La commande en ligne sur les marchés nationaux via AEL DEPLOIEMENT AUX UNITES DES DR15, 17 ET 18 CNRS DSFIM I DDAI I DCIF I DSI 14 JUIN 2016

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1 La commande en ligne sur les marchés nationaux via AEL DEPLOIEMENT AUX UNITES DES DR15, 17 ET 18 1

2 SOMMAIRE Le principe de l achat en ligne La mise en œuvre dans les outils du CNRS Les objectifs de l achat en ligne AEL Quelles commandes sont éligibles à AEL? Le processus métier de la passation d une commande sur marché national hors AEL Le processus métier de la passation d une commande sur marché national via AEL La demande d achat AEL étape par étape La création d une demande d achat AEL (captures d écran) La transformation de la DA AEL en commande par le gestionnaire GESLAB (captures d écran) Les prochains catalogues AEL FAQ 2

3 Le principe de l achat en ligne 1 remplir son panier en ligne Demandeur catalogue en ligne fournisseur «Punch out» ou «Round Trip» 2 panier transmis dans le SI de gestion financière (ERP) Gestionnaire financier 3 complète la commande 4 transmet la commande par voie dématérialisée Fournisseur «Commande dématérialisée» 3

4 La mise en œuvre dans les outils du CNRS GESLAB web 1 Constitution du panier sur la catalogue en ligne du fournisseur AEL Approvisionneur = Demandeur d achat GESLAB 2 Rapatrie le panier 3 Complément infos sur la DA HP Econocom 4 Finalisation et validation de la commande Gestionnaire financier = Gestionnaire GESLAB GESLAB Web 5 Impression et transmission automatique commande au fournisseur Fournisseur 4

5 Les objectifs de l achat en ligne AEL Faciliter la gestion des approvisionnements dans les unités par la possibilité d accéder à des catalogues en ligne Articles du marché Fiches techniques Prix du marché Disponibilité du produit, Réduire les coûts indirects de traitement des commandes par : l intégration automatique des paniers d achat dans GESLAB Le renseignement automatisé des informations (codes NACRES, ) La transmission dématérialisée de la commande depuis GESLAB Fiabiliser l information transmise aux fournisseurs (erreurs de saisie, ) 5

6 Quelles commandes sont éligibles à AEL? La commande AEL concerne : Certains des fournisseurs avec lesquels le CNRS a signé des marchés nationaux et qui proposent un accès direct à leur catalogue en ligne via leur propre interface web. A ce jour sont accessibles les catalogues en ligne des fournisseurs : HP (marché national MATINFO3 n 491 (lot n 2)) Econocom (marché national MATINFO3 n 495 (lot n 3)) Seuls les articles relevant du périmètre des marchés nationaux sont éligibles à la commande AEL D autres fournisseurs seront progressivement accessibles via AEL, en particulier la centrale d achat UGAP 6

7 Le processus métier de la passation d une commande sur marché national hors AEL Demandeur d achat (1) Responsable du budget (2) Gestionnaire GESLAB Ordonnateur secondaire (3) Exprime un besoin d approvisionnement. Réalise un panier d achat et /ou une demande de devis Valide l opportunité de la dépense sur l origine d enveloppe Appelle la demande d achat dans GESLAB web / dépenses / demande d achat Utilisateur DA GESLAB? NON OUI Valide l opportunité de la dépense Vérifie l opportunité de la dépense Crée une demande d achat GESLAB Transforme la DA en commande Crée la commande GESLAB Web Hors SI CNRS (1) Un chercheur, ingénieur, un gestionnaire (2) Un chef d équipe, chef de projet, DU, DR Imprime la commande Envoie le bon de commande au fournisseur (3) Le délégué régional et ses délégataires (Directeurs d unité, responsables administratifs, gestionnaires ) Vérifie la régularité de la commande. Signe le bon de commande 7

8 Le processus métier de la passation d une commande sur marché national via AEL Demandeur d achat (1) Responsable du budget (2) Gestionnaire GESLAB Ordonnateur secondaire (3) Fournisseur marché national Accède au portail GESLAB «Créer demande d achat AEL» Valide l opportunité de la dépense sur l origine d enveloppe Appelle la demande d achat AEL dans GESLAB web / dépenses / demande d achat Sélectionne le fournisseur pour accéder à son catalogue en ligne Sélectionne les articles à commander dans un panier Vérifie l opportunité de la dépense Complète le cas échéant la DA AEL Contrôle et valide la régularité de la dépense Rapatrie le panier de commande dans le portail AEL Transforme la DA AEL en commande AEL GESLAB Web Hors SI CNRS Complète les lignes détail (EDP, Matière, N devis) Complète les informations générales de la demande d achat Valide la demande d achat AEL Valide l opportunité de la dépense sur l entité dépensière Imprime le bon de commande (génère automatiquement l envoi du bon de commande au fournisseur) Classe le bon de commande Signe le bon de commande Reçoit le bon de commande dématérialisé Envoie un AR de commande (1) Un chercheur, ingénieur, un gestionnaire (2) Un chef d équipe, chef de projet, un DU, un DR (3) Le délégué régional et ses délégataires (Directeurs d unité, responsables administratifs, ) Reçoit par courriel l AR de commande Traite la commande 8

9 La demande d achat AEL étape par étape AVANT TOUT CHOSE LE DEMANDEUR DOIT DISPOSER DE CERTAINS DROITS DANS GESLAB WEB L administrateur GESLAB de l unité doit au préalable attribuer les droits d accès aux utilisateurs de son unité. Documentation GESLAB : En outre, la DSI a déjà ouvert à votre unité la vue «demande d achat AEL» dans GESLAB 9

10 La demande d achat AEL étape par étape J accède au portail d achat AEL J accède à la liste des catalogues Je choisis mon fournisseur dans la liste Depuis l interface de mon fournisseur je sélectionne les articles à commander Je rapatrie mon panier d achat vers GESLAB web Je complète les lignes détails de la demande d achat 7 Je complète les informations générales de ma demande d achat 8 Je valide la demande d achat AEL 10

11 La demande d achat AEL étape par étape Quelques généralités Possibilité de créer un ou plusieurs paniers de fournisseurs différents à la suite GESLAB créé une DA AEL par fournisseur Impossibilité d ajouter des lignes dans la DA AEL Suppression possible du panier dans AEL et de la DA AEL dans GESLAB Dans l hypothèse où un seul catalogue fournisseur concernerait plusieurs marchés (ex : catalogue UGAP), établir autant de DA AEL différentes que de marchés auxquels elles se rapportent. 11

12 La création d une demande d achat AEL (copie d écran) ONGLET DEPENSES / DEMANDE D ACHAT 1 J accède au portail d achat AEL 12

13 La création d une demande d achat AEL (copie d écran) Dans le portail achat en ligne (AEL) 2 J accède à la liste des catalogues 13

14 La création d une demande d achat AEL (copie d écran) Accès à la liste des catalogues en ligne 3 Je choisis mon fournisseur dans la liste 14

15 La création d une demande d achat AEL (copie d écran) Je bascule dans l interface «catalogue en ligne» du fournisseur (exemple HP) 15

16 La création d une demande d achat AEL Constitution et rapatriement du panier de commande dans le portail AEL (exemple HP) 4 Depuis l interface de mon fournisseur je sélectionne les articles à commander 5 Je rapatrie mon panier d achat vers le portail AEL 16

17 La création d une demande d achat AEL (copie d écran) Retour dans le portail AEL Possibilité de créer un autre panier ou d ajouter le panier à la DA AEL et poursuivre 17

18 La création d une demande d achat AEL 6 Je complète les lignes détails de la demande d achat Optionnel pour le demandeur d achat Les codes NACRES sont déjà indiqués sur la ligne article (rapatriés du catalogue) Une DA AEL dont les lignes de détail ne sont pas complétées restera au statut «incomplète» jusqu à ce que l information soit saisies 18

19 La création d une demande d achat AEL (copie d écran) 7 Je complète les informations générales de ma demande d achat Partiellement obligatoire pour le demandeur d achat 19

20 La création d une demande d achat AEL (copie d écran) 8 Je valide la demande d achat AEL Je ne peux pas choisir de gestionnaire pour traiter ma demande d achat 20

21 La transformation de la DA AEL en commande par le gestionnaire GESLAB (copie d écran) Si le statut de la DA n est pas «en attente» mais «incomplète», il faut aller au préalable compléter la DA (modifier) 21

22 La transformation de la DA AEL en commande par le gestionnaire GESLAB (copie d écran) 22

23 La transformation de la DA AEL en commande par le gestionnaire GESLAB (copie d écran) Pour les commandes AEL, je n envoie pas le bon de commande par fax ou par mail 23

24 Les prochains catalogues AEL UGAP Consommables scientifiques GAUSS Travaux d interfaçage en cours Objectif de déploiement septembre 2016 Consommables impression, fournitures de bureau (janvier) DELL Marché matinfo n 405 (Lot n 1) Accord entre DELL et Perfect Commerce en cours Difficultés d ordre juridique résolues Développements informatiques imminents Accessible dernier trimestre

25 FAQ 1. Quelles commandes peut-on passer via AEL? Deux conditions cumulatives s appliquent pour passer des commandes CNRS via AEL Le catalogue du fournisseur doit-être accessible dans le portail AEL. Seuls des articles relevant du périmètre du marché national peuvent être commandés NB : en date du 02 juin 2016, seuls les catalogues des fournisseurs HP et Econocom portant sur le périmètre exclusif des marchés nationaux sont accessibles via AEL. A ce jour, il n est prévu de proposer qu aux seuls fournisseurs titulaires de marchés nationaux, et à l UGAP, l avantage de la commande en ligne 25

26 FAQ 2. Peut-on commander des périphériques seuls sur les marchés informatiques via AEL? Non. Les marchés nationaux informatiques «MATINFO» portent sur les postes informatiques accompagnés le cas échéant d accessoires mais pas sur les périphériques informatiques seuls. Le cas échéant, si des commandes de périphériques informatiques devaient être passées auprès des fournisseurs HP ou Econocom, il conviendrait de commander ces périphériques informatiques hors marché, donc hors AEL. 26

27 FAQ 3. Si on veut qu'un chercheur fasse son devis HP via AEL, doit-on installer GESLAB sur un autre PC? Non, tout se fait par le client web dans un navigateur internet, aucune fonctionnalité du client lourd n est nécessaire. Il faut seulement donner certains droits sur GESLAB Web à ce chercheur. Toutes les personnes affectées dans les unités ont été «taggés» utilisateurs GESLAB. Pas besoin de le demander au SSI de la DR. Il ne reste que les habilitations à mettre à jour dans GESLAB. 27

28 FAQ 4. Pourquoi le montant de la facture est-il parfois différent du montant de la commande AEL? Pour HP Les factures HP font apparaitre une ligne «ecotaxe». Or, HP ne permet pas de créer une ligne «écotaxe» dans le panier d achat considérant qu il ne s agit pas d un article. L écotaxe génère donc un écart sur le montant total et le nombre de lignes entre la commande et la facture. Le montant de l écotaxe doit être traité en coût indirect d acquisition lors de la prise en charge de la facture dans BFC. Pour ECONOCOM Les factures Econocom font apparaitre la taxe pour copie privée pour les disques durs externes et clés USB. Même traitement (coût indirect d acquisition). 28

29 FAQ 5. Comment le demandeur d achat GESLAB est-il informé de l envoi de sa commande au fournisseur? ECONOCOM envoie : 1) Au moment où le panier est réalisé (demande de devis réalisée) : 1 courriel correspondant au panier réalisé sur le site est envoyé au demandeur : ce n est pas un mail de confirmation de commande mais un simple devis. 2) Au moment où la commande est traitée : 1 courriel de confirmation de la commande avec délai de livraison estimatif est envoyé au contact de la commande (pas au demandeur d achat) HP : l accusé de réception de commande n est pas encore actif 29

30 FAQ 6. Est-il possible de mettre en place un circuit de validation de la demande d achat? Il n existe pas à ce jour de possibilité de faire transiter la demande d achat dans un circuit de validation informatisé (ex : validation par le chef d équipe de la demande d achat). La validation de la demande d achat par le responsable du budget (origine d enveloppe) sur lequel est effectué la dépense doit donc se faire hors système suivant l organisation retenue par l unité (ex : signature du devis, ). 30

31 FAQ 7. Peut-on savoir s'il est prévu de rajouter des fournisseurs tels que VWR, FISHER SCIENTIFIC, SIGMA, INMAC WSTORE? Ces fournisseurs ne disposent pas de marché national avec le CNRS. Or la condition pour intégrer un catalogue à AEL est qu il existe un support juridique permettant de justifier cette intégration. Autrement le CNRS octroierait un avantage injustifié à ces fournisseurs en facilitant la commande sur leur site. Mettre en place un marché national avec ces fournisseurs impliquerait de bien définir le besoin, de définir un bordereau de prix unique pour tout le CNRS, etc. C est très difficile dans le domaine des consommables et des produits chimiques à l échelle du CNRS. Ces fournisseurs, pour plusieurs d entre eux, ont en revanche des marchés avec l UGAP. C est la raison pour laquelle le catalogue UGAP est en cours d intégration dans AEL. 31

32 FAQ 8. Le paiement par carte achat est-il possible pour les commandes AEL? S agissant de commandes sur marchés, les commandes AEL ne peuvent être payées par carte achat. 32

33 FAQ 9. Est-ce obligatoire de passer par AEL? AEL est une fonctionnalité qui facilite la gestion des commandes. Ne pas utiliser AEL c est se priver de cette facilité. Un suivi du taux d adoption est réalisé et sera transmis aux DR tous les mois, 33

34 FAQ 10. Comment se passe la facturation? Il n y a pas de spécificité de facturation du fait que les commandes sont passées via AEL. Toutes les factures sont à ce jour physiques et envoyées soit au laboratoire soit au SCTD à Nancy en fonction des dates du déploiement de DMF pour les DR. 34

35 FAQ 11. Vous rencontrez un problème avec la passation d une commande via AEL, qui contacter? Pour toute demande contacter votre support de proximité en Délégation en cliquant sur le lien «assistance» 35

36 FAQ 12. Recevra-t-on ce support de présentation? Oui. Ce support sera envoyé : - Aux services financiers et comptables des DR pour diffusion aux unités - Aux formateurs GESLAB des DR concernées par le déploiement 36

37 VOS QUESTIONS 37