SICTIAM. Opérateur public de services numériques

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1 SICTIAM Opérateur public de services numériques

2 14h45 à 15h30 Itinéraire le plus rapide vers la "Full Demat" et la facturation électronique Jean-Marie MERCOLINO - Benoît COLINET - Sébastien VANÇON CHORUS PRO, SESILE, STELA, ARMON-e 2

3 Fluidifier les échanges entre les métiers Notre mission Accompagner la transition numérique Accompagner les projets d innovation Organiser la mutualisation des moyens et des projets Assurer une prospective et une veille permanente

4 L'Écosystème Démat Entreprises Factures "papier" Factures électroniques Collectivité Facturier/ Service courrier Comptable public GED Retours techniques ACK (mail) CHORUS PORTAIL PRO Retours métier statuts Plateforme SICTIAM Logiciel GF Archivage ARMON-E E-parapheur SESILE Flux PESV2 TdT STELA HELIOS HELIOS 4

5 Les étapes à suivre 1- Organiser le scan des documents papiers résiduels (hors CHORUS PRO) PDF, OCR, 200 ppp, niveaux de gris 2- Disposer de certificats RGS** 3- Activer le e-parapheur SESILE, le Tdt STELA HELIOS et le manager de flux PAULL 4- Engager la dématérialisation des bulletins de paye et des PJ associées (ArchiveZIP) 5- Se connecter à CHORUS PRO compléter les fiches structures désigner un gestionnaire principal par structure 6- Activer l'option PES ASAP dans le logiciel de gestion financière (accord DGFIP requis) Accompagner le changement en mode projet et rester en alerte sur l'organisation et la circulation de l'information 5

6 mardi Présentation 11 octobre du SICTIAM 2016 Le e-parapheur SESILE 6

7 mardi Présentation 11 octobre du SICTIAM

8 Mardi Présentation 5 avril 2016 du SICTIAM Armon-e agrément SIAF brique d archivage numérique Armon-e est un service d archivage électronique normé et conforme aux exigences de conservation des Archives de France. Il gère tous les stades du cycle de vie des documents, de l archive courante à l archive définitive. Armon-e propose toutes les fonctions nécessaires à la mise en place d une GED au travers d une plateforme web sécurisée disponibles 24h/24, 7 jours sur 7. Les flux d archivage sont sécurisés et automatisés, la taille des archives transmises est illimitée et leur conservation assurée sur des systèmes sécurisés par un hébergement de proximité. Tous les types de documents sont pris en charge : documents textes, photos, vidéos, sons

9 mardi Présentation 11 octobre du SICTIAM 2016 Le Portail Chorus Pro 9

10 mardi Présentation 11 octobre du SICTIAM 2016 Le Portail Chorus Pro 10

11 Chorus Pro la quoi sert Chorus PRO? lchorus Pro est un point d'entrée unique et gratuit permettant à toutes les collectivités publiques de recevoir leurs factures en mode dématérialisé. lcomment gérer les factures (émises, reçues)? lpour fonctionner, le système doit préalablement être paramétré pour chaque structure par un gestionnaire. Les factures peuvent être traitées manuellement (sur le portail Chorus Pro) et/ou en mode automatisé (directement dans l'application de gestion financière). lles échéances - Octobre 2016 : désigner le gestionnaire principal qui doit paramétrer les fiches structures avant le 16 octobre Octobre/novembre/décembre 2016 : ldéfinir les gestionnaires secondaires et les utilisateurs. linitier la connexion avec votre logiciel de comptabilité - 01 Janvier 2017 : Transmission des premières factures démat aux collectivités publiques via Chorus Pro lattention! Le premier à se connecter à Chorus Pro pour une collectivité devient automatiquement le gestionnaire principal

12 Se connecter à Chorus Pro et gérer son compte utilisateur Depuis l écran d accueil du PIGP, cliquer sur le bouton «Demat. des factures» ou "CHORUS PRO dans la nouvelle version pour accéder directement au portail :

13 Paramétrer les fiches structures de la collectivité Le paramétrage d'une fiche structure est accessible depuis le lien «Activités du gestionnaire» de l'écran d'accueil :

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16 Chorus Pro Intégration des factures dans votre comptabilité E-magnus 2009

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22 Date - Titre de la présentation

23 Chorus Pro Intégration des factures dans votre comptabilité E-magnus CIRIL2009

24 Salon de l'innovation Collective Publique 24 2 juin 2016

25 PES ASAP - Principe ASAP (Avis des Sommes A Payer) dématérialisés : Traitement centralisé et automatisé de l impression, la mise sous pli, l affranchissement et l envoi des ASAP par la filière éditique de la DGFiP. Envoi d un flux PES_PJ ASAP (facture dématérialisée au format XML) L ASAP remplace alors la facture.

26 PES ASAP - Principe Le flux PES PJ ASAP est transmis simultanément avec les titres. Dès la prise en charge des titres par la trésorerie, l'édition de l'asap par la filière éditique de la DGFiP et l'envoi au débiteur s'effectuent automatiquement. Dès 2017, le PES PJ ASAP sera utilisé "seul" pour dématérialiser les factures émises par la collectivité vers d'autres collectivités ou établissements d'état (projet Chorus Pro) Nécessite de synchroniser la mise en œuvre avec la trésorerie

27 FAQ Dès lors qu'il existe un format pivot de facturation en xml, en quoi la facture dans son format d'origine est-elle nécessaire? Le format pivot ne constitue en rien une pièce justificative de la dépense. Il permet seulement d initier automatiquement la demande de paiement (le mandat) dans le système d information de l entité publique. La facture dans son format d'origine doit ensuite être envoyée au comptable à l'appui du mandat. Quelle sera la modalité de traitement d'une facturation émise sur des budgets multiples? Une facture sera obligatoirement associée à un budget. L'objectif, à terme, consiste à permettre le rapprochement automatique entre la commande, la facture et le service fait dans les systèmes d information des collectivités locales. Pour automatiser, il faut simplifier les facturations et leur traitement. Les formats internationaux ne supportent pas les engagements multiples. La plateforme CPP permet-elle d'enregistrer la date réelle de départ du délai global de paiement (DGP)? La date servant comme point de départ du DGP (sous réserve de service fait) sera tracée et consultable dans CPP. Elle pourra varier selon les modalités d émission de la facture et elle est liée au statut «mise à disposition du destinataire». En mode EDI, ce sera la date de l acquittement technique émise par le système d'information du destinataire. En mode portail/service, ce sera la date de la notification par courriel adressée au destinataire de la facture. En cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur, la date servant de point de départ au DGP sera la date de dépôt de la facture sur CPP + 2 jours. retrouvez la FAQ complète sur

28 FAQ CPP imposera-t-il aux fournisseurs un format unique pour les factures? Non : CPP est conçu pour pouvoir accepter les formats habituels de factures. Quel que soit le format, le flux-pivot extrait certaines données de la facture originale (en-tête et pied de facture). Les éditeurs des applications financières devront intégrer ce formatpivot. Les collectivités qui n'ont pas commencé la dématérialisation des factures ont-elles intérêt à mettre en œuvre cette dématérialisation dès maintenant? L'investissement nécessaire n'est-il pas superflu dès lors que la solution CPP sera offerte dès 2017? Les collectivités ont intérêt à ne pas attendre 2017 pour dématérialiser leurs factures. En effet, cette démarche leur permettra de s'accoutumer à une gestion interne de documents dématérialisés. L'investissement requis n'est pas considérable s'il s'agit de remplacer un photocopieur ancien par un photocopieur moderne qui sert aussi de scanner. L'option d'ocrisation des documents scannés («Optical Character Recognition») est, en revanche, un peu plus coûteuse. L'Etat, qui a un volume de factures important à traiter, a choisi d'externaliser en partie cette tâche. Comment les factures récupérées sur CPP seront-elles ensuite adressées par l'ordonnateur au comptable? Faudra-t-il continuer à les joindre en pièces justificatives à l'appui du mandat? CPP ne changera rien au mode d'envoi des pièces justificatives de l'ordonnateur vers le comptable. Les factures nativement dématérialisées, une fois intégrées dans le système d'information de l'ordonnateur, seront adressées au comptable dans un flux PES-PJ, puis stockées par la DGFiP dans un serveur dénommé Atlas. la FAQ complète sur

29 Point d'actualité La Saisine par Voie Électronique Conformément au Décret n du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l administration par voie électronique, le droit pour tout usager de saisir l administration, ou pour les administrations de se saisir entre elles, par voie électronique s appliquera, à partir du 7 novembre 2016, aux collectivités territoriales. Ces dernières devront ainsi permettre l exercice de ce droit au moyen de dispositifs électroniques, tels des téléprocédures, des formulaires de contact, ou des adresses de messagerie électronique.

30 Manager les données Garantir la sécurité et l expertise du SI Moderniser les métiers Accompagner les usages Opérateur public de services numériques Aménager le territoire 30