Facturation électronique Chorus Pro. Réunion Secrétaires de Mairie communes de 2000 habitants/cdg. Hanvec 29 septembre 2016

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1 Facturation électronique Chorus Pro Réunion Secrétaires de Mairie communes de 2000 habitants/cdg Hanvec 29 septembre 2016

2 Ordre du jour 1ère partie 1- Contexte - Cadre juridique de la dématérialisation 2- Projets constitutifs de la dématérialisation 3- La facturation électronique 4- Chorus Pro 5- Dispositif de support et d'aide 2

3 La dématérialisation : Contexte Cadre juridique

4 Le cadre juridique de la dématérialisation L obligation pour les OPL d accepter les factures dématérialisées des fournisseurs est régie par un cadre législatif européen et national La directive européenne relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics (26 juin 2013) impose aux pouvoirs et entités adjudicateurs d accepter les factures électroniques, au plus tard, pour 2020 ; La loi n du 2 janvier 2014 habilite le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises ; L ordonnance du 26 juin 2014 institue l obligation de dématérialisation des factures émises par les fournisseurs de l État et de tout le secteur public local. 4

5 La dématérialisation des factures en Europe 5

6 Le cadre juridique de la dématérialisation L obligation d'émettre des factures sous format dématérialisé entrera en vigueur progressivement : Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (+ de 5000 salariés) et les personnes publiques( fournisseurs = SIRET) + les entreprises qui dématérialisent déjà pour l'etat ( entreprises environ) et les entreprises volontaires Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) entreprises au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) petites et moyennes entreprises Au 1er janvier 2020 : pour les micros entreprises (- 10 salariés) 6

7 L'ordonnance n du 26 juin 2014 : Obligation parallèlement pour toutes les entités publiques d'accepter les factures électroniques ; Toutes les prestations réalisées dans un cadre contractuel et donnant lieu à l'établissement d'une facturation par un fournisseur privé ou public entrent dans le champ de l'ordonnance du 26 juin Son application pousse à la dématérialisation native des PJ dans la chaîne comptable et financière ; Cette obligation s'appuie sur la mise à disposition par l État d'une plate-forme d'échanges de ces factures dématérialisées adossée à un portail, «Chorus Pro», dont l'accès, réservé initialement aux fournisseurs de l État, est étendu notamment aux collectivités locales, EPS et OPH, afin de mutualiser les coûts de développement informatique. Chorus Pro remplace le Portail Chorus Factures utilisé par les fournisseurs de l État depuis Le cadre juridique de la dématérialisation 7

8 Les projets constitutifs de la dématérialisation

9 Point d avancement sur les projets constitutifs de la dématérialisation

10 La facturation électronique

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12 Présentation et pré requis

13 Chorus Pro : un outil mutualisé -Un portail développé et mis à disposition gratuitement par l'etat -accessible à tous les fournisseurs et entités publiques concernées -qui permet notamment :. d'optimiser le suivi de la facture depuis son émission jusqu à sa mise en paiement (ou son rejet) et délivre automatiquement un accusé de réception ;. d'archiver les factures déposées par les fournisseurs et validées par les systèmes d information ;. de mettre à disposition des fournisseurs l historique des factures qu ils ont déposées via la solution. 13

14 CHORUS PRO - Modalités d'accès pour l'émetteur et le destinataire Pour récupérer et émettre concrètement leurs factures sur CPP, les entités publiques auront trois choix techniques possibles et non exclusifs les uns des autres : - le Portail Internet de la Gestion Publique (PiGP) de la DGFiP. - un «échange d ordinateur à ordinateur» (EDI) implique de passer par un tiers de télétransmission (TDT) ; - des interfaces de programmation (ou «API») Dans ces 2 derniers cas, l'éditeur aura besoin de réaliser des ajustements techniques plus ou moins importants. 14

15 L'initialisation des structures Définition d'une fiche structure Chaque émetteur/destinataire public est identifié de manière unique dans Chorus Pro au travers d une fiche structure 1 fiche structure = 1 SIRET 1 émetteur/destinataire public dispose d'autant de fiches structures que de SIRET gérant des factures Chaque fiche structure permet à la fois d émettre et de recevoir des factures Pour les entités publiques dont la comptabilité est tenue dans Hélios, chaque budget donne lieu à la création automatique d une fiche structure. L'annuaire des structures publiques permet de recenser toutes les structures publiques potentiellement destinataires d'une demande de paiement dans Chorus Pro. Il est consultable par les fournisseurs. Les choix de paramétrage de la fiche structure devront être effectués par les organismes et achevés fin octobre 2016 pour être transmis à Chorus Pro. 15

16 L'initialisation des structures Définition d'une fiche structure La gestion d'une entité publique dans Chorus Pro s'effectue par fiche structure. 16

17 L'initialisation des utilisateurs Les profils et les droits Habilitation à Chorus Pro Chorus Pro distingue trois niveaux d'habilitation :. gestionnaire principal (un seul par structure), Il peut : - paramétrer les espaces, structures et services - gérer les comptes utilisateurs et valider les rattachements - consulter l'ensemble des factures, sollicitations - gérer les gestionnaires secondaires. gestionnaire secondaire (par délégation du gestionnaire principal) Il dispose des mêmes habilitations que le gestionnaire principal sauf pour transférer le rôle de gestionnaire principal et créer de nouveaux gestionnaires secondaires. utilisateur ( traitement courant des factures, des statuts et des sollicitations) Par défaut, la première personne se connectant à Chorus Pro disposera du statut de gestionnaire principal de l'entité. Cette personne attribuera alors les profils souhaités aux différents utilisateurs. 17

18 L'initialisation des utilisateurs Le rôle et les actions du Gestionnaire Principal Paramétrage de la fiche structure par le gestionnaire principal Vérifier les données initialisées automatiquement (raison sociale, adresse, ville, SIRET...) Compléter la fiche structure : Saisie des paramétrages Création des services, le cas échéant Paramétrage par défaut des espaces au niveau de la structure, et éventuellement, des services (si services spécialisés) Ajout d'un RIB et/ou de pièces jointes (utile en cas de saisie de factures sur le portail) Habilitation des utilisateurs sur Chorus Pro Définir les profils de «gestionnaire secondaire» Habiliter les utilisateurs simples et les gestionnaires secondaires Modifier éventuellement les informations des comptes utilisateurs sur les notifications et l'adresse électronique de contact (par défaut, les notifications sont activées et l'adresse électronique de contact est l'adresse professionnelle de l'agent) Mettre à jour les habilitations des utilisateurs sur les espaces qui les concernent 18

19 Chorus Pro : le calendrier Le calendrier : Du 01/09/16 au 15/09/2016 : habilitation des collectivités locales : tous les agents ayant une habilitation Hélios. Du 16/09/2016 au 31/10/2016 : Connexion à Cpro par un agent (Gestionnaire Principal) pour contrôle et paramétrage. Ensuite et jusqu'au 31/12/2016 : connexion des gestionnaires secondaires et des utilisateurs pour vérification de leur profil 01/01/2017 : ETRE PRÊT 19

20 Accès à Chorus Pro 20

21 La connexion en mode Portail via le PIGP 21

22 Le portail Chorus Pro Le rôle du Gestionnaire Principal Ce qui doit être fait avant le 31 octobre Les actions après le 1 er janvier

23 Ecran 1ère connexion 23

24 Ecran mon compte 1/2 24

25 Ecran mon compte 2/2 25

26 26

27 Ecran mon compte 2/2 27

28 Sélection Gest Princ 28

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30 Ecran structure 1/4 30

31 Ecran structure 2/2 31

32 Ecran structure 3/4 32

33 Paramétrage de la structure 4/4 Saisie des paramétrages liés à la structure relatif aux renseignements devant être mentionnés dans la facture (numéro d'engagement, code service). Le statut de «mise en paiement» sera coché car remonté au fournisseur par le comptable. Création des services (facultatif) et éventuellement paramétrage spécifique sur le numéro d'engagement 33

34 Les autres utilisateurs Le portail Chorus Pro Vérifications et paramétrages du compte 34

35 1ère connexion : les vérifications à faire 35

36 Le portail Chorus Pro Le traitement d'une facture en mode Portail 36

37 L'écran d'accueil et l'accès aux factures Dès le second accès, vous arriverez sur la page d'accueil, vous y trouverez les informations sur les dernières factures arrivées, et autres événements Vous accéderez aux factures reçues, soit via la barre de menu ou via vos espaces : 37

38 Les factures reçues Vous pouvez cliquer sur le numéro de la facture pour la consulter, d'autres actions sont également disponibles 38

39 La consultation d'une facture La facture comprend 6 blocs : Le destinataire (y compris le service, le cas échéant) Le fournisseur Le cadre de facturation Les références (y compris le n d'engagement, le cas échéant) Le récapitulatif TVA Les montants totaux En dessous, vous pouvez consulter ou télécharger les pièces jointes En bas, vous pouvez consulter la PJ à valeur probante, la télécharger... 39

40 La recherche de factures archivées D'autres actions sont possibles, comme rechercher une facture (Chorus Pro conserve 10 ans les factures reçues) via un moteur de recherche multi critères. 40

41 Dispositif de support et d'aide

42 Dispositif de support 42

43 Problèmes de connexion au PIGP 43

44 Problèmes Chorus Pro 44

45 Accès à la documentation 45 Actuellement, l accès au portail Chorus Pro est réservé aux seules entités pilotes. L accès au portail Chorus Pro sera accessible à tous les utilisateurs à partir du 20 septembre prochain à l adresse suivante Si vous utilisez cette adresse avant cette date, vous accéderez au portail de qualification. Connectez-vous à l URL :

46 Déploiement Préparation généralisation :Kit entités publiques En gras : documents dès à présent disponibles. Les autres documents seront livrés progressivement 46 Découvrir l utilisation de CPP Modèles de document S informer

47 Déploiement Préparation généralisation: Kit entreprises En gras : documents dès à présent disponibles. Les autres documents seront livrés progressivement 47 Se raccorder à CPP Boite à outils S informer

48 Merci de votre attention