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1 Annexe 1.A du cahier des charges de l appel d offres ouvert N OIB.DR.2/PO/2012/046/517 Lot 1 "FOURNITURE, PLACEMENT ET ENTRETIEN EN FORMULE ACHAT OMNIUM DE DEFIBRILLATEURS DANS LES IMMEUBLES OCCUPES PAR COMMISSION EUROPEENNE OU D'AUTRES ORGANES COMMUNAUTAIRES A BRUXELLES ET ENVIRONS ET A LUXEMBOURG" LOT 1 BRUXELLES SPECIFICATIONS TECHNIQUES 1

2 SOMMAIRE 1. DESCRIPTION DU MARCHÉ SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES DES DÉFIBRILLATEURS TYPES DE DÉFIBRILLATEURS AGRÉMENT CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES: MISE EN SERVICE ET ÉTIQUETAGE PLACEMENT ET SIGNALISATION NOMBRE DE DÉFIBRILLATEURS ET LEUR IMPLÉMENTATION CONDITIONS D'ENTRETIEN OMNIUM À 10 ANS MODALITÉS DE PAIEMENT REMPLACEMENT DU MATÉRIEL Pour les nouveaux appareils Pour tous les appareils en entretien omnium 10 ans AJOUT OU SUPPRESSION D'IMMEUBLE: CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES DES DÉFIBRILLATEURS DE DÉMONSTRATIONS POUR LES DÉFIBRILLATEURS PLACÉS À BRUXELLES: MAINTENANCE DES APPAREILS DE DÉMONSTRATIONS:... 8 Annexe : Annexe 1.A.1 Liste des immeubles à Bruxelles 1. DESCRIPTION DU MARCHE Le présent marché vise à conclure deux contrats indissociables, l'un pour la fourniture, le placement et l'autre pour l'entretien en formule achat omnium de défibrillateurs externes 2

3 automatiques de catégorie 1 prêts à être utilisés dans le cadre d'une réanimation par une personne non professionnelle dans les immeubles occupés et/ou gérés par la Commission européenne ou d'autres organes de l'union européenne dans la région de Bruxelles-Capitale. Le marché objet du présent appel d'offres se compose de deux lots qui seront attribués séparément, le cas échéant à un même soumissionnaire. Le marché sera exécuté exclusivement sur base de bon de commande et contrat spécifique émis par la Commission européenne et conformément aux spécifications techniques et modalités d'exécution décrites dans le présent cahier des charges, et aux clauses du projet de contrat en Annexe 4 du présent appel d'offres. Les tâches techniques devront comprendre : La fourniture et le placement des défibrillateurs commandés, La pose de la signalisation réglementaire et directionnelle y relative, La mise en service, L'entretien mensuel, Le remplacement et recyclage des batteries et des électrodes, La reprise d'anciens défibrillateurs obsolètes ou défectueux. La liste des immeubles se trouve en annexe de ce document (Annexe 1.A.1) avec le nombre de défibrillateurs à placer à Bruxelles. Cette liste a été établie sur base des données disponibles au moment de l'établissement du cahier des charges, et est susceptible d'être actualisée en cours de contrat en fonction de l'évolution du nombre d'immeubles à équiper de défibrillateurs. Il faudra tenir compte que la société qui se verra attribuer le marché devra aussi être en charge de la maintenance et l'entretien des défibrillateurs déjà existants. Jusqu'à ce jour il y en existe 4 au total. 3

4 2. SPECIFICATIONS TECHNIQUES DES DEFIBRILLATEURS Les défibrillateurs doivent répondre aux spécifications techniques ci-après: 2.1. Types de défibrillateurs Défibrillateurs Externes Automatiques (DEA) de catégorie 1 couverts par l arrêté royal du 21 avril 2007 fixant les normes de sécurité et les autres normes applicables au défibrillateur externe automatique utilisé dans le cadre d'une réanimation d'une part et conformes à la circulaire ICM/AMU/2010/2 relative à la mise en œuvre dans la chaîne de l'aide médicale urgente de défibrillateurs externes automatique (DEA) dans les lieux publics Agrément Le contractant devra collaborer avec le service gestionnaire de la Commission pour le respect de la législation en vigueur. Les appareils doivent répondre aux exigences de la législation belge en la matière et notamment : à la loi du 12 juin 2006 autorisant l'utilisation de défibrillateurs externes automatiques (MB 21/09/2006), l arrêté royal du 21 avril 2007 fixant les normes de sécurité et les autres normes applicables au défibrillateur externe automatique utilisé dans le cadre d'une réanimation (MB18/05/2007), à la circulaire ICM/AMU/2010/2 relative à la mise en œuvre dans la chaîne de l'aide médicale urgente de défibrillateurs externes automatiques (DEA) dans les lieux publics (MB 29/07/2011) Caractéristiques générales : Ces appareils permettent d administrer un choc électrique sur analyse faite par le propre appareil, et sans que l utilisateur ne doive appuyer au préalable sur aucun bouton. Ils sont destinés à pouvoir être utilisés par des utilisateurs non professionnels; Les appareils doivent être totalement automatiques, ne permettant pas de passer en mode manuel ni, dès lors, d administrer un choc électrique de manière autonome. Ils ne doivent pas disposer d un écran permettant de suivre le rythme cardiaque; Les appareils doivent être munis d une alarme sonore et visuelle (témoin) qui prévient des éventuels problèmes dans leur fonctionnement; L appareil lui-même sera muni d une fonction lui permettant de tester automatiquement, au moins tous les mois, l état des différents composants (au minimum celui de la batterie et des électrodes); Les instructions données par l appareil lors de son utilisation se font en principe en trois langues, français, anglais et néerlandais. Si les instructions sont en une seule langue alors au minimum le français; 4

5 Les appareils doivent être munis de tous les accessoires nécessaires pour leur utilisation, notamment une batterie neuve et 2 paires d électrodes (une paire pour adulte et une autre pédiatrique pour enfant); Le contractant devra posséder des outils et matériels performants adaptés à tous types de fixation suivant la nature des murs; L'attestation de conformité CE des appareils doit être fournie lors de la soumission de l'offre; L'appareil doit être programmé et programmable pour une utilisation sur les enfants; L'appareil possède une option d'éditer les opérations effectuées après son utilisation et ce, pour analyser le déroulé des faits et transmettre les informations au centre hospitalier dans lequel le patient sera suivi Mise en service et étiquetage Etant donné que le défibrillateur externe automatique sera mis à disposition en permanence dans un lieu public, le soumissionnaire doit s assurer que l appareil répond aux normes légales en la matière et notamment aux prescriptions citées dans l arrêté royal du 21 avril 2007, fixant les normes de sécurité et les autres normes applicables au défibrillateur externe automatique utilisé dans le cadre d'une réanimation, et plus particulièrement, à l'art. 5 en ce qui concerne la mise à disposition et l'étiquetage. Le contractant se chargera de tenir en ordre le contenu de ces informations et d en informer le service responsable de la Commission. Les instructions d utilisation de l appareil doivent être rédigées en français, et néerlandais sur le document A4 prévu par l'ar (voir point 2.2), et anglais également. Ces instructions doivent spécifier tous les détails nécessaires pour son utilisation, notamment : s assurer de l état du patient, ne procéder à la défibrillation que si le patient est inconscient et ne respire pas normalement, et que le centre de secours doit être averti dans les plus brefs délais. A cet effet, il y un numéro interne directement relié à la centrale de secours qui est le , joignable aussi de l'extérieur en formulant le (00)32 (0) Placement et signalisation Les appareils sont livrés et placés dans une armoire scellée permettant de ranger non seulement l appareil mais également sa batterie ainsi que les rasoirs, les électrodes pour adultes et électrodes pédiatriques pour enfants conformément aux instructions d entreposage fournies par le fabricant et par la législation belge en la matière. Les armoires doivent être munies des accessoires nécessaires pour que le contractant puisse les accrocher au mur et pourvues des pictogrammes adéquats "AED" (Automatic External Defibrillator). 5

6 2.6. Nombre de défibrillateurs et leur implémentation La liste des immeubles où devront être placés les défibrillateurs, et par la suite entretenus, est jointe au présent cahier des charges. Elle est susceptible d'être actualisée en cours de contrat en fonction de l'évolution du parc immobilier de la Commission. La maintenance et l'entretien des 4 défibrillateurs déjà existants seront pris en charge par le futur contractant. Les fournitures sont livrées aux adresses mentionnées sur le bon de commande. Les fournitures peuvent avoir lieu tout jour ouvrable aux heures d'ouverture normales, au lieu convenu à cet effet. Pour les modalités d'exécutions des commandes voir l'article ARTICLE I.4 PAIEMENTS ET APPLICATION DU CONTRAT du projet de contrat (Annexe 4) Conditions d'entretien omnium à 10 ans Le contrat d'entretien omnium de tous les défibrillateurs (y compris les 4 défibrillateurs déjà en place à Bruxelles), d'une durée de 10 ans, doit inclure, des contrôles réguliers et extraordinaires, comme suit : a) Les contrôles mensuels sont à effectuer conformément, pour Bruxelles à l art. 8 de l arrêté royal du 21 avril 2007 cité, suivant un planning présenté par la société dans les 15 jours suivant la signature du contrat et approuvé par le service gestionnaire de la Commission. Il s'agit de vérifier l'état du défibrillateur automatique et en particulier de noter les éventuels messages d'alerte concernant la batterie de l'appareil. La présence d'une paire d'électrodes intacte sera vérifiée. Le soumissionnaire documente l'ensemble de ces vérifications dans un registre. b) Les contrôles extraordinaires sont à effectuer, après chaque utilisation du défibrillateur. Les points de contrôle sont l état de la batterie et la disponibilité d une paire d électrodes intacte, dans les 24 heures qui suivent la communication du service gestionnaire de la Commission de l utilisation du défibrillateur. Un registre de contrôle doit être tenu par le contractant, mis à disposition des utilisateurs et en même temps envoyé au service gestionnaire de la Commission, reflétant les dates et résultats concernant ces 2 points. En outre, ce registre reflétera aussi les résultats des tests automatiques que l appareil aura faits automatiquement entre chaque visite de contrôle mensuel. 6

7 2.8. Modalités de paiement A la fin de chaque mois, un rapport mensuel reprenant le contrôle de tous les appareils et des actions prises sera fourni par le contractant et joint à sa facture trimestrielle Remplacement du matériel Pour les nouveaux appareils Le contractant sera obligé de remplacer l appareil complet en cas de défaillance de celui-ci pendant toute la durée du contrat d'achat de 4 ans Pour tous les appareils en entretien omnium 10 ans a) Les 2 paires d électrodes seront remplacées tous les 2 ans à partir de la date d'entrée en vigueur du contrat et un mois avant de la fin du contrat de location omnium 10 ans, afin de respecter un changement d électrodes tous les 2 ans. La main d œuvre et la fourniture du matériel seront à charge du contractant. b) Les batteries seront remplacées tous les 5 ans à partir de la date d'entrée en vigueur du contrat et un mois avant de la fin du contrat d'entretien omnium de 10 ans afin de respecter un changement de batterie tous les 5 ans. La main d œuvre et la fourniture du matériel est à charge du contractant. c) Au cas où, lors de contrôles cités au point 2.7 (réguliers et extraordinaires), il s avèrerait qu un remplacement de batteries et/ou d électrodes soit nécessaire, indépendamment de ce qui est stipulé au point 2.9 (remplacement de matériel) le contractant prendra en charge ce remplacement. Le contractant s'engage à ce que les batteries des défibrillateurs soient disponibles et existantes au moins pendant 10 ans. Dans le cas où les batteries ne seraient plus disponibles, le contractant s'engage à remplacer le défibrillateur ayant les mêmes caractéristiques par un neuf à ses frais Ajout ou suppression d'immeuble: a) Dans le cas d'abandon d'un immeuble, l'ensemble du matériel devra être démonté par le contractant et déposé dans les archives du service gestionnaire. Cet équipement devra continuer à être entretenu de la même manière que décrits aux points 2.7 (conditions d'entretien) et 2.9 (remplacement de matériel). b) Dans le cas d'une prise en charge d'un nouvel immeuble, le contractant équipera celui-ci, soit avec du matériel enlevé d'un immeuble abandonné, soit avec un nouvel équipement aux mêmes conditions que les autres appareils. Un bon de commande sera effectué par le service gestionnaire de la Commission pour confirmer le placement. 7

8 2.11. Caractéristiques techniques des défibrillateurs de démonstrations pour les défibrillateurs placés à Bruxelles: Le contractant devra fournir deux défibrillateurs de démonstration, semblables aux défibrillateurs définis dans le point 2.3 mais ne produisant aucune décharge. Il devra en outre fournir: Des électrodes (10 adultes et 2 pédiatriques) de démonstration adaptées à ces appareils seront également fournies par an de manière à garantir une utilisation optimale, Les défibrillateurs de démonstration seront équipés d'un système de batteries rechargeable sur du 220V Maintenance des appareils de démonstrations: Le contractant veillera à l'entretien mensuel de ces appareils pendant les jours ouvrables avant 9h00 et après 16h30. En cas d'immobilisation d'un appareil pour maintenance ou réparation, le contractant s'engage à placer un défibrillateur de même caractéristiques dans le bâtiment concerné. 8

9 ANNEXE 1.A.1 Annexe 1.A.1 des spécifications techniques de l appel d offres ouvert N OIB.DR.2/PO/2012/046/517 Lot 1 "FOURNITURE, PLACEMENT ET ENTRETIEN EN FORMULE ACHAT OMNIUM DE DEFIBRILLATEURS DANS LES IMMEUBLES OCCUPES PAR COMMISSION EUROPEENNE OU D'AUTRES ORGANES COMMUNAUTAIRES A BRUXELLES ET ENVIRONS ET A LUXEMBOURG" LOT 1 Bruxelles Liste des bâtiments BÂTIMENT Adresse A-73 Rue Archimède, Bruxelles AN88 Rue Arlon, Bruxelles B-28 Rue Belliard, Bruxelles B100 / VM-2 Rue Belliard, 100 / Rue Van Maerlandt, Bruxelles B232 / F101 Rue Breydel, 4 / Rue Froissart, Bruxelles BERL Rue de la Loi, Bruxelles BREY / BRE2 Av d'auderghem, Bruxelles / Av d'auderghem, Bruxelles BU1 / BU5 / BU9 / BU 11 Av de Beaulieu, Bruxelles BU24 Av de Beaulieu, Bruxelles BU25 Av de Beaulieu, Bruxelles BU29 Av de Beaulieu, Bruxelles BU31 Av de Beaulieu, Bruxelles BU33 Av de Beaulieu, Bruxelles C25 Av Cortenberg, Bruxelles C100 Avenue Cortenberg Bruxelles C107 Av Cortenberg, Bruxelles C115 Av. Cortenberg, Bruxelles C150 Av. Cortenberg, Bruxelles C158 Av. Cortenberg, Bruxelles CCAB Rue Froissart, Bruxelles CDMA Rue du Champs de Mars, Bruxelles CHAR Rue de la Loi, Bruxelles CLOV Boulevard Clovis Bruxelles COLE Rue Général Leman, Bruxelles COVE/COV2/COV3/COV4 Place Rogier, Bruxelles CSM1 / CSM2 Rue Père de Deken, 23 / Av Tervuren, Bruxelles DAV1 Av du Bourget, Bruxelles DM24 / DM28 Rue Demot, Bruxelles EEAS (Capital) Rond-point Schuman, Bruxelles G--1 Rue de Genève, Bruxelles G--6 Rue de Genève, Bruxelles G-12 Rue de Genève, Bruxelles GUIM Rue Guimard, Bruxelles 9

10 HTWG Houtweg, 23 (HAREN) Bruxelles J-27 Rue Joseph II, Bruxelles J-30 Rue Joseph II, Bruxelles J-54 Rue Joseph II, Bruxelles J-59 Rue Joseph II, Bruxelles J-70 Rue Joseph II, Bruxelles BÂTIMENT Adresse J-79 Rue Joseph II, Bruxelles J-99 Rue Joseph II, Bruxelles KORT Guldendelle - Vinkstraat, KORT L-41 Rue de la Loi, Bruxelles L-56 Rue de la Loi, Bruxelles L-84 / L-86 Rue de la Loi, Bruxelles L102 / L130 Rue de la Loi, Bruxelles LX40 Rue de Luxembourg, Bruxelles LX46 Rue de Luxembourg, Bruxelles MADO Place Madou, Bruxelles MO34 / SC11 Rue Montoyer, 34 / Rue de la Science, Bruxelles MO59 Rue Montoyer, Bruxelles N105 Av des Nerviens, Bruxelles OVER Dennenboslaan, Overijse PALM Av Palmerston, 6/ Bruxelles SC15 Rue de la Science, Bruxelles SC27 / SC29 Rue de la Science, Bruxelles SDME Square de Meeûs, Bruxelles SPA2 Rue de Spa, Bruxelles SPA3 Rue de Spa, Bruxelles TO56 Avenue de la Toison d'or Bruxelles VM18 Rue Van Maerlandt, Bruxelles W910 Ch. De Wavre, Bruxelles WALI Boulevard Clovis 1040 Bruxelles WILS Rue J.M. Wilson, Bruxelles 10

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