Société PROCEDURE DE MAITRISE DES DOCUMENTS GEN-PRO 01-AQ01

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1 Rédacteur : RAQ Approbation : Chef d entreprise Page : 1/6 1. Objectif Cette procédure définit les modalités d élaboration et de gestion de l ensemble des documents qualité de la société Elle a pour objectif de faciliter la circulation de l information nécessaire aux acteurs de l entreprise et d assurer la qualité de cette information. 2. Domaine d application La présente procédure s applique aux documents qualité utilisés dans l entreprise : Les procédures et les modes opératoires Les enregistrements Les spécifications Les documents techniques Les références réglementaires et normatives 3. Utilisateurs Chef d entreprise. RAQ Responsable de département 4. Gestion des procédures et des modes opératoires 1.1. Création et mise à jour. La création et la mise à jour des procédures et les modes opératoires suivent le processus suivant.

2 Rédacteur : RAQ Approbation : Chef d entreprise Page : 2/6 D Décision de création et de modification prise par le gérant Elaborer / modifier la maquette Par RAQ selon modèle en annexe. N? Validation par le responsable de département O? Approbation par le gérant O Informer les acteurs concernés Information assurée par le responsable de département Diffuser et classer le document Par RAQ Archiver la version précédente et détruire les copies Par RAQ 4.1. Diffusion et classement F Les originaux des procédures et des modes opératoires sont classés dans le classeur des procédures. Ce classeur contient la liste des procédures et des modes opératoires en vigueur dans l entreprise ainsi que la liste et le nombre de copies en circulation. Les copies pour diffusion interne sont réalisées exclusivement par le gérant ou le RAQ. Toute diffusion à l extérieur de l entreprise est soumise à autorisation du gérant ou du RAQ Codification Procédures : PRO Modes opératoires : MO 4.3. Domaine d application Département industrie : IND Département plongée : PLG Entreprise : GEN

3 Rédacteur : RAQ Approbation : Chef d entreprise Page : 3/ Processus Processus métier. Traitement des commandes : TCD Démontage : DEM Visite : VIS Epreuve : EPR Traitement des supports :TRV Remontage : REM Identification : IDE Expédition : EXP Facturation : FACT Processus de soutien. Management et prospect : MGN Maintenance : MAT Assurance qualité : AQ Gestion des stocks et appro : STO Planification et ordonnancement : PLA Manutention : MAN Achats : ACH Fabrication des accessoires : FAB Gestion et comptabilité : GES Ressources humaines : RH 4.5. Gestion informatique La version informatique des procédures et les modes opératoires est conservée dans le PC du secrétariat dans le dossier QUALITE du BUREAU. 5. Gestion des enregistrements La gestion des enregistrements à la société est décrite dans le tableau ci-dessous. Processus activités Enregistrement Classement et lieu d archivage Durée conservation Visite Certificat de visite Classeur «P.V de visite» 3 ans Epreuve Feuille de relevé d épreuve Chemise bleue, dossier d épreuve. Contrôle Certificat de contrôle Chemise bleue, dossier d épreuve. Contrôle Certificat de contrôle pièces étrangères Classeur «Etranger» Contrôle Certificat de réforme Classeur «REFORMES» Traitement Certificat de transformation Classeur «Transformation» Traitement des commandes, Facturation. Documents commerciaux clients Direction 3 ans Gestion des stocks, Achats Documents Direction - Secrétariat 3 ans

4 Rédacteur : RAQ Approbation : Chef d entreprise Page : 4/6 Processus activités Enregistrement Classement et lieu d archivage commerciaux fournisseurs Durée conservation Maintenance des équipements Certificats d entretien, métrologie Secrétariat Cahier d entretien : jusqu au rebutage. Métrologie : Assurance qualité, RH Documents d assurance qualité : fiches NC, compterendu de réunion, CR de formation, CR d audits Selon procédure : Classeur spécifique ou classeur des enregistrements 3 ans

5 Rédacteur : RAQ Approbation : Chef d entreprise Page : 5/6 6. Gestion des spécifications Les spécifications sont les documents spécifiant les résultats à atteindre au niveau des processus ou des activités de la société. La gestion des spécifications de la société figure dans le tableau cidessous. Spécification Client Localisation Mode de révision Cahiers des charges Note technique sur les pièces aluminium Fiches d équipement des supports Fiches d équipement des cadres Client Local technique Mise à jour fournie par le client, Cahier des charges et Tarifs Suivi individuel Manuel utilisation Fiches techniques Equipements 7. Gestion des documents techniques Les documents techniques sont les documents spécifiant le fonctionnement, l entretien et le suivi des équipements de la société. Ils sont gérés par le RAQ et conservés au secrétariat. 8. Gestion des références réglementaires et normatives L activité de l entreprise étant soumise à de fortes contraintes réglementaires et normatives, la gestion de ces références doit être rigoureuse. La veille réglementaire est assurée par un prestataire extérieur qui informe la société des changements la concernant. L information, la diffusion et la mise à jour sont assurées par le RAQ. Les références réglementaires et normatives sont conservées au secrétariat. Les références réglementaires peuvent être consultées sur le site

6 Rédacteur : RAQ Approbation : Chef d entreprise Page : 6/6 9. ANNEXE 1. Modèle de procédure et de mode opératoire Les procédures doivent au moins comporter les rubriques du présent modèle. L intérêt d intégrer d autres rubriques est laissé à l appréciation du rédacteur et du gérant. Les modes opératoires peuvent se limiter à la description des tâches à effectuer. Cartouche Société Nom du document Codification : AAA-XX00-YYYZZ AAA : Domaine d application XXX : PRO OU MO 00 : n sté YYY : code processus ZZ : version Rédacteur : Nom du rédacteur et date de la rédaction Approbation : Signature du gérant Page : P/Total Rubriques obligatoires 1. Objectif Ici est précisé le risque couvert par la procédure. 2. Domaine d application Ici est précisé le processus et / ou l activité entrant dans le champ de la procédure. 3. Utilisateurs Ici sont précisés les utilisateurs du document. 4. Description des tâches à effectuer Ici sont précisés l enchaînement des tâches à effectuer, les acteurs et les consignes et méthodes à respecter. Exemples de rubriques facultatives Documents de référence Définitions et sigles