Complément d information concernant la migration 2016 pour la finance

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1 Complément d information concernant la migration 2016 pour la finance 7 janvier 2016

2 Table des matières 1. Tâches post-migration Plan comptable : définition des informations financières Définition des méthodes de paiement sur les comptes de liquidités Particularité pour les encaissements BVR Particularité pour les encaissements LSV+ / DD Plan comptable : les nouvelles classifications Plan comptable : mise à jour des classifications Créer un journal pour la reprise des soldes sur l exercice Reprise des postes ouverts débiteurs / créanciers au Traitement des postes ouverts dans la nouvelle société Résultat de l intégration des PO Ouvrir l exercice 2016 sur la société Annexe : Marche à suivre rapide pour l'ouverture d'un exercice èr étape ouvrir l'exercice ème étape ouvrir le journal "ouverture et bouclement" ème étape activer les périodes Complément 2016.docx Page 2 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

3 1. Tâches post-migration Lors de la création de la nouvelle société, nous effectuons une série de test, mais il est sage de vous assurer que tout fonctionne correctement Plan comptable : définition des informations financières Pour les comptes de liquidité que vous utilisez pour les paiements (Créanciers, Salaires) ou pour les encaissements (Débiteurs), il faut définir sous «Références financières» «Etablissement financier» l établissement ainsi que le numéro de compte utilisé 1.2. Définition des méthodes de paiement sur les comptes de liquidités Après avoir entré les renseignements de l établissement financier, il faut compléter les méthodes de paiements désirées. Pour ajouter plusieurs méthodes, il faut simplement faire le + en bas. Complément 2016.docx Page 3 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

4 Particularité pour les encaissements BVR Il faut spécifier dans les encaissements BVR le client ERREUR BVR qui est utilisé pour les encaissements en échec Particularité pour les encaissements LSV+ / DD Les débiteurs ayant un encaissement de type LSV+ ou DD doivent être repris manuellement au niveau de la condition de paiement. Il nous a été impossible de transférer l affectation de l ancien compte de liquidité lié au débiteur sur le nouveau plan comptable Plan comptable : les nouvelles classifications Avec le nouveau plan comptable, vous avez des nouvelles classifications : 3 classifications de types «Bilan» 2 classifications de type «exploitation» 1 PP 1 Récapitulation (Tous les comptes) Les classifications «Bilan» et «Exploitation» sont détaillées en fonction du niveau tel que présenté dans les documents officiels du Canton. Complément 2016.docx Page 4 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

5 Ainsi par exemple la classification de type bilan niveau 3 «donne le niveau de regroupement le plus détaillé» Vision document Vision classification Plan comptable : mise à jour des classifications Comme dans toutes les versions précédentes, il faut mettre à jour les classifications. Après avoir personnalisé votre plan comptable, vous devez faire l opération «rafraichir» pour toutes les classifications. Pour effectuer cette tâche, dans la gestion des comptes, se positionner dans «Classification» puis sur la loupe effectuer un clic droit et prendre une à une toutes les classifications Complément 2016.docx Page 5 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

6 Lorsque la classification est affichée, il faut faire un clic droit dans la classification et dans le menu contextuel choisir «Rafraichir». NB Bien effectuer cette opération pour toutes les classifications. Complément 2016.docx Page 6 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

7 2. Créer un journal pour la reprise des soldes sur l exercice 2015 de la Société 2016 Dans la nouvelle société 2016, comme indiqué dans les documents d accompagnement du formulaire de reprise des données : Cette opération étant manuelle peut donc être réalisée en plusieurs fois jusqu à sa version définitive. Par exemple, vous pouvez reporter les soldes des comptes de liquidité (Caisse, poste, banque) puis après bouclement le reste des soldes. Si vous modifiez les soldes dans la société 2015, ceux-ci doivent être également modifiés manuellement dans le journal d écriture de la Société 2016 dans l exercice 2015! En revanche le report dans la nouvelle société 2016 sera automatique. 3. Reprise des postes ouverts débiteurs / créanciers au Cette opération permet de transférer les postes ouverts au de l ancienne Société 2015 sur la nouvelle Société 2016 dans l exercice Comme indiqué dans les documents d accompagnements du formulaire de reprise des données : Concrètement, dès que vous devez payer des factures créancières qui sont actuellement dans l ancienne Société 2015, vous devez avoir les postes ouverts disponibles dans la nouvelle Société Complément 2016.docx Page 7 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

8 2016 car le mouvement de liquidité (paiements) doit être enregistré sur 2016 dans votre société Une fois le transfert des postes ouverts effectués, vous ne pouvez plus saisir de factures 2015 dans les créanciers Collectifs de la Société Le solde des factures 2015 à comptabiliser sont à passer dans la Société 2016 avec un compte transitoire et une écriture transitoire dans votre Société Pour les postes ouverts débiteurs, le problème est moins délicat. Si vous n avez pas terminé votre facturation 2015, il faut simplement «stocker» les fichiers d encaissement BVR sans les traiter. Dès le transfert des postes ouverts, vous n avez plus qu à traiter les encaissements Traitement des postes ouverts dans la nouvelle société 2016 Les postes ouverts sont disponibles dans le programme «Interface utilisateur» L interface présente dans la partie de gauche les PO qui doivent être validés. Choisir : document à intégrer puis Intégrer en série Dans la sélection, choisir l option «tout sélectionner» Complément 2016.docx Page 8 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

9 Confirmer par «intégrer» 3.2. Résultat de l intégration des PO Dans l exercice 2015 de votre nouvelle société «2016», dans les travaux de type «Intégré» vos journaux d intégration sont affichés. Vous pouvez constater l imputation comptable dans le journal des écritures «Bilan ouverture» à «Créancier collectif» Complément 2016.docx Page 9 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

10 La liste des PO : Complément 2016.docx Page 10 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

11 4. Ouvrir l exercice 2016 sur la société 2016 Il faut ouvrir l exercice 2016 sur la nouvelle société, nous vous donnons ci-après la procédure indiquée dans le guide pratique 4.1. Annexe : Marche à suivre rapide pour l'ouverture d'un exercice Cette marche à suivre vous permet d'ouvrir rapidement un nouvel exercice comptable. Cette opération est obligatoire pour clôturer la période décembre et respectivement ouvrir la période janvier des salaires èr étape ouvrir l'exercice Dans Finance \ Gestion \ Comptabilité Choisir le programme «Exercices comptables» Complément 2016.docx Page 11 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

12 Se positionner sur le dernier exercice et cliquer sur le ++ Dupliquer Automatiquement le programme propose le prochain exercice ainsi que les dates de début et de fin d'exercice. Dès ce moment l exercice a le statut «en préparation» Complément 2016.docx Page 12 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

13 ème étape ouvrir le journal "ouverture et bouclement" Dans Finances \ Travaux Comptables \ Ouvrir le programme «Travaux comptables» Faire un (+) plus pour ouvrir un nouveau journal Choisir dans le modèle le journal "Ouverture / Bouclement exercice" Et faire "OK" Il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton "Ouverture" et fermer le programme. Complément 2016.docx Page 13 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

14 ème étape activer les périodes Dans Finances \ Gestion \ Comptabilité Choisir le programme «Exercices comptables» L exercice doit avoir le statut «Actif», si ce n est pas le cas il faut rafraichir l affichage. Dans le nouvel exercice se positionner sur l'onglet "Période" Complément 2016.docx Page 14 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016

15 Puis pour toutes les périodes (de Janvier à bouclement) répéter les opérations suivantes: Se positionner sur la période Puis faire un clic sur «Activer» A la fin de cette opération les 14 périodes doivent avoir l état «Active». Votre excercie est maintenant prêt pour une nouvelle année! Complément 2016.docx Page 15 sur 15 Créé le 7 Janvier 2016