COMPTE RENDU DE LA RENCONTRE DU FORUM DES PRÉSIDENTS tenue le 13 octobre 2010 à l Aquarium de Québec

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1 COMPTE RENDU DE LA RENCONTRE DU FORUM DES PRÉSIDENTS tenue le 13 octobre à l Aquarium de Québec ÉTAIENT PRÉSENTS Serge Bouchard, Karem Chokmani, Éric Chagnon, Ghislain Cloutier, Alain Cogliastro, Caroline Collard, Alain Côté, Pierre Desrosiers, Daniel Dion, Yves Dion, Christian Dubé, Rémy Fortin, Yves Gauvin, Elyse Gendron, Guy Lapointe, Vincent Méthot, Annie Pellerin, Mario Roy, Djiby Bocar Sall, Régis Tremblay, Marie-Josée Turgeon, Richard Wieland. Le nom des présidents et présidentes est identifié en gras, les autres personnes étant leur représentant de comité ou des invités spéciaux. PERMANENCE DU CRAAQ : Denise Bachand, Brigitte Dumont, Eveline Fortier, Hélène Gendreau, Joanne Lagacé, Patricia Turmel. 1. Accueil et mot de bienvenue et présentation des participants Monsieur Régis Tremblay remercie tous les présidents ou leurs représentants qui sont présents et mentionne qu il est heureux de l intérêt manifesté. Tous les participants sont invités à se présenter. 2. Suivis du Forum des présidents du 22 avril En lien avec le point 6. Le CRAAQ du futur, il est rappelé par monsieur Pierre Desrosiers les éléments suivants : L exercice sur les mythes et réalités et la présentation des 10 ans de réalisations nous a permis, dans un premier temps, de mieux connaître notre organisation et son fonctionnement et, en second lieu, de réaliser l étendue des types de projets et réalisations à lesquelles notre organisation contribue. Les présentations «Une famille agrandie: portrait des membres au fil du temps et membership dans 5 ans?» a démontré que certains comités devront se repositionner (ex: discuter de la pertinence du comité, opter pour une fusion de comités ou autres alternatives ) pour faire face à la diminution du membership ou modifier leur mandat en fonction des besoins du milieu. En ce sens, en suivi au dernier Forum, la Commission de la conservation et gestion des sols verra à préciser son mandat à la lumière des besoins du milieu. Cet exercice permettra de tenir compte aussi d une correspondance de l Ordre des agronomes du Québec faisant état du besoin d un appui dans ce champ d activité de la pratique agronomique. En lien avec le point 6. : Le point sur la motivation des membres sera traité aujourd hui au point 7. En lien avec le point 7. Rôle des représentants du forum au conseil d administration : Deux sujets se trouvent à l ordre du jour d aujourd hui soit les points 4 et 5. Autre question : Monsieur Guy Lapointe demande si le rapport de la consultation MAPAQ-DDI sur les besoins en recherche et en innovation a été réalisé. On mentionne que le suivi auprès des membres a été fait lors du dernier Forum des présidents tenu le 22 avril. Cette consultation a été prise en compte par le MAPAQ lors de la définition de sa politique en innovation et à la sortie du programme en innovation. CRAAQ Compte rendu Forum des présidents tenu le 13 octobre 1

2 3. Suivis des conseils d administration : - Politique d investissement et de rentabilité des projets Le comité de vérification a fait une proposition de politique le 14 mai. Celle-ci a été amendée suite aux discussions en conseil d administration pour finalement être entérinée par le conseil d administration le 14 septembre dernier. Monsieur Ghislain Cloutier, président du comité de vérification mentionne qu il devenait important de se doter d une telle politique, car plusieurs programmes de financement sont peu informés du fait que le CRAAQ doit s autofinancer à 65-70%. Les évènements, les publications, les références économiques, les projets de diffusion ainsi que les projets technologiques sont couverts par les divers éléments de la politique. À noter qu un projet technologique peut être un site Web ou une base de données comme SAGE pesticides. L objectif de rentabilisation des projets varie entre les diverses catégories de projets ou d activités. Par exemple, les évènements doivent atteindre l autofinancement et respecter la politique de tarification du CRAAQ. Pour les publications par contre, où le CRAAQ doit investir étant donné que c est un secteur en perte à chaque année, le CRAAQ va continuer à investir pour compléter les montages financiers, mais cette contribution ne pourra pas dépasser un maximum de $ annuellement pour l ensemble des publications. Un commentaire a été émis à l effet que plus de publications du CRAAQ devraient être plus accessibles sur le Web. On explique que l objectif est de mettre en place un programme technologique qui va permettre de facturer le client en ligne. Suite à une autre question concernant les publications sur CD, on explique que les expériences de ce côté n ont pas connu une belle réception des clients, des pertes financières importantes ont été constatées ainsi que des problèmes de copies. Concernant les Références économiques, le président de ce comité souhaite poursuivre la réflexion avec la directrice afin de voir les possibilités pour atteindre les objectifs de la politique d investissement et de rentabilité des projets. - Nouvelle structure de la permanence du CRAAQ Madame Brigitte Dumont présente ce point. Elle indique que le positionnement stratégique du CRAAQ, qui sera présenté à l AGA cet après-midi, va venir influencer la structure de la permanence du CRAAQ. Un des objectifs de cette nouvelle structure est de briser l effet de silos entre les équipes de travail et de favoriser un meilleur arrimage entre les différents contenus et réalisations ou projets, et une meilleure réutilisation des contenus. Le conseil d administration a entériné en juin dernier la macrostructure qui comportera deux postes de direction. Le poste de direction de la gestion des projets, des processus et des opérations a été attribué à Hélène Grondines. Le CRAAQ ira en affichage au mois d octobre pour l autre poste «Direction de la gestion des contenus et de la programmation» dont le titre du poste sera revu. L objectif est d implanter la nouvelle structure en début Rencontres des comités par les délégués du Forum Cette partie de la rencontre est présentée par monsieur Rémy Fortin. Le Forum des présidents est un endroit où on peut amener au conseil d administration des problématiques d ordre général. L équipe des présidents délégués qui siège sur le conseil d administration du CRAAQ est également disponible pour soutenir les présidents qui vivent des difficultés avec leur comité. C est pourquoi, les représentants au Forum des présidents ont décidé de se rendre disponibles pour aller rencontrer les comités ou commissions, au besoin, lors d une de leur réunion régulière. Les présidents seront contactés à nouveau, en guise de rappel. Le président du Comité des Références économiques, monsieur Djiby Sall, fait part immédiatement de son intérêt. On demande au CRAAQ de fournir aux délégués un support matériel. Par exemple une pochette avec les documents pertinents concernant le CRAAQ, sa structure, ses politiques et son mode de fonctionnement. CRAAQ Compte rendu Forum des présidents tenu le 13 octobre 2

3 5. Consultation sur l outil de communication Madame Elyse Gendron fait le point sur le dossier. Elle mentionne que dernièrement, tous les présidents ont reçu Le fil conducteur, le nouveau bulletin s adressant aux présidents et à leurs membres de comité. Nous espérons que les présidents ont acheminé le bulletin à leurs membres respectifs, tel que souhaité par les représentants du Forum. Tel que mentionné dans l éditorial du bulletin, les présidents recevront ce bulletin 2 à 3 fois par année, parfois à des moments stratégiques. Le fil conducteur remplace l Antenne et nous trouvions important de conserver un lien de famille CRAAQ qui permet, entre autres, de partager les bons coups et de permettre la valorisation des membres. Les personnes présentes sont d accord avec l idée que les présidents acheminent personnellement aux membres ce bulletin d information, car cela démontre l implication des présidents. On demande aux présidents s il l ont bel et bien acheminé et on mentionne que dorénavant il serait apprécié de mettre le chargé de projets en copie du message. Les présidents délégués au Forum aimeraient que les autres présidents leur fassent part de leurs suggestions qui permettraient d alimenter le contenu. Par exemple, un membre qui a reçu des honneurs, quelqu un qui fait partie d un comité international, des partenariats dans des projets, etc. On demande aux chargés de projet de s assurer que la liste des membres de comité à jour soit acheminée aux présidents lors d une période d envoi du Fil Conducteur. 6. Présentation du Comité agroforesterie Alain Cogliastro, représentant du Comité agroforestrie du CRAAQ nous présente l agroforesterie qui consiste en des systèmes de production où l on retrouve une intégration très étroite des arbres et des cultures et, dans certains cas, de l élevage. Le mandat du Comité agroforesterie est de favoriser la concertation entre les chercheurs, les conseillers et les producteurs dans le but de mettre sur pied une structure d appui aux initiatives de R & D et de faciliter la diffusion de l information et le transfert technologique. Le plan d action du Comité est également présenté et suscite plusieurs questions démontrant un grand intérêt de la part des personnes présentes. 7. Tribune des présidents : - Valorisation des membres : attentes envers le CRAAQ Monsieur Régis Tremblay anime ce point. Cette partie de la rencontre vise à recueillir les commentaires des présidents afin de réunir des idées d actions qui pourraient être prises afin d améliorer le sentiment d appartenance des membres. Voici, en rafale, les suggestions présentées : - Préciser dans le prochain Fil conducteur, le fait que les membres ont droit à 20% de rabais sur les achats des publications ; - Donner plus d informations sur les avantages à être membre (ex : bénéfices du réseautage et de la concertation) ; - Revoir la pertinence des documents dans la pochette du nouveau membre, revoir l outil comme tel et privilégier d autres moyens plus dynamiques pour faire connaître le CRAAQ ; - Concernant la lettre à l employeur, celle-ci est très importante pour certains membres. Valoriser en quoi c est intéressant pour l individu et les retombées pour l employeur ; - Mieux faire connaître le CRAAQ ; - Trouver un moyen de rapprocher les membres des comités et commissions du CRAAQ ; car ce dernier est perçu comme loin d eux ; - Élargir l offre de formation à plus d une ou deux personnes par comité ; - Proposer cette discussion avec les membres lors d une réunion : «quels avantages voient-ils à être membre?» ; - Améliorer le maillage entre les comités. CRAAQ Compte rendu Forum des présidents tenu le 13 octobre 3

4 8. Élections des délégués au conseil d administration Avant de débuter les élections, Brigitte Dumont désire apporter une précision concernant la durée des sièges occupés à la présidence. Un mandat de présidence est d une durée de 2 ans et peut être renouvelé un maximum de 3 fois. Par conséquent un président de comité peut demeurer à la présidence un maximum de 8 années consécutives. Cependant, pour une raison particulière, il est possible que le mandat puisse être reconduit suite à une recommandation des comités en justifiant les raisons auprès du conseil d administration. Il existe maintenant un outil de suivi qui devrait être facilitant pour les chargés de projets et les secrétaires. Régis Tremblay et Rémy Fortin ont soumis leur intention par lettre de renouveler leur mandat. Il reste donc un poste à combler au sein du conseil d administration. Yves Gauvin spécifie que même si le poste vacant est pour représenter les productions en émergence, ce n est pas obligatoire d être quelqu un issu d un comité en émergence. Monsieur Gauvin agira à titre de président d élections et la période de mise en nominations est ouverte, suite à une proposition de Richard Wieland qui est appuyée par Éric Chagnon. Rémy Fortin propose Yves Dion et cette proposition est appuyée par Pierre Desrosiers. Il n y a pas d autre candidat proposé et la période de mise en nomination est fermée, suite à une proposition de Rémy Fortin, appuyée par Alain Côté. Yves Dion accepte et est élu par acclamation. Monsieur Dion mentionne qu il voit son nouveau rôle comme important étant donné que le CRAAQ a pour but de permettre aux clients de disposer d une information unique issue d un panel d experts et de spécialistes. Rémy Fortin se réjouit que le conseil d administration puisse être complété par un représentant du secteur de la recherche. 9. Mot de la fin Les personnes présentes sont remerciées chaleureusement pour leur participation à cette rencontre. CRAAQ Compte rendu Forum des présidents tenu le 13 octobre 4

5 ANNEXE 1 LISTE DES SUIVIS Forum des présidents, le 13 octobre Points à l ordre du jour Actions à prendre Responsable Échéance 3- Politique d investissement et de rentabilité des projets ; Politique d investissement et de rentabilité des projets : Le président du comité références économiques souhaite rencontrer Brigitte Dumont. Brigitte Dumont Rencontre prévue le 15 novembre 4- Rencontres des comités par les délégués du Forum ; Rencontres des comités par les délégués du Forum : Faire un rappel pour les rencontres des comités par les délégués du Forum. Régis Tremblay Début décembre Rencontrer le Comité références économiques Pierre Desrosiers À organiser en fonction des disponibilités Fournir aux délégués du Forum un support matériel avec des informations pertinentes sur le CRAAQ. CRAAQ fait le 21 octobre 5- Consultation sur l outil de communication ; Consultation sur l outil de communication : Mettre les chargés de projets en copie lors de l envoi aux membres du Fil conducteur. Les présidents En continu Envoyer aux présidents la liste des membres de leurs comités à jour lors de l envoi aux membres du Fil conducteur. Les chargés de projets En continu 7. Valorisation des membres ; Revoir la pertinence des documents inclus actuellement dans la pochette du nouveau membre CRAAQ Décembre CRAAQ Compte rendu Forum des présidents tenu le 13 octobre 5