Marchés publics règles de paiement

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1 Marchés publics règles de paiement La présente note tente de résumer les principales règles de paiement applicables aux marchés publics de travaux pour les marchés pour lesquels une publication au journal officiel de l Union européenne ou au Bulletin des Adjudications a été envoyée à partir du 9 juin 2014 ou à défaut de pareille publication, ceux pour lesquels l invitation à introduire une demande de participation ou d offre a été lancée à partir de cette date. La base légale de la matière pour les marchés de travaux est l article 95 relatif aux paiements ainsi que l article 69 relatif aux intérêts de retard et à l indemnisation pour frais de recouvrement de l AR du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d exécution. Ces deux dispositions ont par ailleurs été modifiées par l arrêté royal du 22 mai 2014 qui a apporté des précisions et/ou éclaircissements sur certains points. Une circulaire du Premier ministre du 20 novembre 2014 explicitant les règles de paiement, délais et sanctions est également parue au M.B. du 26 novembre Une modification importante par rapport à la réglementation de 1996 est le fait que le délai de vérification et le délai de paiement sont désormais scindés. 1 Les différentes étapes de la procédure de paiement 1.1. Etablissement et envoi de la déclaration de créance et de l état détaillé des travaux Art 95, 1 RGE Tant pour les acomptes que pour le dernier paiement pour solde ou le paiement unique du montant du marché, l entrepreneur doit introduire une déclaration de créance datée et signée. Celle-ci doit être appuyée d un état détaillé des travaux qui justifie selon lui le paiement demandé et cet envoi doit éventuellement être complété par les autres documents exigés par les documents du marché et qui seraient nécessaires à la vérification de la déclaration de créance. La déclaration de créance doit être envoyée directement au pouvoir adjudicateur ou à la personne désignée par le cahier des charges pour le 1

2 représenter. L envoi ne doit pas nécessairement être fait par voie recommandée mais la charge de la preuve de l envoi repose sur l entrepreneur. Dans ce contexte, l on conseillera d adresser la déclaration de créance et les autres documents par courrier ordinaire, avec envoi également par courriel avec accusé de réception. Il convient d insister sur le fait que la déclaration de créance doit être envoyée au pouvoir adjudicateur lui-même. Cette règle est d application même dans l hypothèse où une personne tierce telle qu un bureau d études, un architecte est chargée par le pouvoir adjudicateur d intervenir pour donner son avis sur la demande de paiement; si tel est le cas, l entrepreneur enverra la déclaration de créance et l état détaillé des travaux au maître d ouvrage avec copie à la personne chargée de la vérification de manière à ne pas retarder les opérations de vérification et de paiement. Cette règle semble méconnue par beaucoup d entrepreneurs alors qu elle est très importante car c est l envoi de la déclaration de créance, accompagnée des documents requis qui fait démarrer le délai de vérification et le délai de paiement Vérification de l état des travaux par le pouvoir adjudicateur Art 95, 2 RGE Le pouvoir adjudicateur vérifie l état des travaux introduit et le corrige éventuellement. Il dresse également un procès-verbal mentionnant les travaux acceptés en paiement et le montant qu il estime dû. Il en donne connaissance par écrit à l entrepreneur et l invite à introduire une facture pour le montant indiqué dans un délai de cinq jours. Cette opération de vérification doit être opérée dans un délai de 30 jours de calendrier à dater de la réception de la déclaration de créance, accompagnée de l état détaillé des travaux et des autres documents éventuellement exigés par les documents du marché. Ce délai de 30 jours pour opérer les opérations de vérification ne peut être allongé par le pouvoir adjudicateur qu à des conditions exceptionnelles, à savoir - les documents du marché stipulent expressément un délai plus long; - la prolongation se justifie objectivement par la nature particulière ou les caractéristiques du marché et à peine de nullité, fait l objet d une motivation formelle dans le CSCh; - la prolongation ne constitue pas, à l égard de l adjudicataire, un abus manifeste (art. 9, 2, alinéa 2 RGE). 2

3 Comme souligné dans le rapport au Roi, se référant lui-même à un considérant de la directive, la possibilité de prolonger le délai de vérification doit rester exceptionnelle et ne pourra être justifiée que dans le cadre de marchés particulièrement complexes, comme par exemple, la construction d une station d épuration des eaux. Elle n est dès lors pas concevable pour des marchés de travaux courants; de même, une justification liée à la structure et/ou l organisation interne du pouvoir adjudicateur n est pas valable. Dans l hypothèse où un délai de vérification de 30 jours est prévu par les documents du marché et où la vérification a lieu par le pouvoir adjudicateur dans un délai dépassant ces 30 jours, le délai de paiement est diminué à concurrence de nombre de jours dépassant le délai de vérification. En d autres termes, le délai global (vérification + paiement) ne peut dans ce cas dépasser 60 jours. Dès qu il reçoit l invitation du pouvoir adjudicateur à introduire sa facture, l entrepreneur envoie celle-ci dans un délai de 5 jours, pour les travaux admis en paiement. En cas de dépassement de ce délai de 5 jours par l entrepreneur pour introduire sa facture, le délai de paiement est prolongé à due concurrence Paiement par le pouvoir adjudicateur Art 95, 3 RGE Le pouvoir adjudicateur effectue le paiement des sommes dues à l entrepreneur dans les 30 jours de calendrier (60 jours pour les marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs qui dispensent des soins de santé) à partir de la date de fin de vérification, à condition toutefois que le pouvoir adjudicateur soit en possession de la facture et des autres documents exigés par les documents du marché. Comme pour la vérification, le pouvoir adjudicateur ne peut prévoir un délai de paiement plus long que moyennant le respect de conditions très strictes, à savoir : - les documents du marché stipulent expressément un délai plus long; - la prolongation se justifie objectivement par la nature particulière ou les caractéristiques du marché et à peine de nullité, fait l objet d une motivation formelle dans le CSCh; - le délai n excède en aucun cas 60 jours. Les délais de vérification et de paiement doivent être considérés comme un délai global qui de toute façon doit être respecté. 3

4 A noter également que le délai de paiement est prolongé du nombre de jours: - qui dépassent le délai de 5 jours octroyés à l entrepreneur pour établir sa facture; - nécessaires pour obtenir la réponse de l entrepreneur quant au montant réel de sa dette fiscale ou sociale lorsqu il est interrogé par le pouvoir adjudicateur dans le cadre de la réglementation relative à la responsabilité solidaire des entrepreneurs. 2 Intérêts de retard et indemnisation pour frais de recouvrement Art 69 RGE En cas de dépassement des délais de paiement, l adjudicataire a droit de plein droit et sans mise en demeure à des intérêts de retard au taux publié par le SPF Finances (ce taux est repris et adapté sur le site de la CC voir rubrique: Données et chiffres taux intérêts de retard marchés publics ) et à une indemnité forfaitaire de 40 pour les frais de recouvrement. Toute dérogation à ces aspects de paiement est absolument interdite (art. 9, 3, al 2, 1 ). En plus de ce montant forfaitaire, l adjudicataire peut réclamer une indemnisation raisonnable pour tous les autres frais de recouvrement éventuels consécutifs au retard de paiement tels que les dépenses engagées pour faire appel à un avocat ou à une société de recouvrement. L introduction de la facture ou de la déclaration de créance régulièrement établie vaut déclaration de créance pour le paiement de ceux-ci et l adjudicataire ne doit donc pas introduire une demande séparée de paiement de l intérêt de retard et de l indemnité. Par contre, ces dispositions ne sont pas applicables aux paiements qui se rapportent à des dommages-intérêts (par exemple, dus en raison de manquements du pouvoir adjudicateur ou de circonstances imprévisibles article 54 et 55 RGE). 3 Interruption ou ralentissement du rythme d exécution des travaux Art 70 RGE Lorsque, par la faute du pouvoir adjudicateur, le paiement n a pas été effectué 30 jours après l'échéance du délai de paiement, l'adjudicataire peut interrompre ses travaux ou en réduire le rythme. Cette décision doit toutefois être prise avec prudence et bonne foi et il faut que l importance des paiements en retard au cours de la période considérée le justifie. 4

5 La décision d'arrêter les travaux ou d'en ralentir le rythme doit être notifiée par lettre recommandée adressée au pouvoir adjudicateur 15 jours au moins avant le jour d'interruption ou de ralentissement effectif. Prolongation du délai d exécution Qu'il y ait ou non interruption ou ralentissement, l'adjudicataire a droit, lorsque le paiement n a pas été effectué 30 jours après l'échéance du délai de paiement, à une prolongation du délai égale au nombre de jours compris entre l'échéance de la période de 30 jours précitée et la date du paiement, à condition que la demande en soit introduite par écrit avant l'expiration des délais contractuels. Les entrepreneurs ne sont pas toujours au courant de ce droit à une prolongation du délai d exécution à condition toutefois de ne pas omettre d introduire la demande avant l expiration des délais contractuels. Indemnisation En cas d'interruption ou de ralentissement du rythme des travaux, l'entrepreneur a également droit à une indemnisation. L on conseillera pour toute sécurité de mentionner dans la notification faite au pouvoir adjudicateur de la décision de procéder à un ralentissement ou l interruption des travaux, l influence que cela aura sur le déroulement et le coût des travaux. Enfin, la demande d'indemnisation chiffrée doit être introduite au plus tard 90 jours à compter de la date de la notification du procès-verbal de réception provisoire. 5