FORMATION AU TABLEAU DE BORD PARTAGE DES ESMS

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1 PILOTAGE & PERFORMANCE ESMS FORMATION AU TABLEAU DE BORD PARTAGE DES ESMS Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 Programme de la session de formation I Rappel de la démarche II - Enjeux et objectifs III - Présentation des modalités d organisation de la campagne de recueil IV - Fonctionnement du tableau de bord V - Présentation de la plateforme et de ses fonctionnalités (atelier pratique sur poste informatique) VI - Restitution des résultats VII - Renseignement du tableau de bord 2

3 I- RAPPEL DE LA DÉMARCHE Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

4 Origines de la démarche Le projet de mise en place d un tableau de bord de pilotage dédié au secteur médicosocial : A été lancé à la fin de l année 2009 par une phase de définition des principes et des indicateurs à intégrer à un tableau de bord partagé entre les ESMS et leurs autorités de tarification et de contrôle (Agences Régionales de Santé et, le cas échéant, Conseils Généraux). A continué au cours du second semestre 2010 Par la construction d un tableau de bord de pilotage commun : aux champs de l accompagnement des personnes âgées des personnes handicapées - enfants et adultes. Deux années ont été consacrées à la construction du TdB

5 Les expérimentations Des expérimentations réalisées depuis première expérimentation seconde expérimentation Objectifs : Tester et valider le principe d indicateurs partagés Tester l outil, l ergonomie de la plateforme ainsi que perspectives d utilisation en termes de pilotage interne Pour chacun des indicateurs définir : La Pertinence La productibilité La Robustesse Objectifs : Meilleurs utilisation du tableau de bord: tant dans les processus de pilotage interne des ESMS que dans le dialogue avec les autorités tarificatrices ; Mieux répondre aux besoins de connaissance de l offre médico-sociale sur les territoires 512 établissements et services PA & PH 716 ESMS et 116 organismes gestionnaires PA & PH

6 La généralisation (1/2) L année 2014 année constitue la première phase (intermédiaire) de la généralisation. La généralisation de ce TdB est jugée indispensable par la DGCS: 1 La démarche de TdB engagée vise à mettre en place les outils d'un dialogue entre acteurs et autorités compétentes 2 La démarche de TdB engagée vise à renforcer un pilotage interne pour les structures. 3 Les indicateurs actuels (ISMS) ne sont pas exploités et ne permettent dès lors pas d objectivation, alors que celle-ci est nécessaire au pilotage de l'offre. 4 Il est indispensable de retrouver de vrais indicateurs de pilotage communs

7 La généralisation (2/2) Ainsi, la phase de pré-généralisation de 2014 va permettre de : Commencer la généralisation: Sans modifier le contenu des indicateurs, pour permettre les comparaisons mais en élargissant le nombre de régions et d'établissements impliqués pour atteindre un niveau statistique plus conséquent. Apprécier les conditions opérationnelles de cette généralisation, notamment en terme d'outils et de méthode Réaliser le transfert de la plate-forme technique de l ANAP vers l ATIH

8 Périmètre de la campagne de recueil régions Alsace Bourgogne Bretagne Franche-Comté Limousin Lorraine Pays de la Loire Rhône-Alpes Provence-Alpes-Côte-D'azur Plus de ESMS 8

9 II- ENJEUX ET OBJECTIFS Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

10 En quoi ce projet contribue-t-il aux enjeux actuels du secteur? 1. LOGIQUE D OFFRE SUR UN TERRITOIRE Développement de la connaissance des territoires, de l offre et des besoins Nouvelle planification de l offre médico-sociale et la procédure d appel à projet Dynamique d ouverture à et sur son environnement Développement des formes de coopérations, de réseaux et de partenariats 2. LOGIQUE D ÉVALUATION DE LA QUALITÉ Ancrage de la démarche qualité dans les ESMS (évaluation interne, évaluation externe, processus d amélioration globale et continue, etc.) Maintien et l actualisation des outils préexistants (ANGELIQUE-EHPAD, recommandation BPP ANESM et indicateurs associés concernant l évaluation interne en EHPAD, groupe de travail DGCS sur les indicateurs en EHPAD, ) 3. LOGIQUE D OPTIMISATION DES RESSOURCES Réformes de tarification (tarification à la ressource, passage à la logique de forfait et tarifs plafonds, dotation globale de financement) Développement de la contractualisation pluriannuelle (CPOM notamment) 10

11 Les enjeux du projet Tableau de bord 1. PROPOSER UN OUTIL COMMUN ET PARTAGÉ AUX DIFFÉRENTS ACTEURS DU SECTEUR MÉDICO-SOCIAL TdB permet de mieux connaitre le profil des personnes accompagnées par les ESMS (PA et PH), leurs missions et les ressources mobilisées afin de : Optimiser les processus de décision / suivi / évaluation dans une logique d aide à la décision et au pilotage Mettre en perspective l activité des ESMS au regard de leurs missions Contribuer à adapter et implanter et développer les meilleures pratiques pour améliorer la performance des organisations 2. POUR L ENSEMBLE DES ACTEURS DU SECTEUR : ALIMENTER LES ÉCHANGES EN MATIÈRE D ÉVOLUTION DE L OFFRE AVEC LES PARTENAIRES (notamment dans le cadre de la contractualisation) 11

12 Les objectifs de l expérimentation et du déploiement ARS et CG Répondre aux besoins de connaissance de l offre et de la contribution des ESMS aux politiques publiques sur leurs territoires respectifs Un outil commun de connaissance de l offre, de dialogue et d aide à la décision (et non un outil de contrôle) Un outil qui, dans sa dimension «benchmark», s inscrit dans une logique de progression et non de comparaison. ESMS et OG Répondre au besoin de pilotage interne et faciliter le dialogue de gestion interne et avec les partenaires Un outil qui permet une vision claire et globale de l activité de son établissement, une lisibilité et mise en cohérence des données habituellement demandées Un outil qui permet une coordination avec les partenaires sur un territoire pertinent d intervention Positionnement de son ESMS sur son territoire (planification, appels à projets, etc.), de par l identification de ses spécificités DGCS Un outil contribuant à une stratégie d appui à la performance dans le secteur Un outil contribuant à outiller les acteurs de terrain dans le cadre des nouvelles démarches de pilotage et de management Un déploiement qui contribue à la réflexion des pouvoirs publics concernant les indicateurs référents 12

13 Liste des structures présentes dans le TDB Type de structure 1 Autre établissement ou service 2 Centre Action Médico-Sociale Précoce (C.A.M.S.P.) 3 Centre Médico-Psycho-Pédagogique (C.M.P.P.) 4 Centre Rééducation Professionnelle 5 Etablissement d'hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (E.H.P.A.D.) 6 Etablissement et Service d'aide par le Travail (E.S.A.T.) 7 Etablissement pour déficient moteur 8 Etablissement pour Enfants ou Adolescents Polyhandicapés 9 Foyer d'accueil Médicalisé pour Adultes Handicapés (F.A.M.) 10 Foyer de vie 11 Foyer d'hébergement 12 Institut Médico-Educatif (I.M.E.) 13 Institut Médico-Pédagogique (I.M.P.) 14 Institut pour Déficients Auditifs 15 Institut pour Déficients Visuels 16 Institut Thérapeutique Educatif et Pédagogique (I.T.E.P.) 17 Maison d'accueil Spécialisé (M.A.S.) 18 Service d'accompagnement à la vie sociale (S.A.V.S) 19 Service d'accompagnement Médico-Social pour Adultes Handicapés (S.A.M.S.A.H.) 20 Service de Soins Infirmiers A Domicile (S.S.I.A.D.) 21 Service Polyvalent Aide et Soins A Domicile (S.P.A.S.A.D.) 22 Service d'education Spéciale et de Soins à Domicile (S.E.S.S.A.D.) 13

14 III- PRÉSENTATION DES MODALITÉS DE L EXPÉRIMENTATION Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

15 Planning de la 3 ème compagne Jan. Fev. Mars Avril Mai Juin Sept Fin d année Réunions nationales ARS Comités strat. Comités technique Lancement opérationnel de la démarche Formations TdB Recueil des données du 15 mai au 15 juin Recueil des besoins Formations aux restitutions Restitutions régionales Capitalisation des restitutions 15

16 IV- FONCTIONNEMENT DU TABLEAU DE BORD Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

17 Propos préliminaires Qu est-ce qu un tableau de bord? Un outil d aide au pilotage dont le but est de fournir au responsable d une structure, une vision claire de la situation actuelle de celle-ci. Le tableau de bord présente de manière synthétique, sous la forme de tableaux ou de graphiques, un ensemble d indicateurs pertinents renseignés périodiquement et destinés au suivi. 17

18 Propos préliminaires Qu est-ce qu un indicateur? Il s agit d un information Nécessairement chiffrée Facile à utiliser (définie par une fiche indicateur) produite à intervalle régulier qui permet à une structure de suivre/piloter sa performance en répondant à une "question clé" (ex : atteinte d'un objectif, d un niveau d activité, réalisation d une mission, ) 18

19 Propos préliminaires Le tableau de bord permet de répondre à 14 question clés. La définition des questions clés est le résultat du groupe de travail Les indicateurs ont été définis en réponse à ces questions clés. Les questions clés 1. Les profils des personnes accompagnées correspondent-ils aux missions de l'esms? 2. Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour l ESMS? 3. Quel est le positionnement de l ESMS dans le parcours de la personne? 4. Quel est le niveau d activité de l ESMS? 5. Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de l ESMS? 6. Quelle est l importance de la contribution des partenaires externes à l activité de l ESMS sur le cœur de métier? 7. L organisation est-elle structurée et stable? 8. La structure budgétaire est-elle équilibrée? 9. Quelles ressources l activité de l ESMS lui permet-elle de dégager pour ses investissements futurs? 10. Quel est le taux de vétusté des constructions? 11. Quel est le niveau d indépendance financière de l ESMS? 12. L ESMS a-t-il la capacité de faire face à ses besoins de financement courants? 13. Quel est l état d avancement de la démarche d évaluation interne et d évaluation externe au sein de l ESMS? 14. Quel est l état des lieux de la fonction «système d information» au sein de l ESMS? 19

20 Composition du tableau de bord partagé Le tableau de bord partagé comporte 4 dimensions Le tableau de bord partagé est construit sur 3 niveaux : 1. Des données de caractérisation permettant de décrire la structure et de calculer certains indicateurs ; 2. Des indicateurs de dialogue permettant à la structure d échanger avec les autorités de tarification et contrôle ; 3. Des indicateurs clés d analyse permettant d éclairer, d approfondir la lecture des indicateurs de dialogue et de mener un pilotage interne de la structure. Les indicateurs de dialogue doivent être analysés au regard des indicateurs clés d analyse et contextualisés par les informations de la fiche de caractérisation. Cette dernière permet également de documenter l offre de soins et d accompagnement et de permettre des analyses par groupe homogènes de structures. 20

21 Les indicateurs de dialogue 1. Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation 2. Score moyen dépendance GMP (dernier GMP validé et dernier GMP connu) 3. Score moyen en soins requis PMP (dernier PMP validé et dernier PMP connu) 4. Répartition des personnes accompagnées selon leur provenance 5. Répartition des personnes accompagnées sorties définitivement sur l'année par motif ou destination 6. Taux d hospitalisation complète 7. Taux de réalisation de l activité 8. Taux d'occupation des lits ou places financés 9. Taux de rotation des lits ou places financés 10. Taux de rotation des places financées en accueil de jour 11. Taux d'etp vacants 12. Taux de prestations externes 13. Taux de personnels occupant une fonction de gestion d'équipe ou de management 14. Taux d absentéisme 15. Taux de rotation des personnels sur effectifs réels 16. Taux d'atteinte des prévisions de recettes 17. Taux d'atteinte des prévisions de dépenses 18. Taux de CAF 19. Taux de vétusté des constructions 20. Taux d indépendance financière 21. Taux de couverture du besoin en fonds de roulement par la trésorerie 22. Etat d avancement de la démarche d évaluation interne et d évaluation externe Les indicateurs clés d analyse et pilotage interne Axe 1: Prestations de soins et d accompagnement pour les personnes Axe 2: Ressources humaines et matérielles Axe 3: Finances et budget 15. Répartition des recettes par groupe sur la section exploitation 16. Répartition des dépenses réalisées par groupe sur la section exploitation 17. Répartition des recettes/produits par section tarifaire 18. Répartition des dépenses/charges par section tarifaire 19. Taux d utilisation de la dotation en soins 20. Structure des dépenses financées par la dotation de soins Axe 4: Objectifs 21. Etat des lieux de la fonction «système d information» dans les ESMS Les données de caractérisation ESMS 1. Profil des personnes accompagnées : Répartition en fonction des GIR (1 à 6) 2. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des GPP (groupes de patients proches) 3. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des types de déficiences observées 4. Répartition par âge des personnes accompagnées 5. Durée moyenne de séjour / d accompagnement des personnes sorties définitivement 6. Part des personnes bénéficiant d une mesure de protection 7. Taux d occupation des places habilitées par des personnes bénéficiaires de l'aide sociale départementale à l hébergement 8. Nbre moyen de journées d'absence des personnes accompagnées 9. Part des actes/séances programmés non réalisés 10. File active des personnes accompagnées 11. Répartition des effectifs par fonction 12. Pyramide des âges du personnel 13. Taux d'absentéisme par motif 14. Poids du recours à l'intérim 43 indicateurs Description générale et statique des principales caractéristiques de la structure (descriptif prestation de soins, RH et matériel, structure financière, objectifs) Permet de documenter l offre de soins et d accompagnement de la structure, de réaliser des filtres afin de réaliser des comparaisons entre groupes homogènes d ESMS 21

22 Les indicateurs: lecture et interprétation UN GUIDE DES INDICATEURS À ÉTÉ FORMALISÉ Il précise les éléments d interprétation des indicateurs Il précise les utilisations possibles des indicateurs. N.B.: Un accès direct à partir de la plateforme vers la page relative à un indicateur donné (lien hypertexte) Indicateur IPr3.1 Question clé Signification Répartition des personnes accompagnées selon leur provenance Quel est le positionnement de la structure dans le parcours de la personne accompagnée? Provenance des personnes accompagnées par la structure au 31/12/2011 (hors accompagnement ou hébergement temporaire) Nom et identifiant de l indicateur Question clé relative à l indicateur Explication Lecture Un indicateur qui permet d identifier le parcours des personnes Un indicateur à interpréter compte-tenu : des informations relatives aux coopérations et à l intégration dans une filière du profil des personnes accompagnées, du taux de rotation des places et de la durée moyenne de séjour Intérêt et interprétation 22

23 Principes de partage d informations entre les acteurs Les ESMS ont accès à leurs propres données Les ESMS peuvent se comparer aux autres ESMS comparables mais Ne disposent pas d accès aux données des autres opérateurs pris individuellement Ne peuvent disposer de benchmark concernant les données financières Les organismes gestionnaires ont accès aux données, indicateurs et restitutions de leurs ESMS Les ARS et les Conseils Généraux ont accès à l ensemble des données de leur région / département : o o o Indicateurs de dialogue Requête sur les données clés d analyse Données de caractérisation

24 V- PRÉSENTATION DE LA PLATEFORME ET DE SES FONCTIONNALITÉS Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

25 Les droits d accès à la plateforme ARS CG OG ESMS SAISIE ET MODIFICATION DES DONNÉES - - Accès, renseignement et modification des données des ESMS rattachés Accès, renseignement et modification des données VALIDATION DE LA CAMPAGNE Validation définitive des données (la validation rend impossible la modification des données) CONFIRMATION ET CLÔTURE DE LA CAMPAGNE Pour tous les ESMS (hors compétence exclusive des CG) Pour les seuls ESMS relevant de la compétence exclusive du CG

26 Les modalités de participation des OG L inscription des organismes gestionnaires sur la plateforme permet le rattachement des ESMS concernés Accès à la plateforme: Saisie des données de caractérisation de l OG: périmètre de l organisme gestionnaire Accès aux campagnes des ESMS rattachés avec la possibilité de participer au recueil de certaines données et à la saisie de données pour le compte des ESMS rattachés Objectif d améliorer la disponibilité et la fiabilité de certaines données (notamment financières) 26

27 Quelles sont les modalités d accès pour les ESMS? Accès à la plateforme 27

28 Modalités d accès pour les ESMS Connexion sécurisée En cas de perte de votre mot de passe Une fois une session ouverte: Une sauvegarde automatique est réalisée toutes les dix minutes (pas d information perdues) Les informations d authentification sont stockées pour une durée de 60 minutes, au bout d 1 heure d inactivité (aucun clic), l application déconnecte automatiquement l internaute. 28

29 Récupération du mot de passe En cas de perte des identifiants, cliquez sur «j ai perdu mon mot de passe» Saisir l adresse Vos identifiants vous seront envoyés par 29

30 Validation de l identité de la structure et validation des référents. Vérifier et modifier les informations d inscription

31 Accès à la campagne Le terme «Campagne» désigne la collecte L ensemble des campagnes disponibles pour saisie sont proposées en page d accueil (en bas de page). Les campagnes sont «ouvertes» (disponibles pour saisie) ou «cloturées» (non disponibles pour saisie) Une campagne peut être obligatoire ou optionnelle Obligatoire : TdB médico-social Optionnelles : indicateurs infra-annuels (ID Infra-annuels) et l espace réservé au suivi du CPOM (Espace partagé du CPOM) Campagne obligatoire ou optionnelle Taux de remplissage de la campagne Campagne ouverte ou cloturée 31

32 Accès à la campagne Pour les anciens expérimentateurs : Campagne TdB MS 2012 Campagne TdB MS 2013 Pour les nouveaux expérimentateurs : Campagne TdB MS

33 Accès à la campagne Illustration et manipulation de l outil : accès à la campagne tableau de bord MS 2013 Cliquez sur «Tdb Médico-Social 2013»

34 Présentation de la page d introduction «Saisie des données» Fonctionnalités : export PDF, export Excel, enregistrement Thématiques et e taux de remplissage apparaît (questions obligatoires) 34

35 Présentation de la page d introduction «Saisie des données» Cliquez sur «Activités» 35

36 Comment renseigner les données? La dimension interrogée Sauvegarde (automatique toutes les 10 minutes) Le pourcentage indique l état d avancement de la saisie Les zones de réponse à renseigner La référence de chaque indicateur est précisée. Si l on clique sur le lien, on accède à la page adéquate du guide des indicateurs. Les questions obligatoires sont marquées par un * 36

37 Illustration et manipulation de l outil : guide des indicateurs

38 Quelles sont les modalités de validation d une campagne Déroulement d une campagne Une fois la campagne est confirmée par l ARS ou le CG, en cliquant sur le nom de l enquête, vous accédez au tableau de bord 38

39 Importance de la grille de saisie Afin de vous aider à renseigner le tableau de bord, l ANAP a produit une «Grille des données» : - Document téléchargeable sur la page d accueil de la plateforme internet - Pour les question chiffrées, il permet de consolider les données nécessaire au calcul des indicateurs - Pour les questions fermées, il reprend les réponses associées I- Données de caractérisation ESMS 1- Identification de l'esms 2- Contractualisation 3- Soins et accompagnement 4- Ressources humaines 5- Ressources matérielles 6- Partenariats, conventions et coopérations 7- Autres informations Tableau de bord Partagé ESMS Grille des données Version 2nd expérimentation juillet 2013 II- Données nécessaires au calcul des indicateurs A- de niveau 1 : Dialogue Axe n 1 - Prestations de soins et d accompagnement pour les personnes 1 - Les profils des personnes accompagnées correspondent-ils aux missions de l'esms? 2 - Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour l ESMS? 3 - Quel est le positionnement de la structure dans le parcours de la personne accompagnée? 4 - Quel est le niveau d activité de la structure? 5 - Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de la structure? Axe n 2 - Ressources humaines et matérielles 6 - Quelle est l importance de la contribution des partenaires externes à l activité de l ESMS sur le cœur de métier? 7 - L organisation est-elle structurée et stable? Axe n 3- Finances et budget 8 - Quel est le niveau d'exécution budgétaire? 9 - Quels sont les grands équilibres financiers de l'esms? Axe n 4- Objectifs 10 - Quel est l'état d avancement de la démarche d évaluation interne et d évaluation externe? B- de niveau 2 : Clés d'analyse Axe n 1 - Prestations de soins et d accompagnement pour les personnes 1 - Profils des personnes au regard de la mission de la structure? Charge en soins et en accompagnement pour la structure? 2 - Quel est le niveau d activité de la structure? Axe n 2 - Ressources humaines et matérielles 3 - L organisation est-elle structurée et stable? Axe n 3- Finances et budget 4 - Quel est le niveau d'exécution budgétaire? 5 - Quels sont les grands équilibres financiers de l'esms? Axe n 4- Objectifs 6 - Quelles sont les orientations en matière de SI et quels sont les moyens associés? 7 - Quelle est la couverture fonctionnelle et technique pour le SI de l ESMS? 8 - Quelles sont les pratiques de l'esms en matière de sécurité et réglementation SI? 9 - Quelles sont les pratiques de l'esms en matière de communication et échanges SI? 39

40 Importance de la grille de saisie Illustration : utilisation de la grille de données pour renseigner un indicateur Calcul de l indicateur : «Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation» La grille de données permet de calculer les données à insérer dans la plateforme internet Indicateur calculé par la plateforme IPr1.1 Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation #DIV/0! 1 Nombre de personnes en dérogation ou hors autorisation accompagnées sur l année X 2 Nombre total de personnes accompagnées sur l année X Les données marquées d une croix bleue «x» sont à renseigner pour le calcul de l indicateur Projection du guide des indicateurs 40

41 Appropriation de la plateforme Exercice 1 : renseignement de l indicateur IPr1.1 : Profil des personnes accompagnées Cliquez sur «Tdb Médico-Social 2011»

42 Appropriation de la plateforme Exercice 1 : renseignement de l indicateur IPr1.1 : Profil des personnes accompagnées Cliquez sur «Activité»

43 Appropriation de la plateforme Exercice 1 : renseignement de l indicateur IPr1.1 : Profil des personnes accompagnées Données à saisir puis sauvegardez (en bas de la page)

44 Appropriation de la plateforme Exercice 1 : renseignement de l indicateur IPr1.1 : Profil des personnes accompagnées Cliquez sur «Indicateur»

45 Appropriation de la plateforme Exercice 1 : renseignement de l indicateur IPr1.1 : Profil des personnes accompagnées Cliquez sur «Tous les niveaux»

46 Appropriation de la plateforme Exercice 1 : renseignement de l indicateur IPr1.1 : Profil des personnes accompagnées L indicateur calculé apparait

47 Appropriation de la plateforme Exercice 2 : renseignement de l indicateur IPr3.1 :Répartition des personnes accompagnées selon leur provenance Cliquez sur «Activité»

48 Appropriation de la plateforme Exercice 2 : renseignement de l indicateur IPr3.1 :Répartition des personnes accompagnées selon leur provenance Données à saisir puis sauvegardez (en bas de la page)

49 Appropriation de la plateforme Exercice 3 : renseignement de l indicateur IRe1.1 et IRe2.1 : les ETP vacants et structuration et stabilité de l'organisation de l'esms Exemple utilisant la grille des indicateurs IRe2.1 Taux de personnels occupant une fonction de gestion d'équipe ou de "management" 10% 47 Nombre d'etp réel exerçant une fonction de "management" ou de gestion d'équipe au X 2,5 Re IRe Re Nombre d'etp réel au X 25 IRe2.2 Taux d absentéisme (hors formation) = Nb de jours calendaires d'absence / nb d'etp réel x 365 2% 49 Nombre total de jours calendaires d absence des effectifs réels (hors formation) X 200 Re IRe Re Nombre d'etp réel au Nombre d'équivalents temps plein réels* Données servant à deux indicateurs (à ne saisir qu une fois) Données à saisir

50 Appropriation de la plateforme Exercice 4 : Saisir l indicateur IRe2.1 : «Structuration et stabilité de l'organisation de l'esms» avec les données suivantes :

51 Les modalités de saisie des données - L axe «Objectifs» Une spécificité de l axe n 4 «OBJECTIFS» Parallèlement aux données saisies par l ESMS pour le calcul des indicateurs des axes Prestations - Finances et Budget RH et matérielles, l axe n 4 «Objectifs» se compose de deux questionnaires : Niveau d avancement de la démarche d évaluation interne (EI)et d évaluation externe (EE) Etat des lieux de la fonction «système d information» Niveau d avancement de la démarche d EI et d EE Apprécier le niveau d appropriation de la démarche d évaluation continue de la qualité par les ESMS. Trois grands thèmes sont questionnés : Niveau d avancement de la démarche d EI Permettre aux ESMS d effectuer un état des lieux de leur propre fonction «système d information» et de pouvoir se comparer avec des structures de leur catégorie. 4 axes de questionnement : Orientations en matière de SI et moyens associés Méthodologie de la démarche d EI Niveau d avancement de la démarche d EE Etat des lieux de la fonction SI Couverture fonctionnelle et technique pour le SI de l établissement Aspects sécurité et réglementation Communication et échange 51

52 Les modalités de saisie des données - Les contrôles de cohérence Mise en place de contrôles de cohérence dans un objectif de fiabilité des données saisies : Identification des erreurs dans le format ou la valeur saisie AA AB 10 5 Identification des incohérences entre plusieurs données saisies 52

53 La fonctionnalité «indicateurs infra annuels / indicateurs libres» Option de la plateforme : suivi des indicateurs infra-annuel Donner la possibilité aux ESMS de créer des indicateurs et de saisir leur valeur selon un rythme qu ils définiront. Mettre en place des indicateurs dans une logique de pilotage interne (données ne sont pas accessibles aux ARS / CG / OG) Les principes Sélection d indicateurs issus du Tableau de Bord pouvant être suivis sur un rythme infraannuel (5 au maximum) : Taux d hospitalisation complète (dont hospitalisation à domicile) Taux d'occupation des lits ou places financés Taux d absentéisme (hors formation) Durée moyenne de séjour / d'accompagnement des personnes sorties définitivement au cours de la période Nombre moyen de journées d absence des personnes accompagnées sur la période Part des actes/séances programmés non réalisés Sélection d indicateurs propres à l ESMS, en renseignant l'intitulé, le mode de calcul et la valeur des indicateurs créés. 53

54 La fonctionnalité «indicateurs infra annuels / indicateurs libres» Accès à la campagne depuis la page d accueil Cliquez sur «ID Infra-annuels» 54

55 La fonctionnalité «indicateurs infra annuels / indicateurs libres» Sélection de l indicateur à suivre Suivi infra-annuel 55

56 La fonctionnalité «suivi du CPOM» Option de la plateforme : suivi du CPOM Donner la possibilité à l ensemble des signataires du CPOM d échanger Permet le suivi d indicateur défini librement au regard des objectifs du CPOM Cliquez sur «Espace partagé du CPOM» 56

57 La fonctionnalité «suivi du CPOM» Sélection de l action suivie et définition de l indicateur à suivre Suivi infra-annuel 57

58 VI- LA RESTITUTION DES RÉSULTATS Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

59 Les restitutions ESMS Une fois la saisie des données complétée, chaque ESMS obtient : La restitution de ses indicateurs sous forme de tableaux et de graphiques La mise en perspective de ses résultats avec ceux d ESMS similaires Les principes directeurs des restitutions des résultats des indicateurs Une présentation permettant de situer chaque ESMS dans son groupe homogène (ESMS de même type et de taille comparable), pour les types d ESMS pour lesquels la démarche est possible L ESMS peut se situer par rapport à la médiane et aux quartiles de l échantillon sur chaque indicateur et non au regard d une valeur moyenne Pour rappel, l outil TdB répond à un objectif de connaissance et non d évaluation de la structure Aucune valeur de référence ou de valeur-cible n est identifiée 59

60 Les restitutions ESMS Restitution graphique sous forme d un TDB synthétique Onglet Tableau de bord Un export PDF pour Restitution de la valeur de l indicateur renseigné par l ESMS une vision globale Restitution des quartiles représentant les valeurs des indicateurs renseignés par les (A4) ESMS de même type et de taille comparable Selon chaque niveau Selon chaque question clé

61 Les restitutions pour les ARS, CG et OG Des restitutions spécifiques pour les ARS, CG et OG ARS CG OG Restitutions des résultats Restitution de tous les indicateurs des ESMS (hors indicateurs infra-annuels) Restitution globale du tableau de bord par type d ESMS et par région Restitution détaillée d un indicateur avec le positionnement de chaque ESMS sur le territoire. Restitution de tous les indicateurs des ESMS de compétence CG (hors indicateurs infra-annuels) Restitution globale du tableau de bord par type d ESMS et par région Restitution détaillée d un indicateur avec le positionnement de chaque ESMS sur le territoire. Restitution de tous les indicateurs des ESMS rattachés 61

62 VII- LE RENSEIGNEMENT DU TABLEAU DE BORD Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

63 Comment s organiser en interne? Les facteurs de succès : 1 La volonté de s inscrire dans une dynamique de pilotage et de performance 2 La nécessité de désigner un coordinateur pour la saisie des données (directeur, référent qualité, ) et de mobiliser son équipe administrative, financière et d encadrement des professionnels d accompagnement 3 Une logique de projet dans une démarche participative : pour le renseignement du tableau de bord selon ses 4 dimensions, il s agit de mobiliser des personnes ressources en termes de : - Accueil et accompagnement des usagers - Gestion des ressources humaines et matérielles - Gestion financière et budgétaire - Démarche qualité - Système d information - Coopération, réseaux et partenariats 63

64 Comment s organiser en interne? Les points de vigilance : La mobilisation des professionnels concernés Sensibiliser les bonnes personnes, coordonner les travaux, gérer les restitution, etc.. La planification de la démarche Dégager le temps nécessaire au recueil des documents, à la saisie des données et à leur vérification, à la capitalisation de l investissement fourni pour renseigner le tableau de bord. Le temps passé au renseignement des données est un élément de la capitalisation des retours d expériences. La protection des données et le respect du droit à la confidentialité Recueillir et analyser les documents nécessaires dans le respect de la protection des données personnelles (professionnels, personnes accompagnées). 64

65 Le dispositif d assistance technique et méthodologique Deux niveaux d assistance utilisateurs Assistance méthodologique : XXXXXXX Assistance technique : XXXXXXX Mise en ligne sur la plateforme de l ensemble de la documentation afin de faciliter le travail des ESMS FAQ disponible sur chaque page de la plateforme (bouton «aide») FAQ technique + FAQ méthodologique Actualisées au fil de l eau «Kit méthodologique à destination des ESMS» composé du support de formation, de la grille de saisie, du guide des indicateurs et du guide utilisateurs (disponible sur la 1ère page de la plateforme «présentation de la démarche et documentation technique») 65

66 Clôture de la formation Questionnaire d évaluation de la formation 66

67 Clôture de la formation Merci aux organisateurs et à l ensemble des participants 67

68 Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux