Protocole de Certification UTZ Certified

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1 Protocole de Certification UTZ Certified Version 3.0 septembre 2012 (Version préalable 2.0 février 2010)

2 Protocole de Certification UTZ Certified Septembre 2012 Des copies gratuites de ce document sont disponibles au format électronique sur le site Web du Centre de formation d UTZ CERTIFIED: Si vous ne pouvez pas accéder à la version électronique de ce document, vous pouvez écrire à l adresse suivante pour obtenir des copies papier à un prix raisonnable couvrant nos frais: UTZ Certified De Ruyterkade AA Amsterdam Pays-Bas Toutes les parties intéressées sont invitées à envoyer leurs commentaires et suggestions concernant ce document à tout moment ils seront ensuite inclus dans le processus de révision prochain. Veuillez utiliser le formulaire qui se trouve sur notre site Internet ou demandez-le par et envoyez-nous vos commentaires ou suggestions à: certification@utzcertified.org Ou au moyen d un courrier ordinaire au : Département Normes et Certification UTZ Certified De Ruyterkade 6 bg 1013 AA Amsterdam Pays-Bas UTZ Certified 2012 Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite, stockée dans un système de recherche documentaire ni transmise sous quelque forme que ce soit, électronique, mécanique, par photocopie, enregistrement ou autrement sans une mention de la source. UTZ Certified

3 Protocole de Certification UTZ Certified Septembre 2012 TABLE DE MATIÈRES 1. Introduction Portée du Protocole de Certification UTZ Certified Termes clé du Protocole de Certification UTZ Certified Respect du Protocole de Certification UTZ Certified Options de Certification Titulaire de Certificat Code de Conduite UTZ Certified Chaîne de Traçabilité UTZ Certified Structure et conformité du Code de Conduite Structure et niveau de conformité du Code de Conduite Structure et conformité de la Chaîne de Traçabilité Processus UTZ Certification: procédure d audit, conditions de certification Processus général UTZ Certification Processus d audit Conditions de certification Détermination du volume de production certifiée Changement des informations de certification Non-conformités : suspension, exclusion et avertissement Système de contrôle interne et exigences Exigences générales pour un SCI Définition et responsabilités des inspecteurs internes Procédures en cas de réclamation, d appels et de différends Surveillance des producteurs et/ou des acteurs de la chaîne d approvisionnement par l OC Procédures d approbation pour les Organismes de Certification et relation avec UTZ Certified Procédure d approbation Exigences pour l approbation Approbation pour les champs d application des produits UTZ Certified Communication avec UTZ Certified Avertissements et résiliation de l approbation UTZ Certified Surveillance de la performance des Organismes de certification Exigences de qualification pour les responsables d audit, les auditeurs et les inspecteurs internes Définition et responsabilités du responsable d audit, de l auditeur et de l inspecteur interne Exigences de qualification pour le Code de conduite Exigences de qualification pour les audits de la Chaîne de traçabilité Exigences de qualification pour les inspecteurs internes Impartialité, indépendance et confidentialité Organismes de certification et obligations Certificat et Rapport de synthèse Audits intérimaires surprise UTZ Certified

4 Protocole de Certification UTZ Certified Septembre Rapport annuel Communications relatives à UTZ Certified et au logo UTZ Certified Annexe 1: Modèle de rapport annuel pour OC Annexe 2: Modèle de rapport pour audits intérimaires surprise Annexe 3: Procédures additionnelles pour le thé UTZ Certified

5 Protocole de Certification UTZ Certified Septembre Introduction UTZ Certified est un programme et un label pour l agriculture durable dans le monde entier. Notre mission est de créer un monde où l agriculture durable est la norme. L agriculture durable aide les agriculteurs, les travailleurs et leurs familles à réaliser leurs ambitions et contribue à la préservation des ressources naturelles de la planète, aujourd hui et demain. Un monde où l agriculture durable constitue la norme est un monde où les agriculteurs mettent en œuvre de bonnes pratiques d agriculture et gèrent leurs exploitations de manière rentable en respectant les personnes et la planète ; c est un monde où l industrie investit dans une production durable en la rentabilisant et où les consommateurs peuvent profiter et faire confiance aux produits qu ils achètent. Les documents fondamentaux du Programme de Certification de l UTZ Certified sont les suivants : Le Code de Conduite UTZ Certified : il comprend d une série de critères économiques, sociaux et environnementaux reconnus internationalement en matière de production agricole responsable. Il est basé sur les Conventions Internationales de l'oit et inclut les principes des Bonnes Pratiques Agricoles. Des Codes de Conduite spécifiques pour le café, le cacao, le thé et le Rooibos ont également été élaborés. Il existe en outre plusieurs documents d'orientation disponibles permettant d'expliquer comment mettre en œuvre les critères du Code de Conduite respectif. Des documents d orientation de groupe spécifiques (ICS) ont également été rédigés pour certains codes de produits. La Chaîne de traçabilité UTZ Certified : ce document comprend une série de règles administratives et techniques visant à garantir un niveau élevé de confiance sur les produits UTZ Certified provenant ou liés à une source UTZ Certified. Les documents de la Chaîne de Traçabilité sont des documents spécifiques pour chaque produit. Le Protocole de certification UTZ Certified explique la structure et la procédure de certification conformément au Code de Conduite et à la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified. Il décrit les procédures que les acteurs de la chaîne d approvisionnement doivent suivre afin d obtenir et de conserver la certification du Code de Conduite et/ou de la Chaîne de Traçabilité, ainsi que les procédures à suivre par les Organismes de Certification UTZ Certified qui effectuent les audits. Il décrit également les grands principes devant être respectés pour la certification des groupes de producteurs ainsi que les exigences fixées pour les SCI et les inspecteurs internes. Ce document explique également la procédure d approbation pour les Organismes de Certification (OC), les qualifications exigées pour les responsables d audit, les auditeurs et les obligations des Organismes de Certification. Ce document est applicable aux produits UTZ Certified: le café, le cacao et le thé (et le rooibos dans le cadre du programme du thé). UTZ Certified est l autorité générale en matière de délivrance et de modification du contenu des exigences énoncées dans ce document. Au cas où les utilisateurs du Protocole de Certification (c.-à-d. les organismes de certification, les titulaires de UTZ Certified

6 Protocole de Certification UTZ Certified Septembre 2012 certificat ou autres) éprouvent des difficultés dans le cadre de la mise en application, veuillez contacter le bureau du siège UTZ Certified à Amsterdam Portée du Protocole de Certification UTZ Certified Ce document s applique aux parties suivantes: Titulaires de certificat : ils sont responsables de la mise en œuvre et du respect des exigences et des procédures applicables énoncées dans le Protocole de Certification UTZ Certified, afin d obtenir et de conserver la certification du Code de Conduite et/ou de la Chaîne de Traçabilité. Consultez le paragraphe 2.1 pour plus d informations. Organismes de Certification : (et leur personnel) ; ils effectuent des audits afin de vérifier la conformité au programme UTZ Certified. L organisme de Certification doit s assurer que le processus de certification (y compris l audit) suit et respecte le Protocole de Certification UTZ Certification. Dans ce document l abréviation «OC» signifie «Organisme(s) de Certification». Toute Organisme de Certification demandant une accréditation ou une extension de son accréditation doit suivre les procédures indiquées dans ce Protocole. Les titulaires de certifications éventuelles et les OC qui veulent intégrer le Programme UTZ Certified. La version officielle des documents de la certification est en langue anglaise. Veuillez-vous référer à la version anglaise en cas de doute concernant les documents dans une langue différente Termes clé du Protocole de Certification UTZ Certified Producteur : désigne un producteur, un groupe de producteurs ou une entité d organisations de producteurs titulaires d un Certificat du Code de Conduite. Un Certificat de Code de Conduite couvre toutes les activités de production, la récolte, la post récolte, la transformation et la commercialisation des produits certifiés. Les acteurs de la chaîne d approvisionnement : désigne une entité qui intervient dans la chaîne d approvisionnement durable et qui est en général, responsable du produit. Tous les acteurs de la chaîne d approvisionnement doivent être enregistrés et le champ d action de leurs activités permettra de déterminer s ils doivent être certifiés conformément aux exigences de la Chaîne de Traçabilité. Certificat : désigne le document émis par l Organisme de Certification lorsqu un producteur audité ou un acteur de la chaîne d approvisionnement satisfait aux exigences fixées par UTZ Certified. Ce certificat permettra à son titulaire de produire ou de commercialiser des produits UTZ Certified. L OC demande une licence (voir ci-dessous) pour chaque certificat valable qu il délivre. Licence : désigne le document permettant au producteur UTZ Certified ou à un acteur de la Chaîne d approvisionnement d accéder et d utiliser le Système de Traçabilité dans le portail The Good Inside pour enregistrer UTZ Certified

7 Protocole de Certification UTZ Certified Septembre 2012 ses transactions de produits UTZ. Les informations figurant sur la licence correspondent aux informations figurant sur le certificat Respect du Protocole de Certification UTZ Certified Le lancement du Portail Good Inside d UTZ Certified ne modifiera pas les procédures de certification mais imposera la formalisation du rapport à travers le portail. Les commentaires reçus tout le long de l'année dernière ont été analysés par UTZ Certified et inclus dans cette nouvelle version du Protocole de Certification. Les changements principaux figurent dans les Chapitres suivants : Chapitre 2 Options de certification Chapitre 4 Processus de certification UTZ Certified Pour en savoir plus sur ces modifications, une version du document de septembre 2012 affichant les modifications par rapport à février 2010 est disponible sur demande à l adresse certification@utzcertified.org La version 3.0 de septembre 2012 du Protocole de Certification UTZ Certified remplace la version précédente du Protocole de Certification UTZ Certified version 2.0 de janvier La certification délivrée en vertu de la version 3.0 de 2012 de mise à jour du Protocole de Certification, entre en vigueur immédiatement après sa publication. UTZ Certified se réserve le droit d interdire à n importe quel producteur ou acteur de la chaîne d approvisionnement ou OC d accéder au programme UTZ si cette entité a abusé du nom UTZ ou a affiché d une quelconque manière un comportement répréhensible à l encontre du programme UTZ et de ses membres. En conséquence, UTZ Certified se réserve le droit d exclure tout membre agréé ou autorisé à poursuivre le programme UTZ s il a abusé du nom UTZ ou a affiché un quelconque comportement répréhensible à l encontre du programme UTZ et de ses membres. UTZ Certified

8 Vue d ensemble des documents de certification pour le café, le cacao, le thé et le Rooibos : la dernière version mise à jour de ces documents est disponible sur le site Web de UTZ Certified Training Centre. Documents de certification UTZ Certified Café Cacao Thé et Rooibos Protocole de Certification Protocole de Certification générique Protocole de Certification générique Protocole de Certification générique Code de Conduite Code de Conduite pour Café Code de Conduite pour certification individuelle Cacao Code de Conduite pour certification de groupe pour Cacao Liste de contrôle de Code de Conduite Liste de contrôle de Code de Conduite pour Café Liste de contrôle de Code de Conduite pour certification individuelle pour Cacao Liste de contrôle de Code de Conduite pour certification de groupe pour Cacao Code de Conduite pour exploitations de Thé Code de Conduite pour usines à Thé Code de Conduite pour la production de Rooibos Code de Conduite pour la transformation de Rooibos Liste de contrôle de Code de Conduite pour exploitations de Thé Liste de contrôle de Code de Conduite pour usines à Thé Liste de contrôle de Code de Conduite pour la production de Rooibos Liste de contrôle de Code de Conduite pour la transformation de Rooibos Chaine de Traçabilité Chaine de Traçabilité pour Café Chaine de Traçabilité pour Cacao Chaine de Traçabilité pour Thé et Rooibos Liste de contrôle de Chaine de Traçabilité Liste de contrôle de Chaine de Liste de contrôle de Chaine de Traçabilité pour Cacao Liste de contrôle de Chaine de Traçabilité pour Thé et Traçabilité pour Café Rooibos Liste de définitions Liste de définitions pour Café Liste de définitions pour Cacao Liste de définitions pour Thé et Rooibos Annexe de Code de Conduite (global) Annexe de Code de Conduite (local) Annexe de Code de Conduite pour certification individuelle pour Café Annexe de Code de Conduite pour certification de groupe pour Café Annexe de Code de Conduite pour certification individuelle pour Café: Afrique Brésil Colombie Central Amérique Vietnam Annexe de Code de Conduite pour certification de groupe pour Café: Afrique Brésil Colombie Central Amérique Vietnam Annexe de Code de Conduite pour certification individuelle pour Cacao Annexe de Code de Conduite pour certification de groupe pour Cacao Annexe de Code de Conduite pour certification de groupe pour Cacao: Ghana Cote d'ivoire Annexe de Code de Conduite pour Thé Annexe de Code de Conduite pour la production de Rooibos Annexe de Code de Conduite pour la transformation de Rooibos Liste de Limites Maximums de Résidus Liste de Limites Maximums de Résidus pour Café Liste de produits interdits de protection de culture Liste générique de produits interdits de protection de culture Liste générique de produits interdits de protection de culture Liste générique de produits interdits de protection de culture Liste des OC approuvés Liste générique des OC approuvés Liste générique des OC approuvés Liste générique des OC approuvés Bien que les listes de contrôle du Code de Conduite pour les exploitations de thé et du Code de Conduite pour les thééries soient séparées, les exploitations et les usines peuvent être incluses dans le même certificat, si elles sont gérées par la même entité. Dans ce cas, deux audits sont effectués, un au niveau de l exploitation et l autre au niveau de la théérie, mais un seul certificat est délivré. UTZ Certified

9 2. Options de Certification UTZ Certified réalise des certifications dans deux domaines : le Code de Conduite et la Chaîne de Traçabilité. Ces deux champs s appliquent aux produits suivants : le café, le cacao et le thé (inclus rooibos). Les exigences globales fixées pour les titulaires de certificat ainsi que les options relatives à la certification sont décrites dans ce chapitre Titulaire de Certificat Dans le cadre du Code de Conduite UTZ Certified et de la Chaîne de Traçabilité, un Titulaire de certificat désigne l entité responsable de la mise en œuvre, du respect et de la surveillance des exigences énoncées dans le Code de Conduite ou la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified. Le titulaire de certificat de Code de Conduite est un producteur ou une entité qui organise les activités des producteurs. Tous les producteurs et groupes de producteurs qui vendent leurs produits en tant qu UTZ Certified doivent être certifiés. Le titulaire de certificat de la Chaîne de traçabilité est un acteur de la chaîne d'approvisionnement, tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement doivent être enregistrés et le domaine d action de leurs activités permettra de déterminer s ils doivent être certifiés ou non. Le nom qui apparaît dans le certificat est identique à celui qui a été enregistré par le Titulaire de certificat dans le Portail Good Inside. UTZ Certified permet à deux entités de figurer sur le certificat. Par exemple, le nom d un exportateur/négociant soutenant financièrement la certification d'un groupe de producteurs peut également apparaître sur le certificat, à la condition que, conformément à la politique d UTZ Certified, le nom principal soit celui du groupe de producteurs, par ex. NOM DU PRODUCTEUR (mandaté par l'exportateur/négociant) Code de Conduite UTZ Certified L option de certification attribuée au titulaire de certificat dépend de sa structure. L OC certifie le titulaire de certificat en fonction de quatre options. Le titulaire de certificat doit comprendre clairement l option de certification dans laquelle il est certifié. En vertu du Code de conduite, les options de certification suivantes sont disponibles: UTZ Certified

10 Option 1 Certification individuelle: Structure Dans le cadre de cette option de certification, le producteur individuel et le titulaire de certificat. Conformité Le producteur individuel est responsable de la conformité de ou de ses parcelles. Le producteur individuel doit respecter tous les points de contrôle applicables ainsi que les niveaux correspondants ; il est en outre responsable de la conformité de la ferme (pour en savoir plus sur les niveaux et les points de contrôle, consultez la section 3.1). L OC effectue un audit annuel du producteur individuel. Option 2 Certification Multi-site: Structure Dans le cadre de cette option de certification, plusieurs producteurs travaillent dans des unités/sites dépendant d une administration centralisée. Cette gestion centralisée est le titulaire de certificat. Ces producteurs ou ces unités/sites dépendent de cette administration centrale dans les cas où un site central identifié gère l ensemble des activités et des sites. Des éléments permettent également de prouver que l administration centrale est responsable ou mandatée pour gérer ces sites de production. Conformité L administration centrale est responsable de la conformité des producteurs. Tous les producteurs qui dépendent de l administration centrale doivent respecter les points de contrôle applicables et le niveau correspondant (pour en savoir plus sur les niveaux et les points de contrôle, consultez la section 3.1). Tous les producteurs peuvent être couverts par un certificat. L OC réalise un audit annuel de tous les sites et spécifie clairement sur le certificat, les noms des exploitations incluses dans le certificat. UTZ Certified

11 Option 3 : Certification de groupe Structure Dans le cadre de cette option de certification, un groupe de producteurs organisés est certifié. Le titulaire de certificat est le groupe lui-même ou une entité organisant les activités du groupe de producteurs. Le groupe de producteurs organisés peut être intégré dans une association ou une coopérative ou gérée par un acteur de la chaîne d approvisionnement (par ex. un exportateur) ou une autre entité. Pour obtenir la certification du groupe, le titulaire de certificat doit mettre en œuvre un Système de contrôle interne (SCI). Un SCI est un système documenté de gestion de la qualité qui permet de contrôler différents aspects du Code de Conduite UTZ Certified et de garantir le respect des exigences du Code de Conduite UTZ Certified, conformément aux procédures définies en interne. Conformité Le titulaire de certificat est responsable du fonctionnement approprié de l ICS et de la conformité des membres du groupe. Le titulaire de certificat s engage à respecter les points de contrôle applicables et le niveau correspondant. Il doit veiller au respect par les membres du groupe des points de contrôle «p» (pour en savoir plus sur les niveaux et les points de contrôle, consultez la section 3.1). Les membres du groupe doivent utiliser un système de production similaire et se situer dans une zone géographique proche. Les producteurs utilisant un système de production significativement différent (nature du système ou zone géographique éloignée) peuvent faire partie du groupe et du Système de contrôle interne (SCI) mais ils doivent faire l objet d audits individuels par l OC. Ces producteurs doivent respecter les points de contrôle applicables «p» et «c». En ce qui concerne les producteurs dont le nombre de salariés est significatif, le producteur ou l OC respectif doit contacter UTZ Certified pour obtenir des directives sur les modes de contrôle des critères sociaux. Le nombre minimum d exploitations à audité par l OC sera basé sur la racine carrée du nombre de producteurs appartenant au groupe, avec un nombre minimum de 5 membres. Il sera en outre déterminé par le résultat de l évaluation basée sur le risque de l ICS. Pour en savoir plus, reportez-vous au chapitre 4. UTZ Certified

12 Option 4 : Certification multi-groupes Structure Dans le cadre de cette option de certification, deux out plusieurs groupes (individuels) de producteurs organisés sont certifiés. Le multi-groupe est le titulaire de certificat et le certificat comporte les noms des groupes. Les multi-groupes est le centre qui gère deux ou plusieurs groupes (individuels), en ce qui concerne les activités du groupe/ Conformité D un point de vue de la certification, le multi-groupes est responsable de la gestion de l SCI et garantit la conformité au Code de Conduite UTZ Certified de tous les groupes et de leurs membres. Généralement, chaque groupe désigne un coordinateur SCI qui travaille conjointement avec le responsable SCI du multigroupe. Le nombre minimum d exploitations à audité par l OC sera basé sur la racine carrée du nombre de producteurs appartenant à l ensemble du multi-groupe, et sera également déterminé par le résultat de l évaluation basée sur le risque de l ICS Si les sous-groupes du multi-groupe n utilisent pas des systèmes de production similaires et/ou il n existe pas de gestion SCI centrale au niveau du multi-groupe, les sous-groupes sont alors considérées comme des entités individuelles (bien qu elles soient rassemblées dans un même certificat) et la racine carré déterminée pour l audit (externe) par l OC est calculée par groupe. Les membres du groupe doivent utiliser un système de production similaire et se situer dans une zone géographique proche. Les producteurs utilisant un système de production significativement différent (nature du système ou zone géographique éloignée) peuvent faire partie du sous-groupe et du Système de contrôle interne (SCI) mais ils doivent faire l objet d audits individuels par l OC. Ces producteurs doivent respecter les points de contrôle applicables «p» et «c». La certification multi-groupes est choisie dans les situations où le multi-groupe exporte des produits sous le nom des multi-groupes. Le multi-groupe se réserve l option d indiquer le nom du groupe (individuel) dans les documents de vente et dans le Portail Good Inside d UTZ Certified L Annexe 3 de ce document contient des informations supplémentaires pour les procédures de certification établies pour le thé. UTZ Certified

13 2.3. Chaîne de Traçabilité UTZ Certified Les exigences de la Chaîne de traçabilité UTZ Certified ont été conçues pour garantir de manière sûre que les produits UTZ Certified sont des produits physiquement et/ou administrativement associés aux producteurs UTZ Certified. Ce sont un ensemble de conditions administratives et techniques de la chaîne qui assurent la traçabilité des produits UTZ Certified. Par conséquent, la norme inclut tous les critères de séparation physique et/ou administrative des produits UTZ Certified des produits non UTZ Certified. Veuillez consulter les documents respectifs de la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified pour le café, le cacao et le thé, pour connaître les exigences spécifiques qui produit et pour savoir quelles sont les organisations de la chaîne d approvisionnement qui doivent être certifiées. Pour la certification de la Chaîne de Traçabilité, les options de certification suivantes sont applicables: Option 1 Certification individuelle Dans le cadre de cette option de certification, le titulaire de certificat est un acteur individuel de la chaîne d approvisionnement. L acteur individuel de la chaîne d approvisionnement peut demander à être certifié conforme aux exigences de la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified. L acteur individuel de la chaîne d approvisionnement est responsable de la conformité de son ou de ses unités. L OC effectue un audit annuel de l acteur individuel de la chaîne d approvisionnement. Option 2 : Certification multi-sites Dans le cadre de cette option de certification, plusieurs unités/sites travaillent dans des unités/sites dépendant d une administration centralisée. Cette gestion centralisée est le titulaire de certificat Ces unités/sites dépendent d une seule administration centrale dans les cas où un site central identifié gère l ensemble des activités et des sites. Des éléments permettent également de prouver que l administration centrale est responsable ou mandatée pour gérer ces sites de production. Tous les sites peuvent être couverts par un certificat. L OC réalise un audit d évaluation des risques préalablement à l audit visant à déterminer le nombre de sites composant le multi-sites devant être physiquement audités (l évaluation des risques inclut sans s y limiter le modèle de traçabilité, la complexité du traitement sur les sites, l homogénéité des activités de traitement dans le cadre des opérations du multi-sites. Le nombre de sites à auditer par l OC doit être d au moins la racine carrée du nombre total des sites. En ce qui concerne les sites qui ne sont pas physiquement audités, l OC peut requérir des documents à des fins de contrôle. L OC spécifie sur le certificat les unités/sites à inclure dans le certificat. Tous les sites mentionnés sur le certificat doivent respecter tous les points de contrôle applicables. UTZ Certified

14 3. Structure et conformité du Code de Conduite Les exigences énoncées dans le Code de conduite et la Chaîne de Traçabilité sont spécifiques à chaque produit (café, cacao et thé). Les aspects génériques de ces documents peuvent être consultés dans ce chapitre. La structure du Code de Conduite pour le café, le cacao et le thé (avec Rooibos) est basée sur le concept d amélioration continue permettant aux producteurs d améliorer tous les ans leur production. Le système basé sur quatre années d améliorations continues encourage et aide le producteur à mettre en œuvre le cycle Plan-Do-Check- Act (PDCA) Structure et niveau de conformité du Code de Conduite La structure du Code de Conduite inclut les aspects suivants: Il existe deux types de points de contrôle: les points de contrôle obligatoires (ombragés en vert) les points de contrôle additionnels (non ombragés) Pour obtenir cette certification, le titulaire de certificat doit satisfaire aux points de contrôle obligatoires et à un nombre défini de points supplémentaires dans chaque partie, chapitre et année indiquée. Niveaux d audit - niveau de contrôle de conformité. Les points de contrôle s appliquent généralement à l ensemble du système de production. Cependant, afin de faciliter l audit, la colonne de niveau d inspection indique à quel niveau le point de contrôle doit être contrôlé. Chaque point de contrôle a son propre niveau de vérification clairement défini dans la Code de Conduite. (C) indique que la condition est vérifiée au niveau du titulaire de certificat, (P) est le producteur, (N) indique les points à vérifier à la pépinière, (S) se réfère au stockage (E) sont des points de contrôle qui doivent être également vérifiés avec une source d information externe. Année de conformité : Il y a une colonne séparée pour chaque année de 1 à 4. Les points de contrôle obligatoires devant être respectés pendant une année donnée sont clairement indiqués. Par ex. une colonne séparée permet d évaluer les points à respecter au cours des années 1 à 4. La structure permet au titulaire de certificat de voir quels points de contrôle deviennent obligatoires l'année suivante. Une fois que tous les points de contrôle sont respectés, la colonne est cochée. Points de contrôle obligatoires: De l année 1 à l année 4 le nombre de points de contrôle augmente. UTZ Certified

15 Cela signifie que le nombre total de points de contrôle requis pour la certification augmente en fonction de l année et de la partie (groupe de chapitres). Tout ceci est clairement indiqué dans les colonnes des années 1 à 4. Exemple de la Partie 1 (Chapitres 1-2) du Code de Conduite pour le café: 1 ère année de certification - 12 points de contrôle obligatoires 2 ème année de certification - 13 points de contrôle obligatoires 3 ème année de certification - 15 points de contrôle obligatoires 4 ème année de certification - 16 points de contrôle obligatoires Points de contrôle additionnels : Le titulaire de certificat choisit quels points de contrôle additionnels il souhaite respecter 2. Pour le titulaire de certificat il est plus utile de choisir les points de contrôle supplémentaires qui deviennent obligatoires au cours de la prochaine année de certification. Si un point de contrôle obligatoire n est pas applicable au titulaire de certificat en question, il faut l indiquer dans l auto-évaluation dans la colonne de commentaires (voir la liste de contrôle). Le nombre de points de contrôle obligatoires qui ne sont pas applicables à la certification doive être également indiqué dans la section au-dessous du critère. Si un point de contrôle additionnel n'est pas applicable pour le titulaire de certificat en question, alors cela est indiqué dans la colonne des commentaires (voir la liste de contrôle). Le point de contrôle additionnel NE PEUT PAS être ajouté ou déduit du nombre de points de contrôle supplémentaires respectés. Un nouveau titulaire de certificat commence la 1 ère année de conformité du Code de Conduite. Lorsque le titulaire de certificat obtient le renouvellement de sa certification, il passe à l année de certification suivante (2, 3 or 4) 1. Ex. de l année 2 à 3, de l année 3 à 4 2. Pour un titulaire de certificat qui quitte UTZ Certification (il n obtient pas le renouvellement de sa certification ou abandonne sa certification UTZ) mais qui, ultérieurement, postule à nouveau pour obtenir la certification UTZ Certified, les règles suivantes s appliquent : si la période de non certification a été au plus de 12 mois, le titulaire de certificat doit remplir les conditions, l année de conformité suivant sa dernière certification. Si la période de non certification est supérieure à 12 mois mais inférieure à 36 mois, le titulaire de certificat peut être évalué à nouveau sur la base de l année de conformité utilisée pour sa dernière certification. Si la période de non-conformité est 1 Pour plus de détails veuillez consulter le Code de conduite respectif. Les exceptions à cette règle peuvent être accordées après consultation préalable avec les normes et Certifications du Département. 2 Si un titulaire de certificat est certifié la 4 e année, l année suivante, ce même titulaire sera à nouveau certifié sur la base des exigences de la 4 e année, jusqu à nouvel ordre d UTZ Certified UTZ Certified

16 supérieure à 36 mois, le producteur est considéré comme un nouveau producteur (pour le calendrier d audit voir ). Exemple 1 : le titulaire de certificat a été certifié par rapport à l année 2 mais ne sollicite pas le renouvellement de sa certification pendant 10 mois. Quand le titulaire de certificat sollicite le renouvellement de sa certification, le titulaire de certificat doit remplir les conditions de l année 3. Exemple 2 : le titulaire de certificat a été certifié l année 2 mais ne sollicite pas le renouvellement de sa certification pendant 30 mois. Lorsque le titulaire de certificat sollicite le renouvellement de sa certification, il doit être évalué sur la base des exigences de l année 2. Dans tous les cas, le titulaire de certificat doit consulter son Organisme de Certification. Les titulaires de certificat peuvent toujours demander à être évalués par rapport aux exigences d une année ultérieure (ex. groupes de producteurs avec des membres producteurs avec différentes années de conformité. L harmonisation des procédures internes et la documentation peuvent entraîner un effet positif où le temps et les ressources sont utilisés de manière adéquate) Structure et conformité de la Chaîne de Traçabilité La structure de la Chaîne de Traçabilité inclut les aspects suivants: Les points de contrôle de la Chaîne de traçabilité sont tous obligatoires. Tous les points de contrôle doivent être respectés dès la première année de certification. Les documents de la Chaîne de Traçabilité pour le café, le cacao et le thé contiennent plus d informations sur le type d activités couvertes. La portée du certificat de la Chaîne de Traçabilité se limite au pays, à l exception des pays de l UE-27, où la portée peut s appliquer à l ensemble de ces pays 4 4. Processus UTZ Certification: procédure d audit, conditions de certification L objectif d UTZ Certified est d avoir un processus de certification d audit rapide et fiable. Ce chapitre décrit la procédure et le calendrier mis en place pour l organisation et la conduite de l audit (aussi bien pour le Code de Conduite que pour la Chaîne de Traçabilité) Processus général UTZ Certification Pour conserver la certification du Code de Conduite et/ou de la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified, un audit doit être effectué chaque année calendaire, (du 1er janvier au 31 décembre). 3 Des exceptions à ces exigences peuvent s appliquer après consultation du Département Normes et Certifications 4 Pour obtenir une liste complète, accédez au site web UTZ Certified

17 Lorsqu un nouveau producteur ou acteur de la chaîne d approvisionnement veut devenir UTZ Certified, il doit respecter les étapes suivantes du processus: Dans le cas d un renouvellement de certification, le titulaire de certificat a déjà été enregistré dans le Portail Good Inside. Le titulaire de certificat est responsable de demander un audit à temps, à l OC et avant l expiration du certificat. 1. Le nouveau producteur ou acteur de la chaîne d'approvisionnement doit d'abord s'inscrire sur le portail UTZ Certified Good Inside. 2. UTZ Certified fournit a producteur où à l'acteur de la chaîne d'approvisionnement une confirmation de l'enregistrement. La confirmation contient également le numéro d'identification de membre, le nom d'utilisateur et le mot de passe, et elle est envoyé à tous les utilisateurs enregistrés dans le portail UTZ Certified Good Inside. 3. Il est souhaitable que le producteur ou acteur de la chaîne d'approvisionnement s'assure que son organisation se conforme aux exigences du Code de Conduite ou de la Chaîne de Traçabilité (conformément aux versions les plus récentes). Les étapes suivantes s appliquent aux nouveaux membres et à ceux sollicitant le renouvellement. UTZ Certified

18 4. Le producteur ou l'acteur de la chaîne d'approvisionnement choisit l'organisme de Certification. Il est souhaitable que le producteur ou la chaîne d'approvisionnement demande des devis à différents OC. Ce n'est pas obligatoire de rester avec le même OC. 5. Un contrat doit être conclu entre le producteur ou l'acteur de la chaîne d'approvisionnement et l'oc fixant les frais, les délais et la portée de l'audit UTZ Certified. 6. Quand un producteur ou un acteur de la chaîne d'approvisionnement sollicite un audit auprès de l'oc, l'oc commence la procédure de demande en fournisssant la dernière version de tous les documents pertinents (par exemple le Protocole de Certification, le Code de Conduite, et/ou la Chaîne de Traçabilité). 7. Afin de gagner du temps, il est fortement recommendé de fournir à OC l'auto évaluation avant l'audit physique. 8. Une date d'audit mutuellement acceptée doit être organisée par l'oc et le producteur ou l'acteur de la chaîne d'approvisionnement. 9. L'audit (audit physique, les entretiens, la vérification de la documentation) a lieu en temps utile avant l'expiration du certificat. 10. Quand le processus de certification est achevé, l'oc doit remplir le Rapport de synthèse de la certification dans le Portail Good Inside d'utz Certified, et télécharger le certificat UTZ (décision de certification) dans les 20 jours ouvrables (4 semaines) suivant l'audit. UTZ Certified se réserve le droit de demander des documents supplémentaires (par exemple la liste de contrôle UTZ Certified signée par le responsable d'audit et l'auditeur). L'OC doit se conformer à cette demande. 11. Après vérification et confirmation des informations dans le Portail Good Inside par le Département de Normes et Certification UTZ, la license est active et le producteur ou l'acteur de la chaîne d'approvisionement peut enregistrer les transactions dans le Portail Good Inside. L'OC doit s'assurer que le titulaire du certificat reçoit une copie du certificat et du rapport de synthèse. UTZ Certified

19 4.2. Processus d audit Cette section décrit les étapes du processus d audit pour le Code de Conduite et la Chaîne de Traçabilité. Les producteurs et les acteurs de la chaîne d approvisionnement certifiés conformes aux exigences du Code de Conduite et/ou de la Chaîne de traçabilité doivent obtenir le renouvellement de leur certification chaque année calendaire (du 1 er janvier au 31 décembre). Si les services de traduction sont utilisés pendant l audit, lesdits traducteurs doivent être indépendants du producteur ou de l acteur de la chaîne d approvisionnement audités. Si cela n est pas possible, les traducteurs doivent jouer un rôle neutre et l auditeur doit consigner le nom du traducteur et son affiliation à l organisation dans le rapport de l audit. Dans le but d améliorer l efficacité des audits et de réduire les coûts, l OC effectue un contrôle au bureau avant de réaliser l audit de la chaîne d approvisionnement pour le Code de Conduite et/ou la Chaîne de Traçabilité. Les producteurs et les acteurs de la chaîne d approvisionnement qui demandent la certification doivent présenter les résultats de leur auto-évaluation et/ou les registres démontrant leur respect des exigences applicables. Les listes de contrôle UTZ Certified sont un outil pour faciliter ce contrôle au bureau. L OC doit contrôler les documents fournis et clarifier tous les problèmes ou doutes avec le producteur ou l acteur de la chaîne d approvisionnement pour déterminer s il faut ou non planifier l audit. L OC doit s assurer que le titulaire de certificat reçoit une copie du certificat final et du rapport de synthèse Processus général d audit du Code de Conduite L audit du Code de Conduite dépend de l année à laquelle est certifié le titulaire de certificat. Le titulaire de certificat doit respecter un nombre défini de points de contrôle obligatoires ainsi qu un nombre défini de points additionnels. Un nouveau titulaire de certificat doit satisfaire aux exigences du Code de Conduite de la 1 ère année. Lorsque les titulaires de certificat renouvellent leur demande de certification, ils passent à l année suivante de certification 5. Par exemple de l année 2 à 3, de l année 3 à 4. Le contrôle au bureau permet de déterminer l année de contrôle du titulaire de certificat, et par conséquent les points de contrôle obligatoires applicables. En ce qui concerne les points supplémentaires définis, le titulaire de certificat choisit les points auxquels il souhaite se conformer 6. Pour le titulaire de certificat, il est plus utile de choisir les points de contrôle supplémentaires qui deviendront obligatoires l année de certification suivante. 5 Pour plus de détails, consultez les Codes de Conduite respectifs. 6 Les points de contrôle auxquels le titulaire de certificat choisit de ne pas se conformer (pour cette année), ne sont pas inclus dans le rapport de synthèse comme étant une non-conformité. Il est facultatif de mentionner ces points ou certains d entre eux, comme des points qui doivent être abordés dans les certifications futures. UTZ Certified

20 Pour un premier audit, l auditeur vérifiera les registres requis dans le cadre du Code de Conduite pour les 3 mois précédant la date de l audit, afin d avoir une vue d ensemble de sur la tenue des registres de l exploitation. Les registres (ainsi que tous les autres aspects de la certification) doivent se conformer aux exigences du Code de Conduite dès le début de la validité du certificat. Pour les audits suivants (renouvellement de certification), l auditeur vérifiera tous les registres requis dans le Code de Conduite, à partir de l audit précédent. Pour l audit, UTZ Certified conseille fortement que tous les points applicables soient audités, afin de sensibiliser le titulaire de certificat sur les points de contrôle à venir et/ou nécessitant une amélioration en termes de conformité. Le titulaire de certificat peut demander à l OC de se concentrer sur les points obligatoires et de choisir uniquement des points additionnels (ex. pour gagner du temps), à condition que (1) l auto évaluation contienne toutes les informations concernant l applicabilité des points de contrôle supplémentaires que le titulaire de certificat veut respecter et (2) que le titulaire de certificat peut clairement démontrer la preuve claire de la non applicabilité de tout point de contrôle Audit de Code de Conduite d une certification individuelle ou multi-site L audit a lieu dans l exploitation et/ou le bureau central, sur la base des documents les plus récents du Protocole de certification du Code de conduite. L audit inclura : 1) Une réunion d ouverture avec l administration ; 2) Un bilan de l audit externe précèdent et de l auto-évaluation annuelle réalisée par le producteur; 3) Un bilan de toute la documentation importante ; 4) Une évaluation des registres ; 5) Un calcul du contrôle de flux de produits ; 6) Des discussions et/ou entretiens avec les employés clé ; 7) Un audit physique : En cas de certification individuelle, l auditeur procédera à l audit de l exploitation individuelle. Si l exploitation comprend plusieurs parcelles, le nombre minimum de parcelles à auditer est calculé sur la base de la racine carrée du nombre de parcelles appartenant à la ferme. L OC peut augmenter ce nombre à sa discrétion, en se fondant sur des critères justifiables. Chaque année, un groupe différent de parcelles sera audité. L exploitation individuelle est auditée sur la base des points de contrôle applicables du Code de Conduite. En cas de certification multi-site, l OC audite annuellement chacun des sites/unités sollicitant la certification, et précise clairement dans le certificat les sites/unités inclus dans la certification. Tous les sites/unités sont audités sur la base des points de contrôle applicables du Code de conduite. UTZ Certified

21 8) Une réunion de clôture avec l administration, incluant l examen de toutes les non-conformités identifiées (ce n est pas nécessaire de laisser une version préliminaire du rapport de synthèse au titulaire (éventuel) de la certification, mais les principaux résultats de l audit doivent avoir été analysés) Audit du Code de conduite pour la certification de groupe et multi groupe L audit d un groupe a lieu au bureau central ou au centre administratif du groupe sur la base des documents les plus récents du Protocole de certification du Code de Conduite. C est à cet endroit que le Système de Contrôle Interne (SCI) du groupe est administré, où tous les documents sont disponibles et où sont prises les décisions principales. Un groupe de producteurs peut être considéré une exploitation unique, si tous les producteurs peuvent démontrer qu ils appliquent les mêmes pratiques agricoles et ont un système de gestion commun. L audit comprend : 1) Une réunion d ouverture avec l administration du groupe ; 2) Une évaluation de la structure et du fonctionnement du SCI passant en revue : la liste des membres du groupe ; le contrat d accord entre le producteur et le groupe ou l administration du SCI précisant les droits et les obligations des deux parties ; le standard interne du groupe, qui est une représentation adaptée du Code de Conduite applicable à la situation spécifique du groupe et qui indique les points de contrôle applicables ; l évaluation des risques : l auditeur doit effectuer une évaluation des risques de toutes les étapes de la chaîne de production et son environnement immédiat, ainsi que du SCI, de manière à identifier les risques pour l intégrité de la production. L évaluation des risques doit servir de base à l audit et aux activités de certification ; 3) une vérification de tous les documents importants ; 4) Une évaluation des registres ; 5) Une révision de l inspection interne annuelle effectuée par le SCI ; 6) Une révision de la manière dont les non-conformités sont traitées par le SCI ; 7) Un calcul de contrôle de flux de produits ; 8) Des discussions et/ou des entretiens avec les employés clés; 9) Un audit physique : UTZ Certified

22 En cas de certification de groupe, l auditeur audite la racine carrée du nombre de membres/producteurs appartenant au groupe avec un minimum de 5 membres. Le nombre est également déterminé par le résultat de l évaluation du risque du SCI. Les exploitations à contrôler doivent être représentatives de l ensemble du groupe, l échantillon est établi grâce à un processus de sélection basé à la fois sur les risques et sur le choix aléatoire. L OC peut augmenter le nombre d exploitations à auditer à sa discrétion en se fondant sur des critères justifiables. Les membres/producteurs utilisant un système de production très différent (nature du système ou emplacement géographique) peuvent faire partie du groupe et du Système de Contrôle interne (SCI) mais ils doivent faire l objet d audits individuels par l OC. Ces producteurs doivent se conformer aux points de contrôle applicables «p» et «c». En cas de certification multi-groupe, le nombre minimum d exploitations à être auditées par l OC est déterminé par la racine carrée du nombre de producteurs appartenant à l ensemble du groupe, et par le résultat de l évaluation des risques du SCI. Si les sous-groupes du multi-groupe n ont pas de systèmes de production similaires et/ou s il n y a pas de SCI administré de manière centralisée au niveau du multi groupes, les sous-groupes sont considérés comme des entités individuelles (même s ils figurent dans un même certificat), et la racine carrée pour l audit (externe) par l OC est calculée par groupe. Comme pour la certification du groupe, les multigroupes utilisent des systèmes de production considérablement différents (nature du système ou emplacement géographique), ils peuvent faire partie du groupe et du système de contrôle interne (SCI) mais doivent faire l objet d audits individuels par l OC et se conformer aux points de contrôle applicables «p» et «c». 10) Des audits avec témoin, d un échantillon représentatif d inspecteurs internes : évaluation de la compétence et des performances des inspecteurs internes; 11) Une réunion de clôture avec l administration, incluant l examen de toutes les non-conformités identifiées (ce n est pas nécessaire de laisser une version préliminaire du rapport de synthèse au titulaire de la certification (éventuel), mais les principaux résultats de l audit doivent avoir été analysés) Processus général d audit de la Chaîne de Traçabilité Les points de contrôle de la Chaîne de traçabilité sont tous obligatoires. Dès la première année de certification, tous les points de contrôle applicables doivent être respectés. Veuillez consulter les documents respectifs de la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified pour le café, le cacao et le thé, pour connaître les exigences spécifiques du produit et identifier les acteurs de la chaîne d approvisionnement qui doivent être certifiés. Pour un premier audit, l auditeur vérifiera les registres requis dans le cadre de la Chaîne de traçabilité pour les 3 mois précédant la date de l audit, afin d avoir une vue d ensemble de la tenue des registres de l exploitation. Les registres UTZ Certified

23 (ainsi que tous les autres aspects de la certification) doivent se conformer aux exigences de la Chaîne de traçabilité dès le début de la validité du certificat. Pour les audits suivants (renouvellement de certification), l auditeur vérifiera tous les registres requis dans le cadre de la Chaîne de traçabilité à partir de l audit précédent. Audit de la Chaîne de traçabilité d une certification individuelle ou multi-sites L audit ara lieu sur le site de l acteur de la chaîne d approvisionnement sur la base des documents les plus récents du Protocole de certification et de la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified utilisés. L audit comprendra : 1) Une réunion d ouverture avec l administration ; 2) Un bilan de l audit externe précèdent et de l auto-évaluation annuelle; 3) Une évaluation des registres ; 4) Des discussions et/ou des entretiens avec les employés clé ; 5) Un audit physique : En cas de certification individuelle, l auditeur auditera l acteur de la chaîne d approvisionnement sur la base de tous les points de contrôle applicables de la Chaîne de traçabilité. En cas de certification multi-sites, l OC procède à l évaluation annuelle des risques préalablement à l audit afin d évaluer le nombre de sites des multi-sites à auditer physiquement (l évaluation des risques inclut sans s y limiter : le modèle de traçabilité, l utilisation de sous-traitants, la complexité de la transformation sur les sites, l homogénéité du traitement des activités dans le cadre du fonctionnement du multi-site). En ce qui concerne les sites qui ne sont pas physiquement vérifiés, l OC peut requérir des documents à des fins de vérification. L OC inscrit sur le certificat les unités/sites inclus dans les multi-sites. 6) Une réunion de clôture avec l administration, incluant l examen de toutes les non-conformités identifiées (ce n est pas nécessaire de laisser une version préliminaire du rapport de synthèse au titulaire (éventuel) de la certification, mais les principaux résultats de l audit doivent avoir été analysés Conditions de certification Cette section décrit les conditions de certification qui doivent être respectées par le titulaire de certificat (producteurs, acteurs de chaîne d approvisionnement) et les OC dans le cadre des audits du Code de Conduite et de la Chaîne de Traçabilité. UTZ Certified