Contrôle URSSAF : les 12 points régulièrement vérifiés

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1 Contrôle URSSAF : les 12 points régulièrement vérifiés Le contrôle Urssaf permet de garantir la juste application des législations de sécurité sociale et d assurance chômage. L Urssaf envoie un avis de contrôle en lettre recommandé avec accusé réception pour prévenir de son passage et pour indiquer les documents à rassembler avant sa venue. Le contrôle se fait : soit sur pièces, c est-à-dire qu il faut adresser les documents à l URSSAF, soit sur place, le contrôleur se déplace dans l entreprise. Un contrôle URSSAF porte sur les cotisations et contributions exigibles dans la limite des trois années civiles antérieures au contrôle. Concernant les documents sociaux, le contrôleur examine les bulletins de paie, les contrats de travail, la déclaration annuelle des salaires, les avantages en nature ainsi que les contrats collectifs de l entreprise. Dans cet article, nous allons nous intéresser aux éléments les plus contrôlés et les plus redressés lors d un contrôle URSSAF. Contrôle URSSAF : la vérification des salaires versés Le contrôleur vérifie les salaires versés durant la période contrôlée. Les salaires doivent respecter les minimas mensuels prévus dans la convention collective de l entreprise en fonction de la classification des salariés. De plus, l examinateur contrôle si les primes prévues par la convention collective ont bien été versées comme par exemple la prime d ancienneté ou encore la prime de vacances. Le contrôle URSSAF sert aussi à vérifier qu il n y a pas de travail au noir et que l ensemble des salaires soit versé dans le respect de la réglementation. Contrôle URSSAF : l étude des réductions et exonérations L examinateur contrôle également les différentes réductions et exonérations, à savoir : La réduction Fillon C est une réduction de charges patronales qui concernent tous les salaires jusqu à 1,6 fois le Smic, dont la formule est complexe. De ce fait, le contrôleur URSSAF va

2 vérifier tous les salariés qui bénéficient de cette réduction en fonction du nombre d heures travaillées dans l année. L exonération TEPA Il s agit d une déduction forfaitaire fixée à 1,50 par heure supplémentaire. Cette exonération concerne les entreprises de moins de 20 salariés. L exonération Zone Franche Urbaine (ZFU) Le contrôleur URSSAF s assure que les critères d éligibilité pour bénéficier de l exonération ZFU (ou territoires entrepreneurs) soient bien respectés : le quota d embauche exigé est bien respecté dans l entreprise, les salariés concernés ont bien une rémunération horaire inférieure ou égale à 1,4 fois le Smic. L exonération Jeune Entreprise Innovante (JEI) Le contrôleur vérifie que les salariés concernés sont bien des ingénieurs-chercheurs réalisant des projets de recherche et de développement pur et que les salariés concernés perçoivent une rémunération inférieure à 4,5 fois le Smic. Contrôle URSSAF : les justificatifs sur frais Frais professionnels et contrôle URSSAF Les frais professionnels correspondent à des dépenses que le salarié a engagé pour exercer son activité professionnelle comme par exemple des frais de restauration ou encore des frais de déplacement. Ils ne sont pas soumis aux charges sociales. Lors de son contrôle URSSAF, le vérificateur va donc demander les justificatifs relatifs aux remboursements de frais professionnels. Frais kilométriques et contrôle URSSAF Les frais kilométriques sont calculés par rapport au barème des indemnités kilométriques en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage parcouru dans l année à titre professionnel. Pour cela, il est important de tenir un

3 carnet de route avec des informations importantes telles que la date, le kilométrage parcouru ainsi que le motif de déplacement. De ce fait, lors d un contrôle URSSAF, l examinateur va demander ce carnet de route ainsi que la copie de la carte grise pour vérifier notamment la puissance fiscale de la voiture. La mutuelle et le contrôle URSSAF En ce qui concerne la mutuelle, se mettre en conformité est devenu obligatoire en cas de contrôle d Urssaf. Depuis le 1er Juillet 2014, les entreprises dont le contrat de Mutuelle ne couvrait qu une partie du personnel ont dû étendre leur contrat de mutuelle à l ensemble du personnel ou établir un nouveau contrat pour une nouvelle catégorie (par exemple mettre en place un contrat pour les non cadres). De plus, la mise en place d un contrat collectif doit être formalisée par la rédaction d une décision unilatérale avec émargement des salariés. A défaut, cela est considéré comme de l avantage en nature. Pour les cas de dispenses prévus dans la décision unilatérale, il est important de conserver les justificatifs à présenter en cas de contrôle d Urssaf. Pour rappel, la mutuelle va devenir obligatoire dans toutes les entreprises à partir du 1er Janvier Conventions de stage et contrôle URSSAF L examinateur va être très attentif concernant les stagiaires venus dans l entreprise. En effet, pour être exonéré de cotisations sociales, l indemnité d un stagiaire ne doit pas dépasser la franchise sociale qui varie en fonction de la date de signature de la convention de stage. Lors du contrôle URSSAF, il faut réunir toutes les conventions de stage pour qu il puisse vérifier la durée du stage et la gratification de ce dernier. Contrats d apprentissage et contrôle URSSAF Les contrats d apprentissage sont exonérés de certaines cotisations sociales. L examinateur demande alors une copie des contrats d apprentissage et vérifie la rémunération versée aux apprentis.

4 Le contrôle des bons d achat Les bons d achat doivent être remis à l occasion d un événement particulier tel que le mariage, la naissance, le Noël des salariés ou encore en cas de départ à la retraite. Le salarié doit être concerné par l évènement et le chèque cadeau doit mentionner la nature du bien. Le contrôleur URSSAF vérifie si l employeur a bien respecté ces différentes règles pour bénéficier de l exonération. Les chèques cadeaux et les bons d achat doivent respecter un seuil de 5% du plafond de la sécurité sociale (159 pour l année 2015). De plus, le contrôleur s assure bien que les bons d achat ont bien été accordés à l ensemble des salariés de l entreprise pour une valeur identique sans tenir compte de l ancienneté, du type de contrat ou encore de la durée du travail. Il est judicieux de signer une feuille d émargement pour l ensemble des salariés lors de la remise des titres afin de pouvoir le justifier en cas de contrôle d Urssaf. Avantages en nature et contrôle URSSAF L avantage en nature est une utilisation personnelle d un bien mis à la disposition par l employeur. Il est considéré comme un élément de salaire et doit être soumis à cotisations sociales. Les avantages en nature peuvent être sous forme de nourriture, de logement, de véhicule ou encore des outils des nouvelles technologies de l information et de la communication. Le contrôleur URSSAF va ainsi demander les justificatifs et la méthode d évaluation de l avantage en nature.

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