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1 Votre organisation en 3 clics

2 2 Intuitif, modulable et fiable Réponse idéale à chaque exigence Fiabilité, sécurité et solution personnalisable Modules Optimiso : > Process Modelor > Document Manager > Human Resources Manager > Risk Manager > Control, Safety & Security Manager > Board Indicators > Incident & Improvement Manager > Compliance Manager > Infrastructure & Asset Manager > Web Share Navigator Support et formation de qualité Références Optimiso Group SA

3 3 Réponse idéale à chaque exigence bénéfices d une certification ISO réussie sont système de management de la qualité par les processus principes de l assurance qualité pour garantir un niveau approche BPM Business Process Management pour modéliser l outil de gestion Système de Contrôle Interne est un excellent moyen un système de management des risques permet d évaluer et maîtriser description de l organisation interne apporte une meilleure transmission d entreprise la documentation des processus permet d assurer gagner en performance par l optimisation des processus et la culture d entreprise accès direct par la gestion documentaire pour améliorer la diffusion sécurité des denrées alimentaires ou HACCP identifie, évalue et maîtrise les dangers protection de la santé et sécurité au travail (MSST ou OHAS) pour offrir aux bénéfices d un système de management environnemental augmente la méthode 6 Sigma pour l amélioration de la qualité cadre de référence ITIL assure l infrastructure des technologies référentiel COBIT, meilleures pratiques en technologies de l information système de gestion de la sécurité de l information SMSI garantit référentiel de contrôle interne COSO utilisé notamment la loi Sarbanes-Oxley (SOX) norme pour la gestion financière

4 4 Fiabilité, sécurité et solution personnalisable Fiabilité et sécurité de vos données > > Les fondamentaux du logiciel Optimiso assurent une forte stabilité, une grande capacité d évolution et le respect des bonnes pratiques de développement informatique. > > La pérennité du logiciel est garantie par un plan de continuité régulièrement révisé et l utilisation de technologies standards reconnues. > > Grâce à la sauvegarde de toutes les modifications réalisées dans un fichier indépendant (log), la traçabilité des modifications est garantie : «Qui a modifié quoi et quand?». A chaque public son interface Optimiso se compose de deux interfaces distinctes pour offrir une réponse appropriée aux besoins de chacun et assurer une stabilité technique. > > L Interface de saisie (administrateur) permet de créer et mettre à jour rapidement toute la documentation organisationnelle. Grâce à un contrôle et une saisie unique, les données sont homogènes et leur intégrité garantie. L administrateur bénéficie de nombreux outils d analyse et édite automatiquement ses rapports. > > Interface de communication (site web), grandement appréciée par tous les collaborateurs, permet de consulter de manière simple et intuitive toute la documentation organisationnelle. Un puissant moteur de recherche par mots-clés garantit de retrouver rapidement l information désirée.

5 5 Process Modelor L outil graphique idéal pour modéliser et communiquer aisément vos processus et vos procédures Doté d une interface ergonomique, Process Modelor permet de dessiner librement tous vos flux, logigrammes et diagrammes. De puissants algorithmes de calcul peuvent les redessiner automatiquement. De plus, les liens dynamiques et automatiques vous permettent d associer aux processus et procédures tous les éléments de votre organisation : collaborateurs, rôles ou fonctions, documents, départements, indicateurs, risques, mesures de protection et contrôles. facilement tous les processus et procédures de travail. > > Dessin automatique de vos processus et procédures grâce à de puissants algorithmes > > Barre d outils contextuelle > > Large choix dans la représentation des processus et procédures sur un site web interactif (avec Web Share Navigator) > > Vision globale et transversale de votre entreprise > > Mise à jour rapide et immédiate des informations > > Édition de nombreux rapports d analyses croisées > > Cartographie des processus et procédures avec tous les éléments liés

6 6 Document Manager Gérer, classer, archiver et consulter en toute simplicité vos documents organisationnels : règlements, instructions, Le versioning est orchestré par un gestionnaire vous permettant de maîtriser l évolution des documents, leur intégrité et leur archivage. Ces derniers peuvent par ailleurs être liés à tous les éléments de votre organisation : processus, procédures, collaborateurs, rôles ou responsabilités, indicateurs, départements, prestations ou objectifs, normes et lois. facilement tous les documents. modèles, directives, processus, procédures, formulaires ou lettres types > > Recherche grandement facilité grâce à un moteur de recherche performant par mots-clés > > Cartographie d un document et de toutes les données auxquelles il est lié > > Regroupement personnalisé des documents : par types, par références, par noms ou toute autre catégorie de votre choix sur un site web interactif (avec Web Share Navigator) > > Édition automatique de nombreux rapports d analyse incluant les informations complètes liées à chaque document

7 7 Human Resources Manager L outil de gestion automatique des responsabilités de vos collaborateurs Human Resources Manager permet d attribuer à chacun ses rôles ou ses fonctions et créer automatiquement des liens entre tous les éléments de l organisation : processus, procédures, autres documents, départements, contrôles. Il suffit de saisir une seule fois les données pour que le logiciel crée et mette à jour automatiquement les cahiers des charges, fiches de fonction, organigrammes hiérarchiques ou fonctionnels et matrices des responsabilités. facilement toutes les informations les concernant. > > Création automatique des cahiers des charges et des fiches de fonction > > Importation et synchronisation des collaborateurs depuis une base de données externe (format XML) sur un site web interactif (avec Web Share Navigator) > > Édition automatique de nombreux rapports d analyse (matrice des responsabilités) > > Création automatique de l organigramme des liens hiérarchiques > > Liens dynamiques entre collaborateurs et autres éléments organisationnels

8 8 Risk Manager Analyser, évaluer, catégoriser et piloter tous les risques de votre établissement Après avoir défini l échelle de criticité, Risk Manager permet d inventorier les risques, de les évaluer et de les catégoriser. Des rappels de réévaluation sont générés automatiquement selon une fréquence préalablement définie. Naturellement, les mesures de protection ou les contrôles peuvent être associés à chaque risque. Les risques peuvent également être liés aux autres éléments de votre organisation : processus, procédures, autres documents, collaborateurs, rôles ou responsabilités, indicateurs, départements, prestations, objectifs, actifs ou ressources. facilement les risques et les informations liées. > > Mise en rapport pratique et dynamique avec les mesures de protection ou les contrôles > > Édition automatique de nombreux rapports : cartographie des risques, fiche de risque, matrice des risques par activité > > Mise à jour automatique de l évaluation > > Calendrier de rappel des évaluations > > Regroupement personnalisé des risques : famille de risque, type d impact, cause ou source, zone géographique ou toute autre catégorie de votre choix > > Identification visuelle des risques sur les processus ou procédures de travail (avec le module Process Modelor) sur un site web interactif (avec Web Share Navigator)

9 9 Control, Safety & Security Manager Définir, documenter et catégoriser efficacement vos mesures de protection ou vos contrôles Les mesures de protection ou les contrôles sont constamment suivis et des rappels automatiques assurent la réalisation des contrôles. Les liens dynamiques et automatiques permettent d associer aux mesures de protection et aux contrôles tous les éléments de votre organisation : risques, processus, procédures, collaborateurs, rôles, documents, départements, actifs et plan comptable. facilement les mesures de protection et les contrôles. > > Mise en rapport pratique et dynamique avec les risques > > Identification des fréquences de réalisation des contrôles > > Description complète des surveillances > > Calendrier de gestion des rappels sur un site web interactif (avec Web Share Navigator) > > Édition automatique de nombreux rapports : fiche de mesure de protection et de contrôle, rapport de surveillance, matrice d analyse croisée, matrice par ligne du plan comptable > > Identification immédiate des points de contrôle sur les processus et procédures (avec Process Modelor)

10 10 Board Indicators L outil idéal de description, de mesure et de communication de vos indicateurs et tableaux de bord Board Indicators permet de décrire précisément un indicateur, de sa mesure à sa diffusion, puis de gérer ses différentes valeurs. La planification des mesures s effectue facilement et génère automatiquement un système de rappel. Tous les indicateurs sont librement personnalisables et les représentations graphiques sont à la fois esthétiques et simples à interpréter. Les liens dynamiques assurent la relation entre indicateurs et autres éléments organisationnels : processus, procédures, départements, risques, mesures de protection ou contrôles. facilement les indicateurs. > > Description complète de chaque indicateur > > Création automatique de l agenda des mesures à réaliser > > Système de rappel des mesures à réaliser sur un site web interactif (avec Web Share Navigator) > > Regroupement et tri des indicateurs selon les catégories de votre choix > > Large choix de représentations graphiques

11 11 Incident & Improvement Manager Gérer efficacement les incidents, l amélioration et les CAPA (Corrective Actions & Preventive Actions) Incident & Improvement Manager permet de décrire, analyser et catégoriser aisément les incidents, non-conformités et suggestions d amélioration. Un suivi efficace des projets est assuré grâce à une représentation graphique de leur progression. Incidents, non-conformités et projets d amélioration peuvent être liés de manière dynamique à tous les autres éléments organisationnels : collaborateurs, processus, procédures, départements, risques, mesures de protection ou contrôles, indicateurs. Toutes les informations peuvent être librement regroupées selon vos besoins. facilement les informations. > > Information personnalisée pour chaque collaborateur concerné sur un site web interactif (avec Web Share Navigator) > > Gestion automatique des délais > > Visualisation claire de la progression des projets > > Boîte à suggestion pratique à disposition des collaborateurs (avec Web Share Navigator) > > Exportation des données sous Excel pour des rapports d analyse personnalisés > > Regroupement et extraction des données selon les catégories de votre choix

12 12 Compliance Manager Identifier et de gérer les éléments mis en place pour répondre efficacement aux normes et lois Les normes et les lois sont décrites par chapitre ou exigence et regroupées en catégories de votre choix. Pour chaque exigence, Compliance Manager vous permet de lier automatiquement les éléments organisationnels mis en place pour y répondre : processus, procédures, autres documents, responsabilités, mesures de protection ou contrôles, actifs ou ressources. facilement les informations. > > Liens dynamiques avec tous les éléments organisationnels > > Création automatique d un rapport de conformité pour chaque norme et loi > > Édition du rapport de veille réglementaire > > Calendrier des rappels d évaluation de conformité > > Apprécié autant par les auditeurs que par les compliance managers et la direction > > Gestion des projets de mise en conformité (avec Incident & Improvement Manager) sur un site web interactif (avec Web Share Navigator)

13 13 Infrastructure & Asset Manager L outil de gestion efficace de tous les équipements et actifs de votre établissement Infrastructure & Asset Manager permet de décrire et de regrouper aisément les équipements ou les actifs selon les catégories de votre choix. Grâce à des liens dynamiques, les équipements et les actifs sont mis en rapport entre eux et avec les autres éléments organisationnels : processus, procédures, départements, risques, mesures de protection, contrôles, indicateurs ou collaborateurs. facilement les informations. > > Arbre des dépendances permettant de visualiser rapidement l impact d un élément sur un autre sur un site web interactif (avec Web Share Navigator) > > Mise à jour automatique des liens entre tous les éléments > > Regroupement personnalisé : par départements, par sites ou toute autre catégorie de votre choix

14 14 Web Share Navigator L outil puissant permettant de créer un site web convivial et assurant un partage efficace de l information Web Share Navigator permet de communiquer clairement et de consulter facilement votre documentation organisationnelle. Vos collaborateurs accèdent en toute simplicité à l information grâce aux dernières technologies web. La navigation s effectue selon vos propres regroupements ou par un puissant moteur de recherche. De nombreuses options de publication permettent de personnaliser le site selon vos besoins. > > Navigation intuitive et conviviale > > Ouverture des documents directement depuis les processus ou procédures de travail > > Liens dynamiques reliant toutes les données entre elles > > Compatible avec les principaux navigateurs > > Puissant moteur de recherche par mots-clés > > Site web totalement personnalisable > > Gestion des accès par groupes d utilisateurs pour assurer la confidentialité

15 15 Support et formation de qualité > > Une équipe à votre disposition pour une installation rapide et un support technique continu > > Des consultants forts d une longue expérience pour vous accompagner dans vos projets ou jusqu aux audits > > Une garantie de support tout au long de vos projets > > Des formations dispensées par des experts de terrain et utilisateurs réguliers du logiciel > > Un large éventail de formations online pratiques et intuitives > > Une hotline assurée par des experts qui vous apporte des réponses rapides et complètes Références Finance et assurance > > Banques privées Trading de devises Gestion de patrimoine Banques internationales Assurances Prévoyance et actuariat Fiduciaires Restauration et hôtellerie > > Franchise de restaurants Hôtel 5* Restauration professionnelle Pâtisserie, confiserie et chocolaterie Production et livraison de fruits et légumes Industrie > > Manufactures Mécanique de précision Electricité Instruments médicaux Distribution d énergie Ingénierie Santé, médical et social > > Cliniques Pharmacies Hôpitaux Cabinets dentaires Laboratoires Etablissements médicaux-sociaux Résidences et ateliers pour les personnes handicapées Etablissements sociaux d aide aux personnes Pédagogie spécialisée Immobilier et construction > > Régies immobilières Construction Bâtiment Terrassement Architecture Ecole et formation > > Formation pour adultes Collèges Ecoles spécialisées pour handicapés Autres > > Négoces internationales Services informatiques Automobile Transport Déménagement Public > > Administrations cantonales / régionales Administrations fédérales / nationales Communes Associations publiques Fondations publiques ONG

16 16 Optimiso Group SA La mission d Optimiso Group SA est d offrir aux entreprises des solutions complètes pour décrire, modéliser et communiquer leur organisation. Outre son logiciel phare Optimiso, elle fournit des prestations de conseil personnalisées. Avec une première version éditée il y a plus de 15 ans, le logiciel Optimiso est une référence reconnue sur le marché. Il évolue régulièrement et intègre dans son développement les nouvelles exigences des lois, des normes et des avancées technologiques. Plus de utilisateurs apprécient aujourd hui ses performances et sa simplicité d usage. Siège : Optimiso Group SA Voie-des-Traz 20 CP 1174 CH-1211 Genève 5 T F

9, rue Louis Courtois de Viçose - 31100 Toulouse www.kpeo.fr - tel: 05 81 10 01 30 - contact@kpeo.fr. Votre organisation en 3 clics. www.optimiso.

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