Les lettres d'informations

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1 1 Les lettres d'informations Une lettre d information (également appelée newsletter) est une lettre à laquelle les internautes s'abonnent sur un site pour recevoir par mail des informations succinctes et récentes associées à ce site (des infos sur les dossiers d actualité, sur les prochaines manifestations sportives ). Les articles présents dans la lettre d information sont en général très courts et complétés par un lien de type «En savoir plus» qui renvoie l internaute sur la page concernée du site si le sujet l intéresse (l intérêt d une lettre d information étant également d amener les internautes à consulter votre site). La fréquence de diffusion d'une lettre d'information est variable (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) et dépend principalement de la fréquence de mise à jour du site (si vous actualisez souvent le site, il est intéressant d envoyer régulièrement une lettre d information pour informer les internautes des nouveaux articles disponibles sur le site. Si au contraire votre site est peu actualisé, l intérêt est moindre). A savoir : Vous pouvez créer plusieurs listes de diffusion (listes d abonnés) Vous pouvez créer plusieurs thèmes de lettre d information (actualités, culture, économie ) et associer une ou plusieurs listes de diffusion à ces thèmes. Attention, vous devez impérativement utiliser des objets de type «Lettre d info - Article» pour composer votre newsletter (vous ne pouvez donc pas utiliser d articles qui existent par ailleurs dans les rubriques du site, mais vous pourrez en revanche renvoyer l internaute vers des articles présents sur le site) Ces «Articles de lettre d info» sont composés : - d un titre, - d une image de présentation (unique) - facultative - d un texte d accroche (texte non formaté : vous ne pourrez donc pas y insérer de liens ou mettre du texte en gras ou en italique, ceci pour des raisons de compatibilité entre tous les logiciels de messagerie qui existent sur le marché, type Webmail, Yahoo, MSN, Google etc ) - et d un «En savoir plus» qui renverra vers n importe quel endroit du site (donc sur l article complet par exemple ou sur une rubrique en particulier, dans les actualités etc ) - facultatif Ce «En savoir plus» permet, en option uniquement, de faire du tracking. Le «tracking» sert à effectuer des statistiques pour savoir quels articles ont été visités par les internautes à partir de la newsletter que vous leur avez envoyée. Article de lettres d'infos «type» : TITRE IMAGE DE PRESENTATION ACCROCHE (texte brut sans formatage) Relation d objet («En savoir +») vers un article du site par exemple

2 1.1 Pour commencer Via l outil d administration, vous allez pouvoir envoyer des lettres d information aussi souvent que vous le souhaitez, à une ou plusieurs listes de diffusion (vous pouvez en effet créer plusieurs thèmes de lettres d information et par conséquent plusieurs listes de diffusion : une lettre d information sur l actualité de manière générale, une lettre d information spécifique à la vie culturelle, une autre sur la vie économique etc, et les internautes pourront s abonner à celles de leur choix). Mais nous vous conseillons dans un premier temps de commencer par une seule lettre d information généraliste et en fonction de l intérêt et de la demande des internautes (mais aussi en fonction de l actualité et des infos dont vous disposez) de proposer par la suite plusieurs thèmes de lettres d infos. 1.2 Vérifier qu une rubrique de rangement des lettres (autrement dit un «conteneur») a été créée dans l onglet Contenus Dans la mesure où la newsletter est un objet de contenu comme un autre, il faut prévoir un emplacement spécifique à un endroit de l arborescence pour placer ces newsletters. Pour ce faire, vérifiez que dans l onglet Contenus il existe bien un conteneur «Newsletters» ou «Lettres d infos» ou «Dépôt des lettres d informations» etc (peu importe le nom que vous lui donnez, le principal c est que ce conteneur existe). Ce conteneur vous permettra de classer à l intérieur les articles de chaque newsletter (en créant d autres conteneurs à l intérieur, par ex. «Sujets de la lettre d info de Janvier 2008») et les lettres d information à proprement parler (ex. «Toutes les lettres d infos»). Vous devez en effet comprendre la distinction entre les articles qui composeront votre newsletter (appelons-les «Articles de newsletters») et chaque newsletter en tant que telle (appelée «Frontpage de newsletter». Un «Frontpage de newsletter» étant le résultat final, c est-à-dire la newsletter composée de plusieurs articles) Exemple d organisation : Newsletters Toutes les lettres d infos o Newsletter du 01 janvier 2008 [FRONTPAGE DE NEWS] o Newsletter du 01 février 2008 Sujets de Janvier 2008 o Bonne Année! [ARTICLE DE NEWS] o Horaires des services pendant les vacances o Construction d un Relais Assistantes Maternelles o Sujets de Février Mais bien sûr vous êtes tout aussi libres de les classer comme vous le souhaitez, par thème par exemple. Ex. «Sport», «Culture» etc A savoir : Pour créer un nouveau conteneur à l intérieur du conteneur «Newsletters», il suffit de se placer sur celui-ci (il se met alors en surbrillance

3 orange), puis tout en bas de la page de choisir «Conteneur» dans le menu déroulant puis cliquer sur «Créer ici» (ensuite remplir tous les champs et valider). Si aucun dépôt des lettres d information n a été créé, vous allez donc devoir en créer un. Pour ce faire, placez vous sur la racine du site (elle se met en surbrillance orange), puis dans le menu déroulant tout en bas, choisissez «Conteneur» puis cliquez sur «Créer ici». Remplissez les champs nécessaires (le nom principalement) puis cliquez sur le bouton «Envoyer pour publication». Lorsque vous êtes sûr que ces rubriques de placement existent bien, vous pouvez passer à l étape suivante. En option uniquement : Il est possible de spécifier par thème de lettre d info un répertoire recueillant les mails non valides consécutifs à l envoi d une newsletter. Ce paramétrage est proposé en option car il nécessite l activation d une autre extension d ezpublish qui gère les mails bouncés (c'est-à-dire «rejetés») et qui permet d obtenir la liste précise des mails rejetés à un instant T (attention, un mail invalide à un instant T ne signifie pas que le mail n existe pas ou est erroné, il peut s agir d un problème d accès temporaire à un serveur mail. Il est donc possible de paramétrer l extension pour qu un mail soit automatiquement retiré de la liste s il est invalide deux fois de suite par exemple). 1.3 Créer une liste de diffusion Même si en général une 1 ère liste de diffusion (c'est-à-dire une liste à laquelle les internautes vont pouvoir s abonner) associée à un thème de lettre d information (ex. Actualité du portail) a déjà été créée lorsque le site vous est livré, nous allons partir du principe que rien n a été créé pour expliquer chacune des étapes. 1 Pour créer une liste de diffusion, cliquez sur l onglet «Lettre d infos» puis dans le menu gauche, cliquez sur «Gestion des listes» 2 Ensuite, au centre de la page qui apparaît (page sur laquelle sont énumérées les listes de diffusion qui existent déjà) cliquez sur le bouton «Nouvelle liste». 3 Donnez un nom clair et évident à votre liste de diffusion (ex. «Abonnés à la Lettre d information culturelle»), car ce nom apparaîtra lorsque les internautes s y abonneront.

4 4 Choisissez l'url d enregistrement : Il s agit de l URL de la page sur laquelle les internautes s inscriront à cette liste de diffusion. Si vous n avez qu une seule lettre d information sur votre site, vous pouvez laisser cocher par défaut le lien simple (de type /newsletter/register_subscription/6), mais si vous avez plusieurs lettres d information sur le site, mieux vaut complexifier l URL de la page d inscription (pour ne pas que les internautes mais surtout les robots puissent connaître facilement les liens qui sont utilisés pour chaque page d inscription aux listes de diffusion) en sélectionnant «Nom» avec le bouton radio puis en cliquant sur «Générer le hash». Quel que soit le type d URL que vous choisissez (simple ou complexe), notez cette URL dans un coin (dans un fichier texte par exemple) car c est le lien que vous devrez intégrer sur le site pour que les internautes puissent s inscrire à cette nouvelle liste de diffusion. Ex. de lien simple : /newsletter/register_subscription/1 5 Vous pouvez ajouter un court descriptif à cette liste de diffusion si vous le désirez. Puis vous devez spécifier les étapes d'inscription des utilisateurs à cette liste. Etapes de connexion : Dans le menu déroulant, choisissez «Confirmer l utilisateur» pour que l abonnement de l internaute soit automatique (le webmaster n a ainsi pas besoin d approuver manuellement l inscription de l internaute), ou choisissez «Confirmer et approuver l utilisateur» si vous souhaitez approuver manuellement l inscription de l internaute. Nous vous conseillons de choisir «Confirmer l utilisateur» (pour ne pas que vous soyez obligé pour chaque inscription d internaute de valider manuellement leur inscription). Nécessite un mot de passe : Nous vous conseillons de cocher cette case. Cela signifie que pour accéder à son compte utilisateur, l internaute est obligé de rentrer un mot de passe (sinon n importe qui pourrait accéder au compte de quelqu un d autre dès lors qu il connaît son ) Permet les inscriptions anonymes : Nous vous conseillons de cocher cette case pour ne pas que les internautes soient obligés de rentrer de nombreux renseignements pour s inscrire (ce qui les déconcerterait et risquerait de diminuer le nombre d inscriptions)

5 Confirmer automatiquement l abonnement (décochez pour obliger l internaute à confirmer) : Nous vous conseillons de ne pas cocher cette case pour que l internaute reçoive un mail lui demandant de confirmer son abonnement à la lettre d information (et ainsi respecter le cadre légal, sinon n importe qui pourrait abonner quelqu un sans son accord dès lors qu il connaît son adresse mail) Approbation automatique des utilisateurs enregistrés : Si vous cochez cette case, cela signifie que les comptes utilisateurs déjà enregistrés (ex. les administrateurs du site) sont considérés comme dignes de confiance et seront donc approuvés automatiquement (s ils s inscrivent, ils ne recevront donc pas de mail). 6 Enfin, validez la création de votre liste de diffusion en cliquant sur OK. Après avoir fait OK, un récapitulatif de la liste de diffusion que vous venez de créer apparaît. Cette page vous permet de voir tous les attributs de la liste de diffusion que vous venez de créer (son nom, le lien pour s y inscrire, le créateur, la date de création, les spécificités etc ) et pour l instant, vous pouvez voir qu il n y a aucun abonné à cette liste de diffusion (dans l encadré «Liste des abonnés») Pour abonner des personnes à cette liste de diffusion, il y a 4 solutions : soit vous abonnez une par une manuellement les personnes que vous souhaitez abonner (attention il faut avoir leur consentement. Mais il peut

6 s agir par exemple lors de la création d un nouveau site de reprendre les e- mails des personnes qui étaient déjà abonnées à l ancienne lettre d information, ou d abonner par exemple les élus à une lettre d information privée) soit vous importez un fichier au format csv dans lequel sont listées ligne par ligne les personnes à abonner (avec dans une colonne leur nom et prénom et dans une autre colonne leur ). Attention il faut avoir leur consentement. Mais il peut s agir par exemple lors de la création d un nouveau site de reprendre les s des personnes qui étaient abonnées à l ancienne lettre d information, ou d abonner par exemple les élus à une lettre d information privée. soit vous importez des utilisateurs depuis un annuaire LDAP soit vous allez faire un lien sur le site (via le lien que vous aviez noté au préalable dans les pages précédentes) pour que les internautes s abonnent à la lettre d information, et ainsi le nombre d abonnés à cette liste de diffusion va augmenter petit à petit. Nous allons donc voir une par une chacune de ces solutions. 1.4 Abonner des personnes manuellement à une liste de diffusion 1 Pour abonner manuellement des personnes à une liste de diffusion, cliquez dans l onglet «Lettre d infos» sur «Gestion des listes». Puis au centre de la page, cliquez sur le nom de la liste de diffusion à laquelle vous souhaitez abonner de nouvelles personnes. 2 Ensuite, tout en bas de la page (sous le récapitulatif des spécificités de la liste de diffusion), cliquez sur «Nouvel abonnement» pour abonner manuellement un internaute 3 et 4 Entrez le prénom et le nom de la personne 5 Entrez le courriel de la personne 3 6 Entrez le numéro de téléphone de la personne si il y a lieu 4 7 Si vous avez coché l'option «nécessite un mot de passe» lors de la création de la liste, il faut saisir le mot de passe de l'utilisateur. 5 8 Au lieu de remplir tous ces champs, vous pouvez aller choisir un utilisateur créé dans le site (un administrateur du site par exple) 9 Dans Status, choisissez «Approuver» pour qu il soit abonné immédiatement 10 Dans le format d envoi, choisissez le format sous lequel l'utilisateur recevra la lettre d'information

7 Lorsque tout est saisi, vous pouvez valider en cliquant sur le bouton «OK». La personne abonnée apparaît maintenant dans la liste des abonnés, et vous pouvez répéter l opération autant de fois que nécessaire pour chaque personne que vous souhaitez abonner. 1.5 Abonner des personnes via un import en CSV Si vous souhaitez importer plusieurs abonnés en une seule fois, il vous faut d abord préparer votre fichier.csv. Pour ce faire, créez un fichier dans Excel en mettant ligne par ligne les noms des personnes à abonner dans une première colonne, puis dans la deuxième colonne leur Ensuite dans «Fichier», choisissez «Enregistrer sous» puis dans «Type de fichier» sélectionnez «CSV (séparateur : point-virgule)» et cliquez sur «Enregistrer». Cliquez chaque fois sur «Oui» si des boîtes de dialogue apparaissent. Cliquez ensuite dans l onglet «Lettre d infos» sur «Gestion des listes». Puis au centre de la page, cliquez sur le nom de la liste de diffusion à laquelle vous souhaitez abonner de nouvelles personnes via un import csv. Tout en bas de la page (sous le récapitulatif des spécificités de la liste de diffusion), cliquez sur «Importer fichier CSV» pour importer en une seule fois plusieurs personnes à partir de votre fichier

8 1 Cliquez sur «Parcourir», pour aller chercher le fichier CSV à importer. 2 Cochez cette case si votre fichier CSV commence par des intitulés, c'est à dire si la première ligne du fichier contient le nom des colonnes. 3 Dans le format d envoi, choisissez le format sous lequel les utilisateurs recevront la lettre d'information. 4 Spécifiez le caractère qui sépare les champs les uns des autres (habituellement, le point-virgule) 5 Puis cliquez sur «Uploader le fichier» pour voir le résultat de l import Si le téléchargement du fichier est réussi, vous aurez l affichage de votre fichier CSV sur plusieurs colonnes. On retrouve en haut le nom des colonnes de votre fichier (1). Si vous n'avez pas coché la case «Commence par les intitulés» à l'étape précédente, vous voyez là le numéro de la colonne. Seules les lignes cochées seront importées in fine (2). Vous pouvez cocher toutes les lignes en cliquant sur le bouton 3. Il faut spécifier à quel champ d'un abonnement correspond chaque colonne. Les menus 4 vous permettent de le faire. Si une colonne ne correspond à aucun champ, laissez la valeur «rien». Sinon, choisissez le champ correspondant à votre colonne. Lorsque la configuration est correcte, cliquez sur le bouton «Importer les éléments sélectionnés». 1.6 Abonner des personnes en fonction de leur groupe LDAP (Option) Pour abonner des personnes à une liste de diffusion en fonction de leur appartenance à un groupe LDAP, cliquez dans l onglet «Lettre d infos» sur «Gestion des listes». Puis au centre de la page, cliquez sur le nom de la liste de diffusion à laquelle vous souhaitez abonner de nouvelles personnes.

9 La zone centrale de la page contient trois encadrés : Le premier rappelle les caractéristiques de la liste. Le second rappelle quels groupes LDAP ont été abonnés. Le troisième contient tous les abonnés à la liste, ce qui inclut les membres des groupes abonnés. La mise à jour de la liste des abonnés en fonction des groupes abonnés est faite par une tâche programmée qui est activée chaque jour. ATTENTION, pour permettre les abonnements individuels, cette tâche ne supprime aucun utilisateur qui ne fait plus partie d'aucun des groupes sélectionnés. Elle se contente de rajouter les nouveaux utilisateurs.

10 Pour abonner les membres d'un groupe, il faut cliquer sur le bouton «Import LDAP». Dans le champ «groupe», entrez une partie du nom du groupe que vous voulez abonner, puis cliquez sur «Chercher». Tous les groupes dont le nom contient la chaîne saisie apparaissent. Sélectionnez le groupe choisi, le format auquel ils recevront la lettre d'informations puis, cliquez sur «Importer les éléments sélectionnés».

11 Après import, la zone centrale montre les groupes qui ont déjà été importés, et les utilisateurs effectivement abonnés. Vous pouvez bien entendu abonner plusieurs groupes LDAP. 1.7 Faire un lien sur le site pour que les internautes puissent s abonner à la lettre d information Pour que les internautes puissent s abonner à la liste de diffusion que vous avez créé (liste de diffusion que vous avez ensuite associée à un ou plusieurs thèmes de lettre d infos), il va falloir créer un lien sur le site vers l URL que vous aviez notée. Souvenez-vous dans les pages qui précèdent, lorsqu on créé une liste de diffusion, on peut choisir soit une URL simple, soit une URL plus complexe Ex. de lien simple : /newsletter/register_subscription/1 Ex. de lien plus complexe : /newsletter/register_subscription/f216c651c9e8261bb2b49ee58 Il y a 2 manières de créer un lien vers la page d'abonnement : En créant un objet de type «lien» qui apparaîtra dans un menu. Ce lien est un lien interne, il est donc inutile de rappeler le début de l'url du site. En ajoutant un lien dans le contenu d'un article ou d'une rubrique. Dans ce cas, on créera le lien comme un lien http. 1.8 Supprimer manuellement des abonnés Pour supprimer manuellement des abonnés à une liste de diffusion, cliquez dans l onglet «Lettre d infos» sur «Gestion des listes». Au centre de la page, cliquez sur le nom de la liste de diffusion à laquelle vous souhaitez supprimer des abonnés. Tout en bas du centre de la page apparaissent tous les abonnés de la liste de diffusion. Pour en supprimer, cochez la case correspondante à leur ligne, puis cliquer sur «Supprimer la sélection».

12 ATTENTION, lorsque des groupes LDAP sont abonnés, il ne sert à rien de désabonner individuellement un membre d'un des groupes abonnés : la tâche programmée le réabonnera 1.9 Créer un thème de lettre d'information Créer une liste de diffusion ne suffit pas pour pouvoir envoyer une lettre d information. En plus de la liste de diffusion vous devez en effet créer un thème qui sera associé à une (ou plusieurs) liste(s) de diffusion. Qu est ce qu un thème de lettre d info? Un thème de lettre d info c est une classification qui vous permet de ranger vos lettres d information par catégorie. Vous pouvez ainsi proposer plusieurs thèmes de lettres aux internautes sur le site (ex : un thème «Lettre d information économique», un thème «Lettre d information culturelle», un thème «Lettre d information sportive» etc ) Pour créer un thème de lettre d info, cliquez sur l onglet «Lettre d infos» Au centre de la page, s il en existe déjà, vous voyez les thèmes qui ont déjà été créés. S il n y en a aucun ou que vous souhaitez créer un nouveau thème (ex. Lettre d information culturelle, Lettre d information Actualités, Lettre d information économique ), cliquez sur le bouton «Nouveau thème de lettre d infos». 1 Donnez un nom à votre thème (si vous ne proposez qu une seule lettre d information, vous pouvez l appeler «La lettre d information Ma Ville», mais si vous en proposez plusieurs, vous pouvez l intituler «La lettre d information culturelle» ou «La lettre d information économique» etc ). Ajoutez éventuellement une description. Dans adresse de l expéditeur, il s agit d indiquer ici l adresse qui apparaîtra lorsque les internautes recevront la lettre d information (vous pouvez donc indiquer

13 ou pour ne pas que les internautes vous répondent via la lettre d information, ou encore newsletter@...) Lorsque vous allez ensuite créer une newsletter, vous devrez indiquer la date et l heure à laquelle elle partira automatiquement. Le champ «Modificateur de date d envoi» présent ici dans le thème vous permet en fait de décaler automatiquement de X jours, X heures et X minutes la date courante spécifiée ensuite dans chacune de vos newsletters (comme un retardateur puisque ce que vous indiquez ici se rajoutera automatiquement à ce que vous allez ensuite spécifier dans la newsletter). Bien sûr vous pouvez laisser ce champ vide (à 0) si vous ne souhaitez pas ajouter de retardateur. Les champs «entête par défaut» et «pied de page par défaut» sont en option uniquement et doivent avoir été prévus à l origine pour être utilisés (ex. pour afficher automatiquement en bas de la newsletter les coordonnées de l organisme) Si vous cochez «Personnalisez la lettre», lorsque l internaute recevra la lettre d info (intitulée par exemple «Lettre d info n 2» dans l objet du mail, cet intitulé sera suivi d un tiret et du nom de l internaute : ex «Lettre d info n 2 Jean Dupont».) Dans Classes de contenus possibles, sélectionnez d'infos». uniquement l «Lettres Dans Formats d envoi permis, sélectionnez «Format HTML avec images externes» et «Format texte» (ainsi les 2 formats seront possibles et dépendront ensuite pour chaque internaute de ce qu il aura lui-même sélectionné lors de son inscription) Dans Listes de diffusion, c est ici que vous choisissez la liste de diffusion (ou les listes car vous pouvez en sélectionner plusieurs en maintenant la touche Ctrl enfoncée ou Pomme sur Mac) qui sera associée à ce thème de lettre d info, autrement dit les personnes qui seront abonnées à ce thème. Dans mises en forme possibles, choisissez celle correspondant au site vers lequel doivent renvoyer les liens de la newsletter. Dans Boîte à idées (en option uniquement), cliquez sur le bouton «Ajouter l emplacement pour la boite à idées». Vous allez en effet rechercher l emplacement dans lequel viendront se mettre les mails qui n ont pas pu recevoir la lettre d information (ex. un conteneur nommé «Inbox»). Dans la plupart des cas il n est pas utile de remplir ce champ. Dans Placement de la lettre d info, vous allez pouvoir sélectionner un emplacement de l arborescence dans lequel viendront automatiquement se placer

14 les lettres d informations que vous allez créer (il s agit de l emplacement «Conteneur» expliqué au tout début de ce chapitre sur les lettres d informations) Vous pouvez maintenant valider la création de votre thème de lettre d info en cliquant sur «OK» Créer et envoyer une lettre d'information Pour envoyer une lettre d information, il vous faudra avoir au préalable créé une liste de diffusion, et créé un thème de lettre d information que vous aurez associé à cette liste de diffusion. Et bien entendu, il vous faudra des personnes abonnées à cette liste de diffusion, sinon il est inutile d envoyer une lettre d information. Avant de l expliquer en détails, voici déjà en quelques mots les différentes étapes pour créer une lettre d information : 1/ Dans l onglet «Contenus» il vous faut d abord créer les articles qui vont constituer votre newsletter (en utilisant l objet «Lettre d info Article»). 2/ Il vous faut ensuite aller dans l onglet «Lettre d infos» pour créer la lettre d info à proprement parler (ce que l on a appelé «Frontpage de newsletter» au début du chapitre) 1 ère étape : Créer les articles qui vont composer votre newsletter 1 Pour commencer, il vous faut d abord créer les différents articles qui vont composer votre newsletter. Ces articles peuvent être créés à n'importe quel endroit, mais nous vous conseillons de les créer dans l'arborescence spécifique des lettres d'informations. Pour ce faire, rendez-vous dans l onglet Contenus sur le conteneur dans lequel vous allez les placer (vous pouvez également créer un conteneur spécifique à l intérieur du dossier «Lettre d infos», comme sur la capture jointe, pour y ranger vos articles). 2 Une fois placé sur le conteneur (il se met en surbrillance orange), choisissez en bas de page l objet «Lettre d info Article» puis cliquez sur le bouton «Créer ici» (à noter : en fonction des sites l objet peut s appeler autrement, par exemple «Article de newsletter» ou «Newsletter Article»)

15 3 Dans la nouvelle page qui s est ouverte, indiquez un «Titre» à votre article 4 Remplissez également le champ «Introduction» : il s agit du contenu texte de votre article qui pour des raisons de compatibilité avec tous les logiciels de messagerie du marché ne peut pas être formaté (donc pas de gras, d italique, de lien hypertexte à l intérieur etc ) 5 Vous pouvez ici ajouter une «Image de présentation» à votre article (une seule par article). Elle se mettra automatiquement à gauche dans l introduction de votre article, dans une taille prédéfinie à l avance. Pour la joindre, cliquez sur le bouton «Ajouter un objet» et sélectionnez votre image dans la médiathèque. 6 Vous pouvez ici ajouter un lien de type «Lire la suite» ou «En savoir +» qui renverra l internaute vers un article complet du site ou vers une rubrique. Ce lien se rajoutera alors automatiquement à la fin de votre article. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Ajouter un objet» et sélectionnez l article ou la rubrique sur laquelle vous souhaitez que l internaute arrive. Enfin, validez votre article de lettre d info en cliquant sur le bouton «Envoyer pour publication». Voici à quoi ressemble la page avant de cliquer sur «Envoyer» :

16 Vous voyez désormais que votre article apparaît dans l arborescence à gauche. Si vous souhaitez créer d autres articles dans votre newsletter, répétez l opération autant de fois que vous aurez d articles (en choisissant toujours bien des objets de type «Lettre d info Article», et non des articles classiques) 2 ème étape : Créer la newsletter en tant que tel (agencement des articles de newsletter) Maintenant que tous vos articles sont prêts, vous allez pouvoir créer la Newsletter en tant que telle, comme la «Une» d un journal qui est composée de plusieurs éléments. Une fois que vous avez créé tous vos articles de lettre d info (à partir de l objet «Lettre d info Article») dans l onglet Contenus, cliquez donc sur l onglet «Lettres d infos» 1 Au centre de la page, cliquez désormais sur le nom du thème qui vous intéresse (autrement dit sur le thème pour lequel vous souhaitez faire partir une lettre d information : il peut s agir d un thème généraliste comme les actualités ou du thème culture, sport etc auquel les internautes se seraient abonnés). 2 Vous arrivez alors sur une vue du thème qui vous indique toutes les spécificités et attributs de ce thème. En bas de la page, cliquez sur le bouton «Créer une lettre d infos» pour créer votre lettre.

17 La page qui s'affiche alors est divisée en 3 zones. Première zone 3 Dans le champ «Nom», indiquez le nom de votre lettre d information (ex. «Lettre d info n 10 Janvier 2008»). Ce titre ap paraîtra dans l administration du site. 4 Dans le champ «Date d envoi de la lettre», indiquez la date et l heure à laquelle partira automatiquement la lettre d infos dès lors qu elle sera «Envoyée pour publication» (en effet tant que votre lettre est en mode «Brouillon» elle ne pourra pas partir et le webmaster pourra continuer de travailler dessus sans risque). Les newsletters partent en effet automatiquement en fonction de ce que vous indiquez ici et d une tâche programmée (appelée «cron») qui relève une fois par jour en général (modifiable en option uniquement) tout ce qui est en attente et qui l envoie (ex. si la tâche programmée passe tous les jours à 14h et que vous indiquez ici 17h, la newsletter ne partira que le lendemain à 14h. Si en revanche vous indiquez ici 13h, elle partira automatiquement à 14h). N oubliez pas également que si dans le thème vous avez rempli le champ «Modificateur de date d envoi», le temps indiqué viendra se rajouter à celui que vous spécifiez ici.

18 ATTENTION : La lettre est envoyée par une tâche programmée sur le serveur. Si cette tâche passe avant que votre lettre soit finalisée, et que la date d'envoi est antérieure à la date courante, la lettre sera envoyée dans l'état de la dernière sauvegarde. Pour éviter ce désagrément, indiquez une date assez loin dans le futur, et modifiez-là uniquement quand elle est prête. 5 Le champ «Catégorie de lettre d infos» est purement informatif, sa saisie est facultative. 6 En général il n y a qu un modèle de lettre d info proposé (il est donc coché par défaut) mais en option uniquement il se peut que plusieurs modèles soient disponibles (si c est le cas, cochez celui que vous souhaitez affecter à la lettre d information que vous allez envoyer). 7 Dans le champ «Format de sortie» vous retrouvez les différents formats que vous avez sélectionnés lorsque vous avez créé le thème (ex. Format Texte, HTML avec liens externes). Cochez celui ou ceux que vous souhaitez affecter à la prévisualisation de votre lettre d information (cela ne sert en effet qu à la prévisualisation de votre newsletter, si vous souhaitez la recevoir en format texte ou HTML. Attention si votre newsletter contient un lien vers un contenu sur le site et que vous sélectionnez le format texte, ce lien ne fonctionnera pas). 8 La lettre d'information peut être prévisualisée, soit dans le navigateur, soit en vous envoyant un mail à vous même. Pour la prévisualiser dans votre navigateur, cliquez sur le bouton «Prévisualiser» mais uniquement lorsque vous aurez complété les autres zones et «Sauver le brouillon», sinon votre lettre d information sera vide (voir un peu plus bas la capture d écran dans le chapitre «Prévisualisation») ATTENTION : le format texte se visualise mal dans le navigateur. Pour la prévisualiser dans votre logiciel de messagerie afin de voir ce que recevront les internautes, indiquez votre adresse mail dans le champ «Envoyer la prévisualisation à l adresse» puis cliquez sur le bouton «Envoyer la prévisualisation» mais uniquement lorsque vous aurez complété les autres zones et «Sauver le brouillon», sinon votre lettre d information sera vide. (voir un peu plus bas la capture d écran dans le chapitre «Prévisualisation») En général les lettres d information ne supportent pas la diffusion sur un téléphone, il est donc inutile de compléter le dernier champ (sauf cas particuliers et en option). Deuxième zone La deuxième zone vous permet notamment d aller rechercher le contenu de votre lettre d'informations (autrement dit tous les articles que vous avez créés dans l étape n 1 et que vous souhaitez afficher dans vot re newsletter).

19 9 Dans le champ «Tétière», sélectionnez le bandeau qui s affichera en haut dans votre lettre d information (en option uniquement si vous avez la possibilité de modifier le bandeau en fonction des newsletters envoyées, sinon il s agira toujours du même bandeau). 10 Dans le champ «Titre de la lettre», entrez le nom de la lettre (par exemple, «Lettre N 1»). C est le nom qui apparaîtra dans l objet du mail lorsque les internautes recevront la newsletter. Il est donc important de bien le nommer. 11 Dans le champ «Articles», c est ici que vous allez pouvoir sélectionner les articles que vous souhaitez mettre dans votre lettre d information (uniquement des articles de type «Lettre d info Article»). Pour ce faire, cliquez sur «Ajouter des objets» puis sélectionnez vos articles (puisqu ils sont normalement placés dans le même conteneur, vous pouvez tous les sélectionner en une seule fois en les cochant tous comme sur l exemple ci-dessous) Une fois vos articles ajoutés, ils apparaissent comme cela : Vous pouvez donc, grâce à la colonne «Ordre» modifier et agencer l ordre d apparition de vos articles dans la newsletter en modifiant les numéros indiqués 12 Dans le champ «Date de la newsletter», vous pouvez indiquer une date (ex. Lundi 15 mars) afin que celle-ci s affiche automatiquement dans l entête de votre newsletter (en option uniquement). Troisième zone Le troisième encadré permet de créer des lettres d'information récurrentes mais cette fonctionnalité est rarement utilisée, sauf cas particuliers en option uniquement (cela permet d envoyer automatiquement chaque lundi par exemple tous les articles de lettre d information contenus dans tel ou tel conteneur).

20 Prévisualisation de votre newsletter Une fois que toutes vos zones sont bien complétées, vous pouvez désormais vous envoyer une prévisualisation pour voir à quoi ressemble votre lettre d information. 1 Mais attention, avant tout chose, cliquez d abord sur «Sauver le brouillon» (sinon vous ne recevrez pas la lettre) 2 et ensuite seulement vous pouvez cliquer sur le bouton «Envoyer une prévisualisation». (ou sur le bouton «Prévisualisation» si vous souhaitez non pas recevoir la newsletter par mail mais l afficher directement dans le navigateur) Voici ce que vous recevrez par mail après avoir cliqué sur «Envoyer pour publication» : Vous voyez notamment comment se présentent les images de présentation ou les liens de type «En savoir +» vers les articles complets.

21 Voici ce que vous verrez dans votre navigateur si vous cliquez sur le bouton «Prévisualisation» (dans ce cas vous ne recevez donc pas la prévisualisation par mail, vous la voyez directement dans l administration du site) : Si la newsletter vous convient => Envoyer pour publication Si la prévisualisation de la lettre d information vous convient, vous pouvez désormais cliquer sur «Envoyer pour publication» (le fait de cliquer sur «Envoyer pour publication» met votre newsletter en attente d envoi, elle partira donc automatiquement dès que la tâche programmée se lancera en fonction de la date et de l heure que vous avez indiquées). Vous ne pouvez donc plus logiquement la modifier (cliquez donc sur «Envoyer pour publication» qu une fois que la newsletter vous convient parfaitement). En effet, votre newsletter est désormais prête à partir (elle n attend plus que le passage automatique d une tâche programmée pour être envoyée), et elle apparaît alors dans l onglet «Lettres d infos» dans les «En cours» (comme on le voit sur la capture ci-dessous). A l inverse, si vous ne faites que «Sauvegarder le brouillon», votre newsletter ne partira jamais et vous pourrez la modifier jusqu à ce qu elle vous convienne (et au lieu d apparaître dans les «En cours», elle apparaîtra dans les «Brouillons»). A savoir : c est uniquement lorsque vous envoyez votre newsletter à la publication que vous

22 pouvez la voir apparaître dans l onglet contenus sous cette forme et avec cet icône (il s agit alors d un objet de type «Lettre d info Frontpage»). A l inverse, lorsque vous ne faites que sauvegarder votre newsletter, elle n apparaît jamais en tant qu objet dans l onglet Contenus (vous devez alors l éditer via l onglet «Lettres d infos»). Vous pouvez au cas où encore modifier votre newsletter même si vous l avez envoyée à la publication mais cela est risqué et nous vous le déconseillons fortement. En effet, le cron pourrait passer à tout moment et envoyer l ancienne newsletter. Mieux vaut donc cliquer sur «Envoyer pour publication» uniquement lorsque vous êtes sûr que la newsletter vous convient. Si vous souhaitez malgré tout le faire, une fois que la newsletter est en attente du cron, vous pouvez l éditer directement via l onglet «Contenus» en éditant l objet «Lettre d info Frontpage» qui est apparu comme sur la capture ci-dessus. Il se créé alors une version 2 de votre newsletter, et c est donc celle-ci qui viendra alors remplacer la version 1 dans les «En cours» et qui sera envoyée. Si la newsletter ne vous convient pas => Sauvegarder le brouillon Si votre newsletter ne vous convient pas ou que vous avez oublié d y mettre un article, vous pouvez modifier votre newsletter à votre guise (en modifiant l un de vos articles dans l onglet contenus ou en créant un nouvel article puis en rééditant votre newsletter pour aller ajouter votre nouvel article). Pour ce faire, contentez vous simplement de cliquer à gauche sur «Sauver et quitter». En effet, tant que vous ne faites que sauvegarder votre newsletter (sans cliquer sur «Envoyer pour publication») vous pouvez la modifier (si en revanche vous avez cliqué sur «Envoyer pour publication», votre newsletter est sur le point de partir et vous ne pouvez plus la modifier). Une fois que vous avez modifié vos articles ou créé un nouvel article (dans l onglet Contenus), retournez dans l onglet «Lettres d infos». Dans le menu gauche, cliquez dans «Thèmes des lettres d infos» sur le thème concerné puis sur «Brouillons» (en effet votre newsletter est sauvegardée dans les Brouillons).

23 Apparaissent alors au centre de la page les newsletters brouillons. Il ne vous reste plus qu à éditer la vôtre en cliquant sur le crayon qui lui correspond pour aller ajouter un éventuel article à l intérieur, modifier son nom ou n importe lequel de ses attributs (changer l heure d envoi par exemple etc ). Puis, une fois qu elle vous convient (vous pouvez vous renvoyer une prévisualisation pour vous en assurer), cliquez sur «Envoyer pour publication» (si elle ne vous convient toujours pas, vous pouvez bien évidemment «Sauvegarder le brouillon» puis la modifier à nouveau). Date d envoi des newsletters A NE PAS OUBLIER Lorsque nous hébergeons un site, les tâches programmés (également appelées «cron») se lancent toutes les heures à et quart (autrement dit à 11h15, 12h15, 13h15 etc ). Si vous avez indiqué dans votre lettre d information une date d envoi à 11h20, votre lettre d information partira donc uniquement à 12h15. Envoyer pour publication / Sauvegarder le brouillon C est uniquement lorsque vous cliquez sur «Envoyer pour publication» que votre newsletter se place dans le circuit des newsletters en attente du passage du cron (elle se place alors dans les newsletters «En cours» jusqu à ce que le cron l envoie à toute la liste des internautes abonnés). Vous ne devez donc plus la modifier. En revanche, tant que vous ne faites que «Sauvegarder le brouillon», la newsletter ne partira pas et vous pourrez la modifier. Elle se placera alors dans les newsletters «Brouillons». Par ailleurs, tant que vous ne cliquez pas sur «Envoyer pour publication», votre lettre d info n apparaît pas dans l onglet «Contenus». Lettres d informations déjà envoyées Attention, vous ne pouvez pas modifier une lettre d information déjà envoyée pour en faire une nouvelle (en effet celle-ci aura le statut de «déjà envoyée»). Il vous faut donc impérativement en créer une nouvelle (en revanche rien ne vous empêche d utiliser des anciens articles de lettre d info déjà utilisés si besoin est).

24 Créer une lettre d information comme on créé un article? Attention vous ne pouvez pas créer directement un objet de type «Lettre d info Frontpage» dans l onglet Contenus. Il vous faut impérativement suivre la procédure expliquée dans ces pages, à savoir, créer d abord les articles pour votre newsletter, puis composer votre newsletter depuis l onglet «Lettres d infos».