MANUEL D UTILISATION. MANUEL LOGICIEL Cil La Paie. Menu du module Paie :

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1 MANUEL LOGICIEL Cil La Paie MANUEL D UTILISATION Menu du module Paie : Tous Droits réservés GTHL Informatique CA de Carrière Beurrière II AVRILLE Page 1

2 Création des fiches agents. Pour calculer la paye d un agent, d un élu... il convient d abord de créer et compléter la fiche agent qui reprend son identité et ses caractéristiques fixes. Pour cela, allez dans la colonne paie du menu choix Fiche Agent. Si vous avez déjà saisi des agents, appuyez sur $ ou l icône Création pour introduire les fiches. Le code agent : Il s agit d'un numéro d'ordre : 3 chiffres minimum. Code tiers de l agent dans la comptabilité indispensable pour le mandatement. La civilité prend les valeurs 1, 2 ou 3, appuyer sur *. Le RIB se complète automatiquement à partir du tiers de la comptabilité. Vous ne le modifiez ici que si vous utilisez Hopayra (Mandatement collectif). La catégorie détermine le bulletin type associé. Elle est fondamentale. En cas de changement de catégorie en cours de mois vous devez continuer à utiliser le même agent. Article comptable appuyer sur * pour Cocher les mois de paye. Zones DADSU afficher la liste. Page 2

3 Remarques : Le code tiers de l agent en comptabilité permet de faire le lien avec le logiciel de comptabilité. Il est indispensable de renseigner cette zone si vous souhaitez transférer les mandats dans la comptabilité. Vous pouvez à partir de cet endroit créer le tiers en comptabilité en appuyant sur $ sur la liste des tiers. Il est préférable de créer le tiers avant l agent, il y a en effet recopie immédiate d informations (Nom, adresse, banque ) La zone «texte du bulletin» : permet d indiquer un texte qui sera imprimé sur le bulletin de salaire du mois courant; il peut s agir du détail d un rappel par exemple. Ce texte peut être différent chaque mois. La zone «texte du mandat» permet de saisir un texte qui sera imprimé sur le mandat, il peut s agir de précisions à l attention du comptable. En fin de saisie appuyer sur ) ou sur l icône Validation pour confirmer. Créer ensuite sur le même principe toutes les fiches agents. Créer une fiche pour les salariés, les élus, les occasionnels. Important : Si un agent doit être payé sur 2 indices, correspondant à des fonctions différentes, il faut créer deux fiches-agent. Si un agent change de catégorie ou de statut en cours d'année, il ne faut pas créer une seconde fiche. Créer deux bulletins sur un seul agent, sur ces deux périodes. La liste des agents peut être imprimée en appuyant sur l icône Imprime sur la liste des agents Cette liste est obtenue dans la colonne paie du menu, choix Gestion des fiches agents. Page 3

4 LE CALCUL DU PREMIER BULLETIN : A partir du menu Paie lancer Gestion bulletin agents. Le calcul des bulletins se fait à partir de "rubriques de paie". Les rubriques sont des lignes du bulletin. Il s agit des éléments qui constituent : «Le brut» comme le traitement de base, le supplément familial, les primes... Les charges, part salariale Les charges, part patronale Des bases de calculs ou de cumuls Les rubriques sont insérées en fonction : De la catégorie de l agent (préparée par le paramétrage de base du logiciel) qui est la liste minimale de rubriques dont bénéficiera l agent, Des variables propres à l agent (à partir de saisies faites au moment du calcul du bulletin) qui permet d ajouter des rubriques personnelles. L utilisateur agit donc indirectement sur les rubriques pour les ajouter ou les supprimer. Il agit sur les causes (les faits générateurs), les rubriques n étant que les conséquences légales. Pour cela il peut : Ajouter des variables (lesquelles vont déclencher l apparition des rubriques de paie). Supprimer des variables ce qui entraîne la suppression de la rubrique. Modifier une «catégorie» (ajout ou suppression des rubriques). Page 4

5 Exemple : la paye d un Titulaire CNRACL : Pour que soit calculé le traitement indiciaire ainsi que toutes les charges, il suffit de renseigner 2 variables : Indice Majoré et Heures hebdo. L indice Brut n est saisi que pour information. Pour pouvoir ajouter des variables (et donc des rubriques) le curseur doit être dans la liste des variables de l agent, colonne code. Variables à renseigner. Chaque mois peut être découpé en périodes d activité. La DADSU vous oblige à procéder ainsi. Dans ce cas créer un 1 er bulletin du 1 er au jour de changement puis un 2 du lendemain à la fin du mois. Indiquer sur le 1 er le motif de fin et sur le 2 le motif de début. Net à payer Total contributions. Page 5

6 Ajout de lignes dans le bulletin : Il est possible d ajouter de nouvelles lignes (rubriques) sur le bulletin. Pour cela il faut ajouter (création) de nouvelles variables. Exemple : Ajout du supplément familial : Il faut ajouter la variable «Enfants à charge» (c est à dire la cause de ce supplément) dans la liste des variables. Le curseur étant placé dans la liste des variables (partie supérieure de l écran) : S il est dans la colonne valeur, appuyez sur $ ou icône Création, Appuyez sur * ou icône liste. Choisissez dans la liste la variable «Nb d enfants à charge» Renseignez ensuite le nombre d enfants à charge Rubrique insérée automatiquement. Page 6

7 Cil calcule automatiquement le supplément familial et donc insère la rubrique correspondante. S il s agit d une personne à temps partiel, le supplément familial sera proratisé. Procéder de la même manière pour l ajout de primes, heures supplémentaires... Remarques : Cil est livré en standard, avec l ensemble des cas de paie référencés à ce jour. Il est possible, cependant, de compléter le paramétrage livré par : Le formateur au moment de l installation, Intervention téléphonique Envoi de paramétrages par disquette (voir en fin de manuel) Autre exemple : la paye d un C.E.S. Saisir ici le nombre d heures exonérées de charges sociales (les premières) Saisir, au besoin, les heures complémentaires, soumises à charges Remarques : Vous ne pouvez pas supprimer une rubrique de cotisations si celle-ci est liée à la catégorie de l agent. Pour toutes modifications consultez de préférence votre service d assistance (avant par exemple de modifier la catégorie). Page 7

8 LES OPERATIONS MENSUELLES DE PAIE Traitement de la Paie - Opérations à effectuer mensuellement : 1 :Vérifiez que vous êtes dans le bon mois de paie : Cil indique dans le titre du menu le mois de paie en cours. Si le mois est incorrect utilisez Changement de mois dans la colonne Paie du menu. 2 :Vérifiez les VARIABLES nécessaires au calcul de la paie qui ont changé : Taux de cotisations, Valeurs du point Allez dans variables collectives, colonne Paie du menu. Modification des valeurs des variables collectives. Page 8

9 Choisissez la variable en appuyant sur la touche E, et ensuite modifiez la valeur de la variable. 3 :Faites le calcul des bulletins, Colonne Paie du menu, choix Gestion bulletins agents. Choisir le 1er agent à payer et appuyer sur la touche E pour recalculer le bulletin. Modifier si besoin est : les indices, les heures, le montant des primes... dans les variables de l'agent. (en haut à gauche de l'écran). Appuyer sur ) pour valider le calcul du bulletin et passer au bulletin suivant. Au bulletin suivant, idem, modifier les variables, si nécessaire, valider par ), et ainsi de suite jusqu'au dernier agent à payer. Sortir du menu " Gestion des bulletins agents" en appuyant sur X. 4: Edition des bulletins. Dans la colonne paie du menu choisir Gestion bulletins agents. Appuyez Indiquez les N d agent de début et de fin. Appuyer sur ) pour valider le choix. Page 9

10 5: Edition des états récapitulatifs. Dans la colonne paie du menu choisir Editions globales. Dans la liste, choisir "Récap nominative des caisses", appuyer sur la touche E, et valider par ). Choisir le mois de début appuyer ensuite sur la touche E. Indiquer le nombre de mois et appuyer à nouveau sur la touche E. Choisir les caisses de cotisations à éditer : de la 01 (Urssaf) à la 03 (Ircantec). (ou faire * pour accéder à la liste.) Appuyer sur ) pour valider le choix. 6: Edition des bordereaux de Caisses de Cotisations. Uniquement si votre paramétrage de paie le prévoit, et si l option est activée. ( Cette étape n'est à faire que le dernier mois du trimestre, si vous payez les cotisations trimestriellement) Choisir le menu "RECAP" à droite du menu Paie. Choisir "Edition des Bordereaux de Caisses" et appuyer sur la touche E. Choisir "Urssaf " appuyer sur la touche E, Choisir le mois de début, et appuyer sur la touche E. Indiquer le nombre de mois, et appuyer sur la touche E. 7: Sauvegarde de la Paie. Choisir le menu "Outils/Sauvegarder les fichiers". (Utiliser 3 jeux de disquettes, 1 jeu pour chaque mois du trimestre). Remarque : Vous pouvez faire une vérification de vos sauvegardes. Dans le menu «Outils/Vérifier la sauvegarde». Page 10

11 8: Génération des mandats vers la comptabilité. Dans la colonne Paie du menu, choisir Création des mandats en compta, et appuyer sur la touche E. Choisir "Agents + Caisses", et appuyer sur la touche E. Faire ) sur la liste des mandats proposés. Faire à nouveau ) sur la date proposée (ou la modifier). Remarque : Vous pouvez aussi créer d abord les mandats des Agents et ensuite demander la génération des mandats correspondants aux caisses. Dans ce cas vous obtiendrez 2 bordereaux différents. 9: Edition des mandats et bordereaux émis depuis la paie. Passer dans le module COMPTABILITÉ. Dans la colonne Mandats du menu, choisir Impression des bordereaux, faire * pour retrouver le ou les bordereaux à éditer et appuyer sur la touche "FIN". Choisir Impression des mandats, choisir "Ordinaires" indiquer les N du premier et du dernier mandat à imprimer. (ou faire * pour les rechercher dans la liste). 10: Comme pour toutes les opérations en compta, générer la disquette «Trésorerie». 11: Retourner en paye et faire le changement de mois. (vos sauvegardes doivent être faites) Remarque : Le changement de mois peut être fait au début de la paie du mois suivant. Page 11

12 LES TRUCS OCCASIONNELS DE LA PAIE 1.Correction des bulletins après éditions Si vous constatez une ou plusieurs erreur(s) dans votre paie avant le transfert en comptabilité : 1) Recalculez le (ou les) bulletin(s) concerné(s) ; 2) Refaites les éditions susceptibles d être concernées ; 3) Ensuite continuer la procédure normale. Si vous constatez une ou plusieurs erreur(s) dans votre paie après le transfert en comptabilité : 1) En comptabilité, supprimer les mandats concernés (avec renumérotation) ; 2) En paie, recalculer le (ou les) bulletin(s) concerné(s) ; 3) Refaites les éditions susceptibles d être concernées ; 4) Transférer de la paye en comptabilité, Cil ne transfère que les mandats qui ont été supprimés. Page 12

13 2.Faire une régularisation de cotisation. Vous avez oublié de mettre à jour un taux de cotisation, oublié d appliquer une cotisation à un agent LA REGULARISATION S IMPOSE! Vous pouvez faire, par exemple, une régularisation manuelle. Pour cette méthode, au moment du calcul du bulletin ajouter une variable qui va vous permettre de saisir le montant de la régularisation. Choisir dans la liste le rappel. Saisir les valeurs : Le montant du rappel La rubrique de régularisation insérée Manuel CIL automatiquement. 19/11/2006 Page 13

14 3.Faire une édition pour un mois passé Vous voulez éditer le bulletin de salaire d'un agent pour un mois antérieur, rééditer un état de cotisation du trimestre précédent, d une année antérieure... Dans le menu paie, choisissez l'option "Changement de mois", ensuite à la question suivante prenez l'option "Consulter l historique". Vous pouvez alors choisir le mois pour lequel vous souhaitez la réédition : Vous ne pouvez pas faire de modifications de données pour ces mois "clos", mais vous pourrez tout rééditer. 4.Importation de paramétrages Pour importer de nouvelles rubriques fournies par les services d'assistance de Cil : - Allez dans le menu "Outils" - Choisir "Import de paramétrage" - Mettre la disquette de paramétrage - Suivre les instructions. Page 14

15 LES OPERATIONS DE FIN D ANNEE Pour l'utilisation du module TDS, se référer au manuel TDS. Chronologie des Opérations de fin d'année Editions D.A.S., Etats récapitulatifs annuels des caisses, Changement de mois (de Décembre à Janvier) Modifications ou suppressions de fiches agents partis définitivement. 1 Les éditions de fin d'année : Edition D.A.D.S Après le calcul de la Paie de décembre, Dans le menu "Récap", choisir : "Edition DADS U" Page 15

16 Editions récapitulatives des caisses. Dans le menu "Paie" : Choisir le menu "Editions globales" et valider. Choisir par exemple "Récap nominative caisses" et appuyer sur E. Choisir les codes des caisses à éditer. (01 Urssaf, 02 Cnracl 03 Ircantec etc..) appuyer sur E Choisir le mois de début et appuyer sur E Indiquer le nombre de mois et appuyer sur E Page 16

17 2.Changement de mois / Changement d'année Le changement de mois effectué au mois de Décembre, effectue aussi le changement d'année. Il est possible de rééditer les états de l'année antérieure après avoir fait le changement de mois. Choisir "Consult. Historique". Choisir le mois de Décembre dans la liste, Redemander les éditions telles qu'elles ont été présentées plus haut. Quand le passage dans l exercice suivant est fait, vous pouvez procéder à des suppressions de données. Ceci vous permettra de gagner de la place sur votre disque dur et aussi sur les disquettes au moment de la sauvegarde. Attention, vous ne pourrez plus demander de réédition pour les agents que vous avez effacés. Notre conseil : Ne faites de suppressions que pour les agents des années N-2 ou plus anciennes. Page 17

18 3.Modification en début d'année Modification ou suppression de fiches agents Certaines zones de la fiche agent peuvent être complétées Eventuellement modifier les mois de paie des agents embauchés en cours d année. En choisissant dans le menu, colonne Outils l'option Effacer mois, agent, budget. Il est possible de supprimer les agents pour lesquels aucune paie ne sera faîte dans l'année. Il est impératif de faire une sauvegarde avant d'utiliser cette commande. Page 18

19 Changements de taux de Cotisations. Pour modifier un taux de cotisation : Dans la colonne Paie du menu choisir Paie/variables Collectives. Dans la liste, taper les premiers caractères du code de la variable de taux. Une fois la variable atteinte, appuyer sur E puis modifier le taux et valider la modification par ) Le tableau ci-dessous présente quelques-uns des taux qui pourraient être modifiés, associés à leur code variable. Selon votre paramétrage vous pouvez constater quelques différences dans le code de variable. Catégories. agents CES Régime Général Référence du Taux qui pourrait être modifié. Taux URSSAF maladie Taux URSSAF Vieillesse Taux URSSAF maladie Taux URSSAF Vieillesse Taux accident du travail Code de la variable correspondant au taux. URSGAMAL URSGAGVIEIL URSGAMAL URSGAGVIEIL URSGPAACC Régime spécial Taux Urssaf maladie URSSAGMAL Pour tous les Agents Pour tous les Agents Taux C.S.G. non déductible Taux C.S.G. déductible Taux cotisation Centre de Gestion. CSG TAUX1 CSG TAUX 2 CENG TAUX Page 19

20 Rappels automatiques. Il existe, dans CIL, une 2 méthode de calcul des rappels : les rappels automatiques. Cette méthode est à utiliser avant de calculer les bulletins (sinon il faut les recalculer). En voici un exemple d utilisation : un rappel collectif de taux du RDS. Vous devez, dans ce cas, dans la colonne rappels du menu choisir rappels collectifs puis indiquer le code de la variable sur laquelle effectuer le rappel (ici CS RDTX) puis la date de début du rappel (n importe quel jour dans votre historique). Validez ensuite cet écran par ) Toujours dans la colonne rappels du menu, choisissez Calcul des rappels et confirmez ce calcul. Page 20

21 Vous pouvez ensuite calculer vos bulletins. Le(s) rappel y est intégré. Vous avez malgré tout la possibilité, pour chaque agent, de désactiver ce calcul en supprimant la variable AVECRAPPEL qui est insérée dans son bulletin. Rappel de RDS calculé et intégré automatiquement. Page 21