MINISTERE DE LA SANTE CELLULE D APPUI A L APPROCHE CONTRACTUELLE GRILLE D EVALUATION TRIMESTRIELLE DES HOPITAUX DE DISTRICT

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1 MINISTERE DE LA SANTE CELLULE D APPUI A L APPROCHE CONTRACTUELLE GRILLE D EVALUATION TRIMESTRIELLE DES HOPITAUX DE DISTRICT RWANDA 2008

2 TABLE DE MATIERES INTRODUCTION L Approche contractuelle Définition But Principes de base L Evaluation de l hôpital Outil d évaluation Organisation de l évaluation de l hôpital de district Equipes de Pairs-Evaluateurs Périodicité de l évaluation Déroulement de l évaluation Evaluation de la participation et de la ponctualité des équipes des pairs-évaluateurs Documentation Utilisation de la Grille d évaluation trimestrielle Indications pour l échantillonnage Nombre de cas à choisir Choix des cas Budgétisation

3 GRILLE D EVALUATION TRIMESTRIELLE DES HOPITAUX DE DISTRICT IDENTIFICATION DE L HOPITAL DE DISTRCT SYNTHESE DE L EVALUATION TRIMESTRIELLE DE L HOPITAL DE DISTRICT (POINTS)...11 SYNTHESE DES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS.. 12 VOLET 1 : FONCTIONNEMENT Activités du comité de gestion 1.2 Gestion des médicaments, consommables et vaccins 1.3 Gestion des équipements 1.4 Assurance qualité 1.5 Activités d évaluation 1.6 Renforcement des capacités 1.7 Hygiène RESUME DES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS DU VOLET FONCTIONNEMENT VOLET 2 : ENCADREMENT DES CENTRES DE SANTE RESUME DES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS DU VOLET ENCADREMENT DES CS VOLET 3 : ACTIVITES CLINIQUES Consultations de référence par le médecin 3.2 Consultations ordinaires 3.3 Imagerie et examens complémentaires 3.4 Hospitalisation 3.5 Activités de maternité 3.6 Autres activités RESUME DES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS DU VOLET ACTIVITES CLINIQUES OUTILS D EVALUATION DES ACTIVITES VIH DE L HOPITAL RELEVE MENSUEL...35 CHECK LIST D EVALUATION DES ACTIVITES VIH...36 RESUME DES OBSERVATIONS ET DES RECOMMANDATIONS SUR LES ACTIVITES VIH DE l HOPITAL

4 INTRODUCTION 1. L Approche contractuelle 1.1 Définition L approche contractuelle est une stratégie de financement des services de santé basée sur la performance qui vise à augmenter la quantité et la qualité des soins de santé préventifs et curatifs fournis à la population dans le respect des normes, à travers «l achat des soins» garanti par un contrat entre le parti qui finance (acheteur) et les prestataires de services (vendeur). 1.2 But Améliorer les soins de santé offerts à la population au niveau des formations sanitaires. 1.3 Principes de base Les fonds dérivés de la rémunération des soins sont utilisés pour renforcer les capacités des structures de santé : fonctionnement des structures de santé, formation du personnel, primes liées à la performance et financement de toute autre stratégie qui vise l amélioration de la qualité et de la quantité des soins. 2. L Evaluation de l hôpital 2.1 Outil d évaluation o Grille d évaluation trimestrielle de l hôpital de district La Grille d évaluation trimestrielle de l hôpital est un outil qui permet de fournir une cotation trimestrielle de la qualité des activités de l hôpital basée sur la revue documentaire de trois volets, à savoir le volet «fonctionnement», le volet «encadrement des centres de sante», et le volet «activités cliniques». 3

5 2.2 Organisation de l évaluation de l hôpital de district Equipes de Pairs-Evaluateurs Les hôpitaux sont évalués par des équipes de pairs-évaluateurs sous encadrement des encadreurs techniques de la CAAC et d un représentant de l organisme financier. L évaluation est assurée par des pairs de 3 ou 4 hôpitaux déterminés par la CAAC. Chaque équipe de pairs-évaluateurs est composée de 4 membres : Médecin Directeur de l Hôpital Administrateur-gestionnaire Chef de Nursing Superviseur «Chargé de suivi-évaluation» En cas d empêchement justifié, le membre informe la CAAC au moins 3 jours avant et assure son remplacement comme suit : Médecin Directeur de l Hôpital par le Médecin Chef de Staff Administrateur-gestionnaire par le Comptable Chef de Nursing par le Chef de Nursing Adjoint Superviseur «Chargé de suivi-évaluation» par un superviseur délégué Périodicité de l évaluation L évaluation se fait une fois par trimestre par hôpital Déroulement de l évaluation Un calendrier d évaluations pour le trimestre suivant est établi par les équipes de pairs-évaluateurs à la fin de chaque évaluation. Au début de chaque session d évaluation, un médecin directeur de l hôpital est élu à tour de rôle comme Chef d équipe. Au début de la session d évaluation, les pairs-évaluateurs se divisent en groupes en fonction des volets de la grille d évaluation. Les pairs-évaluateurs travaillent en collaboration avec des responsables des services qui assurent la disponibilité de la documentation requise. A la fin de l évaluation, l équipe des pairs-évaluateurs se réunit pour la restitution des points par volet et pour faire un total de points pour l hôpital évalué ainsi que la synthèse des points forts, des points à améliorer et des recommandations à retenir. 4

6 A la fin de l évaluation, les membres de l équipe des pairs-évaluateurs signent la liste de présence. A la fin de l évaluation, le chef d équipe et le Médecin Directeur de l hôpital évalué signent conjointement la grille d évaluation avec le score total des points et les recommandations. A la fin de l évaluation, une copie de la grille d évaluation est donnée à l hôpital évalué et l original est donné au chef de l équipe d évaluation. Après l évaluation, le chef d équipe de l évaluation fait un rapport comprenant les points forts et les points à améliorer et les recommandations à retenir, une lettre de transmission des résultats de l évaluation et les envoie avec la grille parallèlement à la CAAC (une copie) et à l organisme de financement (l original) endéans 7 jours calendrier après l évaluation Evaluation de la participation et de la ponctualité des équipes des pairs-évaluateurs A la fin du processus d évaluation, l équipe des pairs-évaluateurs évalue la participation et la ponctualité des membres de l équipe de chaque hôpital faisant partie du pool. Le résultat de cette évaluation de l équipe de chaque hôpital est appliqué au total de la subvention obtenue par l hôpital. 1. La participation est jugée positive si tous les membres de l équipe de l hôpital sont présents et participent activement durant toute l évaluation de tous les hôpitaux du pool y compris leur propre hôpital comme décrit au point La ponctualité est jugée correcte si toute l équipe de l hôpital est arrivée au temps convenu pour l évaluation de chaque hôpital du pool y compris leur propre hôpital. La subvention obtenue par l hôpital restera de 100% si les 2 conditions de participation et de ponctualité ont été respectées. Le non respect de ces conditions (non participation ou retard de plus de 15 minutes même dans une seule évaluation d un membre de l équipe pour raisons autres que forces majeures) entraîne un retrait de 10% de la subvention totale réalisée par l hôpital. 2.3 Documentation Il est de la responsabilité de l hôpital de district d assurer la disponibilité et l accessibilité de toute la documentation normative actualisée du Ministère de la Santé ou élaborée au niveau de l hôpital, tels que les normes, les standards, les ordinogrammes, les protocoles, et les directives. Cette documentation est disponible en permanence pour le personnel de l hôpital ainsi que pour les équipes des pairs-évaluateurs lors de la visite. 5

7 2.4 Utilisation de la Grille d évaluation trimestrielle La grille d évaluation trimestrielle de l hôpital comprend cinq parties : o Informations générales o Synthèse trimestrielle des points Cette page de l évaluation est présentée sous forme d un tableau qui comprend 5 colonnes. 1 ère colonne : Numérotation des volets 2 ème colonne : Désignation des volets 3 ème colonne : Total des points disponibles par volet 4 ème colonne : Total des points attribués par volet 5 ème colonne : Pourcentage par volet Pour que cette évaluation soit valide, cette page de synthèse des points doit être signée conjointement par le Chef de l equipe des pairs-évaluateurs et le Médecin Directeur de l hôpital ou son remplaçant. o Synthèse trimestrielle des observations et des recommandations Cette page comprend 3 lignes. 1 ère ligne : Recommandations du trimestre précédent non appliquées et leurs justifications 2 ème ligne : Points forts et points à améliorer identifiés au cours de l évaluation de ce trimestre 3 ème ligne : Recommandations par rapport aux points à améliorer Pour que cette évaluation soit valide, cette page de synthèse des observations et des recommandations doit être signée conjointement par le Chef de l équipe des pairs-évaluateurs et le Médecin Directeur de l hôpital ou son remplaçant. 6

8 o Grille d évaluation des activités La grille d évaluation des activités est présentée sous forme d un tableau qui comprend 10 colonnes : 1 ère colonne : Numéro d ordre Le numéro d ordre représente une liste chronologique de tous les indicateurs dans la grille. Il existe pour faciliter l utilisation de la grille en équipe. 2 ème colonne : Code de l activité Le code de l activité est fixé par rapport au volet et au sous volet. 3 ème colonne : Sujet Le sujet indique l activité concernée. 4 ème colonne : Indicateur L indicateur indique l indicateur à évaluer. 5 ème colonne : Critères de validation Les critères de validation représentent la performance exigée pour chaque indicateur. 6 ème colonne : Indications pour la cotation L indication pour la cotation explique comment évaluer chaque indicateur et y attribuer le score. 7 ème colonne : Maximum des points ou Points par prestation validée Pour les volets fonctionnement et encadrement CS, le maximum des points indique le nombre maximum des points que l hôpital peut avoir par indicateur de ces volets. Pour le volet activités cliniques, le nombre de points par prestation validée indique les points attribués à un indicateur pour une prestation validée. 8 ème colonne : Nombre de prestations Le nombre de prestations représente la quantité totale de prestations effectuées. 9 ème colonne : Nombre de prestations validées Le nombre de prestations validées représente la quantité de prestations remplissant les critères de validation. 10 ème colonne : Total des points Le total des points représente le nombre de prestations validées multiplié par le nombre de points par prestation validée. 7

9 o Résumé des observations et des recommandations sur le volet A la fin de l évaluation de chaque volet, il y a une page de résumé qui comprend 3 lignes : 1 ère ligne : Recommandations non appliquées du trimestre précédent et leurs justifications 2 ème ligne : Points forts et points à améliorer identifiés au cours de l évaluation de cette activité 3 ème ligne : Recommandations par rapport aux points à améliorer Pour que cette évaluation trimestrielle soit valide, toutes les pages résumées doivent être signées conjointement par le Chef d équipe des pairsévaluateurs et le Médecin Directeur de l Hôpital ou son remplaçant. 2.5 Indications pour l échantillonnage pour le volet activités cliniques Le choix des cas à valider suit une méthode probabiliste Nombre de cas à choisir Le nombre de cas à choisir ou l échantillon est fixé à 10 cas de la quantité totale. Pour les activités dont les prestations ne dépassent pas 10 cas, l évaluateur examine le tout Choix des cas La méthode aléatoire est utilisée pour tirer le nombre de cas à analyser. Le tirage aléatoire systématique consiste à calculer le pas de l échantillonnage (k) en divisant le nombre total de cas (N) par le nombre de cas à choisir (10) en l arrondissant à l unité la plus proche. Pour déterminer le premier dossier à tirer à partir du registre, l évaluateur tire au hasard un chiffre entre 1 et (k) qui devient ainsi le premier dossier. Ensuite, l évaluateur ajoute (k) pour tirer le dossier suivant et ainsi de suite. Si l évaluateur ne trouve pas un cas de l échantillon, il ne le remplace pas mais le considère comme un cas remplissant zéro critères. 8

10 Par exemple : Hôpital avec 2268 consultations de référence relevées. Nombre de cas à choisir à partir du registre = 10 cas sur lesquels il faut appliquer les critères de validation de la qualité. Pas (k) de l échantillonnage = 2268/10 = 227 (226.8 arrondi à 227). Les pairs évaluateurs choisissent un chiffre au hasard entre 1 et 227(par exemple 200). Le chiffre proposé représente la première fiche. A partir de la fiche 200, toutes les 227ème fiches sont choisies jusqu'à ce qu on atteigne l effectif de 10 fiches (par exemple, la deuxième fiche est 427, la troisième est 654, et ainsi de suite). Supposons, par exemple, que sur 10 cas, 5 remplissent les critères, 2 ne les remplissent pas, et 3 n ont pas été trouvés, soit 5/10 (= 50%) est à extrapoler sur le total des consultations (ou 2268 x 50% = 1134 cas validés). 2.6 Budgétisation Le budget total national PBF pour les hôpitaux de district est réparti entre 3 volets selon le pourcentage suivant : 20% pour le fonctionnement, 25% pour l encadrement des CS et 55% pour les activités cliniques. Pour préserver l équité et promouvoir l esprit de compétition positive entre les structures chaque volet a une logique de budgétisation différente. Pour les volets fonctionnement et encadrement des centres de santé, le budget est attribué en tenant compte des différences entre les structures (personnel, volume d activités cliniques et nombre de centres de santé à encadrer). Pour le volet activités cliniques, le budget est attribué à chaque hôpital en fonction de sa performance (quantité + qualité). Chaque hôpital aura un budget prédéterminé basé sur les principes repris dans les différents volets. Pour le volet fonctionnement, on classe les hôpitaux en six catégories suivant un indice composite calculé sur base du nombre de personnel et de la moyenne mensuelle de patients hospitalisés sortants (données 2007). Pour les hôpitaux d une même catégorie, le budget et la valeur du point pour le volet fonctionnement seront les mêmes. Pour déterminer la valeur du point on divise le budget fonctionnement par hôpital par le nombre de points du volet. Pour le volet encadrement des centres de santé le budget attribué à chaque hôpital est directement proportionnel au nombre de centres de santé qu il doit superviser. Pour déterminer la valeur du point on divise le budget encadrement des CS par hôpital par le nombre de points du volet. Pour le volet activités cliniques, une même activité est rémunérée de la même façon dans tous les hôpitaux. Pour déterminer la valeur du point du volet activités cliniques, on divise le budget total national alloué aux activités cliniques (55%) par le nombre total des points correspondant aux activités cliniques prévues pour tous les hôpitaux. Le budget activités cliniques par hôpital est déterminé en fonction de ses prévisions validées par la CAAC. 9

11 GRILLE D EVALUATION TRIMESTRIELLE DES HOPITAUX DE DISTRICT IDENTIFICATION DE L HOPITAL DE DISTRCT Hôpital de : Compte bancaire de l hôpital: Secteur : District : Province : Téléphone : Fax : B. P : Statut : Public Agréé Privé : Partenaire : Nombre de lits : Nom du Médecin chef d équipe des pairs-évaluateurs Téléphone : B. P : Nom du Médecin Directeur : Téléphone : B. P : 10