Extranet Gestionnaire Manuel d utilisation

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1 Extranet Gestionnaire Manuel d utilisation

2 Sommaire 1. Login et page d accueil p3 2. Votre contrat Moneo Resto p6 3. Commander des cartes et des titres-restaurant p8 Commande de cartes Commandes de titres-restaurant 4. Réception des cartes p16 5. FAQ p19 2

3 1 Login et page d accueil 3

4 S identifier Pour accéder à votre espace gestionnaire : - Connectez-vous sur - En haut à droite, cliquez sur «Mon compte» puis sur «Décideurs». - Sur la page de login, indiquez votre identifiant et votre mot de passe Votre identifiant et votre mot de passe vous ont été communiqués par mail lors de la mise en place de votre contrat. En cas de modification d adresse mail, ou de nouveau gestionnaire, contactez le Service Client au (0,15 /min) ou à l adresse clients@moneo-resto.fr afin qu il procède aux modifications. 4

5 Accueil Vous arrivez par défaut sur la page «Mon contrat». Vous pouvez naviguer dans les autres rubriques depuis les onglets en haut à droite. Sur cet espace, vous n avez pas accès aux informations personnelles de vos salariés car il s agit de données confidentielles. 5

6 2 Votre contrat Moneo Resto 6

7 Votre contrat Accédez à toutes les informations relatives au contrat : références, contacts, moyen de paiement Si vous êtes gestionnaire pour plusieurs sociétés, vous aurez accès aux différents contrats sur un même espace. 7

8 Commander 3 des cartes et des titres-restaurant 8

9 Commandes La rubrique «Mes commandes» vous permet : - d effectuer des commandes de cartes et de titres-restaurant - de gérer l ensemble des commandes : visualiser le statut de celles-ci, suivre leur état d avancement 9

10 Commandes > Passer une commande Pour commander de nouvelles cartes ou recharger les comptes de vos collaborateurs : 1. Cliquez «Créer une commande» 2. Téléchargez le fichier de commande en sélectionnant: «Commande de carte» ou «Chargement de TR» puis en cliquant sur «Télécharger». Attention : Pour les commandes de cartes, choisissez bien votre fichier en fonction du mode de livraison souhaité : sur site ou au domicile de vos salariés. 10

11 Commandes > Aide Pour plus d information sur les champs à saisir et le format attendu : - Cliquez sur le libellé de la colonne - Consultez l onglet «Aide à la saisie» 11

12 Commandes > Commande de cartes S il s agit d une commande de cartes avec livraison sur site, vous devrez renseignez les champs suivants : Matricule : facultatif mais vivement conseillé Civilité: indiquer 1, 2, ou 3 pour la civilité 1= Mlle 2= M 3= Mme Prénom: indiquer le prénom du nouveau collaborateur en majuscule Nom: indiquer le nom du nouveau collaborateur en majuscule Date de naissance: date au format jj/mm/aaaa Utilisation dimanches et jours fériés : indiquer 3 ou 4 3= le collaborateur est amené à travailler les dimanches et/ou jours fériés 4= condition classique Montant valeur faciale: valeur indiquée par défaut Nom du point de livraison : valeur pré-remplie Nom du point de distribution (facultatif) : valeur pré-remplie Niveau 1 (facultatif) : valeur pré-remplie si déclarée lors de l ouverture du contrat Niveau 2 (facultatif) : valeur pré-remplie si déclarée lors de l ouverture du contrat Exemple de fichier de commande avec livraison sur site Les champs doit être renseignés en majuscules. 12

13 Commandes > Commande de cartes S il s agit d une commande de cartes avec livraison au domicile de vos salariés, renseignez les champs suivants : Matricule : facultatif mais vivement conseillé Civilité: indiquer 1, 2, ou 3 pour la civilité 1= Mlle 2= M 3= Mme Prénom: indiquer le prénom du nouveau collaborateur en majuscule Nom: indiquer le nom du nouveau collaborateur en majuscule Date de naissance: date au format jj/mm/aaaa Utilisation dimanches et jours fériés : indiquer 3 ou 4 3= le collaborateur est amené à travailler les dimanches et/ou jours fériés 4= condition classique Adresse 1 : Adresse où seront envoyés la carte et le code PIN (en majuscules) Adresse 2 : facultatif Adresse 3 : facultatif Code Postal Ville : en majuscule Exemple de fichier de commande avec livraison à domicile Les champs doit être renseignés en majuscules. 13

14 Commandes > Commande de titres Pour commander des titres-restaurant, complétez la colonne «G» du nombre de titres restaurant à attribuer. La valeur doit être différente de «0». Tous les autres champs sont pré-remplis. > Si vous souhaitez ne pas attribuer de titres-restaurant à un collaborateur, il est nécessaire de supprimer la ligne entière. > En cas de départ d un collaborateur, saisissez "Départ" dans la colonne «H». Il sortira définitivement des listes de commandes de Titres Restaurant. 14

15 Commandes > Contrôle du fichier Une fois votre fichier renseigné et chargé : 1. Contrôler le fichier que vous avez rempli en choisissant «Commande de carte» ou «Chargement de TR» puis en cliquant sur «Contrôler» 2. Finalisez votre commande en cliquant sur «Importer» Dans un délai de 24h, vous recevrez un pour vous informer de la prise en compte de votre commande. 15

16 4 Réception des cartes 16

17 Réception des cartes > Activation des cartes Par mesure de sécurité, les cartes que vous réceptionnez ne sont ni chargées, ni activées. Pour les cartes livrées au domicile des salariés, l activation de fait automatiquement au 1 er paiement. Pour les cartes livrées sur site, c est à vous d activer les cartes de vos collaborateurs : Rendez-vous dans la rubrique «Mes commandes» de votre extranet Cliquez sur le détail de la commande concernée Cliquez sur «valider la livraison» 17

18 Réception des cartes > Activation des cartes Pour activer les cartes il suffit: De cocher les cases des cartes à activer De cliquer sur «traitement des cartes» Une fenêtre s ouvre alors pour vous informer que le statut des cartes a été modifié. Lorsque vous activez les cartes, celles-ci seront chargées des titresrestaurant commandés dans un délai de 24 à 48h. En cas de livraison incomplète Indiquez les cartes concernées en «carte manquante». Cette manipulation entraine la mise en opposition définitive de la carte. 18

19 5 FAQ 19

20 Départ d un salarié Si le salarié dispose encore d un solde sur sa carte plusieurs solutions sont envisageables : Le salarié peut conserver sa carte et utiliser son solde jusqu à épuisement. Vous pouvez faire une demande de remboursement de son solde. Pour cela, demandez au Service Client le formulaire de remboursement et renvoyez le complété. Attention : Le remboursement sera effectué en votre faveur, puis vous serez chargé de reverser au salarié la part salariale cotisée. NB : si un salarié quitte l entreprise ou ne souhaite plus bénéficier de la carte Moneo Resto, pensez à en informer clients@moneo-resto.fr afin que le porteur n apparaisse plus dans votre fichier de commande. Vous pouvez également le mettre en statut «départ» dans le fichier de commande de titre (cf page 13). 20

21 Carte perdue ou volée En cas de carte perdue ou volée, il faut mettre rapidement la carte en opposition : L utilisateur peut le faire directement : - Depuis son espace personnel sur internet ou sur son application smartphone - En appelant le (n gratuit) Vous pouvez mettre sa carte en opposition depuis votre extranet gestionnaire. Rendez-vous dans la rubrique «Opposition». Rechercher le collaborateur dont vous voulez mettre à la carte en opposition et cliquez sur «Opposition de carte». Suite à la mise en opposition, vous devez commander une nouvelle carte. La commande n est pas automatique. Le solde n est pas perdu! Le bénéficiaire retrouve le montant de ses titres-restaurant avant la mise en opposition. 21

22 Un salarié a perdu son code PIN Suite à la réception de la carte, vos salariés on reçu un courrier avec : leurs identifiant et leur mot de passe pour se connecter à leur espace personnel Son leur adresse code mail PIN est-elle correcte? Si l un de vos collaborateurs a perdu son code PIN, vous devez demander la réédition de son code. Vous choisissez le lieu de réception du courrier : à son domicile ou sur votre site. Le salarié recevra le même code PIN que son code PIN initial. Pour demander une réédition de code PIN, contactez le Service Client Entreprise : clients@moneo-resto.fr NB : votre collaborateur ne peut pas effectuer cette demande directement. Il doit impérativement passer par son gestionnaire. Attention : - la réédition de code PIN n est possible que sur les cartes qui n ont pas été mises en opposition - la carte Moneo Resto fonctionne comme une carte bancaire classique : suite à 3 codes PIN erronés, la carte est bloquée. 22

23 Un salarié a oublié son mot de passe Le porteur s est-il déjà connecté à son espace? OUI NON Son adresse mail est-elle correcte? Dispose t-il d une adresse professionnelle? OUI NON OUI NON Sur le site resto.fr, l utilisateur clique sur «Mot de passe oublié» et suit la procédure. Le salarié envoie un mail à clients@moneo-resto.fr pour demander la modification de son adresse mail. Le porteur envoie un mail à clients@moneo-resto.fr de son mail pro. Nous lui communiqueront son mot de passe. L utilisateur doit vous contacter. C est vous, gestionnaire, qui devez envoyer un mail à clients@moneo-resto.fr pour récupérer le mot de passe du salarié et lui communiquer ensuite. 23

24 Une question? Contactez notre Service Client Entreprise (0.15 TTC / min) clients@moneo-resto.fr Nos conseillers vous répondent du lundi au vendredi.