GUIDE DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES A L'ATTENTION DES PORTEURS DE PROJET

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1 SUBVENTION GLOBALE «Développement de l Innovation et de l Information Programme Opérationnel FEDER GUIDE DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES A L'ATTENTION DES PORTEURS DE PROJET Janvier

2 Ce guide décrit les procédures d instruction, de programmation et de gestion des opérations ayant reçu une décision favorable de la part du Conseil régional Provence Alpes Côte d azur pour l attribution d une subvention au titre du Fonds FEDER Dédié à l'usage des maîtres d'ouvrage, ce guide a pour objectif de faciliter les démarches administratives pour toutes les étapes liées à la mise en œuvre et à la gestion financière des projets. Il est vivement recommandé aux porteurs de projet de prendre connaissance de ce guide dès le dépôt d un de dossier type de demande de subvention au titre du FEDER. Les modèles de formulaires annexés au guide peuvent être transmis sur simple demande Courriel : feder-innovation-information@regionpaca.fr Téléphone : ou En téléchargement : (rubrique «Europe International Programmes européens 1 Instruction et programmation : - L instruction ne peut démarrer que si le dossier est réputé complet (envoi d un Accusé de réception au porteur). Il incombe au porteur de projet de déposer un dossier administrativement complet comme indiqué dans le dossier type de demande de subvention et selon son statut juridique (cf. liste des pièces constitutives). - Cette étape est indispensable et obligatoire pour l inscription du dossier à l ordre du jour du Comité de programmation du FEDER. - Sans réponse de la part du porteur de projet dans un délai de 2 mois, après une demande par le Pôle Subvention Globale du Conseil régional, d une demande d information complémentaire, l opération sera réputée abandonnée. Une attention particulière est appelée sur les éléments suivants : - Il est obligatoire de fournir des devis ou cahier des charges pour les postes de dépenses les plus importants et les plus significatifs au regard de l action. - La valorisation des mises à disposition onéreuses (personnel, locaux ou biens matériels) pourra être prise en compte sous réserve de la production d une convention très précise de mise à disposition qui désigne d une part les personnes, locaux et moyens matériels et, d autre part, la durée et les conditions financières de cette mise à disposition. Des contrats de travail conformes au droit du travail et aux règles applicables à la mise à disposition seront joints au dossier. 2

3 - Les ressources doivent obligatoirement concerner la zone géographique de Provence- Alpes- Côte d Azur. - Détailler dans les actions ou projets la répartition des Equivalents Temps Plein (ETP) affectés. - Il est obligatoire d indiquer la clef de répartition retenue pour les frais généraux. (cf. paragraphe 6 «Comment justifier les dépenses»). Ce poste de dépenses ne pourra en aucun cas excéder 10% du coût total éligible. - Un poste de dépense intitulé «Divers» n est pas éligible et sera donc systématiquement écarté. - Les dépenses relatives à la gestion financière résultant des obligations nationales, non liées et nécessaires à l opération, ne résultant donc pas de l application des règlements européens seront systématiquement rejetées (honoraires d expertise comptable, de tenue et de certification de la comptabilité). - La valorisation du bénévolat et les mises à disposition gracieuses (personnel, locaux ou biens matériels) pourront être pris en compte sous réserve de la production d une convention très précise de mise à disposition qui désigne d une part les personnes, locaux et moyens matériels et, d autre part, sa durée et les conditions financières de cette mise à disposition + des contrats de travail conformes au droit du travail et aux règles applicables à la mise à disposition. - La valorisation du bénévolat et les mises à disposition gracieuses doivent être présentées en équilibre en dépenses et en ressources dans le plan de financement. - La valorisation des contributions en nature est signée par le comptable et inscrite dans les comptes de la structure. Ce poste de dépenses ne pourra en aucun cas excéder 20% du coût total éligible. Programmation du dossier : - Le dossier complet sera inscrit à l ordre du jour du Comité de programmation et de pilotage de la Subvention Globale si et seulement si à minima les lettres d intention des co-financeurs sont transmises. (cf. modèle de lettre d intention joint en annexe N 1). Le respect de l ensemble de ces règles doit permettre d accélérer la programmation des dossiers au titre du FEDER et faciliter ensuite la certification des dépenses (c.à.d. mandater la subvention FEDER dans sa totalité en évitant ainsi d écarter certaines dépenses qui pourraient avoir comme effet direct la diminution de la subvention FEDER attendue). 3

4 2 La phase de conventionnement : La procédure de gestion débute à partir de la phase de conventionnement jusqu'au versement du solde de la subvention. L'acceptation du projet et la décision d'attribution d'aide (subvention Feder) sont formalisées par une convention. Ce document contractuel engage le maître d'ouvrage à réaliser l'opération conformément à la prévision (contenu du projet, programme d'investissement, plan de financement, calendrier de réalisation, et indicateurs de réalisation) et le Conseil régional Provence Alpes Côte d Azur à apporter le financement correspondant. Le Pôle Subvention Globale (Direction des Affaires Européennes Service Gestion des Fonds Européens) fait parvenir la convention en 3 exemplaires au maître d'ouvrage qui les lui retourne après signature dans un délai de 30 jours à compter de la date d envoi. Le maître d'ouvrage est destinataire d'un exemplaire de la convention dûment visée par le Président du Conseil régional Provence Alpes Côte d Azur. Il est vivement conseillé de respecter le calendrier de début et de fin de l opération tout au long de la mise en œuvre du projet, conformément à l article 3, de la convention attributive de subvention, intitulé «Durée et modalités d exécution». 3 Comment déclarer le début de réalisation du projet? Dans un délai de trois mois à compter de la date de notification de la convention, le bénéficiaire produit au Pôle Subvention Globale une attestation de début d'exécution des travaux selon un modèle type joint en annexe n 2. (En cas de passation de marchés publics, l accusé réception de la notification aux entreprises prestataires fait foi, de même que les ordres de services et/ou acte d engagement). 4 La certification des dépenses (ou contrôle de premier niveau) : Dans le cadre du Programme Opérationnel FEDER , et notamment pour l axe 1 ( domaines 1-4, 1-5 et 1-6) et l axe 2 (domaines 2-1, 2-2 et 2-3), le Conseil régional, au titre de le mise en œuvre et d une délégation de gestion, (Subvention Globale) a la responsabilité des contrôles de premier niveau. Le mot «contrôle» désigne les vérifications exercées par le contrôleur de premier niveau conformément à l article 16 du Règlement (CE) 1080/2006 (Règlement FEDER). 4

5 La tâche qui incombe aux contrôleurs de premier niveau est de valider les dépenses déclarées par chacun des bénéficiaires participant à une opération. On entend donc par «Contrôle de Premier Niveau» les vérifications des dépenses de projet à réaliser pendant la mise en œuvre de l opération. Il s agit très précisément de : - vérifier la pertinence des actions réalisées ; - vérifier la conformité de la réalisation par rapport au dossier de candidature, en dépenses et en ressources et l éligibilité des dépenses ; - s assurer du respect des politiques européennes ; - vérifier le caractère réel des dépenses du porteur par une liste des documents de paiement utilisés sur la période (type de document et date du paiement) qui fait partie du rapport financier ; - s assurer de la réalisation physique par des éléments figurant au dossier (rapports, études, etc.) ; - vérifier les modalités de respect de l obligation de publicité du financement UE (photos, outils de communication, articles de presse etc.) ; - s assurer de l exactitude des demandes de paiement présentées et arrêter le montant de subvention à payer par rapport aux dispositions de la convention d attribution de subvention (taux et montant maximum de subvention) et par rapport au total des dépenses vérifiées et validées (service fait) ; - procéder au paiement ; - s assurer des suites réservées à des contrôles en cas d irrégularité ; - effectuer des visites sur place. Toutes ces tâches sont enregistrées dans le logiciel PRESAGE. Le contrôleur vérifie la totalité du dossier, réclame les éventuelles pièces manquantes. Le bénéficiaire est tenu d accéder à toute demande de pièces complémentaires par le contrôleur. Le Contrôle de Premier Niveau couvre 100% de toutes les dépenses de projet déclarées. 5

6 5 Comment établir une demande de versement d acompte ou de solde? Les demandes de versement de subventions sont à établir en utilisant le formulaire en annexe n 3. Selon que l'opération est en cours de réalisation ou terminée, il peut s'agir : - d'un acompte pour un montant maximum calculé en fonction du niveau de réalisation des dépenses rapporté au coût total de l'opération. Il est possible de payer plusieurs acomptes (2 en règle générale) ou de n'en verser aucun. Le montant cumulé des acomptes ne doit pas dépasser 80% du montant de la subvention totale. - d'un solde calculé dans la limite du montant maximum prévisionnel de subvention, déduction faite des acomptes versés. Les dépenses éligibles sont retenues : - pour leur montant HT lorsque le maître d'ouvrage récupère la TVA, - pour leur montant TTC lorsque le maître d'ouvrage ne récupère pas la TVA. Une attestation de non récupération de la TVA délivrée par les services fiscaux doit être jointe à la demande. 6

7 PIECES COMMUNES A FOURNIR POUR UNE DEMANDE D'ACOMPTE OU DE SOLDE : Le dossier d état des dépenses, étayé par les pièces justifiants de l ensemble des dépenses acquittées dans le cadre du projet durant le calendrier de réalisation, doit être organisé et transmis conformément aux postes de dépenses mentionnés dans le plan de financement annexé à la convention ou à un avenant. Un état récapitulatif des dépenses acquittées (modèle en annexes n 4 et 4 bis) Cet état doit être signé par : Pour les entreprises privées : la personne habilitée à engager la structure et l'expert comptable ou le commissaire aux comptes (ou par défaut le trésorier pour les associations). Pour les maîtres d ouvrage publics : la personne habilitée à engager la structure et le comptable public. Les montants indiqués sur la demande de paiement et l état récapitulatif doivent correspondre entre eux, et les totaux doivent être justes. Toutes les dépenses doivent être justifiées (opportunité et paiement). Tout écart avec les dépenses initialement prévues doit être justifié afin de prouver que l action n a pas été dénaturée. Un compte-rendu d exécution intermédiaire ( modèle en annexe n 9). Les factures acquittées ou les pièces comptables de valeur probante équivalente. La justification des dépenses réalisées s'effectue par la fourniture des pièces suivantes : pour les opérateurs publics : copie des factures accompagnées d'une attestation de paiement par leur comptable public (mandats). pour les opérateurs privés : copie des factures accompagnées de relevés de compte bancaire de l'opération faisant apparaître les débits correspondants. Les factures doivent comporter les mentions légales obligatoires. 7

8 Il est indispensable pour tous les porteurs de projets de veiller à fournir les informations suivantes : - La date d'émission de la facture / date de la (des) fiche(s) de paye / date de la note de frais ( ces dates doivent correspondre à la date de début d'éligibilité figurant dans la convention). - Le numéro de facture fournisseur / "salaires bruts chargés 2010 du salarié Y" / "Note de frais du 31/01/10 du salarié Y". - Le nom du fournisseur / du bénéficiaire / du salarié. - L'objet de la dépense. - Le poste de dépense auquel le rattacher (qui doit se retrouver dans le plan de financement annexé à la convention). - Le montant estimé éligible par le bénéficiaire (s il diffère du montant total, fournir une explication). - La date de paiement (date de débit sur le compte bancaire). Autres pièces justificatives En cas de passation de marchés, le décompte général définitif et le procès verbal de réception des travaux sont à fournir au moment de la demande de solde. 8

9 PIECES SPECIFIQUES A UNE DEMANDE DE SOLDE Un compte rendu d'exécution final de l'opération (annexe N 10) qui sera notamment valorisé par le Pôle Subvention Globale dans le cadre du suivi et de l'évaluation du Programme Opérationnel FEDER Ce document doit comporter une évaluation de l'impact de l'opération sur environnement, et sur l'égalité hommes / femmes. Il doit également renseigner les indicateurs de réalisation et décrire les dispositions prises en matière de communication autour du projet cofinancé par l Union Européenne (photos, drapeau, site Internet, publications, signalétique ). Un tableau récapitulatif des éventuels cofinancements publics autres que la subvention Feder (annexe N 5), étayé par les attestations signées des cofinanceurs mentionnant les montants, dates et numéro des versements effectués jusqu au solde de l opération (annexe N 5b). La preuve de la publicité européenne mise en œuvre autour du projet. Les indicateurs de réalisation du projet (annexe N 7). Outre les contrôles systématiques sur pièces, des visites sur place seront effectuées par le Pôle Subvention Globale pour vérifier la réalité et la conformité des opérations. Les contrôles seront systématiques pour les subventions FEDER attribuées supérieures ou égales à Des visites aléatoires pourront également avoir lieu pour les subventions FEDER attribuées inférieures à Les maîtres d'ouvrage seront contactés par téléphone pour la prise de rendez-vous. Le paiement : Au vu des dépenses certifiées et des ressources affectées, le Conseil régional Provence Alpes Côte d Azur procède au paiement des aides par virement sur le compte bancaire indiqué lors du dépôt de la demande de subvention. Il est vivement recommandé de fournir, dès le dépôt de dossier un relevé d identité bancaire (RIB ou RIP), en original permettant une identification précise du porteur de projet (raison sociale, adresse actualisée). Ceci évitera un retard et/ou un rejet du paiement. En cas de changement de RIB au cours du projet il faudra fournir le nouveau lors de la demande de paiement. 9

10 6 Comment justifier les dépenses? Les contrôleurs sont tenus de procéder à des vérifications substantielles pour confirmer l éligibilité des dépenses invoquées, en particulier la matérialité du paiement desdites dépenses, ainsi que le fait qu elles n ont pas déjà fait l objet d une demande de remboursement antérieure, qu elles sont étayées par des justificatifs appropriés, que le montant de la certification est exact et conforme aux comptes du projet, et que ce montant est totalement imputable au projet (plan de financement du projet annexé à la convention). Pour être éligibles, tous les coûts doivent donc: - être effectivement payés - avoir un rapport avec l objet de l action - faire partie du dossier de candidature et de la convention d attribution de subvention - être engagés et payés dans les délais spécifiés dans la convention - être raisonnables, justifiés, cohérents - être appuyés par des reçus, des factures ou des documents comptables de valeur probante équivalente - respecter les règles de passation des marchés publics. En plus de ces principes clés, un certain nombre de règles d éligibilité plus détaillées s appliquent : a- Les frais de personnel : Ils se composent du salaire brut des personnes en charge de l'opération, des charges sociales patronales assises sur le salaire et d'éventuelles indemnités de fin de contrat. Le temps de travail consacré à l'opération est à justifier comme suit : - un contrat de travail précisant la mission de l'agent en lien avec l'opération (période, fraction du temps de travail dédiée à cette mission - ex : temps plein, mi-temps,...) - un ordre de mission établi par l'employeur comportant ces mêmes informations 10

11 - à défaut, un relevé de temps passé signé par l'employeur notamment en cas de travail ponctuel et irrégulier. (cf. annexe N 6). Les bulletins de salaire pour toute la période de travail sont également à produire. A noter que le nombre de jours de travail pris en compte correspond à ceux effectivement consacrés à l'opération, (annexe N 6), ce qui exclu : - les jours de formation sauf s'ils ont un lien avéré avec l'opération, - les jours consacrés aux réunions internes sans lien avec l'opération, - les absences pour maladie. Le cas échéant, les aides à l'emploi de l'etat et /ou des collectivités territoriales sont à déduire du coût salarial (ex : contrat d'avenir, contrat d'insertion, plan régional pour l emploi ). Dans le cas d'un gérant non salarié, les charges sociales et frais peuvent être pris en compte sous réserve de la fourniture de la DADS de l'année concernée et du contrat de mandat liant la structure et le gérant. Exemple : Salaire mensuel avant impôt : 2000,00 EUR Heures travaillées pour le projet : 116 Heures travaillées en dehors du projet : 60 Heures travaillées au total : 176 Tarif horaire : 2000 EUR/176= 11,36 EUR Frais de personnel liés au projet : 116 x 11,36 EUR=1318,18 EUR Coûts éligibles: 1318,18 EUR La documentation suivante doit être fournie au contrôleur de premier niveau : fiches de paie ou autres documents comptables sur lesquels les frais de personnel sont clairement détectables; preuves de paiement feuilles de présence ; contrat de travail ; tout autre document dont le contrôleur pourrait avoir besoin afin de vérifier la conformité par rapport à la législation nationale. b- Biens durables : Le matériel durable facturé au projet doit être essentiel à la réalisation du projet et utilisé dans ce but. Selon l article 53 Amortissements du Règlement (EC) No 1828/2006 établissant les modalités d exécution du règlement (CE) no 1083/2006 et du règlement (CE) no 1080/2006, Les dépenses d amortissement des actifs amortissables directement utilisés dans le cadre d une opération qui ont été encourues pendant la 11

12 période de cofinancement sont éligibles à condition que l acquisition des actifs ne soit pas déclarée comme dépense éligible. Comme règle générale le cout des biens durables devrait être alloué au projet dans son prix total seulement dans le cas où il est clairement démontrable et évident que les biens durables sont absolument nécessaires à la réalisation correcte des activités et que sans eux le projet ne pourrait pas atteindre les objectifs fixés. Au cas où les règles d amortissements s appliquent, les considérations suivantes doivent être respectées : Si le plan d amortissement est inférieur ou égal à la durée du projet, l ensemble du coût du matériel peut être déclaré. Si le plan d amortissement est supérieur à la durée du projet, juste la provision pour amortissement correspondant à chaque rapport d avancement peut être déclarée. Pour le matériel déjà en fonctionnement au sein de l organisation, juste la provision pour amortissement correspondant à chaque rapport d avancement peut être déclarée. Si le matériel (soit neuf, soit ancien) n est pas utilisé exclusivement aux fins du projet, seule une partie de la provision pour amortissement peut être attribuée au projet. Cette partie doit être calculée selon une méthode justifiée et équitable. En l absence de mention contraire, tout bien amortissable sera proratisé à sa durée d utilisation sur le projet. Les coûts du matériel durable sont éligibles à condition : qu ils ne soient totalement financé par aucun autre instrument financier (par exemple européen, international, national ou régional) ; qu ils respectent les règles de passation des marchés publics pertinentes. Tout matériel et investissement cofinancé doit se conformer aux règles en matière d information et de publicité fixées par le Règlement de la Commission (EC) No 1828/2006 et par le Programme. La documentation suivante doit donc être fournie au contrôleur de premier niveau : la preuve de la conformité aux règles de passation des marchés publics au niveau européen et national en cas d achat de matériel. les factures relatives à l achat des biens durables dans leur prix total. la preuve du plan d amortissement adopté pour chaque élément. la méthode de calcul pour attribuer la part de provision pour amortissement au projet, dans le cas de matériel n utilisé que partiellement par le projet: les preuves de paiement tout autre document que le contrôleur de premier niveau pourrait demander afin de vérifier la conformité avec la législation nationale. 12

13 c- Les frais de déplacements ( voyages et hébergement) Ce poste de dépenses ne pourra en aucun cas excéder 15% du coût total éligible. Sous cette ligne budgétaire, les frais suivants sont éligibles: Les frais de déplacement directement liés à l opération et essentiels pour mener à bien le projet efficacement et couvrant le voyage en classe économique dans les transports publics. En règle générale, le moyen de transport le plus économique doit être utilisé ; L hébergement ; Les indemnités de séjour du personnel du projet ayant pour origine un déplacement en rapport avec le travail sur le projet. La documentation suivante doit être mise à disposition du contrôleur de premier niveau en cas de déplacement : agenda/programme de la réunion/de l événement ; rapport de mission ou mémo équivalent ; tickets originaux et toute autre preuve documentaire originale relative au voyage effectué en avion ou en train (c est à dire carte d embarquement, factures/autres documents équivalents dans le cas de billets électroniques sans billet d avion standard, un sur lequel figure le numéro de réservation sert de preuve etc.) ; Facture de l hôtel, des repas (indiquant le nom de la ou les personnes, l organisation concernée et la justification des repas. Factures de péage par télébadgeages (avec les jours de l'action indiqués) ; Indemnités kilométriques et péages par notes de frais (fournir copie de la carte grise du véhicule concerné, identifier sur la note de frais ce qui est imputable au FEDER). Tous les frais de déplacements (sauf ceux mentionnés ci-dessus réglés par notes de frais) doivent être des factures adressées au nom du porteur de projet, indiquer les personnes concernées, les jours et lieus des manifestations Les manifestations auront été prévues dans le dossier de demande de subvention déposé. Preuves des paiements Tout autre document que le contrôleur de premier niveau pourrait demander afin de vérifier la conformité avec la législation nationale. 13

14 Attention : Les justificatifs des frais de déplacements doivent être détaillés. Ils doivent d une part, correspondre aux dates des relevés de temps et d'autre part être motivés (ordres de missions, nom de la manifestation, etc.). Les ordres de mission doivent être signés. S il y a utilisation de véhicule personnel et remboursement des frais, ces derniers seront pris en compte au maximum en suivant le barème de l'administration fiscale de la période de référence. Pour cela il faut donc fournir la copie des cartes grises des véhicules concernés. Si les véhicules sont ceux de la structure, pour chaque facture d'entretien, il doit être fait mention du numéro de plaque du véhicule concerné. d-prestations de service (hors expertise externe) Cette catégorie concerne les frais liés aux fournisseurs de biens et de services (traductions, interprétariat, organisation des réunions, locaux, restauration pour les événements, etc.) Lorsqu il s agit de services ayant un lien direct avec les frais de promotion, il est possible de choisir entre la ligne de prestation de services et la ligne de promotion en fonction des besoins budgétaires. Les règles des marchés publics doivent être respectées lors de la sélection de la société ou de la personne fournissant les services concernés. La documentation suivante doit être fournie au contrôleur de premier niveau: preuve de la conformité aux règles de passation des marchés publics au niveau européen et national ; les contrats de prestation de services externes ainsi que la documentation adéquate attestant que les règles de passation des marchés publics ont été observées ; les factures de la prestation de service/la livraison de biens et les preuves de paiement ; tout autre document que le contrôleur de premier niveau pourrait demander afin de vérifier la conformité avec la législation nationale. e-expertises externes Le coût d un travail réalisé par des consultants ou des experts indépendants n est éligible que si le travail est essentiel pour le projet, que le coût est raisonnable et que ce travail ne peut être réalisé en interne. Les frais doivent être payés sur la base de contrats et sur factures aux experts externes qui sont engagés en sous-traitance pour 14

15 effectuer certaines tâches du projet (par exemple études et enquêtes, assistance à maîtrise d ouvrage etc.). Les frais de déplacement et d hébergement pour les experts externes seront enregistrés sous la ligne budgétaire dédiée aux experts externes. Il est de la responsabilité du porteur de projet de s assurer que les règles de passation des marchés publics sont respectées en ce qui concerne la sélection d une société ou d une personne chargée de la prestation d une expertise externe et que les contrats sont passés aux prix normaux du marché. L expertise externe liée à des actions spécifiques comme le développement d un site internet ou des actions de communication doit être comptabilisée sous la ligne budgétaire «Promotion, information et publications» La documentation suivante doit être fournie au contrôleur de premier niveau: preuve de la conformité aux règles de passation des marchés publics au niveau européen et national ; les contrats de prestation de services externes ainsi que la documentation adéquate attestant que les règles de passation des marchés publics ont été observées ; les factures des consultants externes et les preuves de paiement, tout autre document que le contrôleur de premier niveau pourrait demander afin de vérifier la conformité avec la législation nationale. f- Promotion, information et publications Les dépenses dont l objectif principal est de promouvoir le projet seront affichées dans cette ligne budgétaire. Celle-ci recouvre les sites internet, l organisation d événements, le matériel promotionnel et les publications imprimées. Les règles de passation des marchés publics doivent être respectées s agissant de la sélection de la société ou de la personne qui sera chargée de la mission. La documentation suivante doit être fournie au contrôleur de premier niveau si ces activités sont réalisées par des prestataires externes: preuve de la conformité aux règles de passation des marchés publics au niveau européen et national ; les contrats de prestation de services externes ainsi que la documentation adéquate attestant que les règles de passation des marchés publics ont été observées ; les factures de la prestation de service/la livraison de biens et les preuves de paiement ; tout autre document que le contrôleur de premier niveau pourrait demander afin de vérifier la conformité avec la législation nationale. Il est rappelé que tous les documents de communication doivent mentionner la participation de l Europe au projet. ( cf. Annexe N 8). 15

16 g-frais généraux Ce poste de dépenses ne pourra en aucun cas excéder 10% du coût total éligible. Les frais généraux sont éligibles à condition qu ils soient basés sur des frais réels véritablement payés ayant un rapport avec la mise en œuvre du projet. Les sommes forfaitaires, estimations globales ou calculs arbitraires ne sont pas autorisés. Selon l article 52 Frais généraux du Règlement (EC) No 1828/2006 établissant les modalités d exécution du règlement (CE) no 1083/2006 et du règlement (CE) no 1080/2006, «Les frais généraux sont éligibles à condition qu ils soient fondés sur des coûts réels imputables à la mise en œuvre de l opération concernée ou sur les coûts réels moyens imputables à des opérations du même type.» Ces dépenses facultatives (qui restent en principe à la marge) ne concernent que certains postes : - Locaux + assurance ; - Fluides (eau, électricité, téléphone, Internet) ; - Affranchissements ; - Location de matériel (informatique, copieurs, véhicules, affranchisseur) ; - Maintenance informatique ; - Abonnements aux revues spécialisées ; - Autres coûts absolument nécessaires pour la mise en œuvre du projet et avec argumentation ( Adhésions, cotisations à certains organismes, abonnements aux noms de domaines, serveurs). La documentation suivante doit être fournie au contrôleur de premier niveau : Factures; L explication de la méthode de calcul au pro-rata pour les frais généraux ; Liste des postes de dépenses qui ont été inclus au calcul des frais généraux ; Les preuves de paiement Tout autre document que le contrôleur de premier niveau pourrait demander afin de vérifier la conformité avec la législation nationale. La méthode de calcul des frais généraux doit être juste, équitable et dûment justifiée. Exemple : Montant des postes comptables retenus X ETP AFFECTES A L'OPERATION ETP TOTAUX PRESENTS SUR L'ANNEE 16

17 Le bénéficiaire doit attester du nombre total de salariés (en équivalent temps plein) qu'il emploie sur l'année. Cela doit faire l objet d une documentation correcte et doit être périodiquement révisée. Les justificatifs de dépenses liées aux frais généraux sont à fournir seulement au moment de la demande de solde. h-autres Frais autres que ceux susmentionnés, inhérents au projet, indiqués de façon détaillée dans le budget. Ces frais seront pris en compte s ils sont cohérents avec le budget approuvé et s ils sont documentés de façon analytique et en accord avec les normes nationales et communautaires. Cette catégorie comprend également la valorisation financière des contributions de personnel en nature (travail bénévole). Le travail volontaire non rémunéré est éligible à titre de contribution en nature, à condition que sa valeur puisse être déterminée en fonction d un tarif horaire/journalier de rémunération indicatif pour le travail équivalent. Il ne peut être réclamé que s il a été prévu dans le dossier de candidature approuvé et dans la convention d attribution de subvention. Cette valorisation doit permettre une inscription dans le compte de résultat annuel du porteur de projet et être validé par le commissaire au compte ; Leur nécessaire inscription en comptabilité ne sera d ailleurs possible que si l'association dispose d'une information quantitative et valorisable sur ces contributions volontaires ainsi que des méthodes d'enregistrement fiables. En tout état de cause, les apports en nature sont présentés en équilibre en dépenses et en ressources dans le plan de financement de l opération (cf. en annexe l Article 4, alinéa 3 du Décret du Premier Ministre N du 3 septembre 2007 fixant les règles nationales d éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période ). 17

18 Vos contacts : Chef de service Elisabeth CHABOT Mail. : echabot@regionpaca.fr Assistante du Pôle Farida ZAIDAT Mail : fzaidat@regionpaca.fr Responsable Karine DE GENTILE Mail. : kde_gentile@regionpaca.fr administrative et financière Responsable du Nicolas SINGER Mail : nsinger@regionpaca.fr contrôle de premier niveau Instructeur / Gestionnaire Didier ILL Mail : dill@regionpaca.fr Instructeur / Gestionnaire Instructeur / Gestionnaire Instructeur / Gestionnaire Gestionnaires Céline JORIO Ludovic MULET Lola NAHMIYAZ Raphaële ASTREOUD Catherine ALBERTINI Thu-Ba HOARAU Mail : cjorio@regionpaca.fr Mail : lmulet@regionpaca.fr Mail : lnahmiyaz@regionpaca.fr Mail : rastreoud@regionpaca.fr Mail : calbertini@regionpaca.fr Mail : tbhoarau@regionpaca.fr Instructeur Romain LECLERE Mail : rleclere@regionpaca.fr Conseil régional de Provence-Alpes-Côte d'azur Direction des Affaires Européennes Service Gestion des Fonds Européens Pôle Subvention Globale «Développement de l Innovation et de l Information» Hôtel de la région - 27, place Jules Guesde MARSEILLE cedex 20 Tel : mail : feder-innovation-information@regionpaca.fr 18