensemble des entretiens restitue une image homogène de ce qui est attendu de l activité d ingénierie pédagogique, des actions prioritaires à entreprendre, des acteurs (rôles) qui interviennent dans les processus de la pédagogie numérique ; «C est un expert qui maîtrise les techniques du numérique et qui est accompagnateur de l enseignant chercheur. Nous avons besoin d être «tuteuré» par des ingénieurs pédagogiques. C est un métier d interface avec une part de veille technologique et de veille sur les usages importante, et une bonne compréhension des enjeux pédagogiques. C est une compétence qui devrait nous accompagner lors les commissions pédagogiques.» Pour la plupart, c est un profil nouveau qui réclame des compétences de niveau ingénieur sans pour autant avoir l expertise du développeur d applications informatiques. Une bonne compréhension des enjeux pédagogiques est nécessaire. A noter que cet emploi type figure dans le référentiel des métiers du Ministère. Cette année, les universités ont recruté 18 ingénieurs pédagogiques par voie de concours ; «Il faut des personnes ressources avec une véritable politique d accompagnement et une équipe pour porter ces actions. Ce sont des gens qui répondent au besoin de veille et de soutien à la pédagogie numérique. Ce ne sont pas nécessairement des fonctions de développement mais plus de soutien au sens de «capter un dispositif pour l adapter aux besoins de la composante et le diffuser à l ensemble de la communauté pédagogique.» «L ingénieur pédagogique est dans une zone grise : Pédagogue sans l être vraiment.» Au-delà du binôme ingénieur pédagogique et enseignant chercheur déjà évoqué dans les entretiens, la question suivante demandait de préciser les rôles et les acteurs entrant dans le processus de la pédagogie numérique. Les documentalistes et les étudiants ont été cités deux fois seulement ; «Selon mon expérience, il y a obligatoirement l équipe pédagogique (enseignants) ; il y a peu encore de retour important des étudiants ; il faut des spécialistes des méthodes (Ingénieur Pédagogique) ; de la logistique (Direction technique) ; des documentalistes» «Informaticien ou personnel BIATSS de niveau ASI ou IGE. Un médiateur capable de dialoguer avec la DI sur la pédagogie numérique» «les opérateurs privés comme Google.» La majorité s accorde sur l importance de cibler des moyens spécifiques de conduite de changement en complément des actions de formation plus classiques. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 21/83

22 Le statut de l enseignant chercheur, autonome sur le contenu et le contenant de sa formation, exclue toutes méthodes coercitives. De ce fait, il faut les convaincre de la valeur ajoutée du numérique ; «pour amoindrir le coût d entrée psychologique» ; «Il est important en premier lieu d expliquer les enjeux. Il faut convaincre les enseignants de s investir dans la PN en leur expliquant le risque de perte des étudiants si on s en détourne. Il faut aller toucher directement les enseignants chercheurs à proximité. Cela implique une démultiplication des moyens et de fonctionner en petits groupes.» Plusieurs reconnaissent l insuffisance des moyens actuels dédiés aux actions d accompagnement et le besoin de structurer ce type d action de façon pérenne ; «L accompagnement est essentiel, c est le rôle d un service de pédagogie numérique. Il faut mettre en place une structure qui puisse accompagner les enseignants avec des ingénieurs là aussi je crois à la force du binôme enseignants-administratifs ; Il y a un besoin évident d une structure qui forme et qui fasse réfléchir.» Le manque de reconnaissance des investissements dans ce domaine dans la carrière des enseignants chercheurs est évoqué comme un frein important (idem étude de la CPU). Cet argument est repris comme un levier possible ; «S appuyer sur un groupe utilisateur. Renforcer le rôle des référents enseignants chercheurs dans les composantes et développer les actions de proximité prenant en compte les spécificités des disciplines. Animer un réseau en central en proposant des séminaires et des colloques. Créer une communauté d enseignants chercheurs. Valoriser les TICE dans la carrière des enseignants.» «Un système de reconnaissance au niveau des formations pourrait être mis en place par l université sous la forme d «awards» ou de label TICE» La production de ressources et l aide à l innovation ont également été cités comme des actions prioritaires ; «Les étudiants sont demandeurs de supports de cours e-learning et une des vertus du numérique est d ajouter du lien entre les étudiants et leurs formateurs en offrant les possibilités de suivi pédagogique (ex. erasmus mondus).» «Les demandes concernent les supports e-learning faciles et attractifs qui donnent l envie d apprendre ; les outils d interaction et d échange qui permettent le dialogue.» «Comme le livre, le poly n est pas le média que les étudiants utilisent en priorité. De ce fait, il faut exploiter les médias qu ils utilisent dans leur vie privée. Des cours sur Facebook ou autres supports numériques seraient plus accessibles pour eux. Les étudiants aujourd hui n apprennent pas seulement lorsqu il y a un enseignent en face d eux. Ils apprennent lorsqu ils sont Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 22/83

23 immergés dans quelque chose qui leur apporte des connaissances (vidéo par exemple). Il faut les immerger dans leur apprentissage en utilisant tous les médias à disposition.» Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 23/83

24 Les deux questions suivantes portent sur les apports du numérique dans le contexte de l université Paris-Saclay et sur un éventuel ROI lié au numérique ; Tous sont impliqués à des degrés divers dans la construction de la nouvelle université Paris-Saclay. La majorité cite la pédagogie numérique comme un vecteur de lien entre les établissements et un portage logistique possible de la mise en commun des formations. Une personne particulièrement impactée par les projets de déménagement insiste sur l importance d intégrer les usages du numérique dans les espaces à créer et à équiper ; «C est un terrain d échange et de mutualisation prioritaire entre Paris-Saclay et Paris-Sud. Il y a une nécessité à développer la coopération et le partage.» «Dans le cas spécifique de Paris-Saclay, de par la dispersion des lieux, ce serait une grosse erreur de ne pas réfléchir à la PN, surtout au démarrage avec une problématique de déplacement physique des étudiants en l absence de transport en commun de masse.» «A l échelle de Paris-Saclay, il y a une obligation de passer par les outils de la pédagogie numérique pour plusieurs raisons qui tiennent au contexte. Premièrement, dès la mise en place des formations de Paris Saclay, du fait de l éloignement de certains établissements, il va falloir passer par ces outils pour que les équipes pédagogiques mettent en place des programmes communs (besoins internes). Il faut y réfléchir d emblée et voir les moyens que cela mobilise en termes d équipement mais aussi en termes de mobilisation des enseignants chercheurs.» «Le numérique impose la modularité dans les modalités d enseignement, dans l organisation de la transmission du savoir, dans les sites et les espaces de travail.» Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 24/83

25 Les réponses sur un éventuel ROI lié au numérique se décomposent en ROI financier et ROI pédagogique. La première réponse porte sur le ROI financier. Celui-ci pourrait venir d une optimisation des moyens et des ressources et la génération de nouveaux revenus issus de la formation ouverte et à distance (FOAD). Ce ROI est encore difficile à chiffrer. Les autres réponses portent sur le ROI pédagogique qui pourrait se traduire par une amélioration des apprentissages chez les étudiants. Une personne a également évoqué l effet positif du numérique sur la marque Paris- Sud et la création de lien social entre les acteurs de la formation via les réseaux sociaux ; «C est encore trop tôt pour l estimer mais il semble qu il puisse y avoir un ROI lié au numérique de deux ordres (sans que l on soit capable de le chiffrer aujourd hui) : A l externe, avec le partenariat/conventionnement dans le cadre de la formation continue ; A l interne, avec une rationalisation de l occupation des locaux et de l emploi des ressources.» «Gagner encore en notoriété en développant la marque université Paris-Sud. Etre innovant et compétitif par rapport aux grandes écoles et aux universités américaines.» «Reconstruire une relation de proximité avec nos étudiants à opposer aux amphis de 500 en L1. Les services numériques ont la capacité de répondre à ce besoin social à moindres coûts et avec cette échelle.» Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 25/83

26 La dernière question porte sur les attentes globales vis-à-vis de l étude ; Une des attentes forte de l étude est d avoir un prévisionnel des moyens à mettre en face des objectifs affichés dans le schéma stratégique et le SDN ; «Tout ce qui touche aux fonctions de soutien concerne le fonctionnement de l université. Pour cela, il est important d avoir une bonne vision d avenir car il y a nécessité à bien anticiper les besoins en matière de RH, de coûts de fonctionnement et d investissement. Ne pas avoir cette vision en perspective serait une erreur stratégique vis-à-vis de la GPEC.» «Les évolutions de la PN à l université concernent l évolution des profils et une modification ou un glissement des enveloppes de coût. Les dépenses ne portent plus nécessairement sur les mêmes activités. Par exemple, les coûts informatiques augmentent du fait de l évolution des pratiques avec un changement de la cartographie des dépenses. Mais, ce ne sont pas forcément des dépenses en plus car souvent il s agit de modification des activités et des pratiques donc modification des coûts (ou plus exactement : substitution des coûts). L exemple de la PACES est emblématique de ce que la modification de la pratique pédagogique peut modifier la structure des coûts.» «C est une occasion unique pour notre université! Avec cette étude nous avons l opportunité de proposer à la gouvernance un schéma d organisation avec des éléments clairs de choix et nous assurer que cette vision est partagée par tous.» Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 26/83

27 Synthèse des conclusions Réduire la «fracture numérique» entre les étudiants et leurs enseignants en mettant en œuvre une conduite du changement et des services innovants Utiliser le numérique à grande échelle pour répondre efficacement aux missions de l université et accueillir des publics très diversifiés Stimuler l innovation pédagogique en amont des dispositifs techniques en développant les incitations et l accompagnement des enseignants chercheurs Assurer la pérennité et la visibilité des actions en renforçant la structure de portage de pédagogie numérique avec des binômes EC/BIATSS Utiliser le numérique comme un vecteur de cohésion entre les équipes Paris- Saclay et comme portage logistique des formations mutualisées Bien anticiper les besoins en matière de RH, de coûts de fonctionnement et d investissement Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 27/83

28 Etude de la demande SDN P2 Programme 2 Optimiser la gestion du patrimoine numérique Vision organisationnelle Vision stratégique Vision fonctionnelle Vision fonctionnelle des enseignants chercheurs Synthèse des ateliers du groupe utilisateurs Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 28/83

29 Remerciements à Marie-Joëlle pour l animation des ateliers et à Yves, Sergio, Jean- Marc, Hugues, Sabine, Elodie, Xavier, Philippe, Catherine, Essylt, Thierry, Jean- Yves, Baptiste, Jean-Vincent pour leurs précieuses contributions. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 29/83

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31 Groupe utilisateurs La qualification des besoins métiers a été réalisée par la MOAD suite à deux ateliers de travail et un atelier de restitution réunissant un groupe utilisateurs. Celui-ci, représente les neuf composante de l université : UFR Sciences, Pharmacie, Médecine, STAPS, Jean Monnet ; les IUT d Orsay, de Cachan, et de Sceaux ; et l école d ingénieur Polytech. Chaque représentant a été proposée par son directeur de composante avec pour mission d être le porte-parole de ses collègues afin de donner un éclairage spécifique en lien avec les disciplines enseignées. Deux étudiants, le responsable de la formation continue, un ingénieur de la Direction informatique ont également été associés. - Composition du groupe utilisateurs : - Guinand Yves IUT Cachan - Rodriguez Sergio IUT d Orsay - Spindler Jean-Marc IUT Sceaux - Mounier Hugues Polytech - Ferrand-Nagel Sabine UFR Jean-Monnet - Loubaresse Elodie UFR Jean-Monnet - Deffieux Xavier UFR Médecine - Chaumet-Riffaud Philippe UFR Médecine - Dubernet Catherine UFR Pharmacie - Louarn Essylt UFR Sciences - Poulain Thierry UFR STAPS - Le chenadec Jean-Yves Formation continue - Laget Baptiste Etudiants - Laqua Jean-vincent Etudiants - Lefèvre Christophe DI Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 31/83

32 Avant-propos - Objectifs : Cette synthèse a pour objectif d exprimer les attentes des différentes composantes de l université Paris-Sud tout en restituant une vision commune à l université et en permettant de définir les bénéfices attendus des futurs services mutualisés : connaitre les besoins communs au métier d enseignant chercheur ; lister les fonctions d usage et de contrainte attendues du numérique ; les prioriser ; les regrouper en «blocs fonctionnels». - Méthode : La MOAD a établi une démarche en 4 étapes. 1 2 Diagramme des tâches «enseigner avec le numérique» numérique) Ateliers avec le groupe «utilisateurs» Mises à jour régulières 3 Qualification du besoin et priorisation des fonctions Expertise «métier» Pratiques et attentes des étudiants 4 Rédaction de l analyse fonctionnelle (formalisation en fonctions principales, élémentaires et de contraintes) Atelier de restitution Expertise TICE - Périmètre : Pédagogie, vie universitaire, usages numériques ; Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 32/83

33 Carte conceptuelle des tâches ou des activités La Chargée de Mission TICE a proposé une carte conceptuelle modifiable des tâches ou des activités entrant dans le processus de «enseigner et apprendre avec le numérique». Le groupe de travail, majoritairement constitué d enseignants chercheurs, a enrichi la carte en réfléchissant sur ses pratiques pédagogiques, actuelles et futures, en considérant l ensemble des modalités d apprentissage. La carte conceptuelle présentée ci-après est le résultat du consensus du groupe autour d une vision fonctionnelle commune et relativement exhaustive des activités à considérer pour l université. Cette carte des fonctions d usage est complétée en niveau 3 par des liens sur des outils numériques emblématiques pour le groupe. Une deuxième carte conceptuelle a été formalisée à partir des ateliers afin d identifier les fonctions de contrainte retenues comme étant des «incontournables». - Définition d une fonction d usage : C est la fonction qui satisfait le besoin. Elle assure la prestation du service rendu. C'est la raison pour laquelle le produit a été créé. Une fonction principale peut être répartie en plusieurs fonctions élémentaires (action attendue d'un produit pour répondre à un élément du besoin, traduisant la raison d être d un sous-système du produit). - Définition d une fonction de contrainte : D après la norme AFNOR X «Une contrainte c'est une limitation à la liberté de choix du concepteurréalisateur d un produit». Les contraintes participent à définir le besoin en recensant les conditions qui doivent être impérativement vérifiées par le produit, mais qui ne sont pas sa raison d être. Ces conditions peuvent être liées au marché, à la stratégie de l entreprise, aux environnements à considérer, à la technologie ou, bien sûr, à la réglementation. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 33/83

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36 Qualification du besoin et priorisation des fonctions Un deuxième atelier de qualification du besoin a été organisé sur la base d un tour de table de chaque composante afin d exprimer en assemblée l état des pratiques dans les disciplines concernées et de compléter la vision fonctionnelle par une synthèse des besoins, attentes et problèmes, recensés auprès des collègues dans les disciplines. La deuxième partie de l atelier a été consacré à la priorisation des fonctions d usage et des fonctions de contrainte. Légende : -!!! : Priorités principales -!! : Priorités secondaires -! : Autres priorités Besoin fonctionnel : produire des ressources - Enregistrement des cours en format vidéo!! - Création d exercices avec possibilités étendues (schémas, formules )!! Besoin fonctionnel : accéder aux ressources - Indexation centralisée des ressources (de tous types)!!! - Accès pour chaque étudiant à son dossier administratif (1) - Création d un catalogue de services/applications disponibles - Sauvegarde et archivage de façon pérenne - Dépôt de documents de manière individualisée - Espace réservé aux dépôts d annales pour les révisions d examens - Lier les contenus pédagogiques avec le référentiel de formation - Création de comptes pour les personnes extérieures Besoin fonctionnel : évaluer les apprenants - Possibilité d auto-évaluation avec correction automatique!! - Accès aux feedback personnalisés!! Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 36/83

37 Besoin fonctionnel : communiquer à la communauté - Centraliser l ensemble des alertes et/ou notifications!!! - Développer le Webconferencing!! - Utilisation des forums! - Communication aisée entre l ensemble des acteurs - Intégration des Listes De Diffusion + Carnet d adresses dans le Webmail - Valorisation du parcours et du devenir des étudiants - Valorisation des travaux des étudiants (meilleure visibilité) - Valorisation de l affichage de l offre de formation - Créer et partager des bibliographies communes Besoin fonctionnel : collaborer au sein de la communauté - Production collaborative de contenus avec fonctions étendues (schémas, formules )!!! - Interaction et échange via des dispositifs variés (synchrone, asynchrone)!!! - Partage des notes de cours entre étudiants!! - Création et gestion de réseaux sociaux Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 37/83

38 Fonctions de contrainte Contraintes générales - Attractivité du dispositif (1) - Facilité d utilisation, dispositif ergonomique (2) - Nécessité d un dispositif évolutif, intégré (interopérabilité), normalisé (respectant les normes en cours) - Evaluation sur de grands groupes d étudiants - La Accès nature à des des cours pratiques ouverts sur à le un LMS très large de l université public (> ) est dépendante de Contraintes celles logicielles des enseignants avec 80% de dépôt de documents Les - Gestion centralisée (dans une seule application) des groupes Les questions pédagogiques suivantes!!! portent sur les attentes des étudiants pour la pédagogie - Normalisation numérique des formats - Assurer une mise à jour régulière des softwares (3) - Réelle valeur ajoutée d un outil professionnel par rapport aux outils grands publics (4) - Flexibilité des inscriptions/désinscriptions aux services - Synchronisation des différents espaces (LMS, exerciseur, ) Contraintes matérielles - Espace de stockage conséquent - Adéquation des services et des devices (multi-device) Contraintes liées aux infrastructures - Optimiser l accès aux services (Wifi everywhere) (5) Contraintes de fiabilité - Gestion sécurisée des notes et des absences!! - Sécurisation des évaluations (apprenant authentifié lors de l épreuve en ligne, authenticité des travaux rendus) - Affichage des notes sécurisé et individuel Contraintes d organisation - Gestions des droits sur les groupes pédagogiques!!! - Centralisation de la planification des travaux demandés aux étudiants!!! - Abonnement à différents agendas avec synchronisation automatique!!! - Minimiser la redondance des espaces de cours - Gestion des étiquettes sur les documents - Conservation des adresses mail pour chaque année universitaire Contraintes humaines - Freins à l utilisation du numérique (6) Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 38/83

39 Notes : - (1) L ergonomie est nécessaire mais non suffisante. Il faut également que les outils à disposition soient stimulants et apportent un réel apport pédagogique, aussi bien pour l enseignant que pour l étudiant. - (2) L ergonomie est un facteur clé dans la rapidité de prise en main d un outil numérique. Il s agit d estimer et de réduire au maximum le «coût psychologique d entrée» (ou barrière à l entrée). La mise en place d un service d accompagnement à la formation s avère indispensable. - (3) Contraintes de déploiement logiciel lié au mode diffusion (hébergé, SaaS ) - (4) L utilisation d outils professionnels doit apporter de réelles fonctionnalités supplémentaires par rapport aux outils grands publics pour légitimer leurs utilisations auprès du public. En outre, l utilisation d outils spécifiques (hors grands publics) apporte une réelle valeur ajoutée à l université, la rendant ainsi davantage attractive. - (5) Il apparaît impératif qu internet soit accessible dans la totalité des locaux de l université afin d obtenir une mobilité optimale. Cet impératif est lié aux infrastructures. - (6) Le corps enseignant est hétérogène face au numérique du fait de ses usages personnels, de la discipline enseignée, de la génération de l enseignant De plus, l enseignant est maître de sa pédagogie et donc de l utilisation ou non d outils numériques. L utilisation du numérique par le corps enseignant se réalise donc sur la base du volontariat. Enfin, on peut noter l écart entre l intérêt du numérique par les étudiants (génération Y) et celui des enseignants. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 39/83

40 Synthèse des conclusions Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 40/83

41 Etude de la demande SDN P2 Programme 2 Optimiser la gestion du patrimoine numérique Vision organisationnelle Vision stratégique Vision fonctionnelle Vision fonctionnelle des étudiants Enquête sur les attentes des étudiants de l université Paris-Sud Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 41/83

42 Remerciements à Marie-Joëlle et Véronique pour leur aide à la rédaction du questionnaire. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 42/83

43 Avant-propos L enquête en ligne est menée dans le cadre d une étude plus large de la demande pour les services numériques à mettre en œuvre dans la feuille de route du SDN. Le recueil des besoins et des attentes auprès des étudiants de l université complète la vision stratégique de la gouvernance et le travail de qualification fonctionnelle du groupe utilisateurs composé d enseignants chercheurs. - Objectifs : Elargir le recueil des pratiques et des attentes sur un panel large d étudiants concernant l offre de services de pédagogie numérique à l université Paris-Sud à moyens termes (3 à 5 ans) ; - Méthode : Réaliser une enquête en ligne (serveur Sphinx) auprès des étudiants de l université de la licence au doctorat sur l ensemble des sites et des composantes. - Périmètre : Pédagogie, vie universitaire, usages numériques ; Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 43/83

44 Représentativité de l échantillon L enquête en ligne a été ouverte sur le serveur par voie de publipostage le 27/03/2013, le dépouillement des résultats a été fait le 31/05/2013. Une relance a été nécessaire sur les deux mois. Le taux de retour est sensiblement bon pour ce type d enquête avec un taux de réponse de 5,5 % questionnaires ont été dépouillés sur les étudiants inscrits à l université et destinataires du publipostage. La cible est partiellement représentée malgré les relances. On observe une distribution homogène par niveau d étude (Figure 1). Par contre, seulement quatre composantes sur neuf sont représentées (Figure 2). Figure 1 Figure 2 Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 44/83

45 Résultats de l enquête Le questionnaire a été élaboré par l équipe MOAD assistée des deux chargés de mission de la Présidence : Marie-Joëlle Ramage Chargée de Mission Pédagogie Numérique et Véronique Depoutot Chargée de Mission Evaluation des Enseignements. Le questionnaire a été structuré en trois parties de façon à recueillir des informations quantitatives sur : - La fréquence et la nature des pratiques numériques à partir d une liste finie de typologies connues ; - Le niveau de satisfaction pour les outils proposés par l université ; - La priorisation des attentes à partir d une liste finie de fonctions d usage proposées. Les quatre premières questions concernent les pratiques numériques des étudiants dans leur formation ; La fréquence d utilisation des services de pédagogie numérique de l université est de moyenne à faible La moitié des étudiants utilisent les services de pédagogie numérique de l université plusieurs fois par semaine dans le cadre du suivi pédagogique de leur formation. 34% ont une fréquence d utilisation de «jamais» à «quelques fois par mois» ce qui est faible au regard des pratiques personnelles de la génération des digital natives. Les causes sont peut-être le manque d attractivité de ces services, la déconnexion de ses services avec les outils personnels des étudiants (réseaux sociaux), le manque de prescription des équipes enseignantes et des scolarités. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 45/83

46 Figure 1 : Quelle est votre fréquence d utilisation de ces outils? La nature des pratiques sur le LMS de l université est dépendante de celles des enseignants avec 80% de dépôt de documents Les statistiques annuelles de la plateforme de formation de l université sur la fréquence d usage des différents outils donnent invariablement 80% du trafic pour l outil de dépôt de documents. Le déclaratif des étudiants y est conforme à 1%. Cependant, des pratiques plus innovantes apparaissent en croissance d une année à l autre. C est le cas des outils «cours», «travaux» et «groupes». Du fait de leur nouveauté, ces résultats demandent une analyse particulière : L outil «cours» correspond à la mise en ligne sur la plateforme de module de e-learning fortement interactifs dans le cadre de formations hybrides, à distance ou en présentiel. Il s agit des modules produits par l université dans le cadre des appels à projet pédagogique, mis en ligne par les Universités Numériques Thématiques, acquis par l université dans le cadre du C2I. L outil «travaux» correspond à la soumission de devoirs dans un espace de cours donné. Bien que fonctionnellement peu abouti, il permet au formateur de contrôler la date de soumission. L outil «groupe» correspond à la division de l espace de cours en groupes pédagogiques et permet au formateur d avoir un suivi pédagogique sur plusieurs groupes d étudiants. La limite technique de l outil du fait de l impossibilité d importer automatiquement les listes d étudiants (entité groupe pédagogique inexistante dans le système d information de l université) en limite de fait l usage. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 46/83

47 Figure 2 : Quels sont les outils de Dokeos que vous utilisez actuellement? La communication avec leurs enseignants s appuie largement sur des échanges de mail Le mail reste un moyen d échange majoritaire entre étudiants et enseignants. Il est bien accepté dans les pratiques car il correspond aux besoins de communication asynchrone des dispositifs de formation pour lesquels le formateur n est pas toujours disponible à la demande de l étudiant. L Environnement Numérique de Travail est cité à 40%. On doit ce résultat à l intérêt de la fonction «single sign on» de l ENT qui permet aux utilisateurs de ne pas se ré authentifier entre les applications. La faiblesse des réponses concernant l usage de la documentation électronique des bibliothèques est préoccupante. Enfin, le manque de représentativité de l échantillon, avec la surreprésentation de la composante Faculté des Sciences crée un biais en augmentant artificiellement le déclaratif à propos de WIMS. Figure 3 : Quels sont les outils ou les services utilisés avec vos enseignants? Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 47/83

48 86% des étudiants sondés accèdent aux services de pédagogie numérique via leur ordinateur portable L ordinateur portable reste le terminal de travail et d accès aux services numériques plébiscité par les étudiants. Depuis quelques années, il a détrôné l ordinateur de bureau du fait de l augmentation de ses performances à un prix abordable. Il induit des comportements de nomadisme face auxquels l université doit répondre en termes d infrastructure de réseau sans fil. Ceci est acquis depuis le plan MIP mais les solutions mises en œuvre restent insuffisantes. Le smartphone et la tablette sont cités par plus de la moitié des étudiants. Cela doit nous amener à repenser l ergonomie de nos services en ligne qui ne sont pas adaptés à ce type de terminaux. Il faudra reformater notre offre technique pour le multi-device. Plus de 60 % de ceux qui possèdent un équipement déclarent qu il est important de pouvoir utiliser les applications pédagogiques via une tablette ou un smartphone. Figure 4 : Sur quels terminaux utilisez-vous ces outils? Les questions suivantes concernent la satisfaction des étudiants pour les services offerts (campagne annuelle d évaluation) ; La qualité des accès sans fil (wifi) à l université est jugée moyenne à insuffisante par les étudiants Seulement 36% des étudiants jugement suffisante la qualité de couverture wifi sur les campus de l université. Au vu de l évolution des pratiques et du développement des terminaux mobiles utilisant le wifi en complément du réseau GSM, le besoin d accès devrait croitre fortement. Cependant, cette enquête ne permet pas d avoir suffisamment de retour qualitatif sur cette question complexe permettant, par exemple, de proposer une cartographie de des points de présence. Une enquête est en cours à la Direction informatique. Figure 5 : La qualité du réseau Wifi à l'université est : Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 48/83

49 En majorité les étudiants sont plutôt satisfaits des principales plateformes techniques offertes par l université L ENT 73 % sont plutôt satisfaits contre 17% déçus par l ENT proposé par l université. Cependant, ces chiffres traduisent seulement que les fonctions d authentification offertes par l ENT sont satisfaisantes. Cela ne veut pas dire que l ENT comble les attentes des étudiants en matière de services numériques. Figure 6 : Êtes-vous satisfait(e) de votre Environnement Numérique de Travail? DOKEOS 68 % sont plutôt satisfaits contre 17 % déçus par le LMS (Dokeos) de l université. Comme pour l ENT, ce chiffre signifie seulement que la plateforme qui est utilisée à 80 % pour du dépôt de document rend plutôt bien ce service. Figure 7 : Êtes-vous satisfait(e) de la plateforme de formation Dokeos? WIMS 60 % des étudiants interrogés ne connaissent pas le serveur d exercices WIMS. Mais parmi ceux qui connaissent, plus de 70 % sont plutôt satisfaits du service rendu par WIMS. Figure 8 : Êtes-vous satisfait(e) de la plateforme d'exercices WIMS? Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 49/83

50 Les étudiants ont une connaissance insuffisante des ressources pédagogiques disponibles sur le web Seulement le quart d entre eux a l initiative d aller chercher des ressources sur la toile en dehors des ressources pédagogiques de leur enseignant. Ce constat a également été fait dans une étude de la MINES (cabinet Occurrence, 2012). La même remarque s applique aux modules de C2I acquis par l université et qui, faute de communication suffisante, sont inconnus pour 77 % des étudiants alors que le contenu transverse est susceptible d en intéresser davantage. Figure 9 : Utilisez-vous d autres ressources que celles de Paris-Sud? Les ressources externes citées par les étudiants : - Les ressources des autres universités (Quebec, Nancy, laval, Juissieu, ENS Cachan, Nanterre - Wikipedia - Biliothèque, livres corrigés - EduScol - Cours sur internet (en pdf) - Conférence en ligne - MSDNA, EM Consulte, Sudoc, Pubmed, IOGS - Site du zero, développez.net Les questions suivantes portent sur les attentes des étudiants pour la pédagogie numérique Les étudiants souhaitent avant tout avoir des contenus pédagogiques attractifs et interactifs et des cours vidéo A partir d une liste finie, les étudiants ont classé par ordre de préférence les bénéfices attendus par les dispositifs numériques de formation. Les scores bien que proches montrent une attente pour le développement des formes d apprentissage en autonomie et en individualisation du type «enseignement sur mesure». Rang 1 : Avoir des contenus pédagogiques attractifs et interactifs Rang 2 : Diversifier les moyens d apprendre Rang 3 : Me former à mon propre rythme Rang 4 : Échanger et collaborer entre étudiants Rang 5 : Suivre l avancement de mon apprentissage Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 50/83

51 Ce besoin d individualisation est difficile à offrir dans les formations en présentiel en premiers cycles. Le numérique est vu ici comme un levier possible. A partir d une liste finie, les étudiants ont classé par ordre de préférence les services proposés par les dispositifs numériques de formation. Les scores confirment les attentes pour le développement des formes d apprentissage en autonomie et le souhait de voir se développer des dispositifs dits de «social learning» sur la base des réseaux sociaux. Rang 1 : Avoir accès à des enregistrements des cours d amphithéâtre en ligne Rang 2 : Développer l auto-formation, l auto-évaluation Rang 3 : Développer la collaboration pour les travaux de groupes Rang 4 : Favoriser l échange et le lien social dans la communauté universitaire Rang 5 : Assister à des cours en visioconférence On peut noter que l étudiant souhaite à la fois bénéficier de l individualisation offerte par les dispositifs numériques mais craint en même temps de voir disparaitre le lien social qui restaurerait par le numérique (comme dans la vraie vie sur Facebook!). On retrouve cette dualité dans les réponses concernant l enseignement à distance. 63 % sont d accord pour suivre une formation hybride partiellement à distance mais 74 % sont opposés à une formation 100 % à distance. - Point positifs cités : o Souplesse et autonomie ; o Se former à son propre rythme ; o Gain de temps ; o Diminution des frais géographiques (mobilité géographique) ; o Pratique pour les salariés. - Point négatifs cités : o Perte de contacts entre enseignants et étudiants, perte de lien social, peur de l isolement ; o Besoin d interaction, de dynamisme de groupe ; o Aucun suivi, aucun accompagnement ; o Aucun rythme de travail imposé, perte de motivation ; o Quid des problèmes techniques (réseau )? o Risque d échec accru. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 51/83

52 Les étudiants préfèrent les tutoriels vidéo et les foires aux questions pour se former au numérique Conformément aux pratiques numériques de cette génération et à leurs habitudes de consommations médiatiques sur Internet, les étudiants sont en attentes de vidéo et de groupes d échange pour se former aux TICE. Figure 10 : De quelle manière aimeriez-vous être formé et accompagné dans l'utilisation du numérique à l'université? Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 52/83

53 Les questions suivantes ont été ouvertes à des champs libres de commentaire de façon à récolter des informations qualitatives sur les pratiques numériques personnelles des étudiants et sur les points à améliorer. Dans leur formation, les étudiants utilisent les outils numériques du grand public et les outils professionnels de l université La première question porte sur les outils utilisés dans le cadre de leur formation. Beaucoup de champs ont été laissés vide à cette question complémentaire. On peut tout de même citer que certains étudiants utilisent les sites spécifiques dédiés à leur(s) formation(s), Dropbox, Moodle et le logiciel spécialisé pour les lames virtuelles. Dans une moindre mesure, ont été cités également Google Drive, les sites IRI, OKB La deuxième question porte sur les usages privés. Les principaux outils utilisés par les étudiants dans leur vie privée sont très majoritairement le Mail et les réseaux sociaux. Ensuite, assez fréquemment ont été cités les Google Apps, la messagerie instantanée et la téléphonie. Enfin, de manière beaucoup moins fréquente, les wiki, les blogs, la Dropbox et les forums. Même si les étudiants sont globalement satisfaits de l ENT, de Dokeos, de WIMS, ils sont demandeurs d améliorations dont le «multi-device» Pour l ENT, les améliorations demandées par les étudiants sont : - Optimiser la messagerie o Taille des messages et des pièces jointes o Publipostage trop fréquent o La procédure «se déconnecter et se reconnecter» peu commode o Fonctionnalités obsolètes - Améliorer l interface, l ergonomie et donc la navigation - Ajout de services complémentaires : o Ajout d un annuaire des anciens o Accès à des journaux/publications o Livres sous format électronique o Davantage d information sur les nouveaux services, accentuer la communication sur les outils disponibles Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 53/83

54 - Optimiser le fonctionnement du service o Bugs trop fréquents o Espacer les déconnexions systématiques o Vitesse parfois longue du chargement de la page o Problème de connexion - Demande très forte que les applications soient accessibles sur tous les supports (multi-device) Pour Dokeos, les améliorations demandées par les étudiants sont : - Demande répétée pour le multi-device - Correction des bugs de connexion et parfois, lenteur du service - Très peu utilisé par les professeurs, à regret pour les étudiants - L ergonomie et la navigation - Garder les cours des années précédentes - Besoin de fonctionnalité : o Inscription plus facile aux différents cours o Informés les étudiants des documents récemment mis en ligne grâce à un système d alerte - Le design Pour WIMS, les améliorations demandées par les étudiants sont : - Corriger les problèmes de compatibilité avec certains navigateurs - Retravailler l interface - La programmation des exercices est souvent critiquée o Il faudrait davantage de détails dans les réponses ; o L exactitude des résultats est beaucoup trop exigeante (exemple : notamment avec les exercices de maths avec les arrondis) Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 54/83

55 Synthèse des conclusions La fréquence d utilisation des services de pédagogie numérique de l université est de moyenne à faible La nature des pratiques sur le LMS de l université est dépendante de celles des enseignants avec 80% de dépôt de documents La communication avec leurs enseignants s appuie largement sur des échanges de mails Les étudiants utilisent les outils numériques du grand public dans leur formation en plus des services proposés par l université 86% des étudiants sondés accèdent aux services de pédagogie numérique via leur ordinateur portable La qualité des accès sans fil (wifi) à l université est jugée moyenne à insuffisante par les étudiants En majorité les étudiants sont plutôt satisfaits des principales plateformes techniques offertes par l université Cependant, ils sont demandeurs de nombreux points d amélioration, en priorité le «multi-device» Les étudiants ont une connaissance insuffisante des ressources pédagogiques disponibles sur le web Les étudiants souhaitent avant tout avoir des contenus pédagogiques attractifs et interactifs et des cours vidéo Les étudiants préfèrent les tutoriels vidéo et les foires aux questions pour se former au numérique Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 55/83

56 Etude de la demande SDN P2 Programme 2 Optimiser la gestion du patrimoine numérique Vision stratégique Vision fonctionnelle Vision organisationnelle Vision organisationnelle Synthèse de l atelier du groupe fonctions de soutien Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 56/83

57 Remerciements à Marie-Joëlle pour l animation des ateliers et à Laure, Pierre, Joël, Brigitte, Jean-Michel, Marie-Line, Florence pour leurs précieuses contributions. Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 57/83

58 Groupe des fonctions de soutien En complément des ateliers de qualification des besoins métiers, la MOAD a souhaité associer les personnels des fonctions de soutien impliqués dans les processus de la pédagogie. Ci-dessous la définition des fonctions de soutien donnée par l Inspection générale de l administration de l éducation nationale et de la recherche dans son Guide d audit des établissements d enseignement supérieur et de recherche en vue de l optimisation des fonctions de support : «Les fonctions support se distinguent des fonctions de soutien. Peuvent être identifiées comme fonctions de soutien la gestion de la scolarité et de la formation, l assistance technique et administrative de la recherche, les ressources documentaires, l informatique scientifique et pédagogique ou encore la médecine préventive. Ces fonctions dépendent directement de l activité de production des composantes, des départements de formation et des laboratoires» - Composition du groupe des fonctions de soutien : - Siery Laure MDE formation vie étudiante - Le maréchal Pierre Directeur MDE - Serre Joël CCRI - Michel Brigitte SCD - Le galèze Patrticia SCD - Rolland Jean-Michel D-DGS STAPS - Chevrirer Marie-Line SCOL IUT Orsay - Goulverte Monique D-DGS Médecine - Pheulpin Florence PACES Orsay - Buffat Patricia Pharmacie Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 58/83

59 Avant-propos Objectifs : En amont de la phase de préconisation des solutions techniques, il est nécessaire de connaitre les processus métiers et le niveau d implication des acteurs dans les dispositifs de pédagogie numérique. Cette synthèse a pour objectif d identifier les macro-processus amont et aval de la pédagogie en considérant les activités entre les différents acteurs. Définition de processus : «Un processus est un ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforment les éléments d'entrée en éléments de sortie (norme ISO 9001:2000)» - Méthode : La MOAD a animé un atelier en trois étapes : 1. Valider la proposition de modélisation en macro-processus établie par le groupe utilisateurs des enseignants chercheurs ; 2. Identifier et placer les acteurs dans les différents processus amont et aval de la pédagogie ; 3. Effectuer un RACI des acteurs pour connaitre leur niveau d implication aux différentes étapes des processus Définition de la Matrice RACI : «La matrice RACI donne une vision simple et claire de qui fait quoi dans le projet, en permettant d'éviter une redondance de rôles ou une dilution des responsabilités. Par exemple, la responsabilité d'approbation ("A") doit être attribuée à une seule personne au sein d'une activité, tandis que plusieurs personnes peuvent être responsables ("R") de son exécution. Il devrait y avoir au moins un "R" par activité. La plupart du temps la personne qui approuve l'activité ("A") est le supérieur hiérarchique de celle qui la réalise ("R").» - Périmètre : Pédagogie, vie universitaire, usages numériques ; Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 59/83

60 Macro-Processus et Sous-Processus En préparation du travail en atelier, la MOAD a modélisé une première vision d ensemble des macro-processus intervenant dans la mission «enseigner-apprendre avec le numérique». Ce modèle ne prétend pas valoriser un modèle-type (exhaustivité des processus, précision des interactions entre eux ) puisque ces processus intègrent inévitablement une part de subjectivité selon la pédagogie de l enseignant. De plus, cette vision s avère en mutation permanente au fur et à mesure des nouvelles approches pédagogiques innovantes. Cependant, il nous permet de mettre en évidence les processus incontournables et de parvenir à une vision générale cohérente et partagée par tous. La vision organisationnelle que la MOAD restitue ici est commune aux deux groupes de travail, celui des enseignants chercheurs et celui des fonctions de soutien. L ensemble du processus é été découpé en 4 étapes : 1) Etape «Définition et analyse» : Lors de cette étape réflexive, le responsable de la formation analyse les besoins, détermine ce que l étudiant sera capable de faire à l issue de la formation et propose un cheminement pédagogique cohérent et stimulant afin d optimiser l apprentissage de l étudiant. Une stratégie tutorale doit être mise en place afin d assurer un accompagnement de qualité et minimiser le risque d échec ou d abandon. 2) Etape «Conception, production & déploiement» : Lors de cette seconde étape, l équipe pédagogique conçoit l Unité d Enseignement, la réalise techniquement, et la déploie afin qu elle soit accessible par les étudiants. Il est fortement recommandé de tester le dispositif avant sa mise en ligne. Pendant la formation, l apprenant devient actif de son apprentissage tandis que le tuteur et /ou l enseignant intervient si besoin selon des modalités prédéfinies. 3) Etape «Evaluation sommative» : C est l étape d évaluation finale de l Unité d Enseignement. Elle se déroule selon les modalités définies dans la première partie. Cette évaluation est à différencier de l évaluation formative qui est insérée dans le parcours de formation et fait partie intégrante du processus d apprentissage. 4) Etape «Evaluer le dispositif de formation» : Cette étape finale consiste à évaluer le dispositif de formation. Certaines questions peuvent servir de guide pour tenter d estimer la réelle valeur ajoutée du dispositif : - Quels sont les retours (positifs/négatifs) de mes étudiants? - L amélioration des résultats est elle significative grâce à l apport du numérique? - Mon dispositif est-il évolutif? Puis-je intégré d autres outils complémentaires? Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 60/83

61 Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 61/83

62 Analyser les besoins de formation Processus initié par le responsable de formation. Il analyse les besoins en formation dans le cadre d une commission de perfectionnement composée d intervenants extérieurs (employeurs du bassin de formation) et d anciens élèves. Le responsable de formation peut réaliser une étude de marché de façon à analyser l existant et définir le positionnement de l unité d enseignement dans l offre de formation. SOUS-PROCESSUS Choix et analyse du public Connaissance préalable et choix des publics cibles selon la séléctivité ou non de la filière Définition des contraintes Définition des contraintes techniques, géographiques et temporelles de la formation Définition des prérequis Définition des prérequis pour suivre la formation selon le niveau et les modalités d'enseignement Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 62/83

63 ACTEURS EC = Enseignants chercheurs PN = Ingénieur Pédagogique TICE SCOL = Service de scolarité ETUD = Etudiant INN = Innovation pédagogique SCUIO/SIP = Service d orientation et insertion professionnelle Com. Perf. = Commission de perfectionnement CEVU = Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire EXT = Personnalités extérieures (chef d entreprise, partenaires, anciens) MATRICE RACI 1 Choix et analyse du public EC PN DOC SCOL ETUD INN SCUIO/SIP Com. Perf. CEVU R I I C R A R EXT 2 3 Définition des contraintes Définition des prérequis R C C I I I A I R I I I R A I R = Réalise A = Autorité C = Consulté I = Informé Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 63/83

64 Définir les objectifs pédagogiques Processus initié par l équipe pédagogique qui définit les objectifs pédagogiques de l unité d enseignement après classification des savoirs, des savoir-faire, des savoir-être et des savoirdevenir entrant dans le champ de la formation. C est également à ce stade que les modalités d évaluation sont définies pour lier les objectifs pédagogiques à l évaluation des apprenants. SOUS-PROCESSUS Classification des savoirs Tous les savoirs entrant dans le champ de la formation sont classés en concepts, procédures, principes, faits Définition des objectifs Les objectifs pédagogiques de l'unité d'enseignement sont explicités Définition des modalités d'évalaution Les modalités d'évaluation des apprenants sont définies en regard des objectifs pédgogiques Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 64/83

65 ACTEURS EC = Enseignants chercheurs PN = Ingénieur Pédagogique TICE SCOL = Service de scolarité SCUIO/SIP = Service d orientation et insertion professionnelle CEVU = Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire MATRICE RACI 1 Classification des savoirs EC PN DOC SCOL ETUD INN SCUIO/SIP Com. Perf. CEVU R I I A 2 3 Définition des objectifs Définition des modalités R I I A R C I I A R = Réalise A = Autorité C = Consulté I = Informé Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 65/83

66 Définir une stratégie pédagogique Processus initié par le responsable de formation. Il définit les modalités d apprentissage et les moyens mobilisés pour atteindre les objectifs fixés en amont : l approche pédagogique (par exemple pédagogie inversée), le dispositif de formation, les ressources. Il peut bénéficier de l expertise d un service de Pédagogie Numérique ou d un Service Universitaire d Innovation Pédagogique. SOUS-PROCESSUS Organisation du dispositif Le dispositif de formation est organisé en étapes et en activités qui seront proposées en présentiel ou en distanciel Choix du type de contenus Les typologies des ressources numériques (e-learning, rapid e- learning, web 2.0, serious game ) sont sélectionnées pour chaque activité Choix de l'approche pédagogique L'enchainement des étapes et des activités est libre ou imposée (pédagogie inversée, prérequis d'étape,...). L articulation entre les activités formatives et les activités d évaluation est définie Choix des outils Le dispositif de formation propose des outils de production et de communication synchrones ou asynchrones (propriétaires ou open source) Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 66/83

67 ACTEURS EC = Enseignants chercheurs PN = Ingénieur Pédagogique TICE SCOL = Service de scolarité DOC = Documentation (SCD/BU) ETUD = Etudiant INN = Innovation pédagogique INFO = Support informatique MATRICE RACI Organistaion du dispositif Choix du type de contenus Choix de l'approche pédagogique Choix des outils EC PN DOC SCOL ETUD INN INFO R C C I C R C I I I C R C I I C R C I I I I R = Réalise A = Autorité C = Consulté I = Informé Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 67/83

68 Définir une stratégie tutorale Processus initié par le responsable de formation. Ce processus va encadrer l accompagnement de l étudiant pendant la phase d apprentissage. Lors d une formation hybride, et plus encore à distance, le tutorat est un élément incontournable dans la réussite de l étudiant. SOUS-PROCESSUS Choix des intervenants L'équipe pédagogique au sens large est formée en sélectionnant les intervenants qui seront investies dans l accompagnement des étudiants Modalités d'intervention Toutes les modalités d'intervention du tuteur sont définies : la médiation, la fréquence et les règles d intervention. Il faut définir qui sera l initiateur de l intervention (tuteur ou étudiant) Rôle des tuteurs Les rôles des tuteurs sont définis : cognitif, motivationnel, organisationnel. L'objectif est-il de développer le lien social, de résoudre les problèmes techniques Formation des tuteurs Informer ou former les tuteurs aux grands objectifs de la stratégie d accompagnement. Les former aux outils numériques. Charte tutorale Rédiger le document de cadrage de la stratégie tutorale au sein de l université Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 68/83

69 ACTEURS EC = Enseignants chercheurs PN = Ingénieur Pédagogique TICE SCOL = Service de scolarité DOC = Documentation (SCD/BU) ETUD = Etudiant INN = Innovation pédagogique CEVU = Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire MATRICE RACI 1 Choix des intervenants EC PN DOC SCOL ETUD INN SCUIO/SIP Com. Perf. R I I I I CEVU EXT Modalités d'intervention Rôles des tuteurs Formation des tuteurs R C I I I C R I I I I R C I I C 5 Charte tutorale R C I I C A R = Réalise A = Autorité C = Consulté I = Informé Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 69/83

70 Concevoir des activités Processus initié par l équipe pédagogique. Celleci s appuie sur un recensement préalable des contenus académiques et des ressources pédagogiques numériques disponibles en interne et à l externe dans des entrepôts de données de référence (documentation). C est un processus itératif entre la conception du scénario de progression pédagogique et la sélection des activités existantes à adapter ou à produire. SOUS-PROCESSUS Recherche d'information Recherche de l'information et des ressources disponibles qui servent de support de réalisation des activités pédagogiques Conception du scénario Conception du scénario pédagogique de la formation selon l'approche pédagogique choisie : déductive, inductive, analogique, simulation logicielle... Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 70/83

71 ACTEURS EC = Enseignants chercheurs PN = Ingénieur Pédagogique TICE DOC = Documentation (SCD/BU) SCOL = Service de scolarité INN = Innovation pédagogique MATRICE RACI 1 2 Recherche d'information Définition du scénario EC PN DOC SCOL ETUD INN R C C C R C I I C R = Réalise A = Autorité C = Consulté I = Informé Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 71/83

72 Produire et déployer les activités Processus initié par l équipe pédagogique avec un accompagnement important des fonctions de soutien. Plus les modalités de formation et d évaluation définies en amont sont complexes plus la logistique de soutien à la pédagogie est impliquée (scolarité, TICE, informatique, documentation). Ce processus doit comporter une étape de test et qualification du dispositif avant diffusion auprès des apprenants (différencier test et production). SOUS-PROCESSUS Production des contenus Production des ressources pédagogiques en e-learning ou en rapid learning (cf. diagramme BPMN suivant) Validation des fonctionnalités Tests fonctionnels et techniques du dispositif de formation comprenant les tests de charge des services e-learning Diffusion auprès des étudiants Mise en ligne sur les plateformes de formation de l'université dans un espace dédié géré par les formateurs (LMS) Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 72/83

73 ACTEURS EC = Enseignants chercheurs PN = Ingénieur Pédagogique TICE DOC = Documentation (SCD/BU) SCOL = Service de scolarité ETUD = Etudiant INN = Innovation pédagogique INFO = Support informatique MATRICE RACI Production des contenus Validation des fonctionnalités Diffusion auprès des étudiants EC PN DOC SCOL ETUD INN INFO R R C I C C R R C C C C I R R R R I I R R = Réalise A = Autorité C = Consulté I = Informé Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 73/83

74 Diagramme BPMN Université Paris-sud, le 20/06/2013 Page 74/83