Stratégies et bonnes pratiques pour migrer des documents vers SharePoint

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1 Stratégies et bonnes pratiques pour migrer des documents vers SharePoint SharePoint Saturday Montréal Sylvain Cloutier Architecte fonctionnel SharePoint 2 avril 2016

2 Sylvain Cloutier Architecte fonctionnel SharePoint Champs d expertise: GED Collaboration Architecture d information Gouvernance Office 365 Accompagnement des utilisateurs Contact : scloutier@victrix.ca

3 Plan de la présentation Analogie du déménagement ->Une migration ce n est pas simplement copier des documents d un emplacement à un autre Prérequis et bonnes pratiques ->Basés sur des expériences vécues Stratégies de migration ->Tenir compte de la nature des documents à migrer Outils pertinents

4 Stratégies

5 Étapes à suivre Déménager Planifier son déménagement Endroit(s), date, contraintes à considérer, déménageurs?, Visualiser le résultat final Inventorier nos biens/meubles Faire du ménage!!! Emballer/étiqueter Déménager Ranger (+ valider la qualité du déménagement) Gérer le changement Changements d adresse, communications Migrer des documents Planifier la migration Endroit(s), date, contraintes à considérer, stratégie Visualiser le résultat final Inventorier le contenu existant Faire du ménage!!! Étiqueter Migrer Valider la migration Gérer le changement Redirections, communications

6 Processus en images

7 Identifier le contenu à déménager/migrer À disposer (légal) À jeter ou donner À déménager (maison) À déménager (hors maison) À entreposer? À disposer (légal) À supprimer À migrer (SP) À migrer (hors SP) documents non supportés par SharePoint À archiver? /CAI_FI_destruction.pdf

8 La cible : rangement intuitif et efficace À déménager (maison) À déménager (cabanon, garage, patio) À entreposer (cabanon, grenier, sous-sol)

9 La cible : rangement intuitif et efficace À migrer (SP) À migrer (hors SP) À archiver? documents non supportés par SharePoint

10 Stratégies

11 Prérequis avant de migrer Créer des types de contenu et des colonnes (métadonnées)

12 Prérequis avant de migrer (suite) Créer les sites et les bibliothèques Attacher les types de contenu aux bibliothèques Appliquer la sécurité sur le site et s il y a lieu sur les bibliothèques Si la migration comporte plus de 5000 éléments dans une bibliothèque, indexer les colonnes pertinentes pour créer des vues filtrées. À lire: Gérer les longues listes et des bibliothèques

13 Bonnes pratiques à considérer Préserver la date de dernière modification des documents Préserver le nom de l utilisateur de la dernière personne à avoir modifié le document lorsque possible Note: Extraire la colonne «Propriétaire» ou «Owner» si la source est un serveur de fichiers et conserver cette valeur dans une colonne «Modifié par (sur le réseau)» en format texte.

14 Bonnes pratiques à considérer (suite) Créer une métadonnée «Date du document» Date du jour par défaut à la création du document Modifiable par l utilisateur pour spécifier une date précise (au besoin) Cette date permet de garder une référence chronologique fiable

15 Bonnes pratiques à considérer (suite) Valider que le chemin d accès final des documents ne dépassera pas 255 caractères. Valider que les noms de documents ou de dossiers ne contiennent pas de caractères illégaux. #, %, &, *,?, <, >,... À lire: Informations sur les caractères que vous ne pouvez pas utiliser dans les noms de site, les noms de dossier et les noms de fichiers dans SharePoint

16 Bonnes pratiques à considérer (suite) Profiter de la migration pour renommer les documents selon les bonnes pratiques Livrel suggéré: «Nommer les documents et les dossiers numériques» Compte-rendu Comité directeur du docx Statistiques de fréquentation intranet 7 mars 2015.xlsx Rapport de ventes (commentaires Daniel).docx Guide de l employé docx Suivi des embauches.xlsx

17 Bonnes pratiques à considérer (suite) Convertir les documents en format Office Open XML? Outils: ou Gestionnaire de planification de migration de Microsoft Office (OMPM)

18 Bonnes pratiques à considérer (suite) Préserver les liens inter-documents existants Lien relatif: \Formulaires\F201-FicheMedicale.pdf Lien absolu: F:\doc\AssurVie\Formulaires\F201-FicheMedicale.pdf Retrouver les liens brisés À lire:

19 Bonnes pratiques à considérer (suite) Garder une «image» (copie de sécurité) du contenu avant la migration (du moins un certain temps). Ne migrer que l essentiel, au besoin il sera possible d aller rechercher des documents oubliés dans la copie de sécurité.

20 Stratégies

21 Que faire avec cette structure de fichiers?

22 Stratégie 1 Migration minimale

23 Stratégie 2 Migration manuelle

24 Facilitateurs Valeurs par défaut (définies par le responsable du site)

25 Facilitateurs (suite) Modification rapide

26 Facilitateurs (suite) Explorateur Windows Lecteur réseau

27 Facilitateurs (suite) Ensembles de documents

28 Stratégie 3 Structure transitoire + Outil

29 Stratégie 4 Inventaire «In-Place» + Outil

30 Notes Plusieurs stratégies peuvent être utilisées conjointement pour la migration des documents d une équipe. Il est préférable de migrer par phase afin de bien accompagner chacun des groupes touchés.

31 Stratégies

32 Inventorier Inventorier Faire du ménage Étiqueter Migrer Valider Gérer le changement TreeSize Pro

33 Faire du ménage Inventorier Faire du ménage Étiqueter Migrer Valider Gérer le changement Identifier et supprimer les doublons Réduction de la masse documentaire par détection de quasi-doublons (CRIM)

34 Faire du ménage Inventorier Faire du ménage Étiqueter Migrer Valider Gérer le changement Identifier les documents à éliminer de la migration

35 Étiqueter Inventorier Faire du ménage Étiqueter Migrer Valider Gérer le changement Assigner des métadonnées (dans l inventaire Excel)

36 Migrer Inventorier Faire du ménage Étiqueter Migrer Valider Gérer le changement Outils de migration:

37 Valider Inventorier Faire du ménage Étiqueter Migrer Valider Gérer le changement

38 Gérer le changement Inventorier Faire du ménage Étiqueter Migrer Valider Gérer le changement Identifier au minimum une personne-ressource de proximité pour aider les gens moins à l aise et pour promouvoir les bonnes pratiques Retirer les droits de modification à l ancien emplacement (si le contenu n est pas supprimé) Ajouter des redirections aux endroits opportuns afin de rediriger les gens vers le nouveau site SharePoint si jamais ils retournent à l ancien emplacement pour retrouver un document.

39 Outils Site intéressant Site utile pour rechercher des outils:

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41 Bronze Or Argent Merci à nos commanditaires!

42 Ce soir à 18h 636 Cathcart