LA DECLARATION INTRASTAT ELECTRONIQUE

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1 1. LA DECLARATION INTRASTAT ELECTRONIQUE Afin de réduire la charge déclarative, la BNB offre gratuitement différents outils aux déclarants. Ainsi pour INTRASTAT, les déclarants bénéficient : - du logiciel IDEP pour DOS - du logiciel IDEP pour Windows - du logiciel CN8 pour Windows - de la labellisation des logiciels commerciaux - de l'envoi de fichier par disquette ou par - du transfert de fichier sécurisé par Internet - de la déclaration par formulaire sur Internet - de l'aide du help-desk idep (tél : (02) , fax : (02) ou E- mail : idep@nbb.be 1. LE PROGRAMME IDEP IDEP pour Windows, IDEP pour DOS La BNB met GRATUITEMENT le logiciel IDEP (INTRASTAT Data Entry Package) à la disposition des déclarants INTRASTAT. L Office Statistique de la Communauté européenne (Eurostat) a développé le logiciel IDEP pour réduire au maximum la charge que représente INTRASTAT pour les entreprises. Il permet de simplifier l établissement de la déclaration INTRASTAT et de produire un fichier qui peut être transféré à la BNB par disquette, par ou par chargement sécurisé via internet. Depuis 2001, la BNB distribue gratuitement une version d'idep pour Windows et une version pour DOS. Configuration idéale pour IDEP pour DOS IDEP pour DOS peut être installé sur un PC indépendant ou en réseau. Le logiciel fonctionne sous DOS ou sous Windows. Les spécif ications suivantes sont conseillées : version Dos 5.0 ou supérieure; PC ou supérieur; mémoire vive interne : 4 Mb ou plus; capacité du disque dur : 40 Mb ou plus. Configuration minimum pour IDEP pour Windows IDEP pour Windows peut être installé sur un PC indépendant ou en réseau tournant sous Windows 95, 98, ME, XP, 2000 ou NT. La configuration minimale requise pour l'installation est la suivante : moniteur avec une résolution minimale de 600x800; pour le programme IDEP/NC8, 70 Mo d'espace sur le disque dur;

2 2. Pourquoi utiliser IDEP? IDEP permet d établir des déclarations qui satisfont entièrement aux exigences légales en ce qui concerne la forme, la nomenclature et les codes. Facilité d enregistrement des données (encodage) : IDEP propose plusieurs manières de saisir les données de base intra-communautaires : l utilisateur introduit toutes les données à la main. Une fonction d aide et la présence d une liste avec les valeurs exactes (codes NC8, code de pays, code de mode de transport) permet une saisie rapide et correcte; par des modèles de ligne partiellement remplis. De tels modèles évitent à l utilisateur d introduire à chaque fois les données ou les transactions récurrentes; création d une table de conversion entre vos propres numéros d articles et les codes NC8 officiels; emploi de formules pour le calcul du poids; conversion en EURO des factures établies en devises. Possibilité d importation des données vers IDEP : IDEP peut utiliser les données créées totalement ou partiellement dans une autre application, par exemple un logiciel de comptabilité ou de gestion de stock; Contrôle de la déclaration : IDEP contrôle instantanément les données introduites, même si elles proviennent d un autre programme. Ces contrôles vous permettent de valider la déclaration avant de nous l envoyer. Ils rendent par exemple impossible l utilisation de codes inexistants. Transfert des données : une fois votre déclaration établie et validée, elle peut nous être envoyée par disquette, par , ou par chargement sécurisé via internet.. L utilisation d IDEP permet de réaliser des gains de productivité de 30 à 70 %. Version annuelle Afin de tenir compte des modifications apportées à la législation et des souhaits des utilisateurs, le logiciel IDEP est actualisé une fois par an. La version actualisée est envoyée au mois de janvier à chaque utilisateur d IDEP. La BNB met à disposition des utilisateurs qui en font la demande 12 disquettes et 12 enveloppes (renforcées) en franchise de port Sessions d'information La BNB organise régulièrement des séances de formation dans tout le pays. Vous pouvez obtenir de plus amples informations au Help Desk IDEP au tél : (02) , fax : (02) ou idep@nbb.be

3 3. 2. LE PROGRAMME CN8 POUR WINDOWS La BNB met GRATUITEMENT le logiciel CN8 pour Windows à la disposition des déclarants INTRASTAT. Comme IDEP, il a été développé par Eurostat en collaboration avec les Etats membres de l'ue. Il offre de nombreuses possibilités de recherches de code au sein de la nomenclature combinée. Il peut être installé indépendamment ou en complément à IDEP 3. LAYOUT DES FICHIERS INTRASTAT L'emploi du logiciel IDEP pour l'établissement de vos déclarations n'est pas obligatoire. Ainsi des fichiers ASCII satisfaisant à certains contrôles ou des fichiers EDIFACT générés par votre logiciel peuvent également être acceptés. Vous pouvez obtenir des informations à ce sujet au Help Desk IDEP au numéro : (02) , fax : (02) Fichiers ASCII/SDF Cette note explicative est destinée aux entreprises ayant choisi d effectuer leur déclaration INTRASTAT au moyen d un fichier ASCII créé avec leur propre logiciel ou des progiciels comptables. Ces fichiers ASCII peuvent avoir une longueur fixe (format SDF) ou une longueur variable (format ITX). Ces deux formats sont décrits dans les paragraphes suivants. Format SDF (fixed width) Dans un fichier SDF, les différents champs se trouvent toujours à une place fixe et ne sont pas séparés par des séparateurs de champs (,) ou des délimiteurs de champs ("). Chaque record a donc la même longueur fixe de 155 positions. A la fin de chaque record se trouve un CRLF (hexadécimal D A). Le nom de fichier doit être composé de la façon suivante : PPMMXXXX.SDF, où PP représente le régime statistique (19 pour les arrivées ou 29 pour les départs), MM représente le mois et XXXX sont quatre position qui peuvent être choisies librement. Par conséquent, il doit y avoir un fichier séparé par régime.

4 4. POS LVL NME BYT ATR DEC DSCR MODEL ASCLNE 155 XX DCLRANT Identification du déclarant case BTW N. de TVA du déclarant case 2 (partie1) ETAB N. d établissement du déclarant (00 si inconnu) case 2 (partie2) ATSEC DCLRANT3 019 XX 0 Identification du tiers déclarant case ISO3 002 XX 0 Code pays ISO du n. de TVA case 4 (partie1) BTW3 012 XX 0 N. de TVA du tiers déclarant case 4 (partie2) PCODE3 005 XX 0 Code postal du tiers déclarant case RETNR Numéro du message ITNR Item ou n. de ligne col MSGFCT 001 XX 0 Message fonction DCLDATE Date de la déclaration DCLYR Année DCLMNTH Mois DCLDAY Jour PERDE Période statistique en-tête YEAR Année statistique en-tête MNTH Mois statistique en-tête FLOW 001 AA 0 Flux(D = dispatch, A = arrival) en-tête STPROC CTRYPT 002 AA 0 Pays de prov/dest (pays partenaire) col FILLER 001 XX CTRYOR 002 AA FILLER 001 XX TPT * Moyen de transport col PORT NAT FILLER CONTNR TRXTYP Nature de la transaction col TRXTYP BNL Code marchandise NC8 col TARN NET Masse nette en kg col ADUN Nombre d unités supplémentaires col VAL Valeur facture col AUT EXTNR 013 XX 0 Information externe (n.facture...) INCOTERM * 003 XX 0 Incoterm selon la CCI col REGION Région d'origine ou de destination col FILLER CODEMON 003 XX 0 EUR pour EURO FILLER

5 5. RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 155 BYTES (*) Pour les déclarations étendues uniquement, sinon laisser à blanc ou à zéro Explication record lay-out. POS Position Position de début du champ LVL Level Donne la structure du record NME Name Nom de la zone BYT Bytes Longueur de la zone en bytes ATR Attributes Caractéristiques du champ : - AA : Alphabétique - aligné à gauche, suivi par des blancs - XX : Alphanumér. - aligné à gauche, suivi par des blancs - 99 : Décimal (unsigned), aligné à droite, précédé de zéros DEC Decimals Nombre de décimales si la zone est numérique DSCR Description Contenu du champ MA MODEL Renvoi aux cases des formulaires INTRASTAT Référence au lay-out du formulaire. Explication complémentaire de certains champs. ATSEC Inutilisé, doit contenir la valeur 0 RETNR Numéro de la déclaration, le déclarant doit ici indiquer un numéro unique par régime statistique MSGFCT DCLDATE 1 = déclaration normale, 5 = rectification d une déclaration, 0 = déclaration néant (dans ce cas, toutes les zones à partir de la position 59 sont nulles) Date de la déclaration = date de la création FLOW D = dispatch ou expéditions (régime 29), A = arrival ou arrivées (régime 19) STPROC CTRYOR PORT NAT CONTNR TRXTYP2 TARN AUT TFACT Valeur mensuelle totale facturée, n est pas demandée, doit contenir la valeur 0 RFRETNR CODEMON Inutilisé "EUR" pour valeur facture en Euro Exemple : représentation physique (y compris les positions à blanc traduites par des espacements) : NL B A00FR FACT33 FOB EUR NL B A00NL FACT34 DDU EUR00000

6 NL B A00LU FACT35 DAF EUR00000 Format ITX- (delimited) Dans un fichier texte avec l'extension "ITX", les champs sont séparés par un point virgule ou un tab. Vous pouvez choisir le séparateur que vous souhaitez utiliser, à la condition de conserver le même séparateur pour tout le fichier. A la fin de chaque record se trouve un CRLF (hexadécimal D A). Le nom de fichier doit être composé de la façon suivante : PPMMXXXX.ITX, où PP représente le régime statistique (19 pour les arrivées ou 29 pour les départs), MM représente le mois et XXXX sont quatre positions qui peuvent être choisies librement. Par conséquent, il doit y avoir un fichier séparé par régime. Record lay-out du fichier ASCII (delimited) délimité avec point virgule ou tab comme séparateur) ORD NME L N FIX ATR DE C DSCR MODEL 1 DCLRANT 11 O 99 0 Identification déclarant : n TVA. case 1,case 2 déclarant (9 pos.) + n d établissement (parties1+2) déclarant (2 pos., 00 si inconnu) 2 DCLRANT3 14 N XX 0 N TVA international tiers-déclarant : code pays ISO (2 pos.) + n TVA 3 PCODE3 5 N XX 0 Code postal tiers-déclarant case 3 case 3,case 4 (parties1+2) 4 RETNR 8 N 99 0 Numéro du message - 5 ITNR 5 N 99 0 Item ou numéro de ligne col. 5 6 MSGFCT 1 O XX 0 Fonction du message - 7 DCLDATE 6 O 99 0 Date de la déclaration (YYMMDD) - 8 PERDE 4 O 99 0 Période statistique (YYMM) en-tête 9 FLOW 1 O AA 0 Flux (D = dispatch, A = arrival) en-tête 10 CTRYPT 2 O AA 0 Pays de prov/dest (pays partenaire) col TPT * 1 O 99 0 Moyen de transport col TRXTYP1 1 O 99 0 Nature de la transaction col BNL 8 O 99 0 Code marchandise NC8 col NET 10 N 99 0 Masse nette en kg col ADUN 10 N 99 0 Nombre d unités supplémentaires col VAL 10 N 99 0 Valeur facture col EXTNR 13 N XX 0 Information externe (ex n facture...) facultatif 18 CODEMON 3 N XX 0 "EUR" pour Euro 19 INCOTERM * 3 Y XX 0 Incoterm selon la CCI col REGION 1 Y XX 0 Région d'origine ou de destination col. 13 (*) Pour les déclarations étendues uniquement -

7 7. Explication Record lay-out. ORD Order Ordre du champ NME Name Nom de la zone LN Length Longueur maximum du champ FIX Fixed Y/N Si O et si le champ n est pas blanc, la longueur du champ doit toujours être égale à LN. Si N, la longueur est variable ATR Attributes Caractéristiques du champ : - AA : Alphabétique - XX : Alphanumérique - 99 : Décimal (unsigned) DEC Decimals Nombre de décimales si le champ est numérique DSCR Description Contenu du champ MA Renvoi aux cases des formulaires INTRASTAT (2002) MODEL Référence au lay-out du formulaire. Explication complémentaire de certains champs RETNR MSGFCT DCLDATE Numéro de la déclaration, le déclarant doit ici indiquer un numéro unique par régime statistique 1 = déclaration normale, 5 = rectification d une déclaration, 0 = déclaration néant (dans ce cas, toutes les zones après le champ FLOW restent vides) Date de la déclaration = date de la création FLOW D = dispatch ou expéditions (régime 29), A= arrival ou arrivées (régime 19) CODEMON "EUR" pour valeur facture en Euro Exemple : avec le point-virgule (;) comme séparateur: ; NL B99; 1234; ; 1; 1; ; 9801; A; FR; 3; 1; ; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB; ; NL B99; 1234; ; 2; 1; ; 9801; A; NL; 3; 1; ; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU; ; NL B99; 1234; ; 3; 1; ; 9801; A; LU; 3; 4; ; 492; 42880; FACT35; EUR;DAF;2 avec tab ( ) comme séparateur: NL B A FR FACT33 EUR FOB NL B A NL FACT 34 EUR DDU NL B A LU FACT35 EUR DAF 2

8 8. 4. L'ENVOI DU FICHIER INTRASTAT La Banque Nationale de Belgique met à votre disposition 3 moyens différents pour envoyer vos déclarations INTRASTAT sous forme de fichiers informatiques. Il s'agit de l'envoi par ; de l'envoi par disquette ou encore du transfert de fichier sécurisé via Internet. Envoi par Nous mettons à votre disposition une adresse qui sert exclusivement à la collecte des fichiers de déclaration. Dès la réception de celles-ci, nous vous envoyons un accusé de réception qui garantit la bonne réception de vos mails. Les déclarations par sont traitées automatiquement par un programme informatique. Aussi, afin d'assurer le meilleur traitement possible, nous vous demandons de bien vouloir respecter les conditions suivantes : - respecter les formats de fichiers définis - attacher vos fichiers au mail à envoyer - ne pas mettre de texte dans le corps du mail - mettre votre n de TVA, l'indication du mois et le flux dans le "sujet" du mail Si ces conditions sont respectées vos déclarations envoyées à l'adresse intrastat@nbb.be sont traitées automatiquement et prises en charge par nos gestionnaires en 24 h. Dans le cas où vous voulez nous transmettre d'autres informations que votre déclaration, utilisez l'adresse de votre correspondant habituel. Envoi par disquette Nous mettons également gratuitement à votre disposition des disquettes de déclaration et des enveloppes renforcées en franchise de port. Vous pouvez également utiliser vos propres disquettes (3,5'' HD/DD) Les disquettes doivent être envoyées à l'adresse suivante : ICN/BNB/INTRASTAT boulevard de Berlaimont Bruxelles Nous vous demandons de bien vouloir respecter les conditions suivantes : - respecter les formats de fichiers définis - mettre une étiquette sur la disquette mentionnant - votre N de TVA - le nom de votre entreprise

9 9. - la (les) période(s) statistiques : mois et année - les noms des fichiers contenant la (les) déclaration(s) Transfert de fichier sécurisé Depuis janvier 2000, la BNB met à la disposition des déclarants une application Internet sécurisée de transfert de fichier. Cette application offre toutes les garanties de confidentialité de vos données. Ce service nécessite une inscription préalable en tant qu'utilisateur sur notre site où vous trouverez également la documentation nécessaire. Lors de votre inscription, un code d'accès et un mot de passe vous seront adressés personnellement. 5. LA DECLARATION INTRASTAT PAR FORMULAIRE SUR INTERNET La Banque Nationale de Belgique offre la possibilité d'encoder immédiatement la déclaration intrastat à l'aide d'un formulaire électronique sur internet à l'adresse Ce service est accessible après avoir introduit une demande de mot de passe sur notre site, à la même adresse. Il est surtout destiné aux déclarants qui ne dépassent pas 15 transactions par mois et par flux. Son fonctionnement est totalement sécurisé et, outre une confirmation d'enregistrement de la déclaration, le formulaire offre la possibilité d'imprimer la déclaration. 6. LE LABEL DE CONFORMITE DE L INSTITUT DES COMPTES NATIONAUX La BNB peut délivrer (pour compte de l Institut des comptes nationaux) un label de conformité aux logiciels commerciaux qui permettent l établissement de la déclaration INTRASTAT pour autant que ceux-ci respectent les exigences légales et permettent la transmission par fichier électronique. Ce label est délivré après une procédure de test identique pour tous les logiciels, et garantit que les déclarations sont conformes aux prescriptions légales. Pour toute information relative aux procédures de test ou pour recevoir la liste actualisée des logiciels ayant reçu ce label, vous pouvez vous adresser au Help Desk IDEP, tél (02) , fax : (02) idep@nbb.be

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