REFERENTIEL ASSURANCE QUALITE FOURNISSEUR

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1 MINISTÈRE DE LA DÉFENSE ÉTAT-MAJOR DES ARMÉES CENTRE D IDENTIFICATION DES MATERIELS DE LA DEFENSE REF_080423_CIMD REFERENTIEL ASSURANCE QUALITE FOURNISSEUR Relatif aux PRESTATIONS D IDENTIFICATION/CODIFICATION OTAN DES ARTICLES DE RAVITAILLEMENT 6 ème édition Approuvée le 3 décembre 2013 L édition en vigueur de ce document est celle accessible via intranet et Internet du CIMD. S assurer de la validité de toute copie avant usage. BP RENNES CEDEX 9 Tél. : Fax : [email protected]

2 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 2/14 CYCLE DE VALIDATION Rédaction Validation Approbation TSEF. Thierry Lainé Responsable qualité BPMR Date : 3/12/13 Visa : sur exemplaire de référence Lcl Bernard Directeur adjoint du CIMD Date : Date : 3/12/13 Visa : sur exemplaire de référence Lcl GOEDHEER Directeur du CIMD Date : 3/12/13 Visa : sur exemplaire de référence MODIFICATIONS N édition Paragraphe Date Modification Origine /04/08 Création CG/QUALITE /12/08 Révision 1, 3, 4, 5 CG/QUALITE /02/09 Révision 5 CG/QUALITE 4 18/10/10 Révision 3, 5- Charte graphique CG/QUALITE - suppression du sigle SGNN 5 31 /07/13 Révision 5. DIR/BPMR 6 03 /12/13 Révision (GSP) DIR/BPMR DIFFUSION Portail internet du CIMD : GESTIONNAIRE(S) Pour diffusion interne Pour diffusion externe BPMR Intranet Portail internet CIMD 2

3 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 3/14 SOMMAIRE 1. OBJET DOMAINE D APPLICATION REFERENCES TERMINOLOGIE ET ABREVIATIONS DEMARCHE ASSURANCE QUALITE FOURNISSEUR PRINCIPES ENGAGEMENTS DU FOURNISSEUR ENGAGEMENTS DU CIMD AGREMENT DU FOURNISSEUR DEROULEMENT DE LA DEMARCHE AQF DEROGATIONS POLITIQUE D AMELIORATION CONTINUE ANNEXE 1 : PROCESSUS D IDENTIFICATION OTAN DANS SACRAL SOUS AQF CONTRATS AVEC MOI ET FOURNISSEUR SOUS TRAITANT ANNEXE 2: PROCESSUS D IDENTIFICATION OTAN DANS SACRAL SOUS AQF CONTRATS AVEC FOURNISSEUR SOUS TRAITANT DIRECT

4 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 4/14 1. OBJET Le CIMD exprime par le présent document sa volonté de renforcer la satisfaction des utilisateurs de la nomenclature OTAN par une politique d amélioration de la qualité des données inscrites au Fichier Général des Identifications (FGI), avec l objectif de réduire les délais de traitement des demandes d identification nationales et internationales. Dans cette perspective, le CIMD demande aux fournisseurs prestataires de service des travaux d identification et de codification OTAN, de s'engager dans une démarche d'assurance Qualité Fournisseur intégrant les concepts suivants : Responsabilité totale de la conformité des prestations d identification OTAN, Amélioration permanente de la qualité des prestations et des services associés, Mise en œuvre d un Système Qualité, couvrant les requis du présent référentiel et éventuellement répondant aux exigences ISO 9001 version DOMAINE D APPLICATION Le présent document a pour but de définir la méthodologie de mise en œuvre d'un système d Assurance Qualité Fournisseur relatif aux prestations d identification OTAN des articles de ravitaillement. Il s applique à l ensemble des fournisseurs chargés de réaliser ou de faire réaliser des travaux d identification OTAN pour le compte de la Direction Générale de l Armement (DGA) et des armées. 3. REFERENCES [R1] : Normes ISO 9000, ISO , NF X , [R2] : CAC/AQF/2000 (Circulaire n 150/DEF/CGA/PRB/CRM du 17/08/2000), [R3] : Spécifications techniques d exécution des projets d identification OTAN (ST_050110) 1, [R4] : Manuel de contrôle et d acceptation de la codification OTAN (14C) 1, [R5] : Référentiel agrément technique relatif aux prestations d identification/codification OTAN des articles de ravitaillement.(reg_080423_cimd) 1 [R6] : Méthodologie relative aux audits techniques des travaux de codification OTAN (MET_080505_CIMD). 1 [R7] : Référentiel d évaluation de la performance des fournisseurs de prestations d identification et de codification OTAN (REF_100120_CIMD) 1 4. TERMINOLOGIE ET ABREVIATIONS Dans la suite du document, les définitions suivantes seront adoptées : AQF : Assurance Qualité Fournisseur, CIMD : désigne le Centre d Identification des Matériels de la Défense, en tant que bureau national de nomenclature, et les sections de codification étatiques qui lui sont rattachées fonctionnellement, COCOID : COnseiller COordinateur en IDentification, Contrôle : contrôle des travaux d identification OTAN avant certification dans SACRAL, 1 : Accessible sur le portail Internet du CIMD à l adresse suivante : 4

5 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 5/14 Audit technique : vérification de la conformité des travaux d identification OTAN aux spécifications techniques (document [R3]), après certification dans SACRAL, Maître d œuvre industriel : désigne l entreprise titulaire et responsable de la bonne exécution du marché, Fourniture : prestation d identification/codification OTAN, Fournisseur agréé : désigne un fournisseur dont la compétence pour réaliser des travaux d identification/codification OTAN a été reconnue par le CIMD par la délivrance d un agrément, Non-conformité : non-satisfaction d une exigence, Plan d Assurance Qualité (PAQ) : Document précisant les éléments permettant de s assurer de la mise en œuvre et de l efficacité des activités prévues pour obtenir la qualité requise. Il s agit ici du plan qualité spécifique au marché précisant l adaptation du système qualité du fournisseur aux travaux d identification OTAN, SACRAL : Système d Aide à la Création et la Recherche d Articles pour la Logistique, 5. DEMARCHE ASSURANCE QUALITE FOURNISSEUR 5.1. PRINCIPES L Assurance Qualité Fournisseur consiste à mettre en œuvre une relation de confiance réciproque s appuyant sur : L existence d un référentiel qualité chez le fournisseur, L évaluation de l aptitude à réaliser les prestations d identification/codification OTAN, La fourniture de preuves de la maîtrise du processus de production. La réussite de la démarche d AQF repose fondamentalement sur la participation des fournisseurs. Ces derniers doivent démontrer qu ils sont dans une démarche d amélioration continue de leurs processus dans le but de satisfaire l ensemble des utilisateurs de la nomenclature OTAN. Par la fourniture de preuves tangibles et la disposition à l amélioration continue, cette démarche doit renforcer la confiance du CIMD et améliorer la qualité des prestations d identification/codification OTAN ENGAGEMENTS DU FOURNISSEUR Qualité des prestations de codification Le fournisseur s engage à respecter les documents cités au chapitre 3 ci-avant. Il s engage également à répercuter et à vérifier le respect de ces mêmes règles auprès de ses propres sous-traitants. A cet effet, le fournisseur est tenu d informer ses sous-traitants des dispositions applicables et de les retranscrire dans ses commandes. Si un sous-traitant ne peut remplir les exigences formulées, le fournisseur est tenu de mettre en œuvre les dispositions d organisation et de surveillance nécessaires au bon déroulement du marché. Le fournisseur reste, en dernier ressort, responsable du respect des exigences relatives à la maîtrise de la qualité des prestations, ces dernières englobant les aspects techniques, coûts, délais. Le fournisseur doit disposer des réglementations en vigueur et pour cela mettre en place un dispositif de veille réglementaire. 5

6 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 6/14 Tout fournisseur est tenu de prévenir le CIMD, dans un délai d un mois, des modifications ou évolutions significatives de sa structure, son organisation, ses installations et son système qualité, notamment dans le cas d acquisitions, de fusions ou d affiliations, avec d autres sociétés Démonstration de la conformité des prestations Dans le cadre de la démarche AQF, le fournisseur conserve l'entière responsabilité de la qualité de réalisation de ses prestations. L'ensemble des dispositions mises en œuvre par le fournisseur doit permettre de prévenir les dysfonctionnements le plus en amont possible afin de réaliser une prestation conforme aux attendus. Le fournisseur apporte la preuve tangible de la conformité de l'ensemble de ses produits et prestations aux exigences définies au contrat ainsi qu'aux exigences légales et réglementaires 2 Au titre de la démonstration de la conformité des prestations, il doit : * Appliquer un plan d assurance qualité convaincant et offrir une visibilité sur ses processus, * Mettre en œuvre une organisation, des méthodes et des moyens lui permettant de garantir la qualité des produits livrés et leur conformité aux exigences contractuelles, et d en apporter la preuve, * Corriger les non-conformités détectées, y compris après certification des affaires dans SACRAL. * Démontrer qu il est dans une démarche globale d amélioration continue de ses processus. L exploitation du retour d expérience permet de vérifier si les fournisseurs ont respecté leurs engagements et la satisfaction des utilisateurs Enregistrements qualité Le système de traçabilité du fournisseur permet de présenter sur demande du CIMD tous les enregistrements qualité prévus au plan de surveillance en apportant la preuve de la conformité du produit livré aux exigences contractuelles. Le fournisseur accepte à tout moment la possibilité pour le CIMD d effectuer des audits sur son site pour vérifier la bonne application de son système d assurance qualité. La durée d archivage de ces informations est de 10 ans Acceptation de la fourniture Le fournisseur présente au CIMD en vue de leur acceptation, les fournitures pour lesquelles il certifie la conformité aux exigences contractuelles, accompagnées des éventuelles dérogations (cf. paragraphe 5.6 ci-après). Il doit être en mesure d apporter la preuve qu il a bien effectué toutes les vérifications prévues au marché. Le CIMD peut participer s il en fait la demande, aux opérations de vérification, sous réserve que les modalités de ces interventions soient prévues contractuellement. 2 : Pour démontrer la conformité des fournitures à des exigences légales et réglementaires, notamment celles liées au respect de l environnement, le fournisseur doit présenter au CIMD les certificats de conformité associés aux fournitures. 6

7 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 7/ ENGAGEMENTS DU CIMD Le CIMD met à disposition des fournisseurs les moyens suivants dont il assure le maintien en condition opérationnelle : L outil de codification SACRAL, accessible par Internet, Les documentations techniques et réglementaires nécessaires à la bonne exécution des travaux d identification OTAN, accessibles sur son portail Internet 3, Des formations sur la codification/identification OTAN, Une assistance technique téléphonique. Le CIMD s engage à réduire les délais de réalisation des travaux d identification OTAN livrés par un fournisseur ayant accepté de s engager dans une démarche d assurance qualité, en lui offrant pour cela, la possibilité d intégrer lui même les listes d articles de ravitaillement dans SACRAL AGREMENT DU FOURNISSEUR Généralités Conformément à l instruction n 1444/DEF/EMA/OL4 relative à la nomenclature «système OTAN» et aux missions du centre d identification des matériels de la défense (CIMD) du 12/08/1993, les travaux d identification et de codification OTAN d articles de ravitaillement militaires doivent être réalisés par des firmes agréées par le Centre d Identification des Matériels de le Défense (CIMD) au nom du Ministère de la Défense. Ces agréments apportent aux donneurs d ordres du ministère de la Défense, la garantie que les fournisseurs disposent des connaissances professionnelles nécessaires et reconnues pour réaliser des travaux d identification/codification OTAN Niveaux d agréments Deux niveaux d agréments délivrés par le directeur du CIMD peuvent être accordés à un fournisseur, traduisant le niveau de confiance du CIMD : Agrément d aptitude : accordé aux fournisseurs disposant de l aptitude à codifier, mais ne satisfaisant pas encore aux exigences d AQF, ce qui se traduit par des contrôles par une section de codification étatique, des affaires d identification dans SACRAL avant leur certification, Agrément d expertise : accordé aux fournisseurs disposant d un agrément d aptitude et satisfaisant aux exigences d AQF, ce qui se traduit par la fourniture d un dossier de preuves par le fournisseur avant la certification des travaux et par la prise en compte par le fournisseur, après certification des travaux, d actions correctives suite à des audits techniques Conditions d attribution de l agrément technique Les conditions d attribution de l agrément technique sont décrites dans le document de référence [R5] accessible sur le portail internet du CIMD (adresse 3 : A l adresse 7

8 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 8/ Evolution des agréments Le fournisseur débute avec un agrément d aptitude. Il peut décider de rester à ce niveau ou bien progresser vers le niveau d expertise, en s engageant alors dans une démarche AQF telle que décrite dans le paragraphe ci-après. Le suivi des agréments est assuré par Le Bureau Performance et Maitrise des Risques en collaboration avec le Bureau Méthodes et Pilotage Technique DEROULEMENT DE LA DEMARCHE AQF La finalité de la démarche d Assurance Qualité est le déploiement d une relation à long terme, qui se décompose en quatre étapes : Etape 1 : Etablir la confiance, Etape 2 : Mériter la confiance, Etape 3 : Maintenir la confiance, Etape 4 : Rétablir la confiance Etape 1 / Etablir la confiance Cette étape, concernant un fournisseur désirant réaliser des travaux de codification OTAN, a pour objectif d apprécier sa capacité à produire de la codification OTAN, qui se traduit par un accès à l outil SACRAL et la délivrance d un agrément d aptitude. Agrément aptitude + Accès à SACRAL Etape 2 / Mériter la confiance Cette étape a pour objectif de confirmer l'aptitude du fournisseur à livrer de façon continue et régulière des prestations dans une démarche d AQF, en lui accordant le niveau d agrément d expertise. Démarche AQF = Demande volontaire de l industriel Agrément expertise Le fournisseur peut à tout moment solliciter auprès du CIMD l obtention de l agrément d expertise sous réserve de disposer d un agrément d aptitude, de fournir un plan d assurance qualité et de satisfaire aux règles d attribution des agréments techniques définies dans le document de référence [R5] et à l exigence de produire 150 demandes au niveau Satisfaisant ou Acceptable. 8

9 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 9/14 La confiance est méritée si, entre la date d obtention de l agrément d aptitude et celle de la demande d agrément d expertise, au moins cent cinquante demandes ont été contrôlées avec un niveau de qualité satisfaisant ou acceptable. A contrario, la confiance n est pas méritée si le niveau a été moyen ou insuffisant (cf. tableau ci-après). Niveau de qualité \ Niveau de confiance Satisfaisant Acceptable Moyen Insuffisant Confiance Oui Oui Non Non Les règles permettant d établir ce jugement sont données ci-après : Règle n 1 : Définition des non-conformités Trois types de non-conformités sont à considérer : Une non-conformité est classée critique lorsqu elle impacte : a) la sécurité des utilisateurs de l article de ravitaillement ou peut entraîner sa destruction ; b) la sécurité nucléaire ou environnementale, Une non-conformité est classée majeure si elle n est pas critique et si elle a pour effet de remettre en cause les exigences de la spécification technique de besoin, d entraîner un défaut de fonctionnement de l article de ravitaillement, une impossibilité de montage de celui-ci, une gêne sensible pour l utilisateur, Une non-conformité est classée mineure si elle n est ni critique ni majeure, et si elle est généralement admise par les utilisateurs de l article de ravitaillement. Règle n 2 : Définition d un niveau de qualité En fonction des non-conformités avérées sur les affaires de contrôle, on calcule un niveau de qualité pouvant prendre quatre valeurs ( S, A, M, I ): S (Satisfaisant) : aucune non-conformité critique, majeure ou mineure, A (Acceptable) : aucune non-conformité critique ni majeure mais uniquement des non conformités mineures, M (Moyen) : aucune non-conformité critique mais des non-conformités majeures et/ou mineures, I (Insuffisant) : au moins une non-conformité critique Non-conformités Critiques Non-conformités Majeures Non-conformités mineures Satisfaisant Non Non Non Acceptable Non Non Oui Moyen Non Oui Oui/Non Insuffisant Oui Sans objet Sans objet 9

10 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 10/ Etape 3 / Maintenir la confiance Cette étape a pour objectif de développer des relations à long terme, dans l optique d une amélioration permanente et de gains mutuels entre le CIMD et le fournisseur, en s assurant que les prestations réalisées par ce dernier répondent bien aux exigences définies au contrat. Pour cela, un certain nombre d éléments permettent d apprécier le niveau de qualité des prestations du fournisseur en jugeant si les preuves remises sont suffisamment probantes pour maintenir la confiance. Analyse des éléments de preuve contractuels, Respect des délais de livraison, Qualité de la production. Confiance maintenue oui Maintien Agrément expertise non Rétablir la confiance Eléments de preuve AQF Le dossier justificatif, dont la liste est précisée au contrat, permet au COCOID de certifier les travaux du fournisseur. Il comprend les éléments suivants : Un Plan d Assurance Qualité, La preuve de la fourniture des données techniques nécessaire à la validation de la LAR ( liste d articles de ravitaillement) et l attribution d un NNO, La liste et les coordonnées des sociétés agréées par le CIMD, que le titulaire du contrat a retenues pour effectuer des prestations d identification/codification OTAN., Un certificat de conformité des prestations aux spécifications techniques (y compris les dérogations accordées), Les enregistrements qualité liés aux contrôles des travaux, La compatibilité avec les dates de livraison des fournitures associées, Le résultat des actions relatif à la participation aux opérations de vérification) 4 (si cette participation est prévue dans les dispositions contractuelles) Audits techniques La méthodologie de mise en œuvre des audits techniques est décrite dans le document [R6], accessible sur l espace professionnel du portail internet du CIMD 5 (Rubrique réglementation). Dans ce cadre, le fournisseur s engage à mettre à disposition la documentation technique ayant servi aux travaux d identification OTAN. 4 : Pour les contrats DGA, tout lancement d essai / vérification vis-à-vis du titulaire (et de son prestataire) transite par la DGA, y compris l examen de la LAR initiale avec les éléments techniques selon les spécifications techniques du CIMD. 5 : 10

11 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 11/ Remise en cause de la confiance La confiance est remise en cause si au moins l un des éléments suivant est constaté : L analyse continue des dossiers de preuves ne donne pas satisfaction, La qualité de la production n est pas satisfaisante, Etape 4 / Rétablir la confiance Cette étape consiste à mener des audits afin d appréhender et d analyser les dysfonctionnements constatés lors des phases d examen des dossiers de preuves et lors de l analyse de la qualité de la production des prestations d identification/codification OTAN. [R7] Pour cela, un examen des processus du fournisseur devra conduire à mettre en œuvre des actions correctives et d amélioration pour : Ses processus de codification, Ses travaux de codification, La formation de son personnel. Confiance rétablie oui Maintien Agrément expertise non Déclassement Agrément aptitude Perte de l agrément d expertise Le fournisseur propose au CIMD dans un délai d un mois une liste d actions correctives. Il est tenu de mettre en œuvre au plus tôt celles que le CIMD aura jugées pertinentes, ce qui lui permet de conserver son niveau de confiance et son agrément d expertise. Ces actions correctives étant mises en œuvre, si aucune amélioration n est constatée, le fournisseur perd la confiance du CIMD. La délivrance d un nouvel agrément d expertise nécessite d établir à nouveau la confiance (cf ci-avant) DEROGATIONS Toute non-conformité des prestations aux spécifications techniques [R3] constatée par le fournisseur avant livraison, doit être signalée au CIMD, en particulier s il existe des dispositions légales et réglementaires relatives au produit. Pour cela, le fournisseur établit une demande de dérogation dûment motivée, qu il transmet tout au long du processus de réalisation, de manière à ne pas retarder la certification des travaux de codification. 11

12 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 12/14 Cette demande doit comporter l ensemble des éléments permettant au COCOID de statuer sur la recevabilité de celle-ci : propositions éventuelles de corrections, documents contractuels nécessaires, situation des produits, incidence sur les délais. Le fournisseur doit enregistrer les dérogations obtenues ainsi que leurs dates d expiration. Les prestations fournies dans ces conditions doivent être parfaitement identifiées POLITIQUE D AMELIORATION CONTINUE Le fournisseur doit s engager dans une dynamique de progrès continu, et présenter régulièrement au CIMD ses actions d amélioration. [R7] 12

13 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 13/14 Annexe 1 : Processus d identification OTAN dans SACRAL sous AQF Contrats avec MOI et fournisseur sous traitant 13

14 03/12/2013 REF_080423_CIMD Page 14/14 Annexe 2: Processus d identification OTAN dans SACRAL sous AQF Contrats avec fournisseur sous traitant direct 14