L assurance des flottes automobiles

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1 Dossier Flottes Automobiles Expert Retrouvez toutes les fiches pour mieux gérer votre flotte automobile L assurance des flottes automobiles Tout ce qu il faut savoir pour assurer une flotte automobile > Les modes d assurance d une flotte automobile * Les parcs de moins de 50 véhicules * Les parcs de 50 à 200 véhicules * Les parcs de 200 à véhicules * Les parcs de plus de véhicules * La garantie responsabilité de fonctionnement pour les véhicules «outils» * L assurance missions > Assurer sa flotte automobile * La sélection de l assureur * La constitution du dossier et collecte des informations nécessaires * Les statistiques de sinistralité * Le calcul de la cotisation d assurance * L appel d offres dans le secteur privé * Les spécificités des flottes du secteur public * Les latitudes de l assureur * Les 5 leviers d optimisation d'une assurance flotte automobile > Choisir les services * La gestion du contrat d assurance * L'optimisation de la gestion des sinistres * La gestion de l auto-assurance des dommages propres * La prévention des accidents Consultez 2 fiches de notre dossier "Assurance" Flotexpert et rendez-vous sur notre site pour consulter l'intégralité du contenu. 1

2 Assurer sa flotte automobile La sélection de l'assureur > Le choix de la compagnie > Le choix de l assureur * L agent général d assurance * Le courtier d assurance * Le loueur * L assurance directe auprès d une compagnie > Le choix de la compagnie Les années 90 ont vu plusieurs compagnies d assurance faire l objet d un retrait d agrément, notamment du fait du résultat pénalisant de leurs affaires «flottes». Quelques autres ont simplement choisi de ne plus pratiquer cette catégorie d assurance. Quoique ce marché d assurance affiche un résultat sensiblement satisfaisant, il convient de rester prudent et de préférer un opérateur disposant d un portefeuille important et d une expérience solide. Il faut aussi garder à l esprit que le niveau de cotisation n est qu un élément de l offre commerciale. La pérennité des bonnes relations et, surtout, les services constituent également des gages de qualité. Une gestion approximative des sinistres ou des conditions inadaptées de facturation ou de distribution des cartes vertes peuvent pénaliser vos coûts de gestion et vous faire perdre le gain apporté par une cotation favorable. > Le choix de l assureur L intermédiaire d assurance perçoit l essentiel de sa rémunération en contrepartie d une prestation de service, même s il est indéniable qu une part de sa commission rémunère un apport d affaire à une compagnie. Sa prestation consiste à élaborer des solutions, à optimiser le coût de la couverture ou à administrer des services. Cette collaboration s inscrit sur la durée et elle se perfectionne avec le temps. L agent général d assurance Il exerce une profession libérale et se trouve surtout présent en province Représentant en général une seule compagnie d assurances, il gère l informatique de son mandant qui, souvent, ne peut prendre en charge les prestations de service propres aux flottes importantes Il dispose souvent d un bon crédit auprès de sa compagnie et peut apporter une cotation attractive alliée à un service personnalisé pour les parcs de petite et moyenne importance Le courtier d assurance C est un commerçant, mandataire de ses clients pour lesquels il recherche la solution d assurance la plus adaptée Il est censé pouvoir travailler avec tous les assureurs mais, à l exception des grands cabinets de courtage, il concentre sa collaboration sur un nombre limité d entre eux S il a décidé d être présent sur le marché de l assurance «flottes», il s est doté d une informatique spécifique, apte à fournir une prestation de service de qualité Sa faculté à trouver des solutions d assurance adaptées à un prix attractif est fonction de sa spécialisation et de sa collaboration avec les départements flottes chez les assureurs 2

3 Le loueur Nombre de loueurs longue durée ont mis en place un cabinet de courtage captif, voire même une compagnie d assurances Le loueur collabore avec un nombre limité d assureurs mais offre par un canal unique de services étendus dépassant le cadre de l assurance accessible Sa qualité de loueur lui permet d optimiser fiscalement la prestation d assurance en récupérant la TVA sur les réparations des berlines et en proposant une auto-assurance des véhicules dont il a la propriété, permettant ainsi d échapper à la taxe d assurance Pour les véhicules en propriété ou appartenant à d autres loueurs, il se trouve dans la même position qu un courtier traditionnel L assurance directe auprès d une compagnie Même si l assureur se trouve dispensé de verser une commission d apport à un intermédiaire, il n est pas certain que ce sera moins onéreux car l assureur doit se charger alors des tâches de gestion de l agent ou du courtier C est souvent la solution choisie lorsque l assureur est spécialisé sur un secteur professionnel (exemple : collectivités locales) pour le traitement duquel il s est structuré et doté de moyens commerciaux et de gestion L assureur utilisant des intermédiaires a pour pratique de refuser les placements en direct ou de les affecter au représentant local de son réseau Souvent, il ne s est pas doté des applications informatiques pour une gestion adaptée aux flottes. Les entreprises disposant d un service de gestion ou utilisant les prestations d une plate-forme supportent bien cette situation 3

4 Choisir les services Gestion du contrat d assurance > La gestion des véhicules de la flotte > La répartition des véhicules > La régularisation annuelle de la cotisation > Les actes de gestion entre deux échéances > La gestion des véhicules de la flotte Les modalités de déclaration des entrées et sorties de véhicules sont à définir avec votre assureur (ou votre courtier) : au fur et à mesure, périodiquement ou même pas du tout, une communication annuelle du parc suffisant. Cependant, une obligation réglementaire et les règles de bonne gestion veulent que cette déclaration intervienne avec une fréquence soutenue. En tout état de cause, il faut que les cartes vertes soient émises avant la mise en circulation des véhicules. Trois moyens permettent de satisfaire cette contrainte : Vous déclarez les entrées préalablement et recevez les cartes vertes par retour Une liaison intranet vous met en mesure d éditer vos cartes vertes à partir de l informatique du courtier Vous disposez, sous votre responsabilité, d imprimés partiellement remplis que vous complétez pour chaque nouveau véhicule Dans tous les cas, l envoi d un état de parc complet permet de faire le point annuellement et de servir de base à l édition des cartes vertes à l échéance principale afin que les vignettes (certificats) d assurance puissent être collées sur les pare-brise avant la fin du délai d un mois après l échéance (art. R C. assur.). Par ailleurs, une clause de «garantie automatique» insérée à votre contrat doit vous protéger de toute omission de déclaration de véhicules. Conseil Si votre parc est géré informatiquement, convenez avec l assureur (le courtier) d un format de fichier et de modalités de transmission afin de simplifier et de dématérialiser la transmission des informations relatives à vos véhicules. > La répartition des véhicules Votre assureur ou votre courtier doit être capable de vous communiquer le montant de la cotisation par véhicule de façon à vous mettre en position de connaître le coût complet de mise à la route par type de véhicule. En répartissant le parc par entité (filiale, établissement, agence, etc.), votre assureur ou votre courtier est en mesure de : distribuer vos cartes vertes, facturer la cotisation et les autres coûts par centre de coûts afin de faciliter votre comptabilité analytique, produire des statistiques sinistres pour chaque entité de manière à vous permettre d identifier celles qui pénalisent votre résultat ou, au contraire, qui le bonifient. 4

5 > La régularisation annuelle de la cotisation À l échéance principale, une cotisation provisionnelle est déterminée sur la base de l effectif des véhicules garantis à cette date. Afin de tenir compte de l évolution du parc, une régularisation est effectuée à l issue de l année d assurance. Trois modalités sont pratiquées par les assureurs : Au prorata : une perception est calculée proportionnellement au temps de garantie pour les véhicules entrant en cours d année et une ristourne est déterminée sur les mêmes bases pour les véhicules quittant le parc. Vous recevez ou réglez le solde de ces deux décomptes. Par demi-différence : la cotisation définitive de l année d assurance est établie sur la base de la moyenne des tarifications applicables en début et en fin d année d assurance selon le parc assuré à ces dates. La régularisation est effectuée en ôtant la cotisation provisionnelle de celle définitive. Exemple Parc au 1 er janvier 2010 : 120 véhicules pour une cotisation de euros Parc au 31 décembre 2010 : 140 véhicules pour une cotisation de euros Régularisation ( )/2 = euros Cotisation de régularisation : = euros Une tolérance de +/- 5 % peut être introduite afin d éviter des régularisations pour de faibles montants. Selon un élément variable : un paramètre propre à votre flotte sert d assiette au calcul de la cotisation définitive : nombre de kilomètres («missions»), chiffre d affaires (transporteur, ambulances, taxis), nombre de journées de location (location courte durée). La régularisation intervient annuellement mais peut aussi être prévue chaque semestre ou trimestre. > Les actes de gestion entre deux échéances Votre assureur (ou courtier) peut également être sollicité pour délivrer : Des attestations de conduite accompagnée destinées aux auto-écoles car les entreprises peuvent autoriser les leçons de conduite au moyen des véhicules de fonction. Des relevés de sinistres tenant lieu de relevés d information pour les collaborateurs bénéficiaires d un véhicule de fonction et qui souhaitent s assurer pour une voiture personnelle ou qui quittent votre entreprise. 5

6 vite! Le mensuel de la gestion des véhicules d entreprises et des collectivités VENTES CONSTRUCTEURS 2012 LES FLOTTES EN LIGNE DE MIRE---- P.41 OFFRE PREMIUM ENTRETIEN-RÉPARATION Les prestataires misent sur les services Pour mieux répondre aux attentes de leurs clients, les spécialistes de l entretien et de la réparation mettent l accent sur les services P.58 MARS N Mensuel - 15 euros FLOTTES VERTES Paris optimise ses trajets À travers l auto-partage interne, le véhicule l électrique et la réduction de son parc, Paris se penche sur les trajets de ses agents P.18 ESSAI Nouvelle Fiat Panda : la même en mieux P.62 CONSULTANTS FLOTTES 5 recommandations pour maîtriser les coûts Le véhicule comme image de marque Le mensuel de la gestion des véhicules d entreprises et des collectivités GESTION DES FLOTTES L INTERNATIONAL S IMPOSE ---- Spécialistes des flottes ou des achats, les consultants visent un objectif : baisser les coûts en apportant la juste réponse aux besoins P.22 François Huon, directeur des achats, JCDecaux P.52 01_COUV_FA176.indd 1 02/03/12 11:54 GUIDE Packs business P.35 Une réponse adaptée à chaque cas P.48 GÉOLOCALISATION L électronique embarquée gagne du terrain Si la géolocalisation s est d abord développée auprès des TPE-PME, les grandes entreprises sont toujours plus nombreuses à s y intéresser P.24 MAI N Mensuel - 15 euros VUL CARROSSÉS Un marché ultra professionnel Pour s imposer face aux carrossiers sur le marché des VUL carrossés, les constructeurs proposent de plus en plus de solutions clés en main P.54 ESSAI Renault Mégane Collection : revitalisée P.58 FLOTTES VERTES La flotte de Spie, premier contributeur au plan carbone Pour réduire ses émissions de CO2, Spie optimise sa flotte thermique, mise sur l écoconduite et va acquérir 730 véhicules électriques à terme P.20 Jean-Christian Lucas, directeur du développement durable, Spie _COUV_FA178.indd 1 26/04/12 15:23! BULLETIN D ABONNEMENT À compléter et à retourner sous enveloppe affranchie, accompagné du règlement, à : Flottes Automobiles - Service abonnements - 6, cité Paradis Paris par fax : ou par abonnements@flotauto.com 3Oui, je m abonne 1 an (10 numéros) à Flottes Automobiles et je recevrai mes codes d accès premium ainsi que le Guide annuel 2013 pour 149 TTC Oui, j adhère au Club Flottes Automobiles pour 50 TTC supplémentaires au tarif abonnement soit 199 TTC pour un an. Le club est exclusivement réservé aux abonnés du magazine et aux responsables de parc. q M. q Mme q Melle Le club des responsables de parc et des acheteurs 149 * * Tarif sans l adhésion au club Pendant 1 an, retrouvez dans votre abonnement : l Les 10 numéros de votre magazine Découvrez les actualités du secteur, les interviews et les dossiers. l Le guide 2013 (500 pages) Recevez l annuaire le plus complet et actualisé du marché. l Le site internet Profitez d un espace réservé aux abonnés, pour consulter en illimité nos dossiers et les fiches pratiques rédigées par nos experts l Le Club Flottes Automobiles Adhérez à notre club réservé aux gestionnaires de parc et participez à nos petits déjeuners et à nos événements. 50 supplémentaires au tarif abonnement Nom... Prénom... Société... Fonction... Adresse Code postal Ville... Tél... obligatoire... V O T R E P A R C A U T O M O B I L E l Taille de votre parc... l Nombre de véhicules (hors poids lourds) en achat... en location... l Nombre de véhicules particuliers... l Nombre de véhicules utilitaires... l Nombre de véhicules soumis aux indemnités kilométriques... Date et signature obligatoires Pour tout abonnement à l étranger, veuillez nous contacter au (+33) ou par mail à abonnements@flotauto.com. Le club est réservé aux abonnés du magazine Flottes Automobiles. Flottes Automobiles se réserve le droit d accepter ou de refuser les adhérents au club. Les conditions d adhésion au club doivent être conformes à celles explicitées dans les conditions générales de vente. Conformément à la Loi Informatique et Libertés du 6/01/1978 modifiée, vous disposez d un droit d accès, de rectification et d opposition à toute utilisation commerciale de vos coordonnées et adresse électronique, que vous pouvez exercer auprès de Varenne Entreprises 6, cité Paradis Paris. RCS Tél. : (+33) Fax : (+33) Consultez nos conditions générales de vente sur Internet