Utilisation de Feng Office

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1 Utilisation de Feng Office Définition... 2 Accès... 2 Interface... 3 Contextes et sous contextes... 3 Tableau de bord... 4 Grandes fonctionnalités... 4 Gestion des jalons et tâches... 4 Gestion de l activité (temps)... 4 Gestion des documents... 5 Gestion des contacts... 6 Gestion des évenements (calendrier)... 6 Générer un rapport sur le temps passé sur un contexte/projet... 7 Gestion des notes... 8 Gestion du compte... 8 Fonction de recherche /8

2 Définition Feng Office est un outil d aide à la gestion de projets basé sur le Web qui permet à un groupe de collaborer en partageant des informations à travers l'internet. Feng Office permet de gérer, au sein d espaces projets (les contextes) un certain nombre d informations relatives au projet : contacts, tâches, calendrier, temps passé La mise en place de l outil Feng Office vise à : Unifier la saisie de l activité pour tous les agents de l unité. Faciliter la production de rapport d activités concernant des agents de différentes équipes. Permettre un accès web, indépendant de l OS utilisé par l agent. Mettre en place un outil dont les fonctionnalités pourront être étendues à la gestion de projet le cas échéant (planning, contacts, documents, notes ). Accès L accès à l application se fait par l adresse web : Utilisateur : initialeprénomnom A la création d un compte, un mot de passe est créé. Ce mot de passe est ensuite automatiquement transféré par messagerie à la personne concernée. Si l on a oublié le mot de passe, il faut cliquer sur «mot de passe oublié» et saisir son adresse de messagerie educagri. le mot de passe est alors à nouveau transmis. 2/8

3 Interface Dans la partie gauche, on trouve l'arborescence des contextes. Ces contextes seront, par exemple, les grands thèmes de l'unité, voire des thèmes partagés par plusieurs unités d'eduter. A chacun de ces contextes sera associé un certain nombre de sous-contextes. Chaque agent ne «voit» que les contextes dans lesquels il aura été préalablement inscrit. Dans la partie droite, en haut, on trouve les grandes fonctionnalités : Tableau de bord, Notes, Contacts, Calendrier, Documents, Tâches, Liens Web, Temps, Rapports. Dans la partie principale de l'écran, on a accès à la lecture, l'édition, l'ajout ou la suppression des informations stockées. On va ainsi pouvoir croiser contextes et fonctionnalités. Par exemple, on se positionne sur un contexte et on saisit le temps passé sur ce contexte. Contextes et sous contextes Chaque agent est rattaché aux différents contextes dans lesquels il exerce son activité. - Contexte Eduter-CNPR qui regroupe l ensemble des travaux qui sont uniquement réalisés par le CNPR. o les sous-contextes sont les commanditaires des projets (Agrosup, DGER, Formco ) à l intérieur, on trouve la liste des projets et enfin les différents services ou ateliers. - Contexte FSE TIC & VERT : les actions FSE transunités, qui peuvent être communes à tout ou partie d Eduter. - Chaque agent possède un contexte personnel, accessible uniquement par lui. Pour éditer un contexte, on le sélectionne dans la barre latérale et on clique en haut sur l'icône des propriétés. Il faut avoir les droits nécessaires pour le faire. 3/8

4 Tableau de bord Le tableau de bord affiche les informations les plus récentes et urgentes de tous les modules. Par exemple vous pouvez voir en un coup d'œil à qui sont attribués les tâches et jalons, quels sont les commentaires qui ont été publiés récemment ou quels documents ont été chargés. Le tableau de bord peut être personnalisé (menu Compte -> Editer vos préférences). Grandes fonctionnalités Gestion des jalons et tâches Feng Office permet la création de jalons et de tâches, qui peuvent être attribués à une personne, ou à un ensemble de personnes. Les tâches à effectuer ont une date prévue de remise ou de fin. Il est possible de placer des jalons entre la date de début et celle de fin. Gestion de l activité (temps) Feng Office permet l enregistrement du temps passé sur une tâche donnée ou sur un contexte donné. Il est souhaitable de se placer au niveau le plus bas de l arborescence des contextes de façon à obtenir la plus grande précision dans la répartition du temps de travail. Le passage par l onglet «Temps» permet une gestion plus souple de la saisie de l activité (en fin de journée par exemple). La saisie du temps peut se faire en heures «décimales» (9,5 ou 9.5) ou en «heures et minutes» (9:30). Il est possible de générer un rapport en cliquant sur le bouton Imprimer un rapport dans le coin supérieur droit du panneau principal. Interface de saisie du temps de travail En cliquant sur, on peut modifier la saisie et en cliquant sur, on peut supprimer cette saisie. 4/8

5 Gestion des documents Feng Office intègre une «mini-ged» dans laquelle il est possible notamment de stocker les documents à jour concernant le projet : cahier des charges, proposition tarifaire, etc. Le système intègre également le suivi des versions. Il est possible de : - charger un fichier depuis son ordinateur, - créer un fichier html - créer une présentation (format slim). Interface de gestion des documents «Copie» ou déplacement d un document Vous avez déposé un document dans un contexte donné et vous souhaitez : - le déplacer dans un autre, - le rendre accessible dans un autre. Le document suivant a été déposé dans le contexte «DGER» On souhaite le déplacer dans le contexte Formco. On amène la souris sur le damier, à côté de la case cochée (le curseur prend la forme d une croix de flèches) On clique et maintient le clic pour "tirer" le fichier vers le contexte de destination, à gauche de l écran : La fenêtre suivante apparaît, pour permettre de choisir de déplacer le document, ou de le «dupliquer» dans le contexte pointé Il est possible de réaliser un travail collaboratif sur le fichier : 1 verrouiller le fichier pour empêcher son téléchargement par d autres utilisateurs, 2 télécharger le fichier sur son poste, 3 modifier le fichier, 4 mettre à jour (fenêtre documents onglet mettre à jour le fichier ), 5 déverrouiller le fichier pour le rendre accessible aux autres utilisateurs. 5/8

6 Gestion des contacts Feng Office permet d enregistrer, pour un contexte donné, les contacts associés. Cette fonctionnalité pourra être utilisée, notamment pour centraliser ces informations et disposer ainsi, pour tout projet, du nom et des coordonnées des personnes concernées. Interface de création de contact Pour la saisie des contacts : 1- Vérifiez dans «Tous» que le contact ne s y trouve pas. 2- Aller dans l arborescence des contextes et sélectionnez le niveau le plus fin (exemple : «Projet truc > AMOA»). Vous pouvez y créer alors votre contact. 3- Ce contact se retrouvera dans «Tous» (par récurrence ascendante) et pourra être affecté à d autres dossiers par les personnes autorisées. Gestion des évènements (calendrier) On peut créer, par exemple, un évènement «réunion», indiquer si l on y participera ou non, associer des documents à cette réunion, etc. Lorsque l on cré un évènement, on peut choisir quels utilisateurs seront invités à y participer. De plus, il est possible de choisir d'envoyer l'invitation par courriel. A noter: On peut inviter des utilisateurs associés à d autres contextes que le contexte en cours. Pour cela, éditer l évènement, cliquer sur contexte, sélectionner d autres contextes et inviter les utilisateurs souhaités. Inviter des utilisateurs a deux conséquences: - Seuls les utilisateurs invités verrons l'événement dans Mon Calendrier. - Les utilisateurs invités ont la possibilité de déclarer qu'ils y assisteront ou non dans la fiche de l'événement. Il est possible d importer ou d exporter des données de calendrier au format ical, qui est le format le plus courrament utilisé par les applications de type «calendrier». 6/8

7 Générer un rapport sur le temps passé sur un contexte/projet On choisit : - la période voulue, - la personne concernée (ici, toutes les personnes seront comptabilisées), - le contexte ou sous-contexte visé (ici, Tous), - les modalités de regroupement des informations (facultatif). En cliquant sur le bouton «Générer un rapport», on obtient un tableau comme celui-ci : 7/8

8 Gestion des notes Des notes peuvent être associées à un contexte donné. Une note comprend : un titre, un contenu ; mais on peut également y joindre des commentaires, y lier des contacts ou y rattacher une étiquette. Les notes sont un moyen pratique et rapide d'échanger entre les utilisateurs de l application. En effet, le système permet les commentaires ce qui autorise la discussion. Propriétés d'une note Gestion du compte Le lien «Compte» en haut à droite de l interface permet d accéder aux paramètres de personnalisation de votre compte Feng-Office : - Modifier le profil ( ) - Modifier l avatar (visuel associé) - Changer votre mot de passe - Editer vos préférences - Afficher l historique Fonction de recherche Il y a une recherche textuelle dans Feng Office qui permet de rechercher les informations stockées quelle que soit la catégorie. Il est possible d entrer plusieurs mots dans le champ de recherche. Pour une phrase ou une expression, il faut les entourer de guillemets. 8/8