PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE AU RESTAURANT VERTIGO STK+BAR DE BOISBRIAND LE MERCREDI 10 DÉCEMBRE 2014 À 17 HEURES

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE AU RESTAURANT VERTIGO STK+BAR DE BOISBRIAND LE MERCREDI 10 DÉCEMBRE 2014 À 17 HEURES Présences Absences Employés Marcel Paul Raymond, François Gagnon, Lynn Bellocq, Nancy Spineti Delle Donne, Ève Gaudet, Rémi Bouchard, Denis Loiselle, Martin Ducharme, Daniel Langevin, Marc Tremblay. Marie-France Morand, Robert Bissonnette, Jacques Bédard. Jean-Pierre Beaulieu, Guylaine Sirois. Ouverture de la réunion Le quorum est confirmé. Marcel Paul Raymond remercie tous les participants de s être déplacés malgré la tempête. Adoption de l ordre du jour Sur une proposition faite par Ève Gaudet, appuyée par Martin Ducharme, l ordre du jour est adopté à l unanimité. Adoption du procès-verbal du 19 octobre 2014 Sur une proposition faite par Denis Loiselle, appuyée par Lynn Bellocq, le procès-verbal est adopté à l unanimité. Suites aux procès-verbaux (liste d actions à entreprendre) Les actions à entreprendre sont toutes en cours. Nous précisons que la liste des «Best practices» doit être dressée et sera partagée avec le reste de l industrie lors du Sommet du golf de décembre Concernant notre participation aux salons du golf de Laval et de Québec, Jean-Pierre Beaulieu nous informe que Mark Fraser planifie y organiser des zones juniors. Monsieur Fraser propose que l entrée soit gratuite pour tous les visiteurs de 17 ans et moins (plutôt que de se limiter aux 12 ans et moins). Pour les attirer davantage, les clubs de la banlieue ouest offriraient aussi un droit de jeu gratuit aux jeunes qui visiteraient la zone junior. Cette clientèle potentielle est très intéressante pour nous et des discussions sont en cours pour que Golf Québec participe aux activités proposées dans la zone junior.

2 Rapports opérationnels et de gouvernance La trousse d information a été soumise à tous le 3 décembre par courriel. Les points suivants apportent des précisions en fonction des informations plus récentes dans certains dossiers. Rapport administratif et opérationnel (J.P. Beaulieu) Règles Jean-Pierre Beaulieu nous confirme que la diffusion du livre de décisions sur les règles du golf originalement traduit par Gaétan Richard est autorisée par Golf Canada en format PDF. La veuve de Monsieur Richard nous a récemment informés qu elle a en sa possession une petite quantité de livres imprimés. Jean-Pierre Beaulieu les a récupérés et les copies seront mises en vente par Golf Québec. Handicap Avec le roulement de personnel chez Golf Canada, la formation sur le système de handicap ne sera pas en ligne en français pour le mois de janvier Nous espérons qu elle le sera pour le mois d avril Évaluations de parcours Nancy Spineti Delle Donne nous informe qu elle ne renouvellera pas son mandat au sein du conseil d administration. Après 18 ans de bénévolat, elle est maintenant prête à passer le flambeau. Comme il est difficile de trouver un bénévole intéressé à la remplacer et suffisamment disponible pour l ampleur de la tâche, elle commence à former notre coordonnatrice des services aux membres, Gladys Iodio, pour qu elle puisse graduellement coordonner et gérer toutes les activités des évaluations de parcours. Membership En 2014, nos revenus en membership ont diminué de membres, ce qui représente une perte d environ 6 % de nos golfeurs membres. Comme cette courbe semble se maintenir et que nous connaissons déjà certains clubs qui sont en voie de fermeture, le comité des finances a déjà prévu une diminution similaire des membres pour 2015 en faisant ses prévisions budgétaires. Les clubs pour lesquels nous n avons pas encore été en mesure de collecter les cotisations de 2014 ont été fermés sur le Centre de scores Golf Canada. À moins que la situation ne soit corrigée, ils seront considérés non-membres l an prochain. Gouvernance La prochaine rencontre du comité de gouvernance est prévue pour le 16 janvier Planification stratégique À la lueur des rencontres qui ont déjà eu lieu, Jean-Pierre Beaulieu nous confirme que les grandes orientations demeureront les mêmes dans le plan stratégique de Golf Québec. Nous prévoyons le présenter lors de l Assemblée générale annuelle du 18 février Page 2

3 Projets spéciaux et représentation Nous avons soumis la candidature de Diane Barabé à Golf Canada pour le titre de bénévole de l année 2014 au niveau national. Notamment, elle est devenue, cet été, la première femme officielle des règles à l Omnium canadien. Au niveau provincial, nous honorerons Nancy Spineti Delle Donne comme bénévole de l année 2014 lors de l Assemblée générale annuelle du 18 février Chantier 3.4 Sommet du golf Toutes les associations ont démontré un intérêt à participer à un Sommet du golf qui aurait lieu en décembre Martin Ducharme qui est responsable de ce comité a recueilli les attentes, les conditions et les besoins de la majorité des associations, ce qui lui a permis d ébaucher un horaire sommaire de l activité. Une prochaine rencontre de ce groupe de travail est prévue pour le vendredi 12 décembre. Jean-Pierre Beaulieu nous confirme que nos réunions bisannuelles seront déplacées de la mi-octobre au mois de décembre. Nous participerons aussi au gala de fermeture du Sommet (activité commune à toutes les associations participantes) pour y présenter nos bourses et nos prix spéciaux à leurs récipiendaires respectifs. Rémi Bouchard suggère d encourager nos clubs plutôt qu un hôtel anonyme quand viendra le temps de sélectionner l établissement où se tiendra ce Sommet. Martin Ducharme confirme que ce critère sera pris en considération dans le processus d appel d offres. Finances et investissements (F. Gagnon) Jean-Pierre Beaulieu a rencontré les vérificateurs et explique qu une nouvelle norme comptable applicable aux OSBL fera en sorte que nous devrons mettre la mention «sous réserve» dans la section portant sur les dons que nous avons recueillis (car les résultats de certaines activités ne sont pas complètement vérifiables). Les membres du conseil d administration s interrogent sur cette procédure et demandent à Jean-Pierre Beaulieu de confirmer si toutes les autres fédérations ont réellement reçu la même recommandation de leurs vérificateurs. États des résultats, prévisions et budget 2015 Dans la trousse d information soumise aux membres du conseil d administration, nous avions parlé d un léger surplus en fin d année financière. Cependant, bien que nous ayons reçu la somme de $ de Placements Sports en décembre, le chèque était daté du 27 novembre. Comme cela correspond à l appariement de dons recueillis en 2012 et 2013, nous sommes tenus de comptabiliser cette somme dans l année financière qui se termine au 30 novembre Le directeur général demande une augmentation de salaire de 3 % pour Après discussions, le conseil d administration donne son appui à cette recommandation. De plus, le directeur général vante le travail sur le terrain de tous ces employés, mentionnant qu il a une très bonne équipe, et demande un montant additionnel à distribuer en bonis à ses employés. Cette demande est aussi acceptée. Suite à son Page 3

4 questionnement, Jean-Pierre Beaulieu confirme à Lynn Bellocq que nous avons un système d évaluation des employés. Le reste des dépenses prévues au budget de 2015 est similaire à ce que nous avions dans les années passées. Nancy Spineti Delle Donne souligne que la question du taux remboursable pour le kilométrage lui est souvent mentionnée. Présentement, Golf Québec paie 0,40 $ du kilomètre et Golf Canada en paie 0,50 $. Jean-Pierre Beaulieu précise que le budget 2015 ne se prête pas à une augmentation dans ce poste. Sur une proposition faite par Marcel Paul Raymond, appuyée par Denis Loiselle, le budget de 2015 est adopté tel que présenté. Conseil des associations régionales (J. Bédard) En l absence de Jacques Bédard, Denis Loiselle nous confirme que la majorité des régions tentent de compléter leur horaire de 2015 en trouvant les clubs-hôtes qui leur manquent. Pour certains, comme à Montréal, la recherche est assez difficile. Il mentionne également que, pour la première année, les états financiers de l Association régionale de Montréal seront mixtes. La fusion administrative de la région est complétée. ATGQ (È. Gaudet) Une formation sur le marketing s est tenue le 9 décembre à la même occasion que l assemblée générale annuelle de l ATGQ. Deux nouveaux membres se sont joints au conseil d administration de l ATGQ : Philippe St-Hilaire (région de Québec) et Sylvain Langis (région de Montréal-Nord). L équipe se concentre sur le lancement de ClicGolf pour Noël. Les subventions du Ministère du Tourisme ont été révisées par la nouvelle équipe en place et, jusqu à maintenant, il semblerait que les sommes versées à l ATGQ demeureront les mêmes. Finalement, les conseils d administration de l ATGQ, de l ANPTG et de l Association des directeurs généraux de clubs de golf du Québec ont tous donné leur accord pour poursuivre les discussions visant à une fusion potentielle des trois organismes. AGP du Québec (D. Langevin) Une nouvelle structure sports-études est en voie de développement. Tous les détails sont annoncés une fois le projet confirmé. Jean Trudeau est de retour au travail. Pour le Sommet du golf de décembre 2015, l AGP prévoit se joindre aux activités du gala et d y présenter une formation, mais il est fort probable que son assemblée générale annuelle sera faite séparément. Golf Canada (R. Bouchard, M.P. Raymond) Marcel Paul Raymond nous informe que la réunion du conseil des provinces a principalement porté sur la nouvelle structure de cotisations dont Rémi Bouchard fera la présentation. Les commentaires recueillis par les provinces étaient tous positifs. Page 4

5 Rémi Bouchard fait la présentation d une nouvelle structure de cotisations à paliers multiples. Les clubs de golf auraient une cotisation de base et vendraient ensuite différents types de carte de membre à leurs golfeurs (membres ou visiteurs). Selon les niveaux d adhésion, il y aurait plus ou moins d avantages rattachés à la carte et les clubs pourraient profiter de commissions qui leur permettraient de financer leur cotisation de base. Beaucoup de progrès ont été faits, mais les détails spécifiques de cette nouvelle structure restent encore à confirmer et l on vise avant tout la simplicité pour les usagers. Il est prévu de la mettre en place graduellement, possiblement sur une période de trois ans débutant en 2015 avec des initiatives de communication. Autres affaires Correspondance Il n y a pas de correspondance à étudier. Résolution pour les Jeux du Québec été 2018 Nous avons déposé la candidature du golf pour le choix des sports qui seront inscrits au programme des Jeux du Québec de l été Sur une proposition faite par Marcel Paul Raymond, appuyée par Rémi Bouchard, le conseil d administration approuve la mise en candidature du golf telle que présentée à Sports-Québec. Sélection des joueurs juniors Lors de la dernière rencontre du comité du développement du sport, une discussion a porté sur le mode de sélection des joueurs pour les délégations régionales aux Jeux du Québec. Bien que certains membres du comité suggéraient que les juniors ne soient pas pénalisés si leur club n est pas membre de Golf Québec, Denis Loiselle nous informe que cette proposition ne faisait pas l unanimité au sein du comité et qu elle mérite d être étudiée plus amplement. Comme nous n avons pas reçu de proposition formelle du comité du développement du sport, les membres du conseil d administration ont choisi de ne pas prendre de décision immédiatement et d attendre les développements de conversations futures. Prochaine réunion Une téléconférence sera organisée vers la mi-janvier 2015 pour approuver le rapport des vérificateurs avant qu il soit diffusé à nos clubs membres. Levée de l assemblée Signatures Sur une proposition faite par Denis Loiselle, appuyée par Nancy Spineti Delle Donne, la séance est levée à l unanimité à 20 heures 15. Marcel Paul Raymond, président François Gagnon, secrétaire-trésorier Page 5