Guide d utilisation. Bail de la Régie du logement L équipe de Soutien à la clientèle. Mise à jour le 24 novembre

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1 Guide d utilisation Bail de la Régie du logement L équipe de Soutien à la clientèle Mise à jour le 24 novembre

2 Document à caractère confidentiel Ce document est la propriété de Hopem et GES 1. Nous y démontrons le savoir-faire de l entreprise, de son personnel, de sa méthodologie ainsi que des coûts de ses produits et services. Les compétiteurs de Hopem et GES pourraient y découvrir des informations d'ordre personnel et des renseignements techniques, industriels et financiers susceptibles de leur procurer un avantage appréciable et, par le fait même, causer à Hopem et GES un tort irréparable. HOPEM et GES considèrent donc que ce document, même en partie, ne peut être divulgué, que ce soit en vertu des dispositions des lois sur l accès à l information applicables ou de toute autre loi, excepté aux élus et au personnel du Client pour usage officiel dans l exercice de leurs fonctions. 2

3 Contenu INTRODUCTION... 4 GESTION DES ACCÈS... 4 LICENCE D IMPRESSION... 5 PRODUCTION DU BAIL DE LA RÉGIE DU LOGEMENT IMPRESSION DU BAIL Impression Recto-Verso Réimpression d un bail Réimprimer un bail avec mofication Réimprimer un bail sans modification L impression du bail

4 INTRODUCTION Le logiciel Suite Primmo est fier d ajouter l option pour aider à remplir et imprimer le nouveau bail de la Régie du Logement. Nous espérons que ce guide aidera à mieux comprendre et utiliser le logiciel. GESTION DES ACCÈS Il est possible que suite à la mise à jour que l option du Bail de la Régie du logement ne soit pas accessible, car c est une nouvelle option au menu. Pour donner l accès, se rendre dans le module Paramétrisation de l application Fichiers Usagers. Sélectionner l usager et donner l accès. 4

5 LICENCE D IMPRESSION Il est obligatoire d acheter un bloc de licences d impression, ce qui correspond à la même chose que présentement où il est obligatoire d acheter les baux papier de la Régie du logement. Une licence d impression correspond à un bail papier. La commande des licences d impression pourra se faire à l ouverture de l option du bail de la Régie, à la section Utilitaires - Bail de la Régie du logement. Lorsque cette option s ouvrira pour la première fois, il sera obligatoire de commander les licences d impression. Voici la fenêtre qui apparaîtra. À remarquer l information qui mentionne, Vous n avez aucune licence disponible pour l impression du bail. En cliquant sur le bouton Commander un bloc de licences, amène sur le site du magasin pour sélectionner le nombre de licences. Les choix sont de 10, 50, 100 ou 250 licences d impression. 5

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7 En cliquant sur le choix du nombre de licences, amène sur le site de PayPal. L achat peut se faire directement avec une carte de crédit (sans avoir de compte) ou créer un compte PayPal. ATTENTION S assurer d avoir inscrit une adresse courriel valide et y avoir accès. Aussi peut-être vérifier dans les courriels indésirables. 7

8 Une fois l achat de licences effectué, il y aura une confirmation et un courriel sera envoyé avec le numéro de licence. Faire un imprime écran de cette confirmation et la sauvegarder. CONSEIL : Faire un copier/coller de la licence pour éviter les erreurs de saisies. XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX Il faut revenir à cette fenêtre et cliquer sur Activer un bloc de licences pour enregistrer la licence. Type d activation : Laisser la sélection à l option Automatique via un service web (recommandé). Entrer la licence avec le copier/coller, le code de client chez Hopem ainsi que le mot de passe. Ce sont les mêmes informations qui sont entrées lors d une mise à jour du logiciel Suite Primmo, et cliquer sur le bouton Valider. 8

9 Un numéro de licence ne peut pas être utilisé 2 fois. La prochaine fois qu on accèdera à cette fenêtre, on pourra voir le nombre de licences restantes. Une fois que toutes les licences d impression auront été utilisées, il faudra reprendre ce processus pour effectuer une autre commande de licences d impression. 9

10 PRODUCTION DU BAIL DE LA RÉGIE DU LOGEMENT Bail de la Régie du logement La production du bail se fait selon les informations qui sont à la fiche d un locataire soit Régulier, Historique, En Attente ou En Attente non accepté et le bail sera dans la langue indiqué à la fiche. À l onglet Information avec le bouton Produire le bail de la régie. Ce qui ouvrira l écran des licences d impression. Si les licences ont été activées, cliquez sur Poursuivre et se sera directement le bon locataire. Il est aussi possible de faire la production du bail en allant au menu UTILITAIRES BAIL DE LA RÉGIE DU LOGEMENT, la fenêtre ouvrira sur le premier locataire. Pour sélectionner le bon locataire, on peut le faire avec les jumelles comme habituellement. 10

11 Si c est la première fois qu il y a une production de bail pour ce locataire il y aura seulement l option Nouveau bail disponible. Si le locataire sélectionné est un locataire Régulier, il y aura un choix à faire pour les dates du bail. Section A Nom du locataire Pour un nouveau bail, il y a la possibilité de choisir l information du locateur à savoir, soit le nom de la compagnie ou le nom de l immeuble. Section A Représenté par Ici se sera le code de l usager avec lequel Primmo a été ouvert. Donc ce sera ce nom qui apparaitra. Si ce n est pas ce nom qui doit s afficher, décocher l option. Suggérer les informations d un autre bail Il est possible de sélection un bail qui a déjà été fait comme modèle et les cases et clauses seront inscrites selon le bail sélectionné. 11

12 Si vous aviez débuter le bail sans l avoir terminé, le curseur sera à Continuer un bail. Lorsque le bail sera terminé le curseur ira se placer à Modifier un bail qui à déjà été Imprimé. A cette étape le bai pourra être réimprimé le bail sans générer une nouvelle licence d impression. On clique sur Suivant pour continuer et pour permettre de sélectionner le type du bail pour ce locataire. Les choix sont Bail de logement, Bail d un logement dans une coopérative, Bail d un logement à loyer modique et Bail dans un établissement d enseignement. Il est aussi possible d inclure l annexe 6. 12

13 Faire la sélection et cliquer sur Suivant. Les pages 1 à 3 du bail apparaîtront à l écran. À remarquer à la droite de l écran qu il y a la possibilité d augmenter ou de diminuer le bail à l écran avec ces boutons. Certaines informations seront déjà inscrites, mais c est certain qu il reste beaucoup de choses à indiquer manuellement. La partie A section Locateur contient le nom (qui est le nom de la compagnie ou de l immeuble) et l adresse qui est enregistrée à la division du module Grand-Livre. Section Locataire comprend le nom et l adresse indiqués à la fiche du locataire. La partie B est pour les lieux loués; c est l adresse de l immeuble et le nombre de pièces de l unité. La partie D est le coût du loyer et le coût des services inclus au bail qui sont entrés à la fiche du locataire à l onglet Services en sus. La date du paiement pour le premier terme. La partie E comprend le nom et le numéro de téléphone du concierge. Si l option Inclure l annexe 6 était cochée, une fois la section bail complétée, cliquer sur Suivant pour avoir les pages 2 et 3 de l annexe 6 qui pourront être complétées. Lorsque terminé, cliquer sur Suivant ce qui dirige à l étape finale. 13

14 IMPRESSION DU BAIL Avant de faire le dernier SUIVANT, il est important d avoir bien vérifié les entrées, car en cliquant sur Suivant, le SYSTÈME FUSIONNE LES DONNÉES ENTRÉES AU DOCUMENT FINAL. APRÈS CETTE ÉTAPE, LE NO SÉRIE DU BAIL SERA ATTRIBUÉ ET LE NOMBRE DE LICENCES SERA RÉDUIT. Sélectionner soit Recto seulement ou Recto-Verso. Avant de sélectionner Recto-Verso, il est important de s assurer d avoir une imprimante configurée pour ce genre d impression. 14

15 Lorsque le traitement est terminé, le No série du bail s inscrit automatiquement. Il ne reste plus qu à imprimer le bail en cliquant sur Suivant et de faire la sélection de l imprimante. Il y aura 2 copies automatiquement, une pour le locateur et une pour le locataire. Impression Recto-Verso Il est important de savoir qu avec l impression Recto-Verso, l ordre d impression sera la suivante : **Important ne pas tenir compte de la numérotation au bas des pages pour l impression** Bail avec Annexes Recto/Verso Bail sans Annexes Recto/Verso Locateur Pages 1 à 8 Locateur Pages 1 à 8 Mentions Pages Mentions Pages Annexes Pages 9 à 14 Locataire Pages 15 à 22 Locataire Pages 9 à 16 Mentions Pages Mentions Pages Barre Code 1.99 $ Page 23 Annexes Pages 21 à 23 Code Barre 1.99$ Pages 17 Total : 23 pages Total 17 pages Réimpression d un bail Il est possible de réimprimer un bail avec une modification ou de réimprimer le bail sans aucun changement. Réimprimer un bail avec mofication À l option du bail de la Régie, sélectionner le locataire et cocher Réimprimer un bail et cliquer sur Suivant. Il faudra reprendre toutes les étapes de la production initiale et faire les modifications. À l impression, le nombre de licences ne sera pas réduit. 15

16 Réimprimer un bail sans modification À la fiche du locataire, à l onglet Information une fois que le bail a été imprimé, il y a un bouton Voir le bail de la Régie. Avec ce bouton, ce sera comme faire un aperçu d un rapport et on peut l imprimer. L impression du bail **Ne pas tenir compte de la numérotation au bas des pages pour l impression** Bail avec Annexes Recto Seulement Bail sans Annexes Recto Seulement Locateur Pages 1 à 3 Locateur Pages 1 à 3 Mentions Pages 4 à 8 Mentions Pages 4 à 8 Annexes Pages 9 à 11 Locataire Pages 12 à 14 Locataire Pages 9 à 11 Mentions Pages 15 à 20 Mentions Pages 11 à 16 Annexes Pages 21 à 23 Code Barre 1.99$ Pages 17 Total : 23 pages Total : 17 pages Bail avec Annexes Recto/Verso Bail sans Annexes Recto/Verso Locateur Pages 1 à 8 Locateur Pages 1 à 8 Mentions Pages Mentions Pages Annexes Pages 9 à 14 Locataire Pages 15 à 22 Locataire Pages 9 à 16 Mentions Pages Mentions Pages Code Barre 1.99$ Page 23 Annexes Pages 25 à 30 Code Barre 1.99$ Page 23 Total : 23 pages Total 17 pages FIN 16