Logiciel GESTCLUB version 3.0

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1 Logiciel GESTCLUB version 3.0 Gestion de Radio-Club Manuel d'utilisation Par René F5AXG - F5axg@orange.fr - Gestclub est un logiciel gratuit qui permet de gérer une association, particulièrement les radios-clubs. Gestclub fonctionne sous windows XP, 2000, Vista, Seven. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 1

2 Les nouveautés de la version 3.0 Ajout d'un fichier Matériel vendu. Ce fichier permet d'avoir un historique de la vente de matériel de votre Radio-Club. Lors de la vente de matériel, celui ci sera supprimé du fichier matériel et sera transférer dans le fichier matériel vendu. Merci à Michel F6DNM. Mise à jour de la table des membres par âge. La date de naissance est affichée sous la forme Lundi 16 avril Avant d'installer une nouvelle version Cette fenêtre permet de sauvegarder l'application et les fichiers dans le répertoire Sauvegarde_gestclub. IL vous suffit de cliquer sur le lecteur de votre choix de C à Z. Cette option fonctionnera que si vous avez installé Gest'Club dans le répertoire C:\Gestclub. La date et l'heure de sauvegarde sont ajoutés avec le nom du répertoire. Cette option est disponible au lancement et lorsque vous quitter Gestclub en cliquant à partir du menu principal sur le bouton "Au revoir...73". La sauvegarde est TRES IMPORTANTE. Celle ci doit être faite à chaque fois que vous quittez GEST'CLUB et sur plusieurs supports différents (disque dur externes, clés USB...) Cette sauvegarde est disponible à partir du Menu général dans l'option Sauvegarde. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 2

3 Procédure d'installation Pour une fonctionnalité optimale de GEST'CLUB, celui ci doit être installé dans le répertoire C:\GESTCLUB. Ce répertoire contiendra l'application et ses fichiers. Pour toute mise à jour, veuillez faire une ou plusieurs sauvegardes et suivez la procédure d'installation. 1 - Lors du lancement de l'installation, le répertoire par défaut est C:\gestclub\ Veuillez conservez ce répertoire. L'installation vous propose de faire une sauvegarde si le programme est déjà installé. Faites cette sauvegarde. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 3

4 Les fichiers des base de données doivent se trouver dans C:\GESTCLUB\. Si le répertoire affiché est C:\Program Files\GESCLUB\, vos fichiers des bases de données se trouvent peut être dans ce répertoire. Veuillez annuler l'installation et faire une copie de sauvegarde de ce répertoire. Lors de la première installation de GESTCLUB, la sauvegarde des fichiers ne sera pas demandée. Pour quitter GESTCLUB, soit par le bouton de fermeture de la fenêtre (X) ou par les différents boutons, la fenêtre de sauvegarde s'affichera. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 4

5 Fonctionnalités : - CONFIGURATION DU LOGICIEL - CONFIGURATION DU CLUB - SAUVEGARDE - GESTION DES MEMBRES GESTION DES ANCIENS MEMBRES - GESTION DES PROSPECTS GESTION DES DONATEURS ET AUTRES - GESTION BANCAIRE ET RAPPROCHEMENT - GESTION DES BORDEREAUX DE REMISE CHEQUES ET ESPECES - GESTION BILAN MORAL ET FINANCIER - GESTION DES COTISATIONS - GESTION DES TYPES DE COTISATION - GESTION DES COURRIERS - GESTION DES MAILINGS - GESTION DES PETITES ANNONCES - GESTION DU MATERIEL - GESTION DES PRETS DE MATERIEL - STATISTIQUES - GESTION DES ACTIVITES - GESTION DES PRESENCES - GESTION DES EVENEMENTS ET BLOC NOTES - GESTION DE SITES INTERNET - GESTION DE L'AGENDA - NOMENCLATURE - AUTRES LOGICIELS GRATUITS - Gestclub est personnalisable en ajoutant les coordonnées de votre club, logo, etc Vous aves la possibilité d envoyer un mail à partir de la fiche membre, d exporter votre courrier au format Pdf. Un clic droit sur une table permet l export vers Excel ou Word. Si vous avez un suite office, le correcteur orthographique peut être utilisé. Gestclub est simple d emploi, les pages suivantes comportent quelques écrans qui vous feront découvrir le logiciel. Afin de disposer d'un correcteur orthographique dans GestClub, vous pouvez télécharger la suite gratuite Open Office à l'adresse suivante : Gestclub est évolutif, les commentaires et remarques sont les bienvenus et je ferais mon possible pour améliorer le logiciel. Le logiciel est téléchargeable gratuitement sur mon site à l adresse suivante : Pour être informé des mises à jour, inscrivez-vous à la mailing-list ICI Bien cordialement - René BUSSY - F5AXG f5axg@orange.fr Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 5

6 CONFIGURATION DU LOGICIEL Au lancement de Gestclub, une fenêtre vous demande de saisir votre nom et un mot de passe. Par défaut le nom est SUPERVISEUR ainsi que le mot de passe. Ces noms sont modifiables. Avec cette fenêtre, vous pouvez gérer les accès à Gestclub suivant les utilisateurs. Le Président accède à toutes les données du logiciel mais un membre ne pourra interroger que le fichier des membres et ne pourra faire aucune saisie dans le fichier. Cliquez sur Configurer le groupware. La fenêtre suivante s'affiche. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 6

7 Par défaut le superviseur a tous les droits. Cliquez sur Nouvel utilisateur. Dans le login saisissez Membres ainsi que dans le nom et décochez Saisie du mot de passe au premier lancement. Cliquez sur nouveau groupe et dans la zone de saisie tapez membres. Sélectionnez maintenant au niveau du groupe en cliquant sur le login membre pour le sélectionner et dans la colonne groupe cliquez sur la flèche pour afficher la liste déroulante et sélectionnez membres. Cliquez maintenant sur Modifier les droits. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 7

8 et sélectionnez la fenêtre FEN_menu et dans la fenêtre Type sélectionnez boites à outils et dans la colonne Etat sélectionnez l'option Invisible. Quand un membre utilisera le logiciel, la boite à outils du menu aura disparue. Vous pouvez modifier les boutons sur une table pour empêcher la saisie ou la suppression d'une fiche. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 8

9 Le profil attribué aux membres n'ont plus accès maintenant à la boite à outils. CONFIGURATION DU CLUB Vous ne pouvez gérer qu'un seul club. Nouvel onglet pour les coordonnées de votre banque, compte qui permettra d'imprimer les bordereaux de remise en banque des chèques et/ou espèces. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 9

10 Volet Coordonnées club :Saisie du nom du club, adresse complète, téléphone, mail, choix du logo. Volet Coordonnées préfecture et autres : Saisie de la date de création, des références administratives, et du texte qui sera imprimé sur la balance financière qui est obligatoire. Volet Président, Secrétaire et Trésorier : Les coordonnées de ces 3 personnes. A partir de GestClub, vous avez la possibilité d'envoyer un . Volet Banque : Saisissez le non de votre banque principale et le N de compte. Ces coordonnées seront imprimées sur les bordereaux de remise en banque chèques et espèces.. SAUVEGARDE Cette fenêtre permet de sauvegarder l'application et les fichiers dans le répertoire Sauvegarde_gestclub. IL vous suffit de cliquer sur le lecteur de votre choix de C à Z. Cette option fonctionnera que si vous avez installé Gest'Club dans le répertoire C:\Gestclub. La date et l'heure de sauvegarde sont ajoutés avec le nom du répertoire. Cette option est disponible au lancement et lorsque vous quitter Gestclub en cliquant à partir du menu principal sur le bouton "Au revoir...73". Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 10

11 GESTION DES MEMBRES Volet identité du membre Date de création, nom, prénom, pseudo (par défaut le pseudo est les prénom), adresse, date de création, N de téléphone et choix de la photo. Volet autre renseignements , site internet, indicatif, date de naissance (non obligatoire), sexe, cotisant, montant cotisation, type envoie du courrier, genre, abonnement à la new letter et au bulletin. Volet badge personnalisé Pour imprimer des badges avec des éléments copier/coller. Volet cotisations Affiche la liste des cotisations du membre affiché. Le membre peut être transférer dans un fichier "anciens membres" si celui-ci quitte le club. Vous aurez toujours un historique des membres. Vous avez la possibilité de réintégrer ce membre. Vous pouvez imprimer un badge et la carte d'adhérent (il faut que le membre soit cotisant). A la demande d'un utilisateur, vous avez maintenant la possibilité d'imprimer des badges personnalisés. Cette option se trouve dans un troisième onglet qui se trouve dans la fiche membre. Vous pouvez coller ou taper du texte. La police, le corps, la couleur du texte est modifiable, une barre d'outils s'affiche quad vous êtes en modification. Le nom, prénom, numéro de membre et l'année sont imprimés sur la badge. 4 formats sont disponibles : 90x55 mm, 86x54mm, 80x50 mm, 75x42 mm. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 11

12 Ces badges sont imprimés individuellement et seront sauvegardés dans le fichier. Vous pouvez également imprimer la carte d'adhérent qui figure sur un courrier avec le montant de la cotisation. Vous précisez dans votre courrier le montant de la cotisation. Si vous avez plusieurs montants de cotisation, l'idéal est de faire un courrier par montant de cotisation. Ici, le nouveau modèle de carte d'adhérent. Plusieurs listes sont disponibles pour visualiser les membres, une liste triée par nom par indicatif, une liste fiche détail, une liste photo, une liste par âge (vous devez avoir renseigné la date de naissance), une liste des abonnés à la new letter et au bulletin et la liste des anciens membres. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 12

13 membres actifs. Il vous suffit simplement de cliquez sur le bouton "Transférer cet ancien membre vers les membres actifs". Le transfert d'un ancien membre vers le fichier actif. Le transfert d'un membre actif vers le fichier ancien membre. Pour l'importation du fichier membre au format Excel, il est IMPÉRATIF d'utiliser le fichier joint avec le programme qui se nomme "Import membres gestclub.xls". Ainsi, vous n'aurez pas de problèmes pour les champs code postal (sous la forme 01000) et N de téléphone (qui doivent être sous la forme ) séparés avec des points. Cette fenêtre s'obtient en cliquant à partir du menu général sur le bouton Fiche membre. Elle comporte 2 membres. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 13

14 Le fichier Excel "Import membres gestclub.xls". Si vous ne possédez pas Excel, vous pouvez télécharger le suite gratuite Open Office à cette adresse : Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 14

15 GESTION DES ANCIENS MEMBRES Un ancien membre se crée à partir de la fiche membre dans le volet N 2. Si ce membre ne désire plus adhérer au club, vous pouvez le transférer dans le fichier des anciens membres. Il suffit de cliquer sur le bouton Transférer. Vous devez obligatoirement saisir la date de transfert. A la fin du transfert, ce membre sera supprimé de la liste des membres actifs et sera automatiquement saisie dans la liste des anciens membres. Vous pouvez maintenant envoyer un courrier à un ancien membre. Les coordonnées du membre, la photo, etc. sont transférées. Si ce membre désire réintégré le club, vous pouvez le transférer à partir de la fiche ancien membre vers la liste des membres actifs. GESTION DES PROSPECTS Cette gestion se comporte comme la gestion des membres. Si le prospect devient membre du club, vous avez la possibilité de transférer ce prospect dans la liste des membres actifs. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Transférer ce prospect. Dans la gestion du courrier, un bouton permet d'envoyer un courrier à un prospect. Vous pouvez maintenant exporter, à partir du fichier nomenclature qui est maintenant intégré à Gest'Club, vers le fichier des prospect les indicatifs d'un département. Vous pouvez sélectionner que les radioamateurs ou les radio-clubs. Ce fichier est identique au logiciel Gest'Indic. Lors de l'export vers le fichier Prospects, un numéro d'export vous sera demandé. Ceci vous permettra, si vous le désirez, de supprimer en une seule fois les indicatifs importés dans le fichier des Prospects. Cette option est disponible à partir du Menu général, Gestion des membres et prospects, bouton Importation fichier nomenclature. Cette option est très utile pour les établissements départementaux. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 15

16 Le fenêtre Exportation nomenclature vers le fichier prospects Pour générer l'export, vous devez saisir le numéro de département, sélectionner le type de station (Radioamateur ou Radio-Club) et cliquer sur le bouton Rechercher. La liste s'affiche. Il vous suffit de saisir un N d'export et de cliquer sur le bouton Exporter vers le fichier des prospects. Vous pouvez supprimer l'import réalisé en tapant dans la zone N importation à supprimer le N d'import (ici N 1). Une confirmation est demandée. Lorsque l'importation est terminée, une boite de dialogue s'affiche en vous confirmant que l'exportation s'est bien déroulée. Après avoir cliquer sur cette boite, la liste du bas affichera les nouveaux prospects qui ont été ajoutés aux anciens. Vous pourrez modifier, supprimer ou même créer un nouveau prospect à partir de cette liste. Vous pouvez supprimer l'import que vous venez de faire à partir de la nouvelle liste. Pour supprimer cet import, entrez le N d'importation et cliquez sur Supprimer une importation. Une confirmation est demandée. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 16

17 GESTION DES DONATEURS ET AUTRES Cette gestion permet de saisir les personnes qui offrent des subventions, des dons, ou du matériel qui vous permettent de faire une tombola pour votre assemblée générale. Ces personnes peuvent être des commerçants, entreprise, et. A partir de la liste, vous pouvez imprimer un courrier pour une demande de lots, etc. GESTION BANCAIRE A la demande d'un radioamateur canadien, Gestclub comporte une gestion des devises. Dans les listes et bilans financiers, le sigle de la monnaie n'apparait pas. Si vous n'avez pas créé la devise, lors de la saisie d'une opération bancaire, la fenêtre suivante s'affichera. Cliquez sur OK et la fenêtre de création de la devise s'affichera. Cliquez sur nouveau et choisissez la devise concernée. Vous ne pour choisir qu'une devise. Dans la liste des opérations bancaires, les montants débits et crédits ainsi que le solde et la devise sont affichés en bas. Ajout d une colonne «Rapprochement bancaire». Le pointage se fait directement dans La table. En cliquant sur le bouton Ajouter rapprochements, toutes les opérations bancaires seront rapprochées. En cliquant sur le bouton Supprimer rapprochements, toutes les opérations bancaires seront décochées. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 17

18 Une confirmation est demandée avant d'effectuer ces opérations. RAPPROCHEMENT BANCAIRE L impression des listes est possible. Les totaux (crédit et débit) ainsi que le solde sont affichés pour chaque liste ainsi que les totaux de toutes les opérations. A partir de la liste des opérations bancaires, vous cliquez directement sur la ligne concernée dans la colonne Rp. Une coche s affichera. Lorsque vos rapprochements sont terminés, cliquez sur le bouton «Rapprochement bancaire». La fenêtre Rapprochement bancaire contient 2 listes : Liste du haut : Les opérations rapprochées, Liste du bas : Les opérations non rapprochées. Les totaux (crédit/débit) et soldes sont affichés pour chaque liste ainsi que les totaux crédit, débit et soldes de toutes les opérations bancaires. L impression des 2 listes est possible. Un bouton Imprimer a été ajouté à chaque liste. Pour la saisie d'une opération, certains champs sont obligatoires. Les libellés et ventilations sont dans une liste déroulante que vous pouvez modifier. Vous ne pouvez pas saisir un montant crédit et débit. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 18

19 D'autres listes sont disponibles comme la liste des dépenses/recettes par année, opérations de date à date, par libellé, par ventilation. Si vous possédez plusieurs comptes, vous pouvez effectuer des virements de compte à compte. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 19

20 LISTE DES DEPOTS DE CHEQUES ET ESPECES Une nouveauté dans Gest'Club 2.8. Vous pouvez saisir les chèques et les espèces pour le dépôt à votre banque. Cela vous éviter de noter manuellement ces chèques. Les totaux comme le nombre de chèques, le montant total du dépôt sont calculés automatiquement. Idem pour les espèces. Liste des dépôts de chèques Liste des chèques et espèces entre 2 dates. Bordereau de remise des chèques Bordereau de remise des espèces Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 20

21 GESTION DES BILANS MORAUX ET FINANCIERS Le bilan moral se comporte comme un simple courrier. La gestion comporte une liste et une fiche pour la saisie du bilan. Pour l'impression, le courrier reprend certaines données du club comme le nom. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 21

22 Le bilan financier est automatique. Un menu vous permettra de visualiser plusieurs éléments. Vous pouvez imprimer la liste des cotisants. Cet état permet de noter le montant payé et le mode de paiement. Vous saisirez plus tard les cotisation. Pour imprimer cet état, vous devez auparavant avoir générer les cotisations pour l'année. Un autre état également, celui de la liste des présents à l'assemblée générale. C'est une simple feuille avec des cases vierges ou vous pourrez noter le nom/prénom, la ville, l'indicatif et faire signer la personne présente. L'impression se fait sur 6 états différents. Page N 1 la page de garde avec les coordonnées du club et les numéros d'agrément Page N 2 la liste des opérations par compte et ventilation et les totaux débit/crédit Page N 3 la liste des dépenses et recettes sur l'année Page N 4 la page bilan annuel avec les différents comptes et les ventilations par comptes Page N 5 la page trésorerie avec la balance annuelle Page N 6 le solde de tous les comptes Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 22

23 Vous trouverez ci-dessous les 6 pages du bilan financier. Page 1 Page 2 Page 3 La liste des opérations par La liste des recettes et dépenses La page de garde compte et ventilation sur l'année Page 4 Page 5 Page 6 Le bilan annuel Trésorerie et balance annuelle Le solde de tous comptes Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 23

24 GESTION DES COTISATIONS Cette table affiche la liste des cotisations. En rouge, les cotisations qui ne sont pas réglées. Pour saisir une cotisation, cliquez sur le bouton Modifier cotisation. Les cotisations réglées ont une coche verte, celles non réglées une coche rouge. Possibilité de modifier uniquement l'indicatif pour la mise à jour de la liste des membres à jour de cotisation par année. La sélection du nom est grisée. La date de cotisation, l'année et le membre sont déjà renseignés. Déplacez-vous avec la touche tabulation jusqu'au montant de la cotisation. Le montant de la cotisation à payé et le membre cotisant s'affiche. Il vous reste à saisir la date de règlement de la cotisation, le montant réglé et le mode de paiement. Cliquez sur Valider pour terminer la transaction. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 24

25 Vous avez maintenant la possibilité de créer une opération bancaire à partir d'une cotisation. Un deuxième onglet est disponible. Génération de la cotisation vers les opérations bancaires. Vous devez renseigner dans le premier onglet la date, le montant de la cotisation et le mode de paiement. Vous ne pourrez pas créer d'opération bancaire si ces champs ne sont pas renseignés. Pour la création de l'opération bancaire, le nom, le prénom et la date sont déjà renseignés. Vous devez sélectionnez le compte. Après sélection, le libellé deviendra "DEPOT" et la ventilation "COTISATIONS". Il vous restera à cliquez sur le bouton "Créer cette cotisation dans les opérations bancaires". Si une zone obligatoire n'est pas renseignée, un message d'erreurs vous avertira. Le repère de l'opération sera renseigné sous la forme COTISATIONS NOM PRENOM et ANNEE. Cette fenêtre permet de générer les cotisations pour une année. La liste du haut affiche les membres cotisants. Vous pouvez générer la cotisation pour un seul membre ou pour tous les membres cotisants. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 25

26 Dans la champ Année, vous pouvez vérifier, en saisissant une année (ex : 2011) si les cotisations sont déjà générées. Pour générer une cotisation pour un membre, sélectionnez celui-ci dans la liste du haut, vous devez tout d'abord saisir la date de la cotisation, l'année automatiquement générée. Cliquez sur le bouton "Générer la cotisation d'un membre" et une boite de dialogue vous informera si vous voulez générer cette cotisation pour ce membre. Cliquez sur OUI pour la génération ou sur NON pour annuler. Pour générer la cotisation de tous les membres, vous cliquez simplement sur le bouton "Génération complète des membres cotisants" en ayant bien sur saisie la date de la prochaine cotisation. Les cotisations générées apparaitront dans la liste complète des cotisations. D'autres listes sont disponibles comme la liste des cotisants et non cotisants, la liste des cotisations par membre, la liste des cotisations par année, la liste des relances de cotisation. Quand un membre paye sa cotisation, les champs Date de cotisation, Année de cotisation, Liste des membres, prénom, Montant de la cotisation et Membre cotisant ne sont plus accessibles, ceci afin d'éviter une erreur si les membres ont le même nom de famille. Vous avez maintenant la possibilité de visualiser et d'imprimer la liste des membres à jour de cotisation par année (bouton Liste des membres à jour de cotisations par année). L'indicatif est maintenant inclus avec la génération des cotisations. Un nouveau bouton "Supprimer les cotisations" a fait son apparition. Vous avez maintenant la possibilité de supprimer toutes les cotisations d'une année. Une confirmation est demndée. La liste des membres à jour de cotisation et des membres non à jour de cotisation sont maintenant disponibles. Ces listes sont accessibles à partir du menu Cotisations. Des visualisations et impressions de ces listes sont disponibles. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 26

27 Visualisation/Impression ou export en Pdf de la liste des membres à jour de cotisation par année. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 27

28 GESTION DES TYPES DE COTISATIONS Cette gestion comprend une liste et une fiche pour la saisie. Les types de cotisations peuvent être : Cotisation normale, demi-cotisation, cotisation pour une deuxième ou troisième membre de la même famille, etc. Une liste déroulante s'affichera avec les cotisations dans la fiche membre. La fenêtre liste des relances affiche 2 listes. En haut, la liste que vous allez créer si des membres ne sont pas à jour de cotisation. Dans la liste du bas, celle-ci affiche la toute liste des cotisations. Les membres qui ont payés ont une coche verte, la date de paiement et le montant payé est mentionné. A partir de cette liste, cous pouvez envoyer un courrier de relance aux membres en retard de paiement. Liste des membres cotisants (à gauche) et liste des membres non cotisants (à droite). Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 28

29 GESTION DES COURRIERS Cette gestion permet de saisir un courrier et de l'envoyer via ou par voie postale. Ce courrier peut être sans destinataire, pour un destinataire ou pour plusieurs personnes (mailing). Pour la mailing, vous devez renseignez la zone Courrier dans la fiche Membre. Vous pouvez également imprimer du papier avec l'entête du club. Les membres qui ne sont pas équipés internet recevront dons le courrier par la poste ou par un autre moyen. Pour la saisie d'un courrier, vous devez saisir la date, le type de courrier et sa référence. Le corps du texte est au format RTF, c'est à dire que vous pouvez choisir la police de caractères, les attributs (normal, gras, italique, souligné), la taille, la couleur, etc. La fenêtre de saisie d'un courrier. Le corps de texte est au format RTF qui permet de choisir la police de caractères, la taille, etc.). La fenêtre de modification d'un courrier. Vous avez le choix pour l'impression d'un courrier qui ne fait qu'une seule page ou d'un courrier qui comporte 2 pages et plus. Sur cette option, l'entête de la page N 2 contiendra uniquement la référence du courrier et le nom du club. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 29

30 Choix du courrier Le correcteur orthographique est en fonction. Cette fenêtre permet d'envoyer un courrier à un membre. Vous choisissez le courrier dans la liste et le destinataire dans l'autre liste déroulante. Le nom du courrier et le destinataire sont affichés. Vous remarquerez que le texte du courrier est géré par un correcteur orthographique, je vous conseille d'installer la suite gratuite Open Office. Exemple de mailing pour un envoi postal. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 30

31 GESTION DES MAILINGS Nouveauté dans la version 2.8. Les listes de Membres, donateurs et prospects ont une nouvelle colonne qui se nomme "Sel.". Cette sélection permet d'imprimer un mailing avec le courrier que vous aurez sélectionné. Le bouton Supprimer les sélections enlèvera toutes les coches. Cliquez sur ce bouton pour supprimer toutes les coches Pour sélectionner un membre, il vous suffit de faire un clic sur la coche. Pour le désélectionner, faites de nouveau un clic. Les tables Donateurs et prospects permettent également de sélectionner et d'imprimer un mailing. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 31

32 GESTION DES PETITES ANNONCES Avant de créer des petites annonces, vous devez saisir le nom, l' et le texte qui apparaitra en premier sur la liste des petites annonces. Vous ne pouvez saisir qu'un seul rédacteur pour les petites annonces. La liste des petites annonces comporte une colonne avec une validation sous forme d'une coche. Si la coche est rouge, cela veut dire que la date de fin de l'annonce est dépassée. La date de fin de l'annonce est dépassée. La colonne N liste permet d'imprimer les petites annonces. Vous devez saisir ce N dans la zone N de liste. Si une personne vous envoie son annonce par mail, il vous suffit de faite un copier/coller dans la saisie de l'annonce. Ci-dessous une exemple de petite annonce. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 32

33 Quand la rédaction de vos annonces est terminée, il vous suffit de saisir le N de liste pour visualiser la liste des petites annonces. Vous pouvez exporter cette liste au format Pdf et l'envoyer à vos correspondants par ou l'imprimer. Les annonces sont triées par type d'annonce. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 33

34 GESTION DU MATERIEL Cette gestion permet de saisir le matériel (type, date d'achat, N de série, etc.). Vous avez la possibilité d'imprimer un contrat de vente et également l'inventaire. Lors de la vente de matériel, celui ci peut être transférer dans un fichier "Vente" ce qui vous permettra d'avoir un historique de votre matériel. Le matériel vendu sera supprimé de la liste de votre matériel. GESTION DU PRET DE MATERIEL Si un membre désire emprunter du matériel, que ce soit un émetteur ou une revue, cette gestion gère tout cela. Lors de la sortie du matériel, vous devez sélectionner le nom de l'emprunteur, la date de sortie et l'état du matériel. Vous avez la possibilité d'imprimer un bon de sortie. La signature de l'emprunteur doit figurer sur le bon de sortie. Lors du retour du matériel, vous devez saisir dans la fiche la date de retour. L'emprunteur doit ramener le bon de sortie qui doit être signé par le réceptionnaire et/ou le responsable du matériel. STATISTIQUES Les statistiques affichent l'état des membres (actif, sympathisant, etc.), le nombre d' OM et d' YL. Concernant les âges, ceux-ci seront faussés si la date de naissance n'est pas renseignée. Dans la fiche membre, pour le sexe Masculin ou Féminin, celui-ci a été modifié si le membre est un magasin ou une entreprise vous envoie des dons, pour cela vous laissez cette zone à blanc. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 34

35 GESTION DES ACTIVITES Vous gérez les activités du club, animations, salons, etc. Pour cette gestion, vous disposez d'une liste, une fiche qui comporte la date, le nom et le texte de l'activité. GESTION DES PRESENCES Il est intéressant de connaitre le nombre de membres qui viennent au club. Une liste affiche tous les membres qui ont été présent au club. Pour la saisie, vous devez entrer la date, choisir dans la liste le membre ou taper le nom du visiteur. Un champ info vous permet de saisir quelques commentaires. deux autres listes complètent cette gestion. Une liste Hit parade avec tous les membres présents et le nombre de présence toutes dates confondues et une liste Hit parade par année. GESTION DES EVENEMENTS ET BLOC-NOTE Cette gestion permet d'informer les membres du club de tout événement concernant notre hobby comme par exemple une extension d'une bande radioamateur, de la création d'un nouveau site, etc. Le bloc-notes permet de saisir une info que l'on pourra diffuser plus tard ou un document à préparer. Ces gestion ont une option de visu et impression. GESTION DES SITES INTERNET Cette gestion permet de saisir le nom et l'adresse d'un site internet. Dans la liste ou la fiche, un bouton vous permet en cliquant dessus de lancer votre navigateur internet et d'accéder au site. Pour être sur de l'adresse internet du site, je vous conseille de faite un copier/coller de l'adresse du site et de coller cette adresse dans la fiche de Gestclub. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 35

36 GESTION DE L'AGENDA Pour l'agenda, il y a trois listes. Liste N 1 : Liste avec la fiche détail Liste N 2 : Liste complète Liste N 3 : Agenda sur 1 mois Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 36

37 Une fiche permet de saisir les données. Le titre, la date de début et l'heure, la date de fin et l'heure. Vous pouvez définir la priorité de 1 à 3 et les notes. Les priorités sont : 1 = élevée (point rouge) 2 = normale (point jaune) 3 = faible (point vert) Ces priorités seront affichées dans les listes. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 37

38 NOMENCLATURE GEST'CLUB intègre désormais la nomenclature française et DOM-TOM du logiciel GEST'INDIC. La nomenclature est accessible à partir du Menu général, onglet Gestion divers, boutons Nomenclature. Une liste ainsi qu'une fiche sont disponibles. La modification des indicatifs en liste orange sont sous la seule responsabilité de l'utilisateur de Gest'Club. La mise à jour de cette nomenclature est faite régulièrement en début de mois. Vous devez télécharger le fichier Nomenclature au xx xxxx xxxx.exe à l'adresse suivante : MODIFICATIONS PAR RAPPORT AUX ANCIENNES VERSIONS L'aide étant devenue obsolète, les boutons Aide (touche F1) afficheront désormais ce manuel au format Pdf. Si vous ne possédez pas Acrobat Reader, vous pouvez le télécharger, c'est gratuit. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 38

39 AUTRES LOGICIELS GRATUITS GEST'TM est un logiciel qui permet de gérer les indicatifs spéciaux dans le genre TMXXX. GEST'INDIC gère la nomenclature française. A télécharger sur le site de l' URC (Union des Radios-Clubs et des Radioamateurs. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 39

40 GEST'OM est un logiciel de gestion personnelle pour un radioamateur. EXAM'1 simule le passage de l'examen radioamateur de classe 3 et 2 EXAM'1 a été approuvé par la CNFRA (Commission Nationale de Formation Radioamateur) Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 40

41 LE GUIDE CLASSE 3 ET CALCULS CLASSE 2 Réglementation et technique pour la classe 3 novice. LE GUIDE PAPIER CLASSE 3 au format Pdf. Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 41

42 Notes : Gest'Club 3.0 Avril F5AXG-René BUSSY Page 42