MANUEL EDC Version /01/2016 MANUEL EDC. I. Connexion sur virtual-post.net II. Messagerie Courriers reçus...

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1 MANUEL EDC I. Connexion sur virtual-post.net... 2 II. Messagerie Courriers reçus Courriers envoyés Nouveau Courrier... 8 III. Archives...10 IV. Créer une nouvelle adresse EDC...12 V. Administration Utilisateurs...15 a) Ajout d un utilisateur sur le compte EDC...16 b) Modification d un utilisateur sur le compte EDC...17 c) Suppression d un utilisateur sur le compte EDC...18 d) Inscrire un nouveau destinataire Services...18 a) Ajout d un service sur le compte EDC...19 b) Modification d un service sur le compte EDC...19 c) Suppression d un service sur le compte EDC Favoris...20 a) Ajouter un nouveau favori...20 b) Supprimer un favori Correspondances...21 a) Ajouter une correspondance...22 b) Modifier une correspondance...22 c) Supprimer une correspondance...22 d) Importer une correspondance Vos Paramètres...27 Nom du document MANUEL EDC Date 05/09/2013 Auteur Jérémie BUISSON Modification PPERON CI DELANCRAY -SDEVARS Date de modification 07/01/2016 Superviseur Sylvie DEVARS Page 1 sur 27

2 I. Connexion sur virtual-post.net Via le site Web https://www.virtual-post.net, connectez-vous avec votre identifiant (votre adresse ) et votre mot de passe. Si vous n avez pas encore d adresse EDC, référez-vous à la partie IV de ce document. Saisir votre identifiant puis entrée (OK) (1) identifiant. Ex : (2) mot de passe. (3) si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur «Mot de passe oublié?» pour qu un avec votre nouveau mot de passe soit envoyé à l adresse indiquée. (4) Documentations : Manuel EDC (5) Contactez-nous : Lien vers la page contact du site web. Page 2 sur 27

3 II. Messagerie 1. Courriers reçus Une fois connecté, vous arrivez directement dans l onglet Messagerie > «Courriers reçus» : (1) En cliquant sur le bouton «+» affichage du filtre de recherche. (2) Critères de filtre possibles afin d affiner la recherche des courriers reçus. (3) Permet de télécharger votre courrier, soit en double cliquant sur la ligne désirée soit en cochant plusieurs courriers puis en cliquant sur le bouton Télécharger. (4) Si vous cliquez sur «archiver» pour un courrier reçu, il disparaitra de la vue «courriers reçus». (5) Permet de créer un nouveau courrier (voir Chapitre Nouveau Courrier). (6) Permet de répondre à un courrier reçu. Cochez le message auquel vous souhaitez répondre (Vous ne pouvez répondre qu à un seul courrier à la fois). Un pop-up apparait «envoyer nouveau courrier». (7) Case à cocher du ou des courriers désirés. (8) Vous avez la possibilité, en cliquant sur le «+», de voir qui a téléchargé votre courrier. 5 zones sont présentées : identifiant EDC, nom et prénom de la personne, adresse , adresse IP et date et heure de téléchargement. (9) Etat : les enveloppes jaunes avec une étoile rouge correspondent aux messages que vous avez reçus et qui n ont pas été lus. (10) De : Adresse EDC émettrice. (11) Pour : Indication du service destinataire si existant. (12) Post-it : Un Post it peut être ajouté à votre courrier. (13) Nom de fichier (14) Taille du fichier (15) Date et heure de réception (16) Le stylet indique si le courrier est signé ou non. Page 3 sur 27

4 (17) Extra : Un fichier XML peut être joint à ce courrier Si une icône est présente dans cette colonne, il y a possibilité d extraire le PDF en XML. Lorsque vous cliquez sur cette icône, une fenêtre apparait, vous pouvez télécharger (3) le XML du PDF soit en XML Source (1) (sortie directe du PDF) ou en XML Généré (2) (2 ème format exemple format GS1). Page 4 sur 27

5 2. Courriers envoyés (1) En cliquant sur le bouton «+» affichage du filtre de recherche. (2) Critères de filtre possibles afin d affiner la recherche des courriers envoyés. (3) Permet de télécharger votre courrier, soit en double cliquant sur la ligne désirée, soit en cochant plusieurs courriers puis en cliquant sur le bouton Télécharger. (4) Les courriers envoyés sont automatiquement archivés. Si vous cliquez sur «archiver» pour un courrier envoyé et lu par votre destinataire, il disparaitra de la vue «courriers envoyés». (5) Permet de créer un nouveau courrier (voir Chapitre Nouveau Courrier). (6) Permet de réémettre une ou plusieurs notifications : Si vous voulez réémettre une notification, c est-à-dire renvoyer un sur la boite de votre destinataire afin qu il voit qu un courrier a déjà été envoyé, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton. Un pop-up va s ouvrir, cliquez alors sur «Réémettre plusieurs notifications». Messages actuels : Page 5 sur 27

6 Pour réémettre plusieurs notifications, sélectionnez plusieurs courriers en cliquant dessus, puis cliquez sur le bouton «Réémettre plusieurs notifications». Un sera renvoyé à chacun des destinataires sélectionnés. (7) Sélectionnez le courrier et cliquez sur «abandon messages non lus». Cette action modifie l état de votre courrier non lu en état abandonné et supprime le courrier reçu dans la file d attente du destinataire. (8) Case à cocher du ou des courriers désirés (9) Vous avez la possibilité en cliquant sur le «+» de voir qui a lu votre courrier. 5 zones sont présentées : identifiant EDC, nom et prénom de la personne, adresse , adresse IP et date et heure de téléchargement. (10) Etat : les enveloppes jaunes avec une étoile rouge correspondent aux messages que vous avez émis et qui n ont pas été lus. Si un courrier est en rouge, cela veut dire qu il est en erreur. Par exemple : (11) De : Adresse EDC émettrice. (12) Pour : Indication du service destinataire si existant. (13) Post-it : Un Post It peut être ajouté à votre courrier. (14) Nom de fichier. (15) Taille du fichier. (16) Date et heure de réception. (17) Le stylet indique si le courrier est signé ou non. (18) Une corbeille est indiquée si un courrier a été supprimé de la liste des courriers envoyés et par qui. (19) (20) Nombre de notifications envoyées pour ce courrier. Le détail est affiché lorsque vous cliquez sur le nombre. Page 6 sur 27

7 (21) Extra : Un fichier XML peut être joint à ce courrier. Si une icône est présente dans cette colonne, il y a possibilité d extraire le PDF en XML. Lorsque vous cliquez sur cette icône, une fenêtre apparait, vous pouvez télécharger (3) le XML du PDF soit en XML Source (1) (sortie directe du PDF) ou en XML Généré (2) (2 ème format exemple format GS1.) (22) Contact : adresse du destinataire. Page 7 sur 27

8 3. Nouveau Courrier MANUEL EDC Pour envoyer un courrier, cliquez sur le bouton «Nouveau courrier»(5), un pop-up apparait : (1) Indiquez une adresse EDC valide et cliquez sur OK. Si vous avez des adresses EDC «favorites», elles vous seront proposées en premier. (1) Service dans lequel le fichier sera envoyé. Ex : Comptabilité, Informatique... (2) Ajouter aux favoris : l adresse EDC du destinataire sera ajoutée à votre liste de favoris. (3) Fichier à envoyer en cliquant sur le bouton «Parcourir». Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers en même temps en cliquant sur le bouton «+». Paramètres optionnels : (4) Le Post it sera un commentaire attaché à votre courrier. (5) Type de document : Cette option correspond à un traitement spécifique prédéfini par DPII. (6) Signé : le fichier sera signé électroniquement et horodaté. Seuls les fichiers de type PDF peuvent être signés. Page 8 sur 27

9 (7) Permet de rajouter 3 fichiers supplémentaires maximum et de supprimer un fichier de la liste d envoi. Cliquez sur envoyer. Votre fichier est envoyé et sera traité. Page 9 sur 27

10 III. Archives Lorsque vous êtes sur l écran des archives (1), vous visualisez les archives reçues et envoyées (2). Vous pouvez filtrer ces archives par type de document, exemple "Default" ou "Facture" (3). Lorsque vous choisissez le type de document, les filtres apparaissent selon le calibrage prédéfini et vous pouvez filtrer par exemple n de facture, compte client, date facturation ou une recherche par mot (4). Les éléments apparaissent dans la liste (5). Tout comme sur l écran des courriers reçus et envoyés, vous pouvez télécharger les archives. Vous avez également un bouton «LISTE RECAP» qui vous permet d avoir un relevé de toutes les archives. Après avoir cliqué sur «liste recap» (1), il vous suffit ensuite de cliquer sur valider. Page 10 sur 27

11 Une fenêtre s affiche pour exporter toutes les archives dans un fichier Excel et en extraire ou trier les données. Page 11 sur 27

12 IV. Créer une nouvelle adresse EDC Si vous êtes un nouvel utilisateur sur EDC, vous pouvez créer votre propre adresse. Pour cela, cliquez sur «Créez votre adresse EDC» (1). Vous devez remplir le formulaire d inscription suivant : Veuillez saisir les informations suivantes : (2) Adresse EDC (le nom de votre société). Ex : EXEMPLESOCIETE. Vous pouvez vérifier la disponibilité de l adresse en cliquant, sur le bouton «Vérifier» (10). (3) Nom de votre société. Ex : Exemple société. Page 12 sur 27

13 (4) Votre nom et prénom. (5) Votre identifiant de connexion. (6) Votre adresse associée à votre identifiant. (7) Langue de l interface. (8) Commentaire optionnel qui sera lisible sur l envoyé, cet contiendra votre mot de passe, votre identifiant et ce commentaire. (9) Entrez le code de vérification dans la case juste en dessous. Si le code n est pas visible, vous pouvez en afficher un autre en cliquant sur le bouton «Rafraichir». (11) Une fois les informations saisies, cliquez sur «Sauvegarder». Votre adresse EDC est créée. Vous recevrez rapidement un à l adresse indiquée précédemment. (12) (13) identifiant de connexion. (14) mot de passe. Vous pouvez désormais vous connecter avec votre identifiant et votre mot de passe à l adresse https://www.virtual-post.net Lors de la première connexion, le contrat SaaS est affiché. Page 13 sur 27

14 (1) Vous devez cocher et cliquer sur J accepte pour l accepter. Page 14 sur 27

15 V. Administration 1. Utilisateurs (1) Accès au filtre. (2) Critères des filtres possibles afin d affiner la recherche des utilisateurs. (3) Ajout d un utilisateur sur ce compte EDC (voir menu ci-après). (4) Modifier un utilisateur existant (voir menu ci-après). (5) Supprimer un utilisateur existant (voir menu ci-après). (6) Créer un nouveau compte EDC (voir menu ci-après). (7) Identifiant de l utilisateur (login). (8) Adresse EDC à laquelle l utilisateur est rattaché. (9) Nom de l utilisateur. (10) Prénom de l utilisateur. (11) Rôle de l utilisateur. (12) de l utilisateur. Page 15 sur 27

16 Ajout d un utilisateur sur le compte EDC (1) Adresse EDC sur laquelle l utilisateur sera rattaché. (2) Identifiant du nouvel utilisateur. (3) Mot de passe du nouvel utilisateur. (4) Contrôle du mot de passe. (5) Nom du nouvel utilisateur. (6) Prénom du nouvel utilisateur. (7) du nouvel utilisateur. (8) Si la case est cochée, l utilisateur recevra un lorsqu un courrier est disponible sur son compte EDC selon 3 possibilités (9) (9) 3 possibilités : Sans message : l utilisateur reçoit une notification et doit se connecter sur virtual-post.net pour télécharger le fichier. A chaque message non lu : l utilisateur reçoit une notification avec le lien de téléchargement pour chaque message (sans login et mot de passe). Tous les messages non lus : l utilisateur reçoit un seul message avec un lien de téléchargement contenant tous les courriers (sans login et mot de passe). (10) Si la case est cochée, l utilisateur reçoit chaque lundi matin un fichier Excel regroupant les courriers non lus de son compte EDC. (11) Langue utilisée par défaut pour cet utilisateur. (12) Rôle de l utilisateur (réception seule/administrateur/utilisateur). (13) Nombre maximum de courriers autorisé pour cet utilisateur. (14) Compteur du nombre de courriers (non modifiable). (15) Si la case est cochée, l utilisateur aura accès à tous les courriers reçus sur ce compte EDC. Si la case n est pas cochée, la fenêtre de droite s ouvre et il est possible de stipuler sur quel service (en réception) l utilisateur a les droits. (16) Si la case est cochée, l utilisateur aura accès à tous les courriers émis sur ce compte EDC. Si la case n est pas cochée, la fenêtre de droite s ouvre et il est possible de stipuler sur quel service (en émission) l utilisateur a les droits. (15/16) Gestion des services, voir le point suivant : Modification d un utilisateur. Page 16 sur 27

17 Modification d un utilisateur sur le compte EDC Sélectionnez un utilisateur dans la liste afin qu il soit en surbrillance, cliquez sur le bouton modifier. L écran de modification apparait. (Ci-dessous figure uniquement l affectation des services non présentée à la création d un utilisateur). (17) Si cette case est cochée, l utilisateur a les droits sur les courriers reçus sans être rattaché à un service. (18) Service auquel l utilisateur appartient par défaut. (19) Si cette case est cochée, l utilisateur a les droits sur les courriers émis sans être rattaché à un service. (20) Liste des services autorisés pour la réception. (21) Liste des services autorisés pour l émission. (22) Liste des services disponibles sur ce compte EDC. Page 17 sur 27

18 Suppression d un utilisateur sur le compte EDC Sélectionnez un utilisateur dans la liste afin qu il soit en surbrillance, cliquez sur le bouton supprimer. Confirmez la suppression sur la fenêtre de confirmation. Inscrire un nouveau destinataire Se reporter au chapitre IV Créer une nouvelle adresse EDC. Lors de la création du nouveau compte, le destinataire recevra un de création de compte. Cet est paramétrable dans la section ADMINISTRATION / Services (1) Critères des filtres possibles afin d affiner la recherche des services. (2) Ajouter un nouveau service (voir menu ci-après). (3) Modifier un service existant (voir menu ci-après). (4) Supprimer un service existant (voir menu ci-après). (5) Liste des noms des services existants. (6) Liste des noms de certificats associés aux différents services Page 18 sur 27

19 Ajout d un service sur le compte EDC Entrez le nom du nouveau service et validez. Le nouveau service apparaitra ensuite dans la liste de vos services. Modification d un service sur le compte EDC Après avoir sélectionné un service dans la liste, cliquez sur Modifier. Une fois le nom du service modifié, cliquez sur Valider. Il est possible de faire défiler les différents services du compte EDC en cliquant sur les flèches de défilement. Suppression d un service sur le compte EDC Sélectionnez un service dans la liste afin qu il soit en surbrillance, cliquez sur le bouton supprimer. Confirmez la suppression sur la fenêtre de confirmation. Page 19 sur 27

20 3. Favoris (1) Critères des filtres possibles afin d affiner la recherche des Favoris. (2) Ajouter un nouveau favori (voir menu ci-après). (3) Supprimer un favori existant (voir menu ci-après). Ajouter un nouveau favori Indiquez une adresse EDC existante et cliquez sur OK, vous avez ensuite la possibilité de choisir un des services de cette adresse EDC. Cliquez sur Ajouter afin qu elle apparaisse dans votre liste de favoris. Page 20 sur 27

21 Supprimer un favori MANUEL EDC Sélectionnez un favori dans la liste afin qu il soit en surbrillance, cliquez sur le bouton supprimer. Confirmez la suppression sur la fenêtre de confirmation. 4. Correspondances (1) Critères des filtres possibles afin d affiner la recherche des Correspondances. (2) Ajouter une correspondance (voir menu ci-après). (3) Modifier une correspondance (voir menu ci-après). (4) Supprimer une correspondance (voir menu ci-après). (5) Importer une correspondance (voir menu ci-après). (6) Exporter une correspondance (voir menu ci-après). (7) Inscription d un nouveau destinataire (Cf. Chapitre IV). (8) Adresse EDC liée à la correspondance. (9) Service EDC de l adresse EDC liée à la correspondance. (10) Clé que l on extrait du document (exemple : numéro client). (11) (s) lié(s) au compte EDC de la correspondance. Page 21 sur 27

22 Ajouter une correspondance Entrez le nom de l adresse EDC destinataire et cliquez sur OK, entrez ensuite la clé de correspondance et validez en cliquant sur le bouton Ajouter. Cliquez sur terminer pour finaliser la création. Modifier une correspondance Sélectionnez la correspondance à changer, cliquez sur modifier puis corriger/compléter au choix l adresse EDC, le service ou la clé de correspondance et cliquez sur Ajouter pour valider la modification. Supprimer une correspondance Page 22 sur 27

23 Sélectionnez une correspondance dans la liste afin qu elle soit en surbrillance, cliquez sur le bouton supprimer. Confirmez la suppression sur la fenêtre de confirmation. Importer une correspondance Il est possible d importer une liste de correspondance, le fichier doit être de type.csv. Ce fichier doit contenir au minimum 4 colonnes avec séparateur «;» : Colonne n 1 Colonne n 2 Colonne n 3 Colonne n 4 Le code EDC doit contenir 5 caractères minimum, sans caractères spéciaux (A-Z 0-9) par exemple le nom du client. Le service sur lequel le courrier sera transmis (vide si pas de service associé). La clé de correspondance (exemple : numéro client) qui sera extraite du document. Adresse + + langue du destinataire + + booléen de notification 0 ou 1. La langue du destinataire doit être soit fr-fr, soit en-us soit nl-be Booléen 0 = notification avec login mot de passe sur la plateforme 1 = notification sans login mot de passe sur la plateforme Exemple : fr-fr nl-be 1 Une fois le fichier importé, une fenêtre s ouvre pour indiquer les éventuelles erreurs d importation. Page 23 sur 27

24 5. Certains mails envoyés via EDC sont personnalisables. Ce chapitre décrit comment paramétrer leur contenu. (1) Choisir le type d 10 choix possibles. (2) Langue : 3 choix possibles (Français, English, Nederland). Liste de types de notifications : - Création d un utilisateur, - Création d un destinataire, - Courrier envoyé vers compte EDC + , - Courrier reçu, - Courrier envoyé vers seul, - Relance des courriers non lus vers compte EDC + , - Relance des courriers non lus vers seul, - Relance des messages reçus non lus, - Code de confirmation SMS de double signature (contrat), - Courrier envoyé vers seul différé. Chaque type d est paramétrable dans les 3 langues. Il est possible de customiser l à l aide de la barre d outils. Il est également possible de créer des s de type HTML. Certaines informations du compte EDC peuvent être récupérées en cliquant sur la clé (1) de la barre d outils : Page 24 sur 27

25 Les différents types d Type d Création d un utilisateur Création d un destinataire Courriers envoyés vers compte EDC + Courriers reçus Courrier envoyé vers seul Relance des courriers envoyés non lus vers compte EDC + Relance des courriers envoyés non lus vers seul Relance des messages reçus non lus Code de confirmation SMS de double signature (contrat) Courrier envoyé vers seul différé Utilisation que recevra un nouvel utilisateur rattaché à ce compte EDC. que recevra un nouveau destinataire lors de l envoi d un premier courrier vers ce nouveau compte. Cet contient par défaut l identifiant et le mot de passe de ce nouveau compte EDC. Lors de l envoi d un courrier, le destinataire recevra cet lors de la notification d un nouveau message. Lors de la réception d un courrier sur votre compte EDC, vous recevrez cet . Il est possible d envoyer un courrier à une personne n ayant pas de compte EDC. Cet lui sera alors transmis. Une option permet de renvoyer une notification si un courrier n a pas été téléchargé. Cet sera alors transmis. Cet sera transmis à la personne n ayant pas téléchargé son courrier et n ayant pas de compte EDC. envoyé pour notifier de messages en réception qui ne sont pas encore lus. Texte envoyé par SMS avec le code permettant de confirmer l identification du signataire. Pour les utilisateurs qui reçoivent beaucoup de factures, il est possible de regrouper toutes les factures d une journée dans un seul mail envoyé à heure fixe. Liste des variables Il est possible d inclure des données EDC dans les messages, voici la liste des variables utilisables par type d utilisé : Type de notification Utilisation Variable Création d'un utilisateur Identification de l'utilisateur %LOGIN% Mot de passe de l'utilisateur %PWD% Création d'un destinataire Identification de l'utilisateur %LOGIN% Mot de passe de l'utilisateur %PWD% Courrier envoyé vers compte EDC + Adresse destinataire %RECIPIENT% Identifiant de l'utilisateur Note de l'émetteur Lien de téléchargement Nom du fichier envoyé Adresse EDC de l'émetteur %LOGIN% %POSTIT% %LINK% %FILENAME% %SENDER% Courrier reçu Adresse destinataire %RECIPIENT% Identifiant de l'utilisateur %LOGIN% Page 25 sur 27

26 Note de l'émetteur Lien de téléchargement Nom du fichier envoyé %POSTIT% %LINK% %FILENAME% Adresse EDC de l'émetteur %SENDER% Courrier envoyé vers seul Note de l'émetteur %POSTIT% Lien de téléchargement Nom du fichier envoyé %LINK% %FILENAME% Adresse EDC de l'émetteur %SENDER% Relance des courriers envoyés non lus vers compte EDC + Liste des messages non lus %LIST_MSG% Adresse destinataire Identifiant de l'utilisateur Prénom/Nom de l'utilisateur Prénom de l'utilisateur Nom de l'utilisateur %RECIPIENT% %LOGIN% %USER_PRENOM_NOM% %USER_FIRSTNAME% %USER_NAME% Adresse EDC de l'émetteur %SENDER% Relance des courriers envoyés non lus vers seul Note de l'émetteur %POSTIT% Lien de téléchargement Nom du fichier envoyé %LINK% %FILENAME% Adresse EDC de l'émetteur %SENDER% Relance des messages reçus non lus Liste des messages non lus %LIST_MSG% Adresse destinataire Identifiant de l'utilisateur Prénom/Nom de l'utilisateur Lien de téléchargement Prénom de l'utilisateur %RECIPIENT% %LOGIN% %USER_PRENOM_NOM% %LINK% %USER_FIRSTNAME% Nom de l'utilisateur %USER_NAME% Code de confirmation SMS de double signature (Contrat) Code de sécurité SMS %CODE_SECURE% Courrier envoyé vers seul différé Lien de téléchargement %LINK% Adresse EDC de l'émetteur %SENDER% Page 26 sur 27

27 6. Vos Paramètres (1) Adresse EDC (non modifiable). (2) Identifiant de l utilisateur (non modifiable mais identique à l adresse si celle-ci est modifiée). (3) Mot de passe de l utilisateur. (4) Confirmation du mot de passe de l utilisateur. (5) Nom de l utilisateur. (6) Prénom de l utilisateur. (7) de l utilisateur. (8) Si la case est cochée, l utilisateur recevra un lorsqu un courrier est disponible sur son compte EDC selon 3 possibilités (9) (9) 3 possibilités : Sans message : l utilisateur reçoit une notification et doit se connecter sur virtual-post.net pour télécharger le fichier. A chaque message non lu : l utilisateur reçoit une notification avec le lien de téléchargement pour chaque message (sans login et mot de passe). Tous les messages non lus : l utilisateur reçoit un seul message avec un lien de téléchargement contenant tous les courriers (sans login et mot de passe). (10) Si cette case est cochée, l utilisateur recevra tous les lundis une liste des courriers émis qui n ont pas été lus par leurs destinataires. (11) Langue de l utilisateur (Français, English, Nederland). (12) Nombre d émissions autorisées sur cet utilisateur (0 = pas de maximum). (13) Nombre de messages émis par cet utilisateur. (14) Définit si l utilisateur a accès à l ensemble des courriers reçus. (15) Définit si l utilisateur a accès à l ensemble des courriers envoyés. (16) L utilisateur sera associé à ce service. Cf. Ajout d un utilisateur sur le compte EDC. Fin de document Page 27 sur 27

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