FRAIS PROFESSIONNELS EXONERATIONS DE COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE NOUVELLES PRECISIONS

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1 SOCIAL N 57 SOCIAL N 25 En ligne sur le site / extranet le 23 mai 2003 FRAIS PROFESSIONNELS EXONERATIONS DE COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE NOUVELLES PRECISIONS Deux arrêtés du 10 et du 20 décembre 2002 ont modifié les règles relatives à la prise en compte des avantages en nature et des frais professionnels pour le calcul des cotisations de sécurité sociale (cf. Bulletin d Informations N 3 SOCIAL N 3 en ligne sur le site / extranet le 23 janvier 2003). Le Ministère des Affaires sociales, du Travail et de la Solidarité Nationale a, ensuite, apporté de premières précisions sur les règles applicables. Une lettre ministérielle du 2 avril 2003 (modifiée par lettre du 15 avril)a fixé un nouveau barème applicable au BTP (cf. Bulletin d Informations N 47 SOCIAL N 20 en ligne sur le site / extranet le 8 avril 2003). Les modalités d exonération des indemnités de petits déplacements viennent d être explicitées avec d autres précisions relatives aux frais professionnels, dans une circulaire «Questions Réponses n 2» du 7 mai 2003 disponible sur le site 3, rue de Berri PARIS Téléphone : Télécopieur : Web :

2 I PRECISIONS SUR LE BAREME D EXONERATION DES INDEMNITES DE PETITS DEPLACEMENTS Il est rappelé pour le transport que le barème publié simplifie le dispositif en retenant une valeur journalière d exonération en fonction du kilométrage aller-retour parcouru par le salarié et indépendamment de la cylindrée du véhicule utilisé (Bulletin d Informations N 47 SOCIAL N 20 en ligne sur le site / extranet le 08 avril 2003). Ces nouvelles modalités d exonération sont applicables depuis le 1 er avril La récente circulaire ministérielle souligne (question n 36) que «dans le cadre des indemnités spécifiques aux petits déplacements des salariés du bâtiment, il n existe désormais plus de barème au titre des indemnités globalisées». Par conséquent, il est conseillé aux entreprises de dissocier sur le bulletin de salaire les indemnités de petits déplacements afin d éviter tout litige relatif aux limites d exonération. En effet, le versement d une indemnité globalisée (une seule ligne sur le bulletin de salaire) pourra faire l objet d un contrôle strict de la part des URSSAF, l employeur devant alors être en mesure de justifier qu il s agit bien de frais professionnels. II GRANDS DEPLACEMENTS 1) Définition du grand déplacement Le salarié est en grand déplacement lorsqu il accomplit une mission professionnelle et qu il est empêché de regagner sa résidence, à condition que : - la distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement soit au moins égale à 50 km (trajet aller) - et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller). Ces deux conditions constituent une présomption simple. Si le salarié est empêché de regagner son domicile en fin de journée pour des circonstances de fait, il est considéré comme étant dans la situation de grand déplacement. 2) Barème d exonération La circulaire ministérielle récapitule l ensemble des règles d exonération des indemnités forfaitaires de grands déplacements : 2

3 Nature de l indemnité Lieu où s accomplit la mission Montant en euros (2003) Déplacement de plus de 3 mois (- 15%) Déplacement de plus de 24 mois et moins de 6 ans (- 30%) Nourriture 15 par repas 12,8 par repas 10,5 par repas Logement et petit déjeuner Paris et départements de Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis et Val-de-Marne 54 45,9 37,8 Autres départements de France Métropolitaine ) Durée maximum du grand déplacement Le bénéfice des déductions au titre des indemnités forfaitaires de grand déplacement n est possible que dans la limite de 6 ans. Au-delà, l employeur peut déduire les remboursements de frais de grand déplacement sous la forme des dépenses réellement engagées et dans ce cas l employeur doit produire les justificatifs y afférents. Un tel prolongement suppose qu il soit démontré que le salarié demeure effectivement en grand déplacement. III ABATTEMENT DE 10% 1) Droit d option pour l abattement de 10% L arrêté du 20 décembre 2002 réformant le régime d exonération des frais professionnels a maintenu le principe d une déduction forfaitaire spécifique (abattement de 10%) pour les Ouvriers du BTP. Toutefois, l article 9 de l arrêté énonce : «Sauf dans le cas où le ou les travailleurs salariés et assimilés ou leurs représentants, préalablement consultés, refusent expressément, l employeur peut user de cette faculté». L employeur fait donc le choix d user de l abattement ou non, mais ce choix ne peut être fait qu avec l accord préalable des salariés. Cet accord peut résulter : - d une convention ou d un accord collectif de travail, - d un accord donné par le comité d entreprise ou les délégués du personnel, - de l accord individuel de chaque salarié (contrat de travail ou procédure de consultation par lettre recommandée avec coupon réponse). A défaut de disposition relative à l abattement de 10% dans la convention collective nationale des Ouvriers des Travaux Publics, l entreprise peut procéder à : 3

4 - la négociation d un accord d entreprise (si elles disposent de délégués syndicaux), - la consultation des instances représentatives du personnel (comité d entreprise délégués du personnel), - la consultation individuelle de chaque salarié. La consultation individuelle doit faire l objet d une procédure mise en œuvre par le chef d entreprise consistant à informer chaque salarié individuellement par lettre recommandée avec accusé de réception du dispositif de l abattement, accompagné d un coupon réponse d accord ou de refus à retourner par le salarié. (Vous trouverez en fin de Bulletin un modèle de lettre d information ainsi qu un modèle de coupon réponse). De plus, la circulaire «Questions Réponses n 2» apporte des précisions sur ce droit d option : Question : Lorsqu une convention collective, un accord collectif ou un accord du comité d entreprise ou des délégués du personnel a été favorable à ce droit d option, le salarié peut-il le contester? Réponse : Non, le salarié ne peut pas contester l accord collectif. Question : Lorsque l option pour l abattement de 10% a été actée dans le cadre d un accord collectif, les parties peuvent-elles remettre en cause la décision? Réponse : Lorsque les parties des accords collectifs décident de réformer la décision qu elles ont prises, elles ne peuvent le solliciter que pour l année en cours. Ces décisions doivent intervenir avant le 31 décembre de l année en cours. Question : Lorsque le salarié a, par décision individuelle, donné son accord ou désaccord sur l abattement, peut-il réviser sa décision? Réponse : Il ne peut réviser sa décision que pour l année à venir et non pour l année en cours. Il doit adresser un courrier à l employeur avant le 31 décembre de l année en cours. 2) Cumul abattement de 10% et exonération des indemnités de grand déplacement La circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 a expressément permis le cumul de l abattement de 10% et l exclusion de l assiette des indemnités de grand déplacement allouées aux ouvriers du BTP. Lesdites indemnités ne sont pas à réintégrer dans l assiette de cotisations en cas d abattement de 10%. La question s est posée de savoir si cette non réintégration valait également pour les frais de transport exposés à l occasion des voyages de début et de fin de chantier ainsi que les voyages de détente. 4

5 La réponse ministérielle est la suivante : Les frais de transport exposés à l occasion des voyages de début et de fin de chantier ainsi que les voyages de détente prévus par les conventions collectives du bâtiment et des travaux publics constituent des frais professionnels se rapportant directement à la situation de grand déplacement dans laquelle se trouvent les ouvriers. La prise en charge de ces frais par l employeur peut donc, à titre dérogatoire, être exonérée de cotisations en cumul de la déduction forfaitaire spécifique au même titre que l indemnité de grand déplacement (nourriture et logement). 3) Cumul abattement de 10% et paiement direct du repas au restaurateur par l employeur Question : Lorsque l employeur paie directement au restaurateur le prix du repas du salarié et qu il opte pour l abattement de 10%, doit-il réintégrer dans l assiette de cotisations cette prise en charge? Réponse : Non, cette prise en charge doit être négligée. 5

6 Annexe Modèle de lettre de consultation du salarié pour la pratique de l abattement de 10% Entreprise XXXX, le.2003 Nom Prénom Monsieur (Madame), Actuellement vos cotisations sociales sont calculées sur l ensemble des sommes brutes indiquées (salaires, primes, indemnités, etc. ) après application d un abattement pour frais professionnels de 10%. Cela se traduit principalement pour vous aujourd hui : - par des cotisations retraite et chômage moindres, - par un salaire net reçu plus élevé. Nous vous proposons de continuer à calculer vos cotisations de la sorte. Cependant, il vous est possible de renoncer à ce mode de calcul. Si tel était votre choix, nous calculerions alors vos cotisations sans «abattement pour frais professionnels». Dans ce cas, elles pourraient être amenées à augmenter et votre salaire net à diminuer. C est pour quoi nous vous remercions de bien vouloir nous retourner ou nous remettre, dans un délai de 15 jours, le coupon réponse ci-joint après l avoir daté et signé. Nous vous prions de croire, Monsieur (Madame), en l assurance de notre considération distinguée. La Direction 6

7 Annexe Modèle de coupon réponse Merci de bien vouloir nous retourner ce coupon daté et signé Nom Prénom Entreprise! Je suis d accord pour que l assiette de mes cotisations sociales continue, comme auparavant, à être - ou soit (pour les nouveaux embauchés) calculée avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (abattement de 10%).! Je demande à partir de cette année, que l assiette de mes cotisations sociales ne soit plus calculée selon la méthode de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (abattement de 10%). Date Signature 7