Mode opératoire de la solution ORTIF

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1 Mode opératoire de la solution ORTIF Prise en charge des AVC. Participation Acteurs (Prise en charge AVC nominale) Urgentiste Neurologue Neuroradiologue diagnostic Neuroradiologue interventionnel Neurochirurgien Neuroréanimateur Radiologue local Obligatoire X X Sur sollicitation X X X x Toujours destinataire du télé-dossier mais intervention optionnelle. Ce document concerne les acteurs listés ci-dessus Préambule. ORTIF est l Outil Régional de Télémédecine d Ile de France mis en place par le GCS-D-SISF pour faciliter les échanges régionaux en télémédecine. Cette plateforme permet à différentes organisations de télémédecine de fonctionner dans de bonnes conditions réglementaires techniques et de sécurité. Ce document a pour objet de décrire le mode opératoire de la solution ORTIF pour la prise en charge de l AVC de l adulte afin d obtenir une expertise neurovasculaire. Le portage médical est réalisé par le Dr Woimant, dans le cadre du comité COMETE, animé par l ARS. Le principe des échanges entre acteurs de la session de télémédecine est basé sur un principe de questions-réponses, constituant ce qu on appelle un «télé-dossier». Plusieurs acteurs peuvent être sollicités par l urgentiste, on les appelle les «correspondants», ils appartiennent à des «communautés de pratique» (neurologue, neuroradiologue, neurochirurgien, radiologue). L'articulation du modèle d échange des données ne doit pas être rigide mais adaptable aux pratiques organisationnelles locales. Les acteurs impliqués n'interviennent pas tous au même moment et toutes les informations médicales constitutives du télé-dossier ne sont pas disponibles en même temps. Le télé dossier ne se substitue pas au dossier médical mais collige par contre toutes les informations indispensables pour tracer et justifier la stratégie médicale de prise en charge décidée lors de l acte de télémédecine. L envoi du télé dossier ne se substitue pas au téléphone. N oubliez pas de prévenir votre confrère ou le service de l arrivée d un télé dossier. Le temps que vous passez au téléphone 14/01/2015 Teledossier AVC Page 1 sur 14

2 pour avertir de l arrivée d un télé dossier n'est jamais inutile, et permet la meilleure réponse à l'urgence pour laquelle vous l'appelez. L'ensemble des données complétées dans les formulaires sera visible par chacun des acteurs impliqués dans le télé-dossier, au fur et à mesure de l alimentation de ce dernier. Le service de visioconférence est déployé dans les établissements de la grande couronne. La CNIL s est prononcée favorablement par la délibération n du 26 juin 2014 portant autorisation des traitements de données personnelles mis en œuvre par les professionnels et établissements de santé permettant la réalisation d actes de télé expertise, téléconsultation et téléassistance médicale avec l outil ORTIF. Etapes constitutives de la procédure d échange pour la prise en charge AVC L objectif de la procédure AVC est de permettre aux urgentistes de bénéficier d une expertise neurologique, neuroradiologique, neurochirurgicale pour leurs patients. L urgentiste produit les informations : - du recueil du consentement - du contexte et des Antécédents - de l examen clinique réalisé au besoin via la visio avec le neurologue - des éléments paracliniques - et joint l image réalisée au télé-dossier 14/01/2015 Teledossier AVC Page 2 sur 14

3 Ces étapes sont indépendantes car ne sont pas toujours réalisées dans un ordre fixe en fonction des organisations locales. L imagerie réalisée est associée au télé-dossier. Le radiologue local est systématiquement destinataire du télé-dossier. Il a ainsi la possibilité de produire son interprétation s il le désire. Le neurologue : - Valide (ou invalide) les informations cliniques partagées avec l urgentiste - Produit une synthèse d imagerie. Pour cela trois sources d interprétation sont possibles. Celle du radiologue du site des urgences, celle du neuroradiologue que le neurologue aurait éventuellement sollicité pour avis, ou sa propre interprétation de l image. - Etablit un diagnostic - Sollicite au besoin l avis d un neurochirgien (par une étape générique) ou d un radiologue interventionnel (étape dédiée) - Propose un traitement et une orientation du patient. - Compléter les étapes de la synthèse clinique, d imagerie et le diagnostic, c est obligatoire pour accéder à l étape orientation et finaliser la procédure de télémédecine. Les acteurs complémentaires sollicités (neuroradiologue diagnostic, neuroradiologue interventionnel, neurochirugien) pourront répondre avec un formulaire qui leur est propre et qui, une fois envoyé sur le télé-dossier, sera visible par tous. CONNEXION du praticien à l ENRS puis sur la solution ORTIF - Si vous n avez pas de compte ORTIF, prenez connaissance de la procédure de «première connexion», à faire une fois. Prendre connaissance de la procédure «ORTIF 1iere connexion avec log in», si l équipe ORTIF vous avez déjà communiqué votre identifiant (log in). L ensemble des procédures est accessible sur le portail e-learning : - Se connecter au portail de santé ENRS via carte CPS (si possible) ou OTP («One time password») ou login/mot de passe : - Cliquer sur l application ORTIF. - Cliquer sur le bouton NEXUS de l onglet Accueil. CREATION D UN TELEDOSSIER (par le Service d Urgence) 14/01/2015 Teledossier AVC Page 3 sur 14

4 L initialisation du télé-dossier peut se faire de 2 façons : A partir d une imagerie/examen réalisée préalablement et «poussée» dans ORTIF Ou Par une saisie des informations d identité du patient directement dans l interface ORTIF Dans le premier cas, l avantage, c est que les informations d identité du patient liées à l image/examen sont récupérées pour initialiser automatiquement le télé-dossier ORTIF. Et selon l organisation de l établissement, ces informations d identité ont été enregistrées par le service des admissions, respectant les règles d identito vigilance. Dans le second cas, l avantage est que le télé-dossier peut être initialisé par l urgentiste, sans attendre l image/examen dans ORTIF. Dans ce cas, lorsque l urgentiste souhaite associer l image/examen à un Télé-dossier, une fonction de corrélation de l identité alerte l urgentiste si il y a un écart entre l identité saisie par ce dernier et celle contenue dans l image/examen. Dans le cas où il y a un écart entre l identité du patient liée à l image et l identité saisie dans le Télé-dossier, l urgentiste peut remplacer l identité saisie dans le télé-dossier par celle enregistrée dans l image/examen. A propos de l imagerie médicale «poussée» à ORTIF L imagerie médicale est poussée par le professionnel de santé du service de radiologie (cadre de santé, manipulateur, radiologue, ) sur ORTIF. Le professionnel de santé réalise cette action de «pousser l image» directement dans son PACS ou/et sa modalité d imagerie (en fonction de l intégration réalisée entre ORTIF et le SI de l établissement). A cette occasion, le professionnel de santé n a pas besoin de s authentifier et d entrer sur ORTIF. Création directe du télé-dossier. ou 14/01/2015 Teledossier AVC Page 4 sur 14

5 Sur la page d accueil, cliquez initialement sur Télé-dossiers dans la colonne de gauche. Création du télé-dossier à partir d une imagerie. Sur la page d accueil, cliquez initialement sur Examens dans la colonne de gauche. Rechercher l examen avec les trois premières lettres du nom du patient et les deux premiers caractères de son identifiant. - Cliquer sur Créer un Télé-dossier. - Choisir la spécialité du Télé-dossier. Choisir l examen à partir duquel le télédossier sera créé. - Renseigner l identité du patient dans l encadré à gauche de l écran : nom de naissance, prénom, sexe, et l identifiant IPP ou autres identifiants du patient (IPP, NIP N de venue, N de séjour, ). - Dans une situation exceptionnelle quand le patient n est pas interrogeable, l utilisateur se réfère à la procédure en vigueur d identito vigilance de son établissement. Cliquer sur télé-dossier pour choisir le type de prise en charge Les champs d identité sont remplis automatiquement à partir des données liées à l image. 14/01/2015 Teledossier AVC Page 5 sur 14

6 SELECTION DES CORRESPONDANTS (par le Service d Urgence) Définir les initiaux du Télé-dossier en cliquant sur le bouton. le radiologue du site où le patient est pris en charge (toujours mais sans obligation de réponse systématique pour lui) l'expert neurologue On choisira le service (communauté) ou est adressé le télé-dossier en précisant éventuellement le praticien spécifique (facultatif). Le signe + permet d ajouter le correspondant. Il faut valider à l issue de la sélection des correspondants. Le formulaire est affiché, il est constitué d'éléments cliquables ou de champs à compléter (date, horaire, précisions). La validation de chaque formulaire déclenche 1 envoi systématique de ces informations vers tous les correspondants présélectionnés. RECUELLIR LE CONSENTEMENT (par le Service d Urgence) Les modalités de prise en charge des patients ont été décrites dans le décret relatif à la télémédecine n du 19 Octobre 2010 de télémédecine publié en Dans ce contexte la recherche préalable du consentement du patient est indispensable. «Les professionnels participant à un acte de télémédecine peuvent, sauf opposition de la personne dûment informée, échanger des informations relatives à cette personne, notamment par le biais des technologies de l information et de la communication» 14/01/2015 Teledossier AVC Page 6 sur 14

7 Dans le cadre de l autorisation délivrée pour les traitements sur l outil ORTIF, la CNIL valide que le consentement peut être recueilli, par écrit ou sous forme «dématérialisée», par une case à cocher, par le professionnel de santé en contact avec le patient (ou ses proches), qui permet l ouverture du «télé-dossier». PRISE EN CHARGE DU TELEDOSSIER (Par les Services Neurologie, Radiologie, Radiologie Diagnostic, Radiologie Interventionnelle ou Neurochirurgie via l étape générique) Chaque nouvel acteur sollicité (sauf l urgentiste, par définition) dans la procédure doit valider la prise en charge initiale du télé-dossier. Cette étape une fois réalisée est notifiée en temps réel à l ensemble des acteurs impliqués. - Ouvrir le télé-dossier. - Cliquer sur Ajouter une étape. - Cliquer sur Prendre en charge le télé-dossier. AJOUTER UNE ETAPE (Par les Services Urgence, Neurologie, Radiologie, Radiologie Diagnostic, Radiologie Interventionnelle ou Neurochirurgie via l étape générique) Pour compléter un télé-dossier (ajout de formulaires cliniques, ajout d avis d expert, demande d avis d imagerie, ajouter une orientation ), il faut ajouter une étape à partir du télé-dossier. L étape complétée en cours est enregistrée en mode brouillon automatiquement en attente de l envoi de la fiche. Ces étapes sont donc spécifiques des acteurs : remplir une expertise d imagerie pour un neuroradiologue, remplir l orientation pour le neurologue, donner un avis de neuroradiologie interventionnel pour le neuroradiologue interventionnel,. 14/01/2015 Teledossier AVC Page 7 sur 14

8 - Compléter les champs du formulaire et cliquer sur. La demande d avis complémentaire (par exemple neurologue auprès du radiologue interventionnel) fait l objet d un choix de correspondant à désigner à cette étape. DEMANDE D AVIS COMPLEMENTAIRE / REPONSE A UN AVIS COMPLEMENTAIRE (Par les Services Urgence, Radiologie, Neuroradiologie diagnostic, Neurochirurgie, Neuroradiologie interventionnelle) Pour ajouter une demande d avis d un autre expert d un autre établissement, par exemple 14/01/2015 Teledossier AVC Page 8 sur 14

9 COMPLEMENT d INFORMATION (Par les Services Urgence, Radiologie, Radiologie diagnostic, Neurochirurgie, Neuroradiologue interventionnel) Pour ajouter une information, pour revenir sur une information décrite dans le télédossier (ex. évolution du contexte clinique patient, ) AJOUTER DE L IMAGERIE (Par le Service d Urgence) Dans le cas où le télé-dossier n a pas été créé à partir de l image (cf création du télé-dossier), c est le médecin urgentiste qui va associer cette image au télé-dossier quand elle sera disponible. Dans l éventualité d un conflit entre l identité liée à l image et l identité saisie manuellement lors de la création du télé-dossier (erreur d orthographe, nom de jeune fille par exemple ), la validation par le médecin de l association image-patient est OBLIGATOIRE. Pour cela Ouvrir le télé-dossier. - Cliquer sur Ajouter une étape et choisir Ajouter un examen. - Sélectionner l examen souhaité. - Cliquer sur. 14/01/2015 Teledossier AVC Page 9 sur 14

10 L image (examen) peut être récupérée du PACS ou du serveur local (NEXUS Local) ou encore à partir d un répertoire (CD ROM, répertoire d un disque, ). Selon la politique de votre établissement en termes d accès et de sécurité au PACS et/ou au répertoire, vous pouvez n avoir accès qu au serveur local (NEXUS local). Astuce : Pour afficher tous les examens et retrouver celui qui vous intéresse: effacer la «date de l examen» puis cliquer sur «actualiser» Attention : pour que l examen recherché se trouve dans le serveur local (NEXUS local), il faut qu il soit «poussé vers ORTIF» par le service de radiologie à partir de sa modalité ou/et de son PACS CONSULTER L IMAGERIE (Par les Services Urgence, Neurologie, Radiologie, Radiologie Diagnostic, Radiologie Interventionnelle ou Neurochirurgie via l étape générique) - Ouvrir un télé-dossier, cliquer sur le bouton Dans l encadré Examens à gauche de l écran.. - Cliquer sur le bouton. L examen s affiche sur le viewer Ortif. Pour visualiser l image (examen) depuis votre PACS et vos outils de post-traitement pour pouvez envoyer l examen dans votre PACS en cliquant sur. 14/01/2015 Teledossier AVC Page 10 sur 14

11 Attention : ici, le nom du PACS est «mini PACS ORTIF». Il s agit du nom pour l APHP. Pour les autres établissements il y aura le nom choisi par l établissement. Dans le cas de l APHP, le mini PACS ORTIF envoi automatiquement l examen dans le PACS du site de l utilisateur (ex. PACS Beaujon, PACS Bicêtre, ) VISIOCONFERENCE Les médecins qui souhaitent compléter l évaluation clinique par une visio avec le patient à condition que le service d urgence soit équipé d une caméra et d un capteur de son à proximité du patient, peuvent déclencher la visioconférence à tout moment et ceci indépendamment des étapes de la procédure. La visioconférence est mise en place systématiquement pour les établissements requérants de la grande couronne. - Cliquer sur le bouton : - Cliquer sur la salle Visio dans l onglet «Salles». - Cliquer sur le module «Visio» pour afficher l ensemble des intervenants. - Double-cliquer sur l un d eux pour l agrandir. 14/01/2015 Teledossier AVC Page 11 sur 14

12 Créer des Vidéos / Photos / Zoomer Sur la barre de menu de la caméra IP : Zoomer Prendre une photo Enregistrer une vidéo Couper le micro et/ou le haut-parleur Attention : la qualité sonore et de l image sont très dépendants de la qualité du matériel utilisé en proximité du patient (capteur de son et camera) et du réseau des acteurs (bande passante, latence) Quitter la visioconférence. Cliquer sur le bouton «Quitter la salle» pour sortir de la salle. VUE DE SYNTHESE DES ETAPES Les formulaires remplis vont s afficher en page de garde du télé-dossier et sont consultables à tout moment en cliquant dessus. Chaque acteur est identifié, les actions horo-datées et ces informations sont partagées par tous. SYNTHESE ET CLOTURE DU DOSSIER. SYNTHESE & CLOTURE DU DOSSIER (Par le Service Urgence) A l issue des avis d expertise, l urgentiste complète le formulaire de suivi, validant (ou non) les stratégies thérapeutiques et d orientation. Tout avis divergent sera justifié dans les champs de renseignements prévus à cet effet. Le dossier sera sauvegardé sous la forme d impression Pdf à joindre à son dossier médical local. 14/01/2015 Teledossier AVC Page 12 sur 14

13 Pour cela : - Ouvrir un télé-dossier. - Cliquer sur le bouton. Un aperçu s affiche, cliquer sur Imprimer. L impression PDF se lance ou est sauvegardée sur le poste local. DECONNEXION Quitter le NEXUS. Cliquer sur le nom puis sur Déconnexion. Quitter le portail ORTIF. Cliquer sur le nom de l utilisateur puis cliquer sur MODE DEGRADE (Par les Services Urgence, Neurologie, Radiologie, Radiologie Diagnostic, Radiologie Interventionnelle ou Neurochirurgie) Si le portail ENRS, l Espace Numérique Régional de santé ne fonctionne pas Se connecter directement au portail Ortif via le lien suivant : L écran suivant s affiche: En mode dégradé, la connexion au portail ORTIF se fait avec carte CPS ou avec un code OTP (One Time Password) 14/01/2015 Teledossier AVC Page 13 sur 14

14 Renseignez votre login et cliquez sur «envoyer». Vous recevez alors un mot de passe temporaire sur votre boite . Copiez ce mot de passe dans le champ dédié et cliquez sur connexion. Attention, ce mot de passe n est valable qu une seule fois, si vous êtes amenés à vous reconnecter, vous devez générer un nouveau mot de passe Si la visioconférence et/ou le télédossier ne fonctionnent pas L établissement doit établir au préalable une conduite à tenir en cas de visioconférence impossible ou de dysfonctionnement dans l envoi du télédossier. Pour information, le comité médical du projet ORTIF-Teleneuro (Comete) suggère un mode dégradé où les données cliniques et anamnestiques sont transmises par le Télédossier et/ou Téléphone. Se référer au document COMETE sur le portail de formation en ligne ORTIF ( Si le transfert d image ne fonctionne pas L établissement doit établir au préalable une conduite à tenir en cas de transfert d image impossible. Pour information, le comité médical du projet ORTIF-Teleneuro (Comete) suggère un transport primaire du patient au site expert, ou une expertise téléphonique en fonction de l avis du médecin d accueil et des experts. Se référer au document COMETE sur le portail de formation en ligne ORTIF ( APPEL AU SUPPORT ( 24H/24, 7J/7) Pour des problèmes de connexion, depuis le portail de santé, cliquer sur le bouton afin d accéder au support et être rappelé par la hotline ORTIF. Support technique & SAV : Accès : 24h/24 7j/7 Téléphone Connexion ENRS : (gratuit) ou Téléphone ORTIF : Formez-vous sur 14/01/2015 Teledossier AVC Page 14 sur 14