Conditions Générales d Exécution

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1 Conditions Générales d Exécution Prestations de services d'assurances "Flotte automobile et risques annexes" pour le compte de qui il appartiendra dédiées à l Etat et ses opérateurs, aux personnes publiques sui generis et aux autorités administratives indépendantes 1 / 12

2 SOMMAIRE 1. OBJET DOCUMENTS CONTRACTUELS ETENDUE ET CONTENU DES PRESTATIONS CONTRAT GROUPE D ASSURANCE Caractéristiques générales du Contrat Groupe d Assurance Identification des parties SYSTEMES DE GARANTIES PRESTATIONS DES AUTRES INTERVENANTS AU CONTRAT GROUPE D ASSURANCE GRAS SAVOYE prestataire et titulaire COVEA FLEET porteur du risque d assurances MODALITES DE SOUSCRIPTION PASSATION DES COMMANDES ETAPES PREALABLES A LA PASSATION DE COMMANDE Prise de contact Expression des besoins La réalisation de la proposition (devis) UGAP ETABLISSEMENT DES COMMANDES MODIFICATION/ANNULATION DE COMMANDES CONDITIONS D ADHESION DES ASSURES FORMALITES DUREE EXCLUSION / RESILIATION Exclusion Résiliation de l adhésion au Contrat Groupe d Assurance Résiliation du Contrat Groupe d Assurance OBLIGATION DE CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES PAIEMENT DES PRIMES PRIME PROVISIONNELLE PRIME DE REGULARISATION PRIME DE CORRECTION DELAI DE REGLEMENT DES PRIMES PAIEMENT DE LA FRANCHISE DIFFERENDS ET LITIGES DIFFERENDS ET LITIGES ENTRE L UGAP ET L ADHERENT ASSURE DIFFERENDS ET LITIGES ENTRE ADHERENT ASSURE ET LE PRESTATAIRE / 12

3 ARTICLE PRELIMINAIRE : DEFINITION Pour l application des présentes Conditions Générales d Exécution (CGE), les mots et expressions mentionnés ci-dessous sont définis comme suit : Contrat Groupe d Assurance Souscripteur Adhérent Prestataire et titulaire Entreprise d assurance : Note de couverture : : désigne le contrat souscrit par l UGAP pour son compte et pour le compte des adhérents désignés par cette dernière. : désigne l UGAP. : désigne toute personne morale ayant souscrit au Contrat Groupe d Assurance. Ces personnes morales sont : - l Etat qui comprend tous ses services centraux et déconcentrés, - les opérateurs de l Etat dont la liste actualisée figure sur le site suivant : - les personnes publiques sui generis (dont la Banque de France et la Caisse des Dépôts et Consignations); - les autorités administratives indépendantes dotées de la personnalité morale (dont l Autorité des Marchés Financiers et la Haute Autorité de Santé). : désigne le prestataire et titulaire du marché public conclu avec l UGAP pour la réalisation des prestations objet des présentes CGE : GRAS SAVOYE SAS, Courtier en Assurances, responsable de l intermédiation entre le souscripteur et l assureur. désigne la compagnie d assurance portant le risque d assurance lié au Contrat Groupe d Assurances et ayant mandaté le prestataire et titulaire pour agir en son nom et pour son compte. COVEA FLEET : Compagnie d assurances portant le risque lié au Contrat Groupe d Assurances. elle revêt un caractère contractuel et définit les conditions d assurances proposées par le souscripteur à l adhérent. Avenant à la note de couverture : Prime provisionnelle : il revêt un caractère contractuel et il recense toutes les modifications souhaitées par l adhérent. désigne la prime dont le montant est estimé sur la base du parc automobile déclaré par l adhérent à la date de souscription et à chaque nouvel exercice. Prime de régularisation : désigne la prime venant en supplément ou en déduction de la prime provisionnelle, afin de réajuster son montant en fonction du parc déclaré par l adhérent au 31 décembre de chaque exercice. Prime corrective : Usager désigne la prime venant en ajustement de la prime de régularisation suite à la demande de l adhérent en raison d une erreur de calcul du prestataire ou d un défaut de validation de l adhérent. Cette demande d ajustement est en lien avec l évolution du parc, des systèmes de garantie qui lui sont corrélés. désigne toute personne morale souhaitant adhérer au Contrat Groupe d Assurance. L usager est également appelé adhérent dans le cadre des présentes CGE. 3 / 12

4 Commande de l usager Résiliation : désigne la commande de l usager établie sur la base de la proposition UGAP. : la note de couverture peut être résiliée par l une au l autre des parties et doit être signifiée 6 mois avant l échéance du contrat par lettre recommandée avec accusé réception conformément à l article L du Code des Assurances. Par ailleurs, en cas de disparition de la chose assurée, la résiliation intervient de plein droit conformément à l article L121-9 du Code des Assurances. Il est de même pour la vente de la chose assurée (Article L du code des Assurances. 1. Objet Les présentes Conditions Générales d Exécution (CGE) définissent les modalités de gestion entre le souscripteur et l adhérent. Par ailleurs, elles précisent également les relations de l adhérent avec les prestataires du souscripteur, GRAS SAVOYE et COVEA FLEET, dans le cadre du contrat Groupe d Assurances. Cette police d assurances a été souscrite sous le numéro de police suivant : Le Contrat Groupe d Assurances a pour objet d assurer l'ensemble des véhicules à moteur (y compris les aménagements) immatriculés en France Métropolitaine, attelés ou non de remorques, et toutes remorques même dételées, tous engins automoteurs soumis à l'obligation d'assurance prévue à l'article L du Code des assurances (à l'exclusion des véhicules sur rail) appartenant à l adhérent, pris en location ou prêtés à l adhérent, et plus généralement tout véhicule se trouvant à titre quelconque placé sous la garde juridique de l adhérent. Les garanties s exercent : en France Métropolitaine et d'outre-mer ; dans les pays de l'union Européenne et dans les pays où la carte internationale (carte verte) est en vigueur ; dans les principautés d'andorre, de Monaco et du Liechtenstein, ainsi que dans les Etats du Saint-Siège et de la République de Saint-Marin. 2. DOCUMENTS CONTRACTUELS Les documents contractuels sont : La commande de l adhérent emportant acceptation des présentes CGE ; Le présent document «CGE» mis à disposition sur le site ; La note de couverture. L adhérent a la faculté de demander une copie du contrat Groupe auprès du souscripteur UGAP. 4 / 12

5 3. ETENDUE ET CONTENU DES PRESTATIONS 3.1. Contrat Groupe d Assurance Caractéristiques générales du Contrat Groupe d Assurance L UGAP a souscrit un Contrat Groupe d Assurance de flotte automobile pour «le compte de qui il appartiendra» en application de l article L du code des assurances. Le Contrat Groupe d Assurance souscrit par l UGAP présente les principales caractéristiques suivantes : Souscription d un contrat unique, dit Contrat Groupe d Assurance, accordant les garanties à différents assurés, nommés adhérents. Dans le cadre de l assurance pour compte chaque adhérent dispose d un lien contractuel avec l assureur. Le souscripteur UGAP est débiteur payeur de la prime auprès de l assureur. Des conditions de tarifs identiques pour l ensemble des véhicules de même type et catégorie. La non-application de la clause de «réduction-majoration» communément appelée BONUS MALUS et qui ne s applique pas en matière d assurance de flottes automobiles. L application d une clause "d'ajustement tarifaire" en fonction de la sinistralité globale du contrat groupe UGAP et non de la sinistralité individuelle de chaque adhérent. Cette clause permet de faire évoluer la tarification en fonction de la sinistralité ordinaire en excluant de son champ d'application les sinistres importants et aléatoires par un système d'écrêtement de ces sinistres. Ainsi, les sinistres "catastrophe naturelle" mutualisés depuis la loi du 13 juillet 1982 ne sont pas pris en compte dans l'application de cette clause. En contrepartie, la prime de référence exclue la part de prime "Catastrophe Naturelle". A compter du 1er janvier 2014, et pour chaque exercice annuel, les montants de primes établis par catégorie de véhicules, modifiés par application de la clause d indexation cidessus, seront majorés ou minorés d'un coefficient de modulation calculé selon les modalités ci-après : Si le rapport S/P écrêté de l exercice «N-1» est < à 60%, ce coefficient de modulation sera égal à 0,9, sauf si le rapport S/P non écrêté est à 150%. Dans ce dernier cas le coefficient de modulation sera égal à 1. Si le rapport S/P écrêté de l exercice «N-1» est à 60 % et < à 70 %, ce coefficient de modulation sera égal à 1. Si le rapport S/P écrêté de l exercice «N-1» est à 70 % et < à 80 %, ce coefficient de modulation sera égal à 1,1. Si le rapport S/P écrêté de l exercice «N-1» est à 80 % et < à 90 %, ce coefficient de modulation sera égal à 1,2. 5 / 12

6 Le montant des sinistres "S" pris en compte à l échéance de l exercice «N» pour l'application du mécanisme est le montant des sinistres payés et provisionnés de l exercice «N-1» écrêtés des sinistres matériels et corporels supérieurs à , nets de franchises, nets de recours encaissés ou possibles, hors catastrophes naturelles. Le montant de la prime «P» prise en compte à l échéance de l exercice «N» pour l'application du mécanisme est le montant de la prime régularisée de l exercice «N-1» payée par le souscripteur, hors taxes et hors catastrophes naturelles Identification des parties Souscripteur UGAP L UGAP souscripteur du Contrat Groupe d Assurance est débiteur-payeur de la prime d assurance auprès de l assureur. L UGAP réalise les prestations liées à la gestion du marché public d assurance (Contrat Groupe d Assurance) et principalement la réalisation de la passation des avenants techniques au contrat d assurance et des avenants au marché public. L UGAP, en tant que souscripteur, assure le suivi de la sinistralité du Contrat Groupe d Assurance. Le Contrat Groupe d Assurance souscrit par l UGAP pour le compte de l adhérent ne met pas à la charge de l UGAP l ensemble des obligations caractéristiques du contrat d assurance. Ainsi et notamment, les obligations contractuelles relatives à la couverture du risque, l indemnisation des sinistres, la déclaration des risques, la déclaration des sinistres existent entrent l entreprise d assurance et l adhérent. Adhérent assuré L adhérent confie à l UGAP la réalisation des tâches liées à la gestion du marché public d assurance et du Contrat Groupe d Assurance n L adhérent s engage à transmettre dès son adhésion ou au plus vite au prestataire et titulaire, les éléments techniques nécessaires à la mise en place des garanties et en particulier : Le(s) système(s) de garanties choisi(s). Les options supplémentaires éventuellement choisies. En cas de souscription à des garanties dites de «Dommages», la formule de franchise choisie. La liste des véhicules objets de l assurance, détaillant pour chaque véhicule : Sa catégorie : Véhicule léger < à 3,5T Poids lourds > à 3,5T Deux roues Engin Son N d'immatriculation ou son N de série (pour les engins). Sa Marque et son type commercial. Son année de mise en circulation (y compris pour les engins). 6 / 12

7 L'indication des services utilisateurs et notamment l'indication des véhicules affectés à des services d'aide sociale permet éventuellement d'exonérer les véhicules de la taxe d'assurance. Afin que la saisie soit facilitée pour l assureur et/ou son intermédiaire, l adhérent transmettra ces informations en priorité par fichier électronique selon un format Excel. L adhérent s engage à fournir, sous sa responsabilité, tous les éléments nécessaires à : - la bonne gestion de ses risques, - la gestion de son parc en cours d année en déclarant les entrées et les retraits de véhicules dans son parc automobile, - la gestion de ses sinistres en transmettant les éléments dans les délais contractuels (délai légal de 5 jours, et de 2 jours en cas de vol), - une liste actualisée de son parc automobile transmise à chaque échéance annuelle permettant ainsi la détermination de sa prime d assurance. Les remboursements des sinistres et tous les services complémentaires sont assurés intégralement par le prestataire et titulaire et directement auprès des adhérents, sachant que la mise en œuvre de la prestation de gestion des sinistres s effectue conformément aux règles prévues dans le Contrat Groupe d Assurance. L adhérent vérifiera à chaque échéance annuelle la conformité, avec les conditions de son adhésion, des primes provisionnelles et de régularisation qui seront appelées par l UGAP. L adhérent dispose, tout au long du Contrat Groupe d Assurance, soit jusqu au 31 décembre 2015, de la faculté de changer une fois de système de garantie et/ou de franchise dans la limite du respect des systèmes de garanties et de franchises prévues au Contrat Groupe d Assurance. Ce changement de système de garantie et/ou de franchise prendra effet à l échéance annuelle du Contrat Groupe d Assurance. Ces demandes de modifications s effectuent selon les modalités de souscriptions prévues à l article 4 des présentes CGE Systèmes de garanties Les systèmes de garanties figurent dans le Contrat Groupe d Assurance mis à disposition des adhérents à l adresse suivante : (dans l espace dédié à l Etat / Véhicules / Services Véhicules) : 3.3. Prestations des autres intervenants au Contrat Groupe d Assurance GRAS SAVOYE prestataire et titulaire Le courtier en assurances propose les prestations suivantes : Des prestations juridiques spécifiques pour l analyse des sinistres graves. Des prestations d Accident Management. Une proposition de plan de prévention du risque routier. Un outil Extranet innovant, fiable et pertinent pour l optimisation des tâches administratives. Des rapports et des analyses statistiques permettant de cibler les actions à mener. Des outils et des livrables de communication personnalisés. 7 / 12

8 COVEA FLEET porteur du risque d assurances La Compagnie gère les sinistres non délégués à Gras Savoye, notamment les sinistres corporels pour lesquels le courtier effectue un suivi régulier et rigoureux. 4. MODALITES DE SOUSCRIPTION PASSATION DES COMMANDES 4.1. Etapes préalables à la passation de commande Prise de contact L UGAP met à disposition des futurs adhérents sur le site (dans l espace dédié à l Etat / Véhicules / Services Véhicules) : Une présentation commerciale de la présente offre d assurance, Une documentation technique comprenant notamment le contenu détaillé des garanties d assurances, des prestations d assistance délivrées et ses conditions financières, le Contrat Groupe d Assurance Expression des besoins La demande est à réaliser à partir de l adresse suivante : L usager communique à l appui de sa demande de cotation les éléments techniques détaillés à l article «ADHERENT ASSURE» des présentes CGE, afin d établir une cotation. En cas de besoin un conseiller Gras Savoye est disponible afin d aider l usager sur le choix des systèmes de garanties et de franchises les plus adaptés à ses besoins et à son parc de véhicules. Des demandes complémentaires, relatives au marché public d assurance, peuvent être faites directement à l UGAP : par mail à l adresse suivante : Pour les demandes de devis et les commandes : par mail à l adresse suivante : La réalisation de la proposition (devis) UGAP Les éléments recueillis à l étape précédente permettent la réalisation par le prestataire et titulaire d une cotation à partir de laquelle est établie la proposition UGAP adressée à l usager pour validation. Le devis UGAP a une durée de validité de 60 jours, sachant que cette durée de validité ne saurait excéder le 31 décembre de chaque exercice. 8 / 12

9 4.2. Etablissement des commandes L usager transmet à l UGAP sa commande portant expressément mention de l acception des présentes CGE. La commande de l usager est établie, sur la base du devis transmis par l UGAP indiquant à minima les mentions suivantes : L identification de l usager avec indication du code client. Les références de la proposition de l UGAP. Le numéro et la date de la commande. Le montant total de la prime HT. Le taux et le montant des taxes applicables. Le montant total de la prime TTC Modification/annulation de commandes La modification ou l annulation d une commande ne peut se faire que dans les conditions prévues à l article 5 ci-après. 5. CONDITIONS D ADHESION DES ASSURES 5.1. Formalités La commande de l usager (ou à défaut, le devis signé par l usager) est enregistrée par l UGAP dans son progiciel de gestion des commandes. Cet enregistrement génère parallèlement le (ou les) bon(s) de commande au prestataire et titulaire. A compter de la réception du bon de commande par le prestataire et titulaire, ce dernier établit et transmet à l usager la note de couverture. En cas de changement de système de garantie et/ou de franchise dans les conditions prévues à l article des présentes CGE, le prestataire et titulaire établit et transmet à l adhérent un avenant à la note de couverture Durée L adhésion prend effet à compter de l émission par le prestataire et titulaire de la note de couverture attestant de la date de prise d effet des garanties. La durée de l adhésion court à compte de la date figurant sur ladite note de couverture pour s éteindre au 31 décembre 2015, minuit, ce conformément au marché public d assurance. Cependant, et afin de se conformer à la faculté de résiliation annuelle édictée par le Code des Assurances, la note de couverture sera établie pour la période courant de la date de prise d effet des garanties jusqu au 31 décembre de chaque exercice. Une nouvelle note de couverture sera établie pour chaque exercice suivant, et ce jusqu au 31 décembre Les adhésions sont possibles jusqu à 6 mois avant le terme du marché public d assurance soit le 30 juin 2015, minuit. 9 / 12

10 5.3. Exclusion / Résiliation Exclusion L UGAP est autorisée à exclure un adhérent du bénéfice du Contrat Groupe d'assurance si le lien qui les unit est rompu ou si l'adhérent cesse de payer la prime due après une mise en demeure assortie d un délai de 30 jours pour procéder au règlement de la prime restée infructueuse. La mise en demeure est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l adhérent Résiliation de l adhésion au Contrat Groupe d Assurance La note de couverture peut être résiliée par l une au l autre des parties et doit être signifiée 6 mois avant l échéance du contrat par lettre recommandée avec accusé réception conformément à l article L du Code des Assurances. Par ailleurs, en cas de disparition de la chose assurée, la résiliation intervient de plein droit conformément à l article L121-9 du Code des Assurances. Il est de même pour la vente de la chose assurée (Article L du code des Assurances). La résiliation de la note de couverture emporte résiliation de l adhésion et ne donne droit à aucune indemnisation Résiliation du Contrat Groupe d Assurance La résiliation du Contrat Groupe d Assurance par l UGAP ou par l entreprise d assurance entrainera automatiquement la résiliation de toutes les adhésions et ne donne droit à aucune indemnisation. 6. OBLIGATION DE CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES L adhérent s engage à respecter son obligation de confidentialité. A ce titre : - l adhérent qui, à l'occasion de l'exécution des présentes CGE, a connaissance d'informations ou reçoit communication de documents ou d'éléments de toute nature, signalés comme présentant un caractère confidentiel et relatifs notamment aux moyens à mettre en œuvre pour son exécution, au fonctionnement des services du prestataire et titulaire ou du souscripteur UGAP, est tenu de prendre toutes mesures nécessaires, afin d'éviter que ces informations, documents ou éléments ne soient divulgués à un tiers qui n'a pas à en connaître. - l adhérent s engage à respecter notamment les obligations suivantes et à les faire respecter par son personnel : o ne pas communiquer à un tiers qui n'a pas à en connaître le Contrat Groupe d Assurance et notamment ses conditions financières ; o o ne pas utiliser les documents et supports relatifs aux informations mis à disposition à des fins autres que celles spécifiées aux présentes CGE ; prendre toute mesure permettant d éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des documents et informations mis à disposition sur le site de l UGAP En outre, chaque partie aux présentes CGE est tenue au respect des règles relatives à la protection des données à caractère personnel, auxquelles elle a accès pour les besoins de l'exécution des présentes CGE. 10 / 12

11 7. PAIEMENT DES PRIMES L UGAP souscripteur du Contrat Groupe d Assurance est le débiteur-payeur de la prime d assurance. En conséquence, la prime appelée par l assureur est réglée par l UGAP. L UGAP procède ensuite aux appels de primes auprès des adhérents dans les conditions ci-après. La prime appelée par l UGAP auprès des adhérents inclus les frais de l UGAP. La prime annuelle est émise selon le principe d'une prime provisionnelle à l'échéance annuelle et d'une prime de régularisation en fonction du parc de véhicules assurés à la fin de l exercice Prime provisionnelle La prime provisionnelle appelée au cours du 1 er exercice auprès de l adhérent est fonction : - du parc de véhicules de l adhérent, - du ou des système(s) de garanties souscrit(s), Pour les exercices suivants, la prime provisionnelle appelée auprès de l adhérent à l'échéance annuelle du contrat est établie sur la base totale de l'exercice précédent y compris la régularisation du parc corrigée du jeu de l'indice Prime de régularisation La prime de régularisation appelée auprès de l adhérent sera établie à chaque échéance en fonction : - du type de garanties souscrites par l adhérent, - du type et de la catégorie des véhicules assurés, - et de l'évolution du parc de l adhérent. Cette prime sera calculée au prorata temporis Prime de correction En cas d erreurs sur les primes appelées une régularisation unique sera réalisée à la fin du 1 er trimestre Délai de règlement des primes L adhérent procède au règlement de sa prime à l UGAP dans un délai maximum de 30 jours à compter de l appel de prime par l UGAP. Le dépassement de ce délai de paiement fait courir de plein droit des intérêts moratoires dont le taux est, sauf accord particulier, égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement de la Banque centrale européenne (BCE) avant le début du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points. Les titres de paiement sont établis exclusivement à l'ordre de l'agent comptable de l'ugap avec les références de l'opération concernée et lui sont adressés par virement, par chèque ou par carte d'achat. Les renseignements nécessaires à cet effet sont indiqués ci-dessous : - Recette générale des finances : RIB / 12

12 8. PAIEMENT DE LA FRANCHISE Le paiement des sinistres est directement réglé par le prestataire et titulaire au professionnel en charge de la réparation. La franchise à la charge de l adhérent est directement réglée par ce dernier au professionnel en charge de la réparation. Si l adhérent effectue la réparation auprès du réseau de professionnels agrée par le prestataire et titulaire, le règlement pourra s effectuer dans les conditions suivantes : - le professionnels agrée par le prestataire et titulaire établira une facture du montant de la franchise à régler, - l adhérent disposera ainsi d une facture lui permettant de procéder au règlement de cette charge qui lui incombe. Si l adhérent fait le choix d un réseau autre que celui agrée par le prestataire et titulaire, il fait son affaire des modalités de règlement des franchises. 9. DIFFERENDS ET LITIGES 9.1. Différends et litiges entre l UGAP et l adhérent assuré En cas de différend, préalablement à tout recours contentieux devant la juridiction administrative compétente, une réclamation est faite auprès de l UGAP. La réclamation est adressée obligatoirement au responsable du service de l UGAP ayant traité la commande concernée, par lettre recommandée avec avis de réception postal. Le cas échéant, le différend est ensuite porté devant le président de l UGAP, au siège de l établissement Différends et litiges entre adhérent assuré et le prestataire Le tribunal compétent pour traiter des litiges ayant pour objet la fixation et le règlement d une indemnité d assurance ou l interprétation du contrat d assurance sont du ressort du tribunal administratif compétent. 12 / 12

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