M I N I S T E R E D E L A J U S T I C E

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1 R E P U B L I Q U E F R A N C A I S E M I N I S T E R E D E L A J U S T I C E DIRECTION DES SERVICES JUDICIAIRES Paris, le 25 janvier 2016 SOUS-DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES DES GREFFES Bureau des carrières et de la mobilité professionnelle (RHG1) Circulaire - Note N téléphone : Adresse électronique : rhg1.dsj-sdrhg@justice.gouv.fr Réponse à l administration centrale avant le : 2 mars LA GARDE DES SCEAUX, MINISTRE DE LA JUSTICE A MONSIEUR LE PREMIER PRESIDENT DE LA COUR DE CASSATION MONSIEUR LE PROCUREUR GENERAL DE LADITE COUR MESDAMES ET MESSIEURS LES PREMIERS PRESIDENTS DES COURS D APPEL MESDAMES ET MESSIEURS LES PROCUREURS GENERAUX PRES LESDITES COURS (HEXAGONE ET OUTRE-MER) MONSIEUR LE PRESIDENT DU TRIBUNAL SUPERIEUR D APPEL MONSIEUR LE PROCUREUR DE LA REPUBLIQUE PRES LEDIT TRIBUNAL MONSIEUR LE DIRECTEUR DE L ECOLE NATIONALE DE LA MAGISTRATURE MONSIEUR LE DIRECTEUR DE L ECOLE NATIONALE DES GREFFES POUR INFORMATION N note : SJ RHG1/ Mots clés Titre détaillé : Directeur des services de greffe judiciaires Greffe du tribunal de grande instance de Paris Service d administration de l arrondissement judiciaire de Paris Chef de service du département budgétaire de l arrondissement judiciaire de Paris. : Appel à candidature sur un poste offert à un directeur des services de greffe au greffe du tribunal de grande instance de Paris en qualité de chef de service du département budgétaire de l arrondissement judiciaire de Paris (service d administration de l arrondissement judiciaire de Paris). Texte(s) source(s) : Publication : INTRANET temporaire jusqu au 2 mars Pièce(s) jointe(s) : Note + annexe

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4 FICHE DE POSTE Directeur des services de greffe, chef de service du département budgétaire de l arrondissement judiciaire de Paris Avertissement préalable : La situation particulière du tribunal de grande instance de Paris, de par l'existence d'un secrétariat des parquets autonome et la dimension de la juridiction, composée d'environ 450 magistrats et de 1000 fonctionnaires, a justifié la création du service d administration de l'arrondissement judiciaire de Paris (SAAJP). Le directeur du SAAJP assure, sous l'autorité directe des chefs de juridiction, les fonctions budgétaire et comptable et achat public ainsi que la direction des services logistiques et techniques des 35 juridictions ou services du ressort du tribunal de grande instance (Palais Cité, Parquet national financier, tribunaux d'instance, tribunal de police, conseil de prud'hommes, tribunal de commerce, tribunal des affaires de sécurité sociale, service de l'application des peines, service du juge des libertés et de la détention situé au Centre hospitalier Sainte-Anne, Officier du ministère public, pôle de la nationalité française et des Français nés et établis hors de France, pôle de l'instruction (site des Italiens), 3 maisons de justice et du droit) qui sont répartis sur 31 sites. Le pôle hygiène et sécurité, qui fédère le réseau des assistants de justice de l'arrondissement judiciaire et qui est commun à la cour d'appel de Paris, y est rattaché, tout comme le chargé de communication du TGI. L'adjoint du directeur exerce, en outre, sous le contrôle de ce dernier, les fonctions de secrétaire administratif du CHSCT-D de Paris. Dirigé par un magistrat, qui est également chargé des plans d'apurement des archives (TGI et TI) et des scellés, dans la perspective du déménagement du TGI sur le site des Batignolles, et qui supervise, en sa qualité de magistrat référent frais de justice, le fonctionnement des services centralisateurs des frais de justice du greffe et du parquet, le SAAJP regroupe 40 personnes réparties dans 3 départements et 2 pôles, à savoir : les départements budgétaire, des marchés publics et de l'entretien immobilier et des services généraux et les pôles hygiène et sécurité et communication Le département budgétaire Il est composé de deux pôles : celui de l'exécution budgétaire qui prépare, exécute et assure le suivi du budget de l arrondissement judiciaire de Paris qui s'est élevé en 2015 à , réparti en 27 centres de coûts, dont affectés au paiement des loyers des immeubles pris à bail ; et le pôle économat qui assure la réception des commandes et la livraison des juridictions et services en fournitures de bureau, papier et consommables informatiques. Effectif du service (seuil de fonctionnement): A : 1 B : 2 (SA) Cb : 7 Ct : 1 Grade : Directeur des services de greffe, chef de service Temps de travail : 37 heures 30 ACTIVITÉS (attributions) : 1- Direction - Administration - Gestion Préparation et répartition du budget de l arrondissement judiciaire de Paris Définir et analyser les besoins annuels et/ou par trimestre Établir la demande budgétaire et la transmettre au SAR Établir les prévisions de consommation des crédits Proposer une répartition en vue d un arbitrage du directeur du SAAJP et des chefs de juridiction Répartir et notifier la dotation aux services et juridictions du ressort de l arrondissement

5 1-2 - Suivi et exécution budgétaire des crédits de fonctionnement Procéder aux recensements (besoins nouveaux, charges à payer) Établir, conduire et surveiller étroitement le pilotage des crédits Analyser les dépenses et proposer des pistes d économies ou d optimisation de la dépense publique Suivre l exécution de la dépense (DO-DI / DNO-EI / DNO) Exprimer les besoins en crédits complémentaires Valider sur Chorus Formulaires les demandes d achats créées par les adjoints administratifs après les avoir vérifiées (codification, imputation, dotation, tableaux de suivi, bons de commande) Élaborer et vérifier la saisie des tableaux permettant le suivi budgétaire en AE et CP Établir les documents prévisionnels de gestion Renseigner et alerter les services dépensiers sur l évolution de leur consommation Arbitrer les commandes faites à l'économat Contrôle interne comptable Établir et appliquer un référentiel de gestion Définir et appliquer un plan d action en lien avec les services et juridictions Déterminer les points de contrôle à chaque étape de la dépense publique Rédaction de rapports, notes et courriers Rédiger le compte rendu d exécution budgétaire (annuel) Rédiger les notes budgétaires des assemblées générales et présenter le budget en AG fonctionnaires (semestriel) Préparer les notes budgétaires pour le comité de gestion de la juridiction (mensuel) Préparer les documents demandés par les chefs de juridictions ou le SAR de Paris 1-5 Participation aux réunions du comité de direction du SAAJP et aux réunions et groupes de travail institutionnel au niveau du BOP 2- Ressources humaines - Formation Organisation et animation du service Animer une réunion de service par mois et transmettre le compte-rendu au magistrat Gérer les absences pour congés, maladie et formation Accueillir et assurer la formation des stagiaires (en particulier les directeurs des services de greffe) Conduite des entretiens professionnels des agents Réaliser les entretiens, transmettre les comptes rendus aux directeurs principaux des services de greffe et du secrétariat des parquets de Paris, les notifier aux agents et gérer les éventuels recours Communication interne et externe Répondre aux demandes des chefs de juridictions, des directeurs principaux des services de greffe et du secrétariat des parquets de Paris, du SAR, des services dépensiers et des prestataires de l arrondissement judiciaire de Paris COMPÉTENCES : 1 - Savoirs Applicatifs métiers : WIKI CHORUS, CHORUS FORMULAIRES, CHORUS COEUR (restitutions) Circuits administratifs

6 Droit administratif et finances publiques Outils bureautiques Outils de communication Outils et méthodes du contrôle interne comptable Règles budgétaires et comptables Réglementation des marchés publics Statut général de la fonction publique et statuts particuliers Techniques de gestion des ressources humaines 2 - Savoir-faire Élaborer, alimenter et analyser des tableaux de bord et statistiques Animer une réunion Appliquer les textes législatifs et réglementaires Assurer la veille juridique Conduire des entretiens Conduire un projet Dégager des objectifs et priorités Maîtriser l analyse et la synthèse de documents Maîtriser les nouvelles technologies Maîtriser les rédactions particulières à l emploi Maîtriser les techniques budgétaires, de communication, de classement et d archivage Organiser la répartition de la charge de travail Travailler en équipe 3 - Savoir-être Avoir une aisance relationnelle et le sens des relations humaines Avoir le sens de l organisation Être autonome, vigilant et réactif Faire preuve d initiative et de rigueur Savoir anticiper Savoir travailler dans l urgence RELATIONS FONCTIONNELLES Directeur du SAAJP Adjoint au directeur du SAAJP Directeurs principaux des services de greffe et du secrétariat des parquets de Paris Directeurs des des services de greffe des juridictions de l arrondissement judiciaire de Paris et différents services gestionnaires d enveloppes au sein du TGI de Paris Directeur délégué à l administration régionale judiciaire et ses adjoints Responsable de gestion budgétaire du SAR, gestionnaires et responsables du Pôle Chorus Chefs de service du SAAJP et du TGI de Paris Fournisseurs et prestataires RELATIONS HIERARCHIQUES Directeur du SAAJP Adjoint au directeur du SAAJP Directeur principal de greffe