Fiche solution. Aide au transport

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1 Aide au transport Loi n du 17 décembre 2008 de financement de la Sécurité Sociale pour 2009 Décret n du 30 décembre 2008, J.O. du 31 décembre 2008 Loi n du 30 décembre 1982 d orientation des transports intérieurs Articles L à L du Code du travail Circulaire interministérielle n DSS/DGT/5B/2009/30 du 28 janvier 2009 La loi de financement de la Sécurité Sociale pour 2009 a instauré un dispositif de prise en charge par l employeur d une partie des frais de transport engagés par les salariés pour aller ou revenir de leur travail, transport soit public (prise en charge obligatoire), soit personnel (prise en charge facultative). Cette loi est applicable à partir du 1er janvier L aide au transport se substitue au chèque transport, qui est abrogé. Remarque : Pour ce qui concerne les frais de transport public, il s agit là d une extension au reste de la France du système déjà existant en Ile-de-France. 1 Prise en charge des frais de transport public Tous les employeurs, quels que soient l effectif de l entreprise et sa localisation, ont désormais l obligation de prendre en charge une partie du titre d abonnement aux transports collectifs souscrits par leurs salariés pour se déplacer entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail (C. trav., art L modifié). L employeur peut refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d un montant supérieur ou égal à la prise en charge prévue. 1.1 Montant La prise en charge par l employeur est effectuée sur la base des tarifs deuxième classe. Elle est égale à 50% du coût du titre d abonnement pour le salarié. Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur à celui nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet. 1.2 Titres de transport L employeur prend en charge les titres souscrits par les salariés, parmi les catégories suivantes : - Les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la Société nationale des chemins de fer (SNCF) ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l article 7 de la loi n du 30 décembre 1982 d orientation des transports intérieurs ; page 1

2 - Les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la Régie autonome des transports parisiens (RATP), la Société nationale des chemins de fer (SNCF), les entreprises de l Organisation professionnelle des transports d Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l article 7 de la loi n du 30 décembre 1982 d orientation des transports intérieurs ; - Les abonnements à un service public de location de vélos. 1.3 Modalités de remboursement L employeur procède au remboursement des titres de transport dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l objet d une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d utilisation. La prise en charge des frais de transport par l employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié. Pour être admis à la prise en charge, les titres doivent permettre d identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par l établissement public, la régie, l entreprise ou la personne mentionnés à l article R , ou, le cas échéant, par la personne chargée de la gestion du service public de location de vélos. Lorsque le titre d abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d abonnement. Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l honneur adressée à l entreprise de travail temporaire qui est leur employeur suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d abonnement à un service de transport public ou à un service public de location de vélos. 1.4 Régime social et fiscal La prise en charge légale de 50% du coût de l abonnement pour le salarié est exclue de l assiette des cotisations sociales et non soumise à CSG/CRDS. Elle est non imposable. Il est possible à l employeur de prendre en charge une fraction supérieure, voire la totalité, du coût. En ce cas la partie de la prise en charge dépassant 50% reste exclue de l assiette des cotisations sociales mais devient imposable à l impôt sur le revenu. page 2

3 2 Prise en charge des frais de transport personnels En application de la loi de financement de la Sécurité Sociale pour 2009, les employeurs ont la possibilité de prendre en charge tout ou partie : - des frais de carburant ou d alimentation électrique ou hybride des salariés qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre au travail ; - et, à compter du 13 février 2016, des frais engagés par leurs salariés pour leurs déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sous la forme d une «indemnité kilométrique vélo», dont le montant est fixé à 0,25 par kilomètre effectué. 2.1 Modalités de prise en charge La prise en charge des frais de transport personnels n est pas obligatoire. Si l employeur la met en place, elle doit profiter à l ensemble des salariés dans les mêmes conditions. Elle doit être prévue par un accord collectif ou une décision de l employeur. Le salarié peut prétendre au remboursement de ses frais de transport personnel si : - sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d un périmètre de transports urbains, - l utilisation d un véhicule personnel est indispensable en raison des horaires de travail. L employeur doit être en mesure de prouver la réalité des frais en produisant des justificatifs de la situation du salarié (moyen de transport utilisé et, le cas échéant sa puissance fiscale, distance séparant le domicile du lieu de travail, nombre de trajets mensuels). 2.2 Salariés exclus La prise en charge n est pas prévue si : - le salarié bénéficie d un véhicule mis à disposition permanente par l employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d alimentation électrique (voiture de fonction), - le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction), - l employeur assure gratuitement le transport. 2.3 Régime social et fiscal L employeur peut attribuer aux salariés des primes de transport au titre de sa participation aux frais de transport domicile-lieu de travail. Les primes sont exonérées à hauteur de 200 par an et par salarié. 2.4 Cumul et non-cumul La prime transport ne peut pas se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Dans ce cas, il convient de réintégrer la prime transport dans la base de calcul, la déduction forfaitaire n étant appliquée que par la suite. L employeur peut cumuler le versement d une prime de transport et le remboursement d indemnités kilométriques lorsque le salarié est contraint d utiliser son véhicule personnel en raison d une impossibilité d utiliser les transports en commun. page 3

4 Dans ce cas, le cumul des sommes versées (prime de transport + indemnités kilométriques) peut être exonéré de cotisations au-delà de 200 par an, mais dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets domicile habituel-lieu de travail. A noter que l «indemnité kilométrique vélo» est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun (abonnement de transport collectif ou de service public de location de vélo), lorsque le salarié utilise son vélo pour se rendre vers un arrêt de transport public ou une station de service public de location de vélo. A condition toutefois que ces abonnements ne permettent d effectuer que le trajet restant entre le lieu de travail et la station de location de vélo ou de transport collectif. Le trajet de rabattement effectué à vélo, pris en compte pour le calcul de la prise en charge des frais de transport personnel, correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou le lieu de travail, et la gare ou la station de transport collectif. 3 Dispositions communes Salariés à temps partiel Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d une prise en charge équivalente à celle d un salarié à temps complet. Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet défini ci-dessus, bénéficie d une prise en charge calculée à due proportion du nombre d heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet. Lieux de travail multiples Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d une même entreprise qui n assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge des frais de transport engagés (titres de transport, frais de carburant ou d alimentation électrique d un véhicule) en vue de réaliser l ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu entre ces lieux de travail. Modification des modalités de remboursement Un accord collectif de travail peut prévoir d autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport (sans que les délais de remboursement, pour les titres de transport, puissent excéder ceux mentionnés à l article R ). En cas de changement de ces modalités, l employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement. Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie. Toute omission est assortie d une amende de 4ème classe à partir du 1 avril Le fait pour l employeur de méconnaître les dispositions légales est puni de l amende prévue pour les contraventions de 5ème classe (1 500 pour les personnes physiques, pour les personnes morales, portés respectivement, en cas de récidive, à et ). page 4

5 4 Mise en place dans la paie 4.1 Paramétrage de la prise en charge «transport public» Le montant du ou des abonnements de transport doit être saisi dans les Chiffres Clés personnalisés, préalablement au paramétrage d une rubrique de paie permettant de faire figurer la prise en charge dans la paie Paramétrage des Chiffres clés Menu Paramètres - Chiffres Clés - onglet Personnalisés On peut créer autant de chiffres personnalisés que d abonnements, avec des intitulés différenciés. La photo d écran est un exemple. Cliquer sur «Consultation» pour déverrouiller la fiche. Dans la partie Tableau Récapitulatif, saisir le libellé «Abonnement transport» (par exemple). Valider la saisie avec. Remarque : La case «Chiffre clé paramétrable dans chaque société» n existe qu en version multi-sociétés. Dans la partie Historique, sélectionner «Abonnement transport» dans la liste de déroulante. Dans le tableau, saisir le montant et la date. Valider avec pour créer d autres chiffres clés. Quand le paramétrage est terminé, valider avec OK. Ce ou ces chiffres personnalisés devront être mis à jour en fonction de l évolution des tarifs. Utilisateurs multi-sociétés seulement : Lorsque la case «Chiffre clé paramétrable dans chaque société» est cochée, on a la possibilité d indiquer un chiffre différent dans les fiches Société (menu Fichier - Société) Rubrique «Abonnement Transport» exonérée Menu Paramètres - Rubriques de paie - Rubriques de paie Cliquer sur «Ajouter» dans la barre des icônes de la liste des rubriques de paie. Paramétrer l ajout de rubrique de paie selon les indications suivantes : - Libellé rubrique : Abonnement Transport Code rubrique : TRANS1 - Décocher la case Rubrique soumise à cotisations - Plafond : (aucun) Heures et Jours : (ne rien mettre) page 5

6 Partie Quantité : - Sélectionner Valeur par défaut dans la liste déroulante et laisser 1. Partie Montant : - Choisir Chiffre clé dans la liste déroulante - Saisir 50 dans la case Montant et choisir Abonnement transport dans la liste déroulante. Onglet Particularités - Si les paies sont exportées en comptabilité depuis spaiectacle, renseigner le compte comptable. - Choisir la spécificité DADS-U «Frais transport public (part empl.)» Valider avec OK. Remarque : On peut créer au besoin d autres rubriques de prise en charge d abonnement de transport. Si la prise en charge employeur dépasse 50%, on doit créer une seconde rubrique pour la fraction imposable. Dans cette rubrique, la case Rubrique soumise à cotisations est décochée mais la case Imposable est cochée à l onglet Particularités. On laisse la spécificité DADS-U sur «aucune». 4.2 Paramétrage de la prise en charge «transport personnel» Menu Paramètres - Rubriques de paie - Rubriques de paie Cliquer sur «Ajouter» dans la barre des icônes de la liste des rubriques de paie. Paramétrer l ajout de rubrique de paie selon les indications suivantes : - Libellé rubrique : Prime transport personnel - Code rubrique : TRANS2 - Décocher la case Rubrique soumise à cotisations - Plafond : (aucun) Heures et Jours : (ne rien mettre) page 6

7 Partie Quantité : - Sélectionner Valeur par défaut dans la liste déroulante et laisser 1. Poursuivre le paramétrage en passant sur l onglet Particularités - Si les paies sont exportées en comptabilité depuis spaiectacle, renseigner le compte comptable. - Choisir la spécificité DADS-U «Frais transport personnel (part empl.)» Valider avec OK. Si le montant de la prise en charge employeur dépasse le montant exonéré (cf. point 2.3), on doit créer une seconde rubrique pour la fraction non exonérée. Dans cette rubrique, la case Rubrique soumise à cotisations demeure cochée. On laisse la spécificité DADS-U sur «aucune». 4.3 Paramétrage de l indemnité kilométrique vélo Menu Paramètres - Rubriques de paie - Rubriques de paie Cliquer sur «Ajouter» dans la barre des icônes de la liste des rubriques de paie. Paramétrer l ajout de rubrique de paie selon les indications suivantes : - Libellé rubrique : Indemnité kilométrique vélo - Code rubrique : IKV - Décocher la case Rubrique soumise à cotisations - Plafond : (aucun) Heures et Jours : (ne rien mettre) page 7

8 Partie Montant : - Sélectionner Valeur par défaut dans la liste déroulante et indiquer 0,25. Poursuivre le paramétrage en passant sur l onglet Particularités - Si les paies sont exportées en comptabilité depuis spaiectacle, renseigner le compte comptable. - Choisir la spécificité DADS-U «Frais transport personnel (part empl.)» Valider avec OK. En saisie de paie, il suffira d ajouter dans la case Quantité le nombre de kilomètres à indemniser. page 8