Guide du gestionnaire d échantillons de la passerelle promotionnelle Plexus (PPG)

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1 Guide du gestionnaire d échantillons de la passerelle promotionnelle Plexus (PPG) Plexus 360 Inc. Formation et développement Oakville, ON Janvier 2014

2 Table des matières Gestionnaire d échantillons PPG pour ipad...3 Mes stocks...4 Transfert de stocks...5 Ajustement de stocks...7 Envoi de stocks...9 Catalogue d échantillons sous la forme d une tablette...14 PPG en version d ordinateur de bureau...18 Historique des commandes...19 Application ipad...20

3 3 Introduction : Gestionnaire d échantillons PPG pour ipad Le Gestionnaire d échantillons permet à l utilisateur de suivre et de gérer ses stocks personnels sur un ipad au sein du système PPG mobile. Les signatures sur l ipad sont saisies pour les envois aux professionnels de la santé et conservées dans le système PPG pour des références d audit éventuelles. Le gestionnaire d échantillons fonctionne uniquement en ligne. Processus : Tous les échantillons de produits (lots contrôlés) commandés par l utilisateur pour une livraison à lui-même sont ajoutés automatiquement à ses stocks, comme unités individuelles, sous le menu intitulé Mes stocks. L utilisateur peut créer des envois, ajuster ses stocks et transférer des articles à un autre utilisateur à l aide du menu Mes stocks. Les envois d échantillons à des bureaux de médecins peuvent être comptabilisés dans les stocks d échantillons de l utilisateur de la même façon que le serait le passage d une commande. Toutefois, une commande ne sera pas générée à l entrepôt; ce seront plutôt les stocks d échantillons de l utilisateur qui seront réduits. Le médecin peut signer pour les échantillons sur l ipad et la signature sera conservée dans le système PPG pour référence ultérieure. Rapports : L échantillon peut être suivi par numéro de lot par le biais des rapports du système PPG, de l entrepôt jusqu au destinataire ultime. Entrepôt Stocks du représentant Médecin

4 4 Mes stocks Pour consulter les stocks d un utilisateur, sélectionnez «Mes stocks» dans le menu de gauche. Depuis cet écran, un utilisateur peut : Consulter ses stocks personnels Transférer des stocks à un autre utilisateur Ajuster ses stocks Consigner un envoi (une livraison) à un professionnel de la santé L écran «Mes stocks» affiche ce qui suit : Nom de l article Code de l article Description de l article Quantité disponible Image du produit

5 5 Transfert de stocks À l occasion, un utilisateur peut partager ses stocks avec un autre représentant. Cela exige un transfert de stocks. Depuis l écran «Mes stocks», un utilisateur peut effectuer un transfert de stocks en sélectionnant le bouton «Transférer» adjacent à un produit. Remarque : Un utilisateur peut uniquement effectuer un transfert pour DONNER des stocks à un autre utilisateur. Un transfert NE PEUT être initié par le destinataire du transfert. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle affichant tous les numéros de lots actuellement dans les stocks personnels de l utilisateur pour le produit sélectionné. Sélectionnez la quantité du lot ou des lots à transférer.

6 6 Transfert de stocks (suite) Sélectionnez l utilisateur qui sera le destinataire des stocks transférés depuis «Choisir un représentant». Pour valider le transfert, sélectionnez «Transférer» Un avis par courriel sera ensuite envoyé au destinataire du transfert, l informant que ses stocks ont été augmentés de la quantité transférée. Répétez la procédure pour tous les articles devant être transférés.

7 7 Ajustement de stocks Il peut être nécessaire, à l occasion, d ajuster les stocks pour les articles endommagés ou mal dénombrés. Depuis l écran «Mes stocks», un utilisateur peut effectuer un ajustement de stocks en sélectionnant le bouton «Ajuster» adjacent à un produit individuel. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle affichant tous les numéros de lot actuellement présents dans les stocks personnels de l utilisateur pour le produit sélectionné. Sélectionnez la quantité révisée disponible du lot ou des lots devant être ajustés. Remarque : Cela consigne la quantité révisée dans leurs stocks personnels.

8 8 Ajustement de stocks (suite) Sélectionnez la raison de l ajustement dans le menu déroulant «Sélectionner une raison». Pour valider l ajustement, sélectionnez «Sauvegarder». Répétez pour tous les articles à ajuster.

9 9 Envoi de stocks De manière générale, les envois seront effectués à l aide de la «tablette des échantillons» (les instructions suivront). Selon la situation, la méthode «Mes stocks» est une solution de rechange à la tablette des échantillons. Depuis l écran «Mes stocks», un utilisateur peut effectuer un envoi de stocks en sélectionnant le bouton «envoi» adjacent à un produit individuel. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle affichant tous les numéros de lot actuellement présents dans les stocks personnels de l utilisateur pour le produit sélectionné. Sélectionnez la quantité de l envoi du lot ou des lots souhaités. Une fois la ou les quantités sélectionnées, l utilisateur choisit «Ajouter à l envoi» pour ajouter le produit sélectionné et les quantités de lot à leur commande d envoi. Poursuivez ainsi pour tous les produits faisant l objet de l envoi.

10 10 Envoi de stocks (suite) Une fois que tous les produits à envoyer ont été ajoutés, sélectionnez «Commande actuelle» dans le coin inférieur gauche de l écran. Une nouvelle section pour les envois à été ajoutée à l écran «Commande actuelle» et elle s intitule «Articles à ajouter à l envoi». Une liste de tous les articles, tous les lots et toutes les quantités faisant actuellement l objet de l envoi apparaîtra dans cette section.

11 11 Envoi de stocks (suite) Sélectionnez «Ajouter un destinataire» depuis le carnet d adresses en vigueur, en utilisant le même processus que pour le passage d une commande. Remarque : Les commandes avec articles à envoyer ne peuvent contenir qu une seule adresse liée à la commande, et ne peuvent être envoyées à d autres utilisateurs du système. (Pour envoyer des stocks à partir des stocks d un utilisateur à un autre, reportez-vous à la section «Transfert».)

12 12 Envoi de stocks (suite) À ce stade, vous pouvez aussi ajouter des articles à expédier au destinataire, comme vous le feriez pour une commande habituelle. Une fois que les articles à envoyer, les articles à expédier et le destinataire sont sélectionnés, il ne reste qu à saisir la signature pour la commande. Sélectionnez «Signature» pour ouvrir la fenêtre de saisie de la signature. Le destinataire signe la tablette ipad dans la case appropriée. Par ailleurs, si un destinataire ne souhaite pas que sa signature soit saisie électroniquement pour des raisons de confidentialité ou personnelles, l utilisateur peut recueillir une signature manuellement et sélectionner la case de signature «Le fichier». Le système enregistrera qu une signature a été saisie et que l envoi peut être traité.

13 13 Envoi de stocks (suite) Pour valider l envoi, sélectionnez «Soumettre la commande» comme vous le feriez pour une commande habituelle. Un message de confirmation et un numéro d envoi apparaîtront pour référence ultérieure de l utilisateur. Si des articles ont été expédiés, une commande sera créée et le numéro de la commande apparaîtra également pour référence (reportez-vous à la section «Historique des commandes»).

14 14 Catalogue d échantillons sous la forme d une tablette Il existe une autre façon de créer une commande d envoi d échantillons : l utilisation des catalogues sous la forme d une tablette. Les catalogues d échantillons sous la forme d une tablette visent précisément à simplifier et à accélérer le processus d envoi d échantillons lors des rencontres avec les professionnels de la santé. Les catalogues d échantillons permettent à un utilisateur de remettre l ipad à un professionnel de la santé pour que ce dernier puisse sélectionner les produits qu il souhaite recevoir. Les catalogues sous la forme d une tablette se trouvent dans la liste des catalogues et sont identifiés par une icône rouge.

15 15 Catalogue d échantillons sous la forme d une tablette (suite) Les catalogues sous la forme d une tablette renferment une liste de produits avec le nom, le code, la description et une image des articles. Une case à cocher se trouve adjacente à chaque produit, que les destinataires utilisent pour sélectionner les produits.

16 16 Catalogue d échantillons sous la forme d une tablette (suite) Une fois que le destinataire a choisi tous les produits qu il souhaite recevoir, sélectionnez le bouton «Signature» pour ouvrir la fenêtre de saisie de signature. La signature disparaîtra de l écran lors de la soumission de la commande.

17 17 Catalogue d échantillons sous la forme d une tablette (suite) Lorsqu un destinataire a choisi les produits souhaités et signé la commande, l ipad est remis au représentant. Le représentant sélectionne alors l option «Fermer» pour retourner à l écran d accueil. Sélectionnez «Commande actuelle» pour consulter la liste des produits que le destinataire a demandée, dans la section «articles à inclure dans l envoi». Si l utilisateur dispose de ces produits dans ses stocks personnels depuis plusieurs numéros de lot, une ligne d article sera créée dans la commande pour chaque numéro de lot disponible, avec une quantité de 1. Ajustez les quantités selon le nombre faisant l objet de l envoi. Si l utilisateur ne dispose d aucun de ce produit dans ses stocks personnels, une ligne d article sera créée, mais elle n indiquera aucun numéro de lot et une quantité de 0 sur la commande. Cette ligne d article ne sert qu à informer l utilisateur que le destinataire aimerait ce produit. S il le souhaite, un utilisateur peut choisir de faire expédier ce produit au destinataire directement depuis l entrepôt, comme il le ferait pour une commande habituelle en choisissant les articles dans le catalogue approprié. Ces articles se retrouveront dans la section «Articles à expédier». Comme à l habitude, sélectionnez «Ajouter un destinataire». Remarque : Un seul destinataire est autorisé pour les envois Sélectionnez «Soumettre la commande» pour valider la transaction.

18 18 PPG en version d ordinateur de bureau Avec l ajout du module de gestionnaire d échantillons, toutes les commandes contenant des produits à lot contrôlé exigent dorénavant une signature électronique lors d une expédition à un destinataire non utilisateur. Lors de l utilisation de l application PPG en version d ordinateur de bureau, les utilisateurs devront cocher : «Signature au dossier» ou «Signature non requise» à l écran intitulé «Commande actuelle» afin que leur commande ne puisse être traitée. Ceci vise à rappeler aux utilisateurs d obtenir les signatures appropriées avant de soumettre leurs commandes.

19 19 Historique des commandes Pour consulter l historique des commandes d un utilisateur, sélectionnez «Mes commandes» dans le menu de gauche. Depuis cet écran, un utilisateur peut consulter toutes les commandes et tous les envois qu il a effectués au sein d une plage de dates filtrées (paramètre par défaut : 1 mois). Remarque : Les commandes habituelles et les commandes d envois peuvent être différenciées par l icône située à la gauche du numéro de la commande. Toutes les commandes d envois arborent un «D» devant leur numéro de commande pour les distinguer des numéros des commandes habituelles.

20 20 Application ipad Installation de l application PPG Mobile Pour installer l application PPG Mobile, visitez simplement le magasin des applications (App store) d Apple sur l ipad. En utilisant la barre de recherche, cherchez «PPG Mobile» et sélectionnez l icône de l application dans la liste des résultats fournis.

21 21 Application ipad (suite) Installation de l application PPG Mobile (suite) De ce point, sélectionnez simplement «Installer» pour procéder à l installation de l application PPG Mobile sur l ipad. Remarque : N oubliez pas que vous devrez saisir «l identifiant de votre entreprise» lors de la première ouverture de session dans l application PPG Mobile. Si vous ne connaissez pas cet identifiant, demandez à votre administrateur de système comment l obtenir.

22 22 Application ipad (Continued) Fermeture/Interruption de l application mobile PPG (ios7) Remarque : Si vous éprouvez des difficultés avec l application, la fermeture complète et le redémarrage de l application mobile PPG est une bonne méthode de résolution des problèmes. Pour fermer complètement l application mobile PPG (ou toute autre application ipad) sur ios7, vous n avez qu à toucher deux fois le bouton «Accueil» situé sur le côté du ipad.

23 23 Application ipad (Continued) Closing/Stopping the PPG Mobile Application (Continued) Ceci affichera un menu déroulant de toutes les applications actuellement exploitées en arrièreplan sur votre ipad. Pour fermer l application, appuyez votre doigt sur la capture d écran de l application exploitée et faites-la glisser vers le haut, hors du menu déroulant.

24 24 Application ipad (suite) Fermeture/Interruption de l application mobile PPG (ios6 et versions antérieures) Pour fermer complètement l application mobile PPG (ou toute autre application ipad) dans une version antérieure à ios7, depuis l écran d accueil du ipad, placez quatre 4 doigts dans la portion inférieure de l écran du ipad et glissez-les vers le haut.

25 25 Application ipad (suite) Fermeture/Interruption de l application mobile PPG (ios6 et versions antérieures) Une barre noire apparaîtra au bas de l écran du ipad indiquant toutes les applications présentement exécutées sur l ipad.

26 26 Application ipad (suite) Fermeture/Interruption de l application mobile PPG (ios6 et versions antérieures) Sélectionnez l icône du PPG Mobile et maintenez-le enfoncé jusqu à ce qu il commence à trembler. À ce moment, sélectionnez le signe moins rouge afin de fermer complètement l application.

27 27 Application ipad (Continued) Désinstallation de l application mobile PPG (ios7) Pour désinstaller et retirer l application mobile PPG du ipad sur ios7, touchez simplement l icône de l application jusqu à ce qu elle commence à trembler et qu un «X» apparaisse dans son coin supérieure gauche. Touchez le «X» et une fenêtre contextuelle s affichera.

28 28 Application ipad (Continued) Désinstallation de l application mobile PPG (ios6 et versions antérieures) Pour désinstaller et retirer l application PPG Mobile de l ipad, sélectionnez l option des paramètres «Settings». Sous l onglet «Général», sélectionnez l élément «Usage» dans le menu de droite. Sous la section de stockage «Storage», sélectionnez l option pour afficher toutes les applications «Show all Apps» et cherchez l icône de l application PPG Mobile.

29 29 Application ipad (Continued) Désinstallation de l application mobile PPG (ios6 et versions antérieures) Sélectionnez d abord l application PPG Mobile et ensuite l option de suppression de l application «Delete App» pour désinstaller l application de votre ipad. Pour réinstaller l application, reportez-vous à la rubrique «Installation de l application du PPG Mobile» ci-dessus.